会议管理制度54814.doc

版次：A/0编号：会议管理制度1. 总则1.1 为规范公司各类会议的日常管理，加强会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率，特制订本暂行管理办法。1.2 强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求，本办法适用于 各项例会及专题会议。2. 职责2.1 职责归口：2.1.1 负责公司及物业中心级例会的组织及相关工作，负责公司及物业中心级会议的记录与整理。2.1.2 各部门负责本部门例会及部门分管职能内专题会议的组织及相关工作，形成的会议记录需提供综合管理部备案。2.1.3 除2.1.2条款及由其他部门主办或召集的会议资料由各自存档外，会议资料应由综合管理部整理、分发、立卷、存档。3. 管理规定3.1 公司各类定期会议安排，包括：会议名称召开时间组织部门与会成员晨会每周五上午9:30上级领导、公司领导、各部门负责人总监晨会每周五上午9:30上级领导、公司领导、各部门负责人公司财务分析会每月10日下午13:30公司领导、各部门负责人公司月度员工大会每月最后一周周五下午14:00公司全体员工、业主方代表各部门例会由各部门自行安排各部门所属成员专题会议根据需要组织相关部门年终总结表彰大会时间另行通知公司全体员工、业主方代表如遇节假或双休日，会议召开时间相应提前，以当时会议通知为准。3.2 由 建立会议安排制度，每周五下午15:00前各部门将下周会议的安排提供 ，安排应包括召开时间、会议主旨、出席对象（如涉及上级领导、公司领导与会，应特别注明）等，如发现会议室使用冲突，由 负责协调安排。各部门工作例会须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。3.3 会议通知应遵循：3.3.1 定期会议安排将不另行通知，如出现会议时间调整，公司级例会由 通知各参会人员，部门例会则由部门报 ，并说明原因。3.3.2 非定期会议安排（如专题会议），会议召集部门负责人或其委托人需在会议召开前一个工作日以电邮、电话等方式通知各参会部门（人员），并同时抄送 。3.3.3 根据需要相关部门需临时增加会议安排的，会议召集部门原则上要求提前一个工作日书面通知 （书面通知参照第五条）。3.3.4 将统筹对办公区域内的会议室做出安排，会议期间所需电脑、投影、白板等设备由会议组织部门负责安排、落实。涉及有关设备的借用，应提前至 办理相关手续。3.4 会议纪律3.4.1 会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。3.4.2 参会人员应提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）及未到人员。3.4.3 参会人员如不能按时出席，需至少提前半天通知会议组织部门并指派相应代理人参会，公司级例会需向 请假并指派相应代理人参会，未请假视同缺席或迟到处理。本条所如涉及特别情况除外。3.4.4 所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。3.5 会议记录3.5.1 会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后不晚于两个工作日内发各参会部门（复印件），同时抄送 。原件（附签到表）由会议组织部门存档。3.5.2 会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由公司领导签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。3.5.3 会议纪要需按公司模板记录，会议签到附于会议记录一并存档。4. 附件4.1.1 附件1 公司一周会议安排表（SHTPM-ZG(XF)04-R01）4.1.2 附件2部门一周会议安排表（SHTPM-ZG(XF)04-R02）4.1.3 附件3会议签到表（SHTPM-ZG(XF)04-R03）4.1.4 附件4会议纪要样板（SHTPM-ZG(XF)04-R04）7 / 7附件1公司一周会议安排表（年月日至年月日）日期星期一（_月_日）星期二（_月_日）星期三（_月_日）星期四（_月_日）星期五（_月_日）上午下午附件2部门一周会议安排表部门：日期上午会议设备及工具下午会议设备及工具时间主题出席人时间主题出席人月日投影仪 电脑 白板笔投影仪 电脑 白板笔月日投影仪 电脑 白板笔投影仪 电脑 白板笔月日投影仪 电脑 白板笔投影仪 电脑 白板笔月日投影仪 电脑 白板笔投影仪 电脑 白板笔月日投影仪 电脑 白板笔投影仪 电脑 白板笔说明：1、请各部门填写本部门一周会议安排表并于每周五下午15时前发至邮箱 ， 将依各部门计划做出相关安排。如需借用会议设备及工具，请在相关方框前打勾，例“投影仪”； 2、公司级例行会议由行政管理部统一安排。附件3会议签到表会议主题：会议组织部门：会议主持：会议时间：会议地点：会议记录：参会签到：序号所在部门与会