稽核员之角色与权责.ppt

稽核員之角色與權責,稽核之目的 稽核與檢查之區別 稽核員的職責 稽核小組長的職責 受稽核單位的職責 稽核員的特質 稽核員不應 稽核成員的選擇,稽核之目的,檢討環境管理的執行績效 確認有關法令、規範、規則及環境管理作業系統的遵守程序 確定需增修之規範、規則或環境管理作業系統 推動及提昇組織成員的環境管理意識及認知 評估重大環境考量面在避免衝擊方面的努力與績效,稽核與檢查之區別,稽核AUDIT 定義： 以系統化、獨立審查方法來驗證(verify)以建立原則或標準(政策、計畫、程序.)被遵循(conformance)之情形 systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled 特性： 系統化(systematic)：明確稽核內容與方法 獨立法：由利益不相關人員執行(Third Party) 確認計畫與執行之一致性(consistency)(做你所說的) 重點： 確認計畫與執行現況能否符合評鑑基準所隱含之要求與精神 實務化,稽核與檢查之區別(續),檢查(INSPECTION) 定義：實際(physically)查核執行狀況 所以： 應該去AUDIT是否有做INSPECTION，而不是直接去做INSPECTION 在時間限制下需要由查核記錄等文件審查方式先初步瞭解其規定與執行狀況，然後用抽樣查核方式來驗證執行成效,稽核員的職責,熟悉法令規章及事業單位之安全規則與程序 熟悉稽核作業流程，秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行稽核，確保稽核結果的正確性、完整性及一致性 維持對専業技術及一般工業/工程之應用與規範的知識 審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效性 記錄觀察到的事實，並對稽核發現的缺失提出具體可行的改善建議 協助稽核組長完成稽核報告 藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門 保密,稽核小組長的職責,蒐集受稽核單位的資料 籌備一個有效的稽核，選擇稽核員，事先與稽核員及受稽核單位溝通/開會 計劃並主持開始與結束稽核會議 領導稽核之執行，管理進度按時完成預定工作 安排組員之交通、住宿、餐飲 確保各稽核員評分標準一致 負責完成稽核報告之草稿及最後正式報告 發送稽核報告,受稽核單位的職責,準備會議室給稽核小組在稽核期間使用 安排會議及工作場所巡視之行程 將環境管理活動文件資料/記錄備妥在會議室備查 安排各稽核主題/區域之陪稽人員準時到場 審閱稽核報告初稿，並將不同意見註記在上 追蹤完成改進建議事項，並向環境及上級主管報告結果,稽核員的特質,誠實、正直、機智 有禮貌，記住自己是客人 上班時間內工作(不加班) 不捏造、不加個人情緒的說明事實 準時赴約、不遲到、不早退 有備而來(針對稽核的主題) 永遠表現你對事務的興趣與熱心 不可低估你的建議事項所帶來的巨大衝擊 遵守事業單位之規定，並穿戴適當的個人防護具 不要怕說出我不懂，當你真的不懂的時候,稽核員不應,挑釁 主觀 懶散 易受影響 太容易下結論 優柔寡斷,稽核成員的選擇,經培訓之稽核員 考慮稽核員的獨立性 考慮其個性與人員相處的親和力、適應性 稽核員對受稽核單位所需要的技術與經驗足夠，而且有責任感,內部稽核的困難,稽核員面對朋友、同事、上司 個人處理稽核 欠缺支援、協助的人力. 不合作，拖延戰術 以生產品質優先，搪塞責任. 稽核者的權限問題 職位低,內部稽核員的選擇,選擇資深主管 選自各部門 執行部門間的交叉稽核 透過事業單位/工作場所主管指派 事前與事業單位/工作場所溝通稽核員的要求(如有親和力、受人尊重，對稽核有認識、有責任感的人) 給予適當的訓練 至少需有一人是受訓合格之稽核員,外部稽核的特點,稽核結果較客觀 易發現平時疏忽之處 所需經費較高 對工作場所之作業/製程特性不甚清楚 慎選具有専業技術能力/背景之稽核員,稽核技巧,稽核前準備事項,擬定稽核計畫 通知受稽單位 瞭解受稽核單位組織架構，確定稽核範圍及主題 蒐集受稽核單位之相關資訊，瞭解其製程/活動狀況，並鑑別出顯著環境考量面、衝擊及其控制 審閱相關法令及公司的標準規定 確立稽核之流程、方式與基準 溫習、熟記及備齊應攜帶的稽核檢核表及參考資料,環境管理稽核計畫表(範例),環境管理稽核通知書(範例),日 期： 稽核編號： 受文者： 發文者： 說 明：一、依據環境/安全衛生管理手冊、規定執行管理系統稽核。 二、受稽單位： 三、預定稽核時間： 四、稽核範圍(查核要項)： 五、稽核領隊： 環境管理稽核員： 六、敬請指派受稽聯絡人，並請於下欄簽知後儘速影印兩份退回稽核領隊及安環處。 七、敬請惠予配合，謝謝。 安環處： 年 月 日 (請勿撕開，影印退回) *上列稽核通知已收知，本單位之受稽聯絡人為： *敬覆稽核領隊及安環處 受稽單位： 主管：,稽核流程,稽核前會議 (必要時召開),人員訪談,記錄查核,現場檢查,稽核後會議 (必要時召開),稽核前會議,目的在於讓受稽核部門瞭解稽核的目的、範圍、方式、時程、特別注意和配合事項，使稽核工作能夠順利依時完成 稽核小組長得視實際狀況決定是否召開 參加人員得包括受稽部門各級主管和稽核人員 會議時間以30至40分鐘為宜,稽核技巧,在筆記本上記下那些地方要查驗 把要查核的地方告知稽核組員，並要他們完成現場查驗 充分利用文件紀錄/查核資料、人員訪談及現場查核之驗證方式 紀錄稽核過程中所發現之結果，將之整理列入稽核報告,稽核技巧(續),文件/紀錄查核 確認相關文件/紀錄之關連性與系統化 人員訪談(含作業人員及各階主管) 確認不同階層的人員對同一事物的說法的一致性 現場查核 確認員工是否遵守標準作業程序；硬體設施是否符合規定/標準,稽核觀察紀錄表(範例),總頁數： / 受稽單位： 日期： 年 月 日,文件/紀錄查核,應查核之文件紀錄包括：各種工程技術文件、圖表之完整性與適時更新和其維持狀況、各管理程序所使用之申請和紀錄表單、檢查紀錄表、訓練資料與紀錄、評估報告等 鑑別出顯著的環境考量面及控制 審查相關的意外事故調查報告 以相關法令、規範及規則的要求為準評核之 列出需要再仔細查核的項目 注意文件紀錄應保存之期限，並查核其保存期限內之文件紀錄 為了節省時間，可將需要查核的文件記錄下來請受稽核部門準備好後再進行查核 必要時亦須到現場去查核文件/紀錄 必要時影印一份，以利報告之撰寫,人員訪談,訪談對象應涵蓋各階層主管和基層人員 事先安排訪談時間，以不過份干擾受稽核部門運作為原則，必要時，在現場查驗過程中一併進行基層人員訪談 慎選訪談地點，避免受到他人的影響，必要時得採取單獨訪談方式 確保對方確實瞭解問題之內容和意義，善用各種不同解說方式，但須避免對問題作彈性解釋 儘可能訪談到各工作班之人員 避免個人主觀意見或吹毛求疵 避免於工作現場爭論或陷入情緒化爭辯 解釋不符合事項對部門的不利影響,溝通要領,問題(Question),查證(Check),觀察(Observe),採用開放式問題，避免使用封閉式問題 運用5W1H(Who, When, Where, Why, What & How)原則 銳利之觀察力 肢體語言、面部表情、姿勢動作、談話內容 查證,現場查核,不使自己暴露在有危害的現場，穿戴適當的防護具 由熟悉現場的人員陪同 確認查驗的範圍，可以讓你完成查核表的稽核 不一定要走原先規劃的路線 遵守受稽核單位的安全規則及作業時間 看文件，提問題 不要在工作場所爭辯彼此的觀點 在安全狀況下，在查核途中隨時找人來問 準備接受挑戰 在現場要充份利用你的感官 要查核特定主要文件或記錄 觀察並以實際環境管理情況來做考核 環境考量面是環境管理系統的量測重點 記下需要特別追蹤之處 見有立即性重大環境考量面和衝擊狀況時，應通知責任區主管立即採取暫時性之預防或改善措施,典型的現場查核, 一般作業場所之狀況 環境衝擊控制 作業場所配置與內務 防護及控制措施 狀況 相關標示 走道/通道 個人防護 逃生路線 緊急應變 物料 應變與急救設備 化學品之儲存安全 洗眼及淋浴設施 廢棄物處理 消防設備、警報 設備 現場作業動態觀察 機械設備與防護 進行中的重大考量面作業 電氣設備 進行中的維修作業 現場承攬商作業,抽樣策略,由稽核目的、項目及受稽核對象之個體數的大小、範圍限制來決定 辨識個體群，如涵蓋所有類別的設備、各階層/功能組部的人員 決定抽樣的方式： a.稽核人員的専業判斷 b.隨機取樣 c.在各代表族群中取樣 d.依重要之功能性/類型間抽取 e.等間隔取樣 決定樣本大小-以大到可以合理的描述為原則 a.稽核員的専業判斷 b.時間的限制 c.支配定義(Rule of Thumb) 小個群體 10%20% 大個群體 10% d.統計基礎上之抽樣參考表如右：,稽核後會議,目的為將稽核工作做一概括性總結報告，讓受稽核部門之人員有進一步的瞭解 稽核小組負責人得視實際狀況決定是否召開 出席人員同稽核前會議人員出席名單，必要時，由受稽核部門主管自行決定參加之人員 會議時間以30至50分鐘為宜 原則上由稽核小組負責人負責報告初步的稽核結果，必要時得請其他稽核人員報告或發表意見,稽核報告撰寫,稽核報告的結構,稽核內容簡介 總評報告 現場查驗結果與改善機會點,稽核內容簡介,受稽核單位名稱 稽核起迄日期、範圍、主題及方法 稽核員姓名及簡歷 受稽核單位之陪稽人員 任何例外、未列入稽核之項目及其原因,總評報告,發現的重大優點及不符合 值得一提的項目，評論其對組織的衝擊 主要不符合法令或標準規定的部份 評分總結報告 總評報告必須呈主管審查,撰寫稽核報告的準備工作,不管文件是誰的，只管從中找到根本原因 訪談一定要寫下結論/結果 每日下班前與稽核組員、組長討論本日完成的進度及狀況，並準備或調整明日的工作 必要時向受稽核者挑戰，以證明你的看法 拷貝重要文件作為寫報告之依據 報告的內容必須取得受稽核單位主管的同意 注意不要疏忽其優點/長處,如何寫好稽核報告,以直述句敘述事實 使用適當文辭，不可用帶有責備的語氣 觀察並收集證據以求證 避免道聽途說或猜測 一件不符合，一個改善點 儘可能不要填寫受訪人員姓名(執行優良部分除外) 不要指控事業單位主管人員 審慎評斷，不要有失誤產生 所有不符合，要有實物、有證據 要很精確的鑑別不符合是屬於那一條法令或標準規定 改善機會點說明事項應力求一致性 稽核員間於結束會議前應充分意見交流，以求口徑一致 要有報告被更改的雅量,發現不符合與改善機會點的內容,描述觀察發現的不符合 引證ISO14001:2004條款/法令/受稽核組織之標準規定 改善機會點 發生部門、行動內容、改善依據、改善建議,何為事實-稽核報告,一件有事實的證明；不是判斷結果 一大氣壓下水在攝氏100度沸騰 拿破崙是當時最偉大的將軍 這個單位可能需要 組織必須,不宜使用在報告中的文辭,適當的/不適當的 有一些、少數、很多、不多 有時候、偶而、時常 不足夠 嚴重的、顯然的,公司xx年xx月xx日ISO14001:2004內部稽核結果總評一覽表,事業單位ISO14001:稽核報告表,重要設備/設施查核重點方向,重大環境考量面是否編號列管其現場設施是否符合要求 危險物、有害物之儲存、處理區、分裝設備、 接地、通風排氣 偵測器、消防泵浦、消防水之位置適當、功能正常、 存量充份 外洩預防系統、消減系統可正常運轉 管線末端之盲封或管塞 法蘭墊圈、螺絲螺帽維修時符合規格及所建立之 備品系統 顯著環境考量面現場緊急應變設施是否完備 ,抽樣技巧範例,單一重大環境考量面的有效控制-活動區分 相關作業人員的訓練及能力(重大環境考量面認知) 意外事故、事件的調查報告 不符合狀況的矯正預防及效果 作業管制程序的符合性 日常督導、及巡檢 設備保養及防護測試 為組織工作人員的意見調查,稽核路徑(Audit Trail),考量面,目標/標的,作業管制,訓練,監督量測,事故調查,溝通,政策,稽核路徑及追蹤,利用輔助資料或訪談以決定後續 所須稽核的活動 在稽核報告上記錄你想稽核之處 連絡組員及提供你想追查的資訊 以協助完成稽核 於稽核小組會議時追蹤組員協助 追查的結果以決定不符合事項,稽核路徑及追蹤(續一),作業活動,考量面4.3.1,目標標的設定 4.3.3,管理方案 4.3.3,緊急應變計畫 4.4.7,作業管制措施 4.4.6,訓練、認知 及能力4.4.2,符合性評估 4.5.2,法規鑑別 4.3.2,監督與量測 4.5.1,稽核路徑及追蹤(續二),毒化物儲槽 貼標示,法規符合性查核 4.5.2,法規鑑別/更新 4.3.2,查核作業人員 能力4.4.2,工作負荷 ？,查核方法/頻率 4.4.6,訓練規劃 4.4.2,N,N,Y,Y,稽核路徑及追蹤(續三),作業人員未 使用防護設施,作業管制程序 書4.4.6,環境考量面 4.3.1,作業人員認知 4.4.2,作業管制符合 監督4.5.1,矯正及預防 4.5.3,訓練規劃 4.4.2,適當設備提供 4.4.1,諮詢及溝通 4.4.3,監督巡檢方法 頻率4.4.6,N,N,N,N,Y,Y,Y,不符合事項成立要件,標準要求,不符