用友软件系统-酒店通标准版产品使用手册.doc

第 1 页 共 102 页 用友酒店通用友酒店通 10.1sp2 标标准版准版 产产品使用手册品使用手册 用友股份软件有限公司用友股份软件有限公司 20092009 年年 2 2 月月 第 2 页 共 102 页 一：系统介绍一：系统介绍 .4 二：建议硬件环境二：建议硬件环境 数据库操作系统数据库操作系统 .6 三：酒店通培训流程三：酒店通培训流程 .7 四：数据库安装和服务管器启用四：数据库安装和服务管器启用 .8 五：酒店通软件的安装和初始化五：酒店通软件的安装和初始化 .11 六：酒店通营业中心房态图作用六：酒店通营业中心房态图作用 .18 七：前台接待收银操作步骤七：前台接待收银操作步骤 .25 一：散客预订一：散客预订.25 二：团队预订二：团队预订.26 三：三： 房间清洁状态的设置房间清洁状态的设置26 四：锁房的设置四：锁房的设置.27 五：房态图的设置五：房态图的设置.28 六：散客的入住六：散客的入住.29 七：散客押金收取七：散客押金收取.30 八：团队入住八：团队入住.33 九：团队押金的收押取九：团队押金的收押取.33 十：小商品录入十：小商品录入.34 十一：房间历史十一：房间历史.35 十二：房间日志十二：房间日志.36 十三：宾客留言十三：宾客留言.37 十四：租借物品管理十四：租借物品管理.38 十五：换房十五：换房.39 十六：关联房设置十六：关联房设置.40 十七：路由费用十七：路由费用.42 十八：散客正常退房结帐十八：散客正常退房结帐.42 十九：散客客户挂帐十九：散客客户挂帐.44 二十：转城市帐二十：转城市帐.46 二十一：中期支付二十一：中期支付.48 二十二：帐单分割二十二：帐单分割.49 二十三：其它费用录入二十三：其它费用录入.50 二十四：冲减房费二十四：冲减房费.51 二十五：反结二十五：反结.52 二十六：冲帐二十六：冲帐.53 二十七：结帐单打印和设计二十七：结帐单打印和设计.55 八：酒店通基础数据设置八：酒店通基础数据设置 .59 一：公共参数的设置一：公共参数的设置.59 二：基础数据设置二：基础数据设置.60 九：报表中心九：报表中心 .76 第 3 页 共 102 页 一：房间清洁状态报表一：房间清洁状态报表.76 二：客房当前房态报表二：客房当前房态报表.76 三：查房通知表三：查房通知表.76 四：换房记录表四：换房记录表.77 五：客房小商品消费报表五：客房小商品消费报表.77 六：当天来店客人报表六：当天来店客人报表.77 七：当天接待报表七：当天接待报表.78 八：客房未来房态报表八：客房未来房态报表.78 九：客房收入明细报表九：客房收入明细报表.79 十：历史客人综合报表十：历史客人综合报表.79 十一：营业日出租率统计报表十一：营业日出租率统计报表.80 十二：团队消费报表十二：团队消费报表.80 十三：接待时段分析报表十三：接待时段分析报表.80 十四：客房营业日报表十四：客房营业日报表.81 十五：营业日报表十五：营业日报表.81 十六：客帐电话明细报表十六：客帐电话明细报表.83 十七：收银员日报表十七：收银员日报表.84 十八：收银员实收明细报表十八：收银员实收明细报表.86 十九：收银员结帐明细报表十九：收银员结帐明细报表.86 二十：现金收入表二十：现金收入表.87 二十一：客帐明细表二十一：客帐明细表.87 二十二：客帐汇总表二十二：客帐汇总表.88 二十三：科目汇总表二十三：科目汇总表.88 二十四：转帐报表二十四：转帐报表.88 二十五：挂帐报表二十五：挂帐报表.88 二十六：转诚市转报表二十六：转诚市转报表.89 二十七：当天补交押金表二十七：当天补交押金表.89 二十八：押金结余明细报表二十八：押金结余明细报表.89 二十九：押金变动报表二十九：押金变动报表.90 三十：免单报表三十：免单报表.90 三十一：房费折扣报表三十一：房费折扣报表.90 三十二：反结报表三十二：反结报表.91 三十三：每日收入晨报表三十三：每日收入晨报表.91 十：电话接口十：电话接口 .93 十一：门锁接口配制十一：门锁接口配制 .99 十二：二代身份证扫描仪设置十二：二代身份证扫描仪设置 .101 十三：用友餐饮通酒店销售技术支持十三：用友餐饮通酒店销售技术支持 .102 第 4 页 共 102 页 一：系统介绍一：系统介绍 【酒店通酒店通标准版标准版】是一套专为酒店企业定制的信息管理系统，它集预订、接待、收银、vip 卡及客户管理、电话管理、门锁管理、经营分析等于一体，可广泛适用于各种规模的酒店 使用，同时能和本公司旗下的餐饮通无缝整合使用。能全面的管理酒店的多种经营部门， 可以非常有效地帮助酒店企业处理日常工作业务，规范管理各项业务工作和操作流程。 本系统的宗旨本系统的宗旨 应用现代化的计算机和通信技术，采用先进的现代化企业管理模式，建设一个以宾客消费 为主线，涵盖经营中客户预订、接待、收银、结算、客户管理、财务等各个环节管理，实 现企业的管理现代化、信息资源化、传输网络化，达到提高管理与服务水平、提高效率、 提升宾客满意度、堵塞各种漏洞、减低运作成本。使酒店管理信息化、简单化，提供给客 人快捷方便的服务。 系统适用企业系统适用企业 本系统适用于各种规模的综合型酒店企业，除酒店业务外，同时能统一管理中餐、西餐、 酒吧、咖啡厅、茶馆、洗浴、美容美发等经营部门。 产品的模块产品的模块组成结构图组成结构图 员工档案 科目设置 房间档案 房价设计 客人档案 付款方式 酒酒店店通通标标准准版版 客客户户化化基基础础设设置置业业务务处处理理会会员员中中心心营营销销中中心心经经营营分分析析收收银银中中心心 公司信息 用户权限 数据备份 数据恢复 日志 我的工作台 营业中心 散客预订 散客接待 团队接待 跨业态预订 换房、留言 会员类别 卡类别管理 会员卡管理 积分方案 提成方案 礼品兑换 协议类型 协议档案 业务伙伴 收款单 授权签单人 签单限额设置 接待报表 收银员报表 夜审报表 营销报表 收入分析 酒店综合报表 押金 结帐 转帐 消费录入 路由费用 收银交班 系统应用模式系统应用模式 针对不同规模的酒店企业，系统支持网络应用模式和单机应用模式。两种模式在系统功能 上并无差别，网络版适用于规模较大，需要多个接待、收银点的酒店企业。 网络应用模式网络应用模式 需配备独立的数据库服务器、应用服务器，两者可以使用一台配置较高的兼容机或品牌服 务器，客户端根据规模选择台数。需要组建局域网，适合大中型酒店企业使用。 客户端均需要连接服务器才能使用，使用过程中，一个客户端的开启不会影响到系统中其 他客户端的使用，需保证网络畅通、服务器正常开启。 单机应用模式单机应用模式 只需一台电脑，既做数据库服务器、应用服务器，又做客户端。不需要组网，适合小型酒 店企业使用。 网络拓扑图网络拓扑图 第 5 页 共 102 页 vip卡管理经营分析 交交换换机机 vip卡 读写设备 服务器 结帐打印 机 前台接待前台接待夜审 整体业务流程整体业务流程 第 6 页 共 102 页 客人预订 （团队、散 客） 预订单登记 （房间预订、 房类预订） 房态管理 （可预订房 间、价格等） 宾客管理 （回头客、历 史消费信息） 客人信息 （人数、房 型） 客人入住 （团队、散 客） 有预订 有 预订信息 （客人信息、 房间信息） 无 入住登记 （更改预订、 房态等，生成 入住单） 宾客管理 （回头客、历 史消费信息） 在店客人消费 每日过账 （房费、电话 费） 酒店其他服务 （餐饮、娱 乐） 押金收取 （赔偿押金、 房费押金、电 话费押金等） 结账收银 （账单打印、 收银） 应收账处理 （统计、回 收） 报表分析 （营业报表、 统计分析报 表） 二：建议硬件环境二：建议硬件环境 数据库操作系统数据库操作系统 建议硬件环境建议硬件环境 网络应用的硬件配置 服务器配置（不区分数据服务器与应用服务器）： 第 7 页 共 102 页 cpu： 奔腾 2。4g 主频以上，hd：160g 以上，ram：2g 以上，至少应有一个光驱，网 卡； 客户端计算机配置： cpu： 赛扬 2。0g 主频以上，hd：80g 以上，ram：1g 以上，网卡。 网络配置： 100m 局域网、100m 交换机。 单机应用的硬件配置 计算机配置： cpu： 奔腾 2。4g 主频以上，hd：160g 以上，ram：1g 以上，至少应有一个光驱； 打印机 帐单打印机 窄行针式打印机：如 epson lq 300k+，松下 px1131。 报表打印机 激光打印机：惠普 1020 建议数据库建议数据库 sqlserver 2000sp4 建议操作系统。建议操作系统。 windows 2000 server + sp4 windows 2003 server windows xp + sp2 三：酒店通培训流程三：酒店通培训流程 1：数据库的安装和酒店通软件的安装和初始化：数据库的安装和酒店通软件的安装和初始化 2：酒店通收银员操作内容培训：酒店通收银员操作内容培训： 散客预订，团队预订，散客入住，团队入住，关联房设置，房费折扣，出租方式选择， 散客收押金，退押金，团队收押金， 协议客人入住，房态更改，团队公付科目设置，换房， 转帐，小商品录入，冲减房费，消费费用录入，现金结帐，挂帐，信用卡结帐，多方式结 帐，中期支付，提前过房费。转城市帐，帐单分割，当天帐单反结，当天来店客人报表， 房费折扣报表，小商品消费报表，收银员日报表，客人押金结余明细报表，营业日报表， 收入晨报表，挂帐报表查询，诚市帐报表查询。回头客报表查询，历史客人报表查询，在 住客人报表查询。 3：基础数据初始化和录入：基础数据初始化和录入 操作员，公共参数的设置，房间类别，房间档案，房间属性，出租方式设置，项目类别， 项目档案，电话分机信息档案，计费规则，客人档案，收银员折扣权限，客源类型，预订 类型，团队类型。付款方式对应科目设置， 协议价格设置，挂帐客人设置，会员卡发放。 4：电话接口的设置，门锁接口的设置：电话接口的设置，门锁接口的设置 5：上线前期准备：上线前期准备 1：新客户软件的上线客户开业的当天：把所有演示数据全部清空即可。 2：已开业客户软件上线准备(没有用别的酒店管理软件)软件启用当天：把所有在住客人押 第 8 页 共 102 页 金全部录入酒店通软件，把所有产生的房费全部录入酒店通软件即可。 3：已用酒店管理软件客户的上线准备： 首先：把以前老客户的会员卡金额全部录入到用友酒店通软件里。 入住几天的新客户：把押金和消费总金额录入即可。 6：总经理财务报表的培训：总经理财务报表的培训 小商品消费报表，在住客人明细报表，房费折扣报表，冲减房费报表，营业日报表，收银 员日报表，每天收入晨报表，押押金结余明细报表，电话明细报表。 四：数据库安装和服务管器启用四：数据库安装和服务管器启用 安装数据库要注意以下几点 1：选择本地计算机。：选择本地计算机。 2：服务器和客户端工具。：服务器和客户端工具。 第 9 页 共 102 页 3：安装目录不能为系统盘。：安装目录不能为系统盘。 4：本地系统帐户。：本地系统帐户。 第 10 页 共 102 页 5：混合模式空密码。：混合模式空密码。 6：服务管理器的启动。：服务管理器的启动。 第 11 页 共 102 页 五：酒店通软件的安装和初始化五：酒店通软件的安装和初始化 系统安装向您介绍如何正确安装本系统，这项工作非常重要，完整地、正确地安装本 系统，是它正常运行的前提条件。 1：安装步骤与方法 安装用友酒店通标准版服务端前请确保服务器已经安装好 ms sql server 2000，验证模 式为混合模式。仅安装客户端则不需要安装数据库；建议在安装前关闭其他应用程序。 将您购买的用友酒店通标准版的安装光盘放入光驱中，在光盘上选择“setup。exe” ，双 击“setup。exe”运行。稍等一会出现如下界面： 点击下一步，出现软件使用许可协议，您必须选择“是”才能继续安装本软件。 第 12 页 共 102 页 选择“是”在下面的界面中输入对应的客户和公司信息 点击下一步； 第 13 页 共 102 页 在上图可选择安装路径。 点击下一步，选择安装的类型，如果安装所有的程序请选择下一步，一般服务器安装请选 择完整安装项；如果安装客户端，则选择自定义安装，根据自己的需要选择安装的程序。 如下图： 第 14 页 共 102 页 至此，安装前的准备工作已经完成。点击“安装”将开始自动安装。此过程根据硬件配置 可能需要 1-3 分钟。 当出现如下界面则表示安装完成 第 15 页 共 102 页 点击“完成”按钮，安装程序在您的电脑开始/程序菜单中创建用友通系列管理软件 酒店通的程序组，同时在桌面生成快捷方式，至此安装完成。 2：软件的初始化：软件的初始化 双击桌面酒店通应用服务器电脑。(xp 系统要注意，要更改一下配制。 system。ini 记事下 面 host=服务器的计算机名称。 启动应用服务器时出现初始化界面如图： 输入口令后，点击连接服务器与数据库连接，如果连接失败系统提出警告信息 如图：连接成功时初始化按钮则变为激活状态。 第 16 页 共 102 页 选择数据存放路径后点 初始化此时数据文件将保存到所选文件路径。 服务器： 数据库所在的计算机名称，系统自动设置为本机的机器名，不需手工输入。 用户： 数据库系统用户名，系统自动设置为您数据库系统用户名“sa“，不需手工输入。 口令： 用户密码验证，为您安装 sql server 2000 时设置的“sa”登录密码，如果当时未进行设 置，则无需录入密码。 数据存放路径： 存放数据库文件的路径，默认为系统安装目录下的 data 文件中。 xp 初始化之前更改应用服务器的配制： 如上图的 servername =服务器的计算机名。 第 17 页 共 102 页 3：初始化成功，登录酒店通客户端：初始化成功，登录酒店通客户端 4：客户端软件的安装和服务器的连接方法：客户端软件的安装和服务器的连接方法 客户端软件安装和服务器电脑软件安装一模一样。 电话接口软件必须和客户程控交换机安在同一电脑上。 酒店通客户端与服务器连接(先要确定网络是否畅通) 右击酒店通客户端属性-查找目标-file 文件夹-clientsys。ini-host=服务器的计算机各称 或 ip 地址。如下图所示 第 18 页 共 102 页 六：酒店通营业中心房态图作用六：酒店通营业中心房态图作用 前台操作主要分为前台操作主要分为 4 大块大块 营业中心：营业中心： 房务中心：房务中心： 接待中心：接待中心： 收银中心：收银中心： 综上所述：房态中心，接待中心，收银中心，所有操作内容全部可以在营业中心界面完成，综上所述：房态中心，接待中心，收银中心，所有操作内容全部可以在营业中心界面完成， 营业中心可以操作所有的业态流程。营业中心可以操作所有的业态流程。 1：营业中心的进入酒店通客户端-酒店通 如上图所示-点击营业中心-进入房态图的界面 房态图的作用房态图的作用：可一眼看出酒店实时客人入住情况，可租房间数，预订数，锁房个数。 对散客的预订，入住，收银进行操作。 对客人的快速入住进行筛选。 对房态盘的显示内容进行设置。 夜审的时间确定 第 19 页 共 102 页 营业中心营业中心-宾客的作用宾客的作用 查询所有在住客人明细表： 查询所有预订客人明细表 查询当天离店客人明细表 可对客人进行筛选查询 选择在住的客人：可对进行押金收取，换房，制门卡，收银等操作。 第 20 页 共 102 页 营业中心团队作用; 主要起用对团队客人的预订，入住，结帐，进行操作。 注意：团队客户结帐必须在该界面操作。 第 21 页 共 102 页 营业中心帐户作用。 帐户功能最大：对在住客人进行查询，当天离客人进行查询，预订客人进行查询。 对散客的客人进行结帐，当天出错的帐单进行反结。转帐操作。 特殊帐单的操作。诚市帐客户。 ，街客帐操作，冲帐操作。 营业中心可用房报表 该报表主要用于房间计划，如客人预订以后几天的房源，必须查该报表方可知道以后的房 源情况。 如下图所示 中档标准间。21 号 4/1 1 说明有一间房当天离店 总计房数；酒店总共有多少间客房 可用房数;可出租的房间个数。 锁定房数：不能出租的房间数（预订，在住，维修） 第 22 页 共 102 页 营业中心-报表报作用。 该报表主要是客户部经理和收银员实时查询客人情况报表。 房间清洁表。 回头客人报表。 当天来店客人报表， 当天离店客人报表， 在住客人生日报表。 预离报表，冲帐报表，转帐报表。 可以手动在该界面增加一些常报表。 选择空白地方-右击-增加报表即可。 可按过滤条件进行查询 第 23 页 共 102 页 营业中心-房间计划作用 该报表主要用于会员客人预订，要入住指定的房间号码，房间计划报表可以查询所有房间 未来入住情况表。 在住、预订、锁房分别以不同的颜色来区分。 如下图所示;0416 房 23 号被锁定。 0417，0418，0501，0503，0506。房间 23。24。25 有客人入住 0510 房间 23-27 号王总预订了房间。 第 24 页 共 102 页 营业中心-夜审作用。 夜审工作非常重要，如不做夜审操作，所有客人住的房费只收一天，不会每天自动加收房 费 财务帐目也非常混乱。 软件支持电脑自动夜审和手动夜审。 手动夜审-点击快速夜审即可。 如上图所示：上面黄色图标时间为电脑正常时间； 酒店日期为软件夜审后正常时间 注意：正常工作情况下，该时间必须一致。注意：正常工作情况下，该时间必须一致。 第 25 页 共 102 页 七：前台接待收银操作步骤七：前台接待收银操作步骤 一：散客预订一：散客预订：客人通过电话，网络，直接到酒店前台，对客房的预订。 （可预订当天也可 以预订以后的客房）操作步骤如下： 在营业中心中主界面选择宾客标题栏-散客预订- 如上图所示 预订必填写内容： 宾客姓名：宾客姓名：方便于客人来店时快速入住。 预订人姓名、电话：预订人姓名、电话：方便于和预订人联系。 出租方式和房价：出租方式和房价： 客人清楚自己的开房价。 预订备注：预订备注：客人一些特殊的要求。 来店日期：来店日期：入住天数：方便于酒店安排合理的房间计划。 房类名和房间号：房类名和房间号：散客最好是预订指定的房间号。 协议名称：协议名称：协议客户按相应的价格入住。 注：注：预订的客人只有到当天才会在房态图上显示。 如下图所示：所有预订客人查询 第 26 页 共 102 页 二：团队预订二：团队预订： 旅游公司通过电话和到前台直接预订房间。 操作步骤如下：营业中心主界面-团队选择团队登记。 团队预订要注意： 团队名称、团队类型团队名称、团队类型：方便于以后统计该团队的消费总金额。 客源、出租方式：客源、出租方式： 方便到酒店的以后的客源分析。 领队姓名、房间号、联系电话：领队姓名、房间号、联系电话：方便在入住酒店的过程中，有问题直接联系领队人员。 来店日期、入住天数：来店日期、入住天数：方便于酒店做房间计划 房类名、房间号：房类名、房间号：团队大部分是指定房类的预订。 注意：团队要注意费用的分摊，团队主帐号帮子帐号客人付哪些费用（大部分领队帮入住注意：团队要注意费用的分摊，团队主帐号帮子帐号客人付哪些费用（大部分领队帮入住 子帐号付房费，其它的费用全部全分）软件通过公付科目来设置。软件默认的公付科目为子帐号付房费，其它的费用全部全分）软件通过公付科目来设置。软件默认的公付科目为 房费，如团队不帮子帐号付房费，直接删除夜房费和日房费再点更新所有成本员即可。房费，如团队不帮子帐号付房费，直接删除夜房费和日房费再点更新所有成本员即可。 团队主帐号如需要帮子帐号付一些别的费用，选择对应的科目增加即可。团队主帐号如需要帮子帐号付一些别的费用，选择对应的科目增加即可。 三：三： 房间清洁状态的设置房间清洁状态的设置：脏房改干净房，房间维修的设定，锁房的设定。 脏房：空脏房：没有客人住的房间。 住脏房：客人入住了一天，第二天要打扫的房间。 第 27 页 共 102 页 维修房：房间一些设备坏了，不可以入住的房间，如厕所坏了，热水器坏了。 锁房： 房间被长期占用或总经理预订安排人有人入住。 房间清洁状态的设置：房态的更改大部分由房务中心来完成。 在房态图上选择要更改的房间号右击-快速清洁房间-设置成对应的房态即可。 如下图所示： 如上图所示：0505 房间脏房改成干净房即可。 图标的显示；脏房设成小扫帚，干净房设成笑脸。 四：锁房的设置四：锁房的设置：选择要锁定的房间号： 右击快速设置封房。 第 28 页 共 102 页 点确认即可。 五：房态图的设置五：房态图的设置 房态图的设置：指的是房态盘显示的内容，房态盘上的内容可根据酒店方的要求来设置 操作步骤： 营业中心-房态图-房态配制 第 29 页 共 102 页 如上图所示，预订显示的内容，可把左边里面的字节直接拖到房态盘上面。 右边指的是鼠标停留在哪以后显示的内容。 六：散客的入住六：散客的入住 散客入住：客人直接到前台办入住，有些客人要求特殊的房间，软件可以按过滤条件来查 找。 操作步骤： 营业中心房态图选择客人要求的房间号 0516，选择散客登记进入接待界面。 第 30 页 共 102 页 如上图所示：客人姓名，证件号码，出租方式，入住天数，房间价格要必填项目。 如酒店方购买： 二代证扫描仪，直接按 f2 扫描所有客人的信息即可。 酒店通软件和门卡软件做了接口，直接点击制门卡即可。 七：散客押金收取七：散客押金收取 收银处理完入住登记单，下个步骤就是押金的收银，正确的收押金走接影响到以后财务帐 目的准确性。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择要收押金的房间-右击(f10) 第 31 页 共 102 页 进入收银员的确认，和班次的确认，每个操作收银必须用自己的工号和姓名。如在该界面 显示不是本人的姓名，注销一下软件，用自己的工号登录。 如上图所示：收银员本人的姓名时点确认进入收押金界面。-点新增。 第 32 页 共 102 页 如上图所示：能显示客人一些基本资料，软件默认的付款方式为现金。如客人要求用别的 付款方式来付押金，点击小图标选择对应的付款方式即可。录入对应的金额点确定。 酒店如启用软件打印对帐单，点击打印即可。 如客户要求按照酒店方的要求设计对应的押金单点击打印下拉箭头的设计即可。 进入设计单的主界面。 第 33 页 共 102 页 按客户的需求来设计。 设计说明： 点击大写 a 增加文本文档可直接手写内容。如注意保管好自己的贵重物品。 后写要显示的内容。即可打印酒店水要求的内容。 最后所有内容设计好以后，必须点 file-save 保存。 八：团队入住八：团队入住 团队入住和团队预订操作一样，预订完以后直接点入住就是团队入住操作步骤。团队分为 几种模式； 整来整走：所有客人一起来入住，一起离店结帐。 整来零走：所有客人一起来入住，分批次离店结帐。 。 零来整走：所有客人分批入住，一起结帐， 零来零走;所有客人分批入住，分批结帐。 公付科目：领队帮所有团员付哪部分费用，也就是说每个房间的费用由谁来交钱。 根据每个团队的不同情况来设计对应的公付科目。 如客人一下全部入住：选择房间号用鼠标移动变成黑色-再点入住即可。 九：团队押金的收押取九：团队押金的收押取 团队押金的收取操作步骤： 第 34 页 共 102 页 营业中心-团队选择团队主帐户-右击-押金收取。如下图所示。 详细操作步骤与散客收押金一样。 十：小商品录入十：小商品录入 小商品：就是客房里面摆的一些饮料，方便面，酒水等之类的商品。客人当天在酒店消费 一些小商品，服务员第二天打扫房间或结帐时查房告诉前台， 消费了小商品直接入到该客户主帐上。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择该房间- 右击(f11)小商品录入。 进入项目录入;确认名称和数量。 第 35 页 共 102 页 如上图所示：录入数量。 单据号的作用：方便到酒店方以后查询小商品消费情况。 十一：房间历史十一：房间历史 查看该房间所有以前入住过的客人消费信息：可以查看该客人所有的信息。 操作步骤如下： 选择该房间号-右击-房间历史。 进入的房间历史。 第 36 页 共 102 页 选择对应的客人点客史详情。即可查询该客人所有的消费情况和以前的房价情况。 客史详情： 十二：房间日志十二：房间日志 所有操作人员对每个房间的操作房态更改的记录，方便于查询哪个操作员更改了房态。 操作步骤如下： 营业中心房态图选择房间号右击 第 37 页 共 102 页 点击房间日志进入查询界面。：所有操作员对该房间的操作记录。 十三：宾客留言十三：宾客留言 客人在入住的过程中，要求酒店前台在一定的时间告之客户。例如电话叫醒功能。保密功 能：有人打电话找该客户，叫酒店方不要告诉别人在本酒店入住。 操作步骤如下； 营业中心-房态图-选择房间号-右击 第 38 页 共 102 页 进入留言主界面。 如上图所示：录入一些客人的留言信息。 有一报表可以查询所有客人留言信息。 营业中心-报表- 客人留言信息表。 十四：租借物品管理十四：租借物品管理 房态图上右键可实现物品录入，在结账时如有未归还物品会自动提示归还。如上图所示： 第 39 页 共 102 页 十五：换房十五：换房 换房作用：客人在住以后要求换入别的房间，由于房间的一些设备不可以用和客人要求换 好的房间。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择要换房的房间号右击-换房。 进入换房界面。 第 40 页 共 102 页 如上图所示，换房要注意房价的确认。 十六：关联房设置十六：关联房设置 关联房：就是一个客人开多间房由一人来结帐。 （可以设置付款对应的科目） 操作步骤：营业中心房态图选择被关联的房间号-右击。 如上图所示我们选择了 0601 房间哪么该房间为被关联的客人（不需要结帐付款的人） 第 41 页 共 102 页 如上图所示：0603 为目的客人（也就要是交押金和结帐的人）设置好以后点关联科目，也 就是说 0603 帮 0601 付哪些费用。 设置好对应的科目，点击确认即可。 第 42 页 共 102 页 最后点关联，软件提示关联客人操作成功。 十七：路由费用十七：路由费用 路由费用作用：关联房设置错误，解决的一种方法。详细操作和关联房一样。 十八：散客正常退房结帐十八：散客正常退房结帐 正常结帐；就是客人入住时交完押金，在酒店住宿了几天和消费项目， 离店时消费总金额 少于押金数，直接退多余的押金给客人。 离店时消费总金额大于押金数，客人把剩下的余额以现金给酒店方结帐。 操作步骤如下： 营业中心房态图-选择要结帐的房间右击(f9)-点击结帐如下图所示。 如上图所示;结帐之前一定要注意总消费和和已付押金是否准确。 余客为负数；酒店方要退钱给客人。也就是押金总金额大于总消费。余客为负数；酒店方要退钱给客人。也就是押金总金额大于总消费。点击是。 第 43 页 共 102 页 如图所示：退押金-500 就是酒店水退现金给客人 500 元钱。点确认即可。 余额为正数：说明客人要补交钱给酒店方(总消费金额大于押金数) 如图所示，余额为 1500 元钱，总消费是 3500 元钱夜房费，已付押金数是 2000 元钱。 点击结帐： 默认付款方式是现金，在这要重点说明，付款方式可以更改。 第 44 页 共 102 页 付款方式的更改，选择付款方式后面的放大境即可。 十九：散客客户挂帐十九：散客客户挂帐 挂帐： 分为二种客人：一种客人是和酒店签协议客户。第二种是临时来店的客人挂帐，但是必须 有人担保才可以。挂帐的前提是：入住时没交押金。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选持要结帐的房间右击-进入结的界面。 点击结帐-进入结帐的界面。-把付款方式选择为挂帐。 第 45 页 共 102 页 如下图所示。 如上图所示：客户，签单人，担保人必须填写。 客户：就是和酒店方签协议的单位或个人 签单人：就是入住的客人或单位负责人 担保人：协议客户是谁签的协议担保人就是谁，临时客人挂帐;谁同意谁是担保人。 第 46 页 共 102 页 如上图所示：挂帐客户上面一些资料必须填写正确。 如客户要求开发票：软件可以记录。 挂帐客户：有一报表查询。 二十：转城市帐二十：转城市帐 转城市帐：酒店方经常有这种业务。客人交了押金给酒店，客人入住了几天临时有事情出 差，没有时间来办事理退房，打电话给酒店前台，通知酒店方把他入住的房间办事退房 （所有的费用等客人来了以后再结帐） 转城市帐：只是办理退房，但没有结帐，客人所有的押金还在酒店方，客人来了再结帐 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择要转城市帐的房间-右击-进入结帐的界面- 结帐下接箭头转 城市帐。 点击转城市帐即可 第 47 页 共 102 页 如上图所示：转城市帐完成，过几天客人来结帐。 在帐户里面对已转城市的客人进行结帐操作。 操作步骤： 营业中心-帐户-所有城市帐-找到要结帐的客人即可。 点击结帐 第 48 页 共 102 页 结帐步骤和正常客人结帐操作步骤一样。 结完帐以后：客人押金不再在酒店保存。 二十一：中期支付二十一：中期支付 中期支付：先结一部分费用。 客人入住酒店很久，客人把以前产生的房费结一部分。 多方式结帐：客人结帐时要求一部分用现金，一部分其它的付款方式。 银行卡消费：客人住酒店用银行卡付房费，押金用现金付。客人一入住通用提前过房费产 生房间，再用中期支付房费。结帐时直接退客人押的现金即可。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择要结帐的房间右击结帐-进入结帐的界面。结帐下拉箭头-中 期支付。 如上图所示选择中期支付。-选择要付的消费项目。-最近选择对应的付款方式结帐即 可。 第 49 页 共 102 页 二十二：帐单分割二十二：帐单分割 帐单分割：把消费科目的费且分开，方便于中期支付（多方式结帐）和转帐。 转帐；a 房间帮 b 房间付款 200 元钱房费，但 b 房费产生的房费为 300 元钱，所地必须通 地分割帐单功能把费用分开。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-找到对应的房间号-结帐-进入结帐界面-选择科目分割 如上图所示选择夜房费分割成 2000 和 1500。分割金额录入相应的金额-点确认即可。 第 50 页 共 102 页 如上图所示；消费帐项里面就多了一个科目项，但是总金额还是一样。 再进行对应的功能操作。转帐或中期支付。 二十三：其它费用录入二十三：其它费用录入 新增费用：酒店通软件只能自动计房费和电话费用。如酒店方还有别的费用，需要收银员 通过手工加入到客户的帐目下。例如：赔偿费用，洗衣费，传真费，加床费用，娱乐费用。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择对应的房间号-结帐-进入结帐界面-选择新增。 第 51 页 共 102 页 如上图所示：选择对应的消费科目即可。 录入对应的消费金额。 二十四：冲减房费二十四：冲减房费 冲减房费作用有二种： 一：客人入住超过半天房费，但时间不长客人要求不付半天房用。 二：客人入住酒店天数很久，想把零头折扣掉。例如消 5032 元钱想折扣掉 32 元钱钱。 操作步骤如下： 营业中心-房态图-选择对应的房间号-结帐-进入结帐界面-选择新增。 第 52 页 共 102 页 如上图所示;金额必须是负数，因为是冲减房费，摘要内容也必须填写，方便于财务查帐。 二十五：反结二十五：反结 反结：当天结错的帐可以通过反结操作来重新调整。 注意：必须在夜审前反结。 操作步骤如下： 营业中心-帐户-当天已结帐客人-找到要反结的客户帐目-右击结帐-进入结帐单主界 面-反结-录入反结理由。 第 53 页 共 102 页 如上图所示；反结之前结帐是灰色的，不能对其任何操作。 反结之后重新恢复到结帐的状态。但是是离店的状态。 如上图所示，可对该客户帐目进行更改和结帐。 注意；帐目调整以后必须要结帐。 二十六：冲帐二十六：冲帐 冲帐：是解决收银员以前结帐错误，财务通过冲帐功能来把帐目调平。 以前的费用收多了，要冲帐的当天费用减少了，一个月总的下来帐目数据是准确的。 操作步骤如下； 营业中心帐户-所有特殊帐-冲帐帐户-结帐- 进入结帐主界面 第 54 页 共 102 页 如上图所示：点下拉箭头 如上图所示：帐户里面可以找到所有已结完帐的客人，科目是根据该客人消费的科目自动 弹出，付款方式当是酒店方以什么样的付款退钱给客人就选择哪个付款方式。 第 55 页 共 102 页 冲帐完成后，所有帐项都显示为红色字体。 二十七：结帐单打印和设计二十七：结帐单打印和设计 结帐单支持套打和按酒店方来自定义设计对帐单。 结帐单打印 操作步骤如下 营业中心-房态图-找到要打印帐单的房间号-右击结帐-进入结帐的主界面-选择打印 帐单 如上图所示，帐单类型可以选择很多种，明细，汇总帐单，日期汇总帐单等等。 第 56 页 共 102 页 可以先预览再打印。 结帐单设计： 选择打印帐单-下拉箭头-帐单设计。 进入设计帐单的界面。 第 57 页 共 102 页 如有一客户想打印结帐时间：操作步骤如下 选择标题栏上的第二个 a，增加一文本文档 第 58 页 共 102 页 再增加标题栏上第二个 a，先定义为-m 字节。 如上图所示再定义要打印的内容。 这就设计了一个打印内容。一定要计的保存。file-save 我们来看一下设计的结果。 第 59 页 共 102 页 八：酒店通基础数据设置八：酒店通基础数据设置 一：公共参数的设置一：公共参数的设置 公共参数：主要设置酒店方一些个性化的要求，方便于酒店管理。该功能非常重要，建意 该权限只给管理员。 进入方法：客户化参数平台-grm2-酒店通。 1：是否启用是否启用 vip 卡密码输入卡密码输入：是否要求客户使用 vip 卡结帐时输入密码(y 启用；n 不启 用) 2：超过半天房费时刻时，结帐时是否出现日房费确认提示超过半天房费时刻时，结帐时是否出现日房费确认提示：作用半天超时房间，如果启用 要选择是才加收房费，不启用：软件自动加收半天房费。 3：结帐离店半天房费可超时结帐离店半天房费可超时 x 分钟：分钟：酒店规定中午离店可以延长多长时间。一般都设为 30 分钟 4：当前过帐日期当前过帐日期；该参数非常重要，酒店什么时候开始用酒店通软件，把该时间改成系统 正常进间。 5：每日断帐时刻每日断帐时刻：该参数非常重要：酒店方每天的的夜审时间，一天的收入时间分隔点以 该时间为准。 6：是否启用无人执守自动夜审是否启用无人执守自动夜审；酒店通软件自动夜审功能，该参数必须启用。 7：是否启用关联结帐是否启用关联结帐：启用该参数二个客人关联客人，只要主帐客人结帐退房，子帐户也 会自动退房。 8：钟点房超住几分钟计加钟钟点房超住几分钟计加钟：钟房房客人入住超时几分钟以后加租。 第 60 页 共 102 页 9：入店几分钟后计租入店几分钟后计租；客人入住几分钟以后开始收房费，酒店一般都会设置 20 分钟左右， 20 分钟以内退房，不收取任何费用。 二：基础数据设置二：基础数据设置 1：部分类别：酒店分几个部门来管理。例如：收银部，财务部，经理部，前厅部。 2：部门档案：和部门类别一一对应，主要中注意经营业态的设置。餐饮部的业态为餐饮 酒店部的业态为酒店 3：人员类别；酒店工作人员的工作属性；例：收银员，财务，经理，库管员。 第 61 页 共 102 页 4：人员档案：详细每个人员的档案，工号，姓名，部门，员工类别，入职时间。要注意对 应操作员，在用户里面建的操作员必须要建对应的操作员。 5：房间类别；就是酒店的房型，例；标准间，双人间。如下图所示：要注意床位数，基本 价格，加床价格，半天时刻：12 点，全天时刻为 18 点。这是国际标准。 第 62 页 共 102 页 6：房间特性：单独一些房间与别的房间有区别性；例如，朝阳，朝阴，有麻将桌。 7：房间档案；详细的房间号码。标准间有哪些房间，双人间有哪些房间。 第 63 页 共 102 页 8：出租方式的设置：酒店增加一些常用的出租价格，例如，钟点房，半天记，长包房。 （1）先增加出租方式。房价类型选择促销。 (2)房价设置；设定哪些房间有长包房和对应的价格，选择其它房价设置。选择房型，选择 出租方式，再点批量设置。 第 64 页 共 102 页 （3）房价启用设置；房价区段设置。从哪天开始至哪天结束。 房价日历启用；哪些天有对应的出租方式。 9：酒店小商品的增加 (1)项目类别：酒店小商品的类型：例：酒水，香烟。选择会计科目，部门必须为客房业态。 第 65 页 共 102 页 (2)项目档案：详细小商品的价格。名称，计量单位，单价。 (3)项目所属科目：小商品的会计档案，操作步骤；帐户接口设置-项目所属科目。 选择新增-项目名称-科目名称。 10：会计科目：酒店方增加一些指定的消费项目，例如，洗衣费，传真费。 第 66 页 共 102 页 11：客源类型：酒店方便统计客源类型消费情况。例如；团队，散客。 12：客人档案：一种是个人会员客户，一种是公司协议客户。例如挂帐客户，要注明允许 挂帐。 第 67 页 共 102 页 13：营业班次：方便于收银员交班和财务查帐，分班次来管理，注一定要 24 小时相连接。 14：折扣方案设置：酒店方开业优惠和一些固定的折扣方案设置。 第 68 页 共 102 页 15：员工关联折扣；酒店方有多种方案，但不同的人员有不同的折扣方案，通过该功能来 指定相应人员的折扣方案。 16：方式对应科目：所有的付款方式都要对应客房部的会计科目。要么结帐和收银都不行。 要注意的是；酒店帐要对应餐饮部的人民币现金。 17：其它项目对应科目：餐饮挂客户帐必须要对应相应的会计科目：所有的收入名称全部 要对应餐饮部的餐饮收入。 （部门名称的业态必须是餐饮） 第 69 页 共 102 页 18：预订类型：方便于酒店方做统计：例如：散客预订，团队预订。 19：团队类型：方便于对团队的管理和统计；例如： 20：财务接口设置；和用友通 10。1 10。2 10。3 可以直接凭证。 （1）财务数据导入；把财务软件里面的会计科目导入到酒店通软件。 设置对应数据库的服务器和系统数据库名称，再测试连接。点确定导入。 第 70 页 共 102 页 (2)财务数据关联：供应商，部门，客户，科目相关联。用财务里面的数据和酒店里的数据 相关联。 第 71 页 共 102 页 （3）财务固定科目设置：设置对应的会计科目即可。 （4）财务付款方式对应科目；酒店通会计科目和财务软件科目相对应，酒店通软件的部门 必须为收银员在员工档案里的部门。 （5）营业收入凭证；把每天的营业收入导进财务软件里面。分为二种方式。 权责发生制；只要是发生的帐目全计做收入 收付实现制；结完帐的客人发生的帐目计做改收入。 第 72 页 共 102 页 保存路径；放在硬盘哪个地方荐放收入凭证。 时间；选择哪天的收入。 点查询； （5）通过用友通的总帐工具导入到财务软件里面。 第 73 页 共 102 页 如上图所示；选择营业收入凭证睡对应的公司信息。点凭证引入即可。 点是即引入成功。 （6）检查导入到财务软件凭证是否成功。 第 74 页 共 102 页 21：协议公司客户的设置；增加协议客户入住的价格。 （1）基础数据-客人档案-公司客户; 协议类型：方便以后酒店按协议来统计出租的客人。 第 75 页 共 102 页 （2）协议档案：先增加协议公司信息档案。 （3）详细的协议客人出租价格设置。同一协议客人，不同的房型有不同的价格。 第 76 页 共 102 页 九：报表中心九：报表中心 一：房间清洁状态报表一：房间清洁状态报表 显示当前所有空房清洁状态表，可按房间类型来查询。 操作步骤如下： 报表中心-客务报表-房间清洁状态报表-选择条件查询 二：客房当前房态报表二：客房当前房态报表 显示所有房间清洁状态报表，可按房类查询。 操作步骤如下： 报表中心-客务报表-客房当前房态报表-选择条件查询 三：查房通知表三：查房通知表 查看哪些房间已打扫报表。 第 77 页 共 102 页 操作步骤如下： 报表中心-客务报表-查房通知表-选择条件查询 四：换房记录表四：换房记录表 查询当天有几个客人换房，可按时间来选择。 操作步骤如下： 报表中心-客务报表换房记录表-选择条件查询 五：客房小商品消费报表五：客房小商品消费报表 查看当天总共消费多少小酒店的商品。双击可以查看哪些房间消费了小商品。 操作步骤如下： 报表中心-客务报表-客房小商品消费报表-选择条件查询 六：当天来店客人报表六：当天来店客人报表 查询当天有多少客人来店入住。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-当天来店客人报表-选择条件查询 第 78 页 共 102 页 七：当天接待报表七：当天接待报表 可以查询当天来店多少客人和消费的总金额，还可以与同年，同日进行对比。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-当天接待报表-选择条件查询 八：客房未来房态报表八：客房未来房态报表 查询以后所有房间可出租情况，方便于安排预订，可选时间来查询。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-客房未来房态报表-选择条件查询 第 79 页 共 102 页 九：客房收入明细报表九：客房收入明细报表 查询当天所有客房收入汇总报表，可显示客户的余额，双击可联查明细。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-客房收入明细报表-选择条件查询 十：历史客人综合报表十：历史客人综合报表 查询所有已结帐客人的综合报表，可查询所有消费的明细和消费总金额。双击可以联查明 细报表。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-历史客人综合报表-选择条件查询 第 80 页 共 102 页 十一：营业日出租率统计报表十一：营业日出租率统计报表 查询当天总的出租率报表和每个房型的出租率情况报表。 操作步骤如下： 报表中心-接待报表-营业日出租率统计报表-选择条件查询 十二：团队消费报表十二：团队消费报表 查询所的团队