商务写作第二部分.ppt

商务写作第二章,商务决策文书,主要内容,概述 市场调查报告 市场预测报告 项目建议书 可行性研究报告 项目评估报告 企业经营计划 经济活动分析报告,概述,商务决策文书的概念和作用 商务决策程序与商务决策文书的使用 商务决策文书的写作原则 商务决策文书的分类,概述,商务决策文书是指企业为实现经营目标，对内部条件和外部环境进行分析，拟出经营方案，从中选择和实施理想方案这一前后相连的活动过程中所使用的各种文书。,概述,商务决策文书的作用： 科学的决策文书可以使企业上下明确经营目标和发展方向； 科学的决策文书把企业和宏观经济环境甚至整个社会联系起来； 科学的决策文书把企业决策条理化、细致化、具体化，可以使企业个部门明确职责，提高经营活动的自觉性。,概述,商务决策程序包括四个基本阶段： 确定目标 拟定方案 评估选择 实施反馈,概述,商务决策程序确定目标 收集资料：全面、准确、详细、可靠 分析资料：定量和定性分析 发现问题：即找出现实状况与理想之间的障碍 明确目标：定位企业所要达到的理想状态,该阶段所使用的主要商务决策文书是市场调查报告和市场预测报告。,概述,商务决策程序拟定方案 围绕需要解决的问题，根据决策目标，提出可供选择的预备方案。 该阶段使用较多的是项目建议书，它是针对基本建设、技术开发、技术引进、技术改造、设备进口、合资经营、产品开发等项目的必要性和可能性的分析方案。,概述,商务决策程序评估选择 评估选择是对备选方案进行比较和评价，最后确定一个可以实施的方案。 评估选择要按照一定的标准和科学的方法进行。 评估选择阶段常用的商务决策文书有可行性报告、项目评估报告、决策方案报告等。,概述,商务决策程序实施反馈 方案实施后，决策者要对决策实施情况进行跟踪检查 决策是“决策执行再决策再执行”的循环,概述,商务决策文书的写作原则: 目标原则 信息原则 系统原则 可行原则 满意原则 集团原则 实践原则,概述,商务决策文书从使用的角度分类： （一）确定目标阶段使用的文书 （二）拟定方案阶段使用的文书 （三）评估选择阶段使用的文书 （四）实施反馈阶段使用的文书,市场调查报告,市场调查报告的作用、种类和特点 确定调查课题 设计调查方案 收集数据 数据处理 市场调查报告的写作,市场调查报告,市场调查：企业或专门的调查机构或研究人员，运用科学的方法，对市场商品供应与需求信息、市场营销活动信息、消费者信息等进行系统的收集、记录、整理、分析，提供基础性的数据和资料，以帮助企业营销管理人员解决营销决策问题的行为过程。,市场调查报告,有利于企业生产适销对路产品 有利于企业提高决策的科学性 有利于企业制定有效的广告策略 有利于企业提高竞争能力,市场调查报告的作用,市场调查报告,商品情况的调查报告 消费者情况的调查报告 销售情况的调查报告 市场竞争情况的调查报告,市场调查报告的种类,市场调查报告,纪实性 时效性 科学性,市场调查报告的特点,确定调查课题,所做工作： 发现与揭示问题，分析存在问题所处的内外环境，选择确定调查要解决什么问题，要收集什么信息，调查结果如何利用等。,设计调查方案,设计调查方案，就是根据调查研究的目的和调查对象的性质，在进行实际调查之前，对调查工作总任务的各个方面和各个阶段进行通盘考虑和安排，提出调查实施方案，制定合理的工作程序。,设计调查方案,确定调查目的和内容 确定调查对象和调查单位 确定调查项目 确定调查方式和方法 确定调查资料的整理和分析的方法 确定调查时间和调查工作期限,设计步骤,设计调查方案,确定调查经费预算 确定提交报告的方式 制订调查的组织计划 调查方案的可行性研究,设计步骤,设计调查方案,确定调查方式和方法即规定采用什么组织方式和方法取得调查资料。 调查研究的分类：普遍、抽样、典型调查 抽样调查是最常用的数据收集方法 按照研究目的的不同，调查可分为探索性研究、描述性研究、因果性研究。,确定调查方式和方法,设计调查方案,调查方法： 使用二手资料的优点 二手资料的来源 企业内部资料 企业外部资料,确定调查方式和方法,设计调查方案,小组座谈法：又称焦点访谈法 深层访谈法：由资深人士深入地访谈被调查者 德尔菲法：由美国一公司首创，采用背对背的函询方式调查专家的意见 投影技法：非直接地询问调查者，激发其关心的问题,确定调查方式和方法,设计调查方案,电话调查：分为传统电话调查和计算机辅助调查 传统电话调查：专业的访问员随机打电话调查 计算机辅助电话调查：访问员根据系统提示调查 优缺点比较,确定调查方式和方法,设计调查方案,面访调查：分为入户面访调查、拦截式面访调查、计算机辅助个人面访调查 优缺点比较,确定调查方式和方法,设计调查方案,邮寄调查：将问卷通过邮局寄给选定的调查对象，请其按规定要求填答后寄回调查机构。 电子邮件调查 优缺点比较,确定调查方式和方法,设计调查方案,在线调查：网上调查，分三种方法 观察法：调查者在现场直接观察、记录被调查者的情况以取得市场信息资料的方法 优缺点比较,确定调查方式和方法,设计调查方案,实验法：将自然科学实验法应用于市场研究，称之为市场实验法。 分为实验室实验和现场实验 优缺点比较,确定调查方式和方法,四、收集数据,确定人员 访问员培训 访问 实施过程中的质量控制,四、收集数据,市场调查人员由项目督导、访问员督导、抽样督导、复核督导、访问员、抽样员、复核员等组成。,四、收集数据,访问员培训： 包括对访问员进行基础培训和项目培训 基础培训：行业基本知识，尤其沟通技巧 项目培训：重点在于问卷内容的讲解,四、收集数据,访问： 使用接触表 找到被访者 提问 追问 记录答案,四、收集数据,实施过程中的质量控制 （1）防止回答偏差 （2）对访问员的监督管理 （3）审查问卷 （4）复核验收,五、数据处理,编码 数据录入和查错 数据预处理 数据统计分析 常用统计数、统计表、统计图,五、数据处理,（一）编码 数据编码就是给每个问题的每个可能答案分配一个代号，通常是数字。 分为事前编码和事后编码。,五、数据处理,（二）数据录入和查错 数据录入：是将问卷或编码表中的每一项目对应的代码读到磁盘、磁带中。 查错：采用统计软件进行错误或不合理数据的检查。,五、数据处理,（三）数据预处理 1.缺失数据的处理 2.加权处理 3.原始数据或变量的转换,五、数据处理,（四）数据统计分析 1.制定计划任务书 2.选择统计方法 （五）常用统计数、统计表、统计图,六、市场调查报告的写作,（一）写作步骤 1.构思 2.选材 3.撰写初稿 4.修改定稿,六、市场调查报告的写作,1.构思 了解和初步认识市场 确立市场调查主题思想 对得到的数据和各种资料进行科学研究和分析，确立市场调查报告的观点 斟酌调查报告正文的结果和内容，安排段落,六、市场调查报告的写作,2.选材 围绕市场调查报告主题研究和选取数据资料 市场调查报告必须根据数据资料进行分析 对收集的资料进行科学的分析 报告的撰写要正确使用资料,六、市场调查报告的写作,3.撰写初稿 分工合作，写完初稿后要修改 4.修改定稿,六、市场调查报告的写作,（二）市场调查报告的写作格式 一般由标题、概要、正文、附件、署名等部分构成。 1.标题 （1）直叙式标题 （2）结论式标题 （3）问题式标题 （4）复合式标题,六、市场调查报告的写作,2.概要 即市场调查报告的内容摘要 包括简要说明调查目的、介绍调查对象和调查内容、介绍调查研究的方法、说明调查执行结果,六、市场调查报告的写作,3.正文 正文是调查报告的主要部分，由引言、主体、结尾组成。 引言：简要介绍调查的目的、时间等信息 主体：调查报告的重心，包括基本情况和对基本情况的分析 结尾：形式多样,六、市场调查报告的写作,4.附件：对正文报告的补充或详细说明 5.署名：调查单位名称或作者姓名,练习2,主题：大学生生活状况调查报告 作业： 1.设计调查方案 2.收集该方案的数据资料 3.进行调查 4.将调查结果撰写成报告（字数500）,第三节 市场预测报告,市场预测报告的概念和特点 市场预测报告的分类 市场预测的程序和方法 市场预测报告的写作,第三节 市场预测报告,一、市场预测报告的概念和特点 市场预测报告是运用科学方法，对市场商品的供求发展趋势以及与之相联系的各种因素的变化进行调查、分析、预计和测算后写成的书面报告。,第三节 市场预测报告,市场预测融合多门学科，对市场因素进行分析和描述 市场预测报告要建立在市场调查报告的基础上，预测市场的未来 预测技术始于20世纪20年代的德国 上世纪80年代，美国大公司中73%均设置市场预测机构 如斯坦福国际咨询研究所SRI,第三节 市场预测报告,一、市场预测报告的特点： （一）趋向性：消费者的购买倾向 （二）关联性：利率和通货膨胀的关系 （三）近似性：预测未来与历史的近似性 （四）时间性：信息要及时 （五）科学性：使用科学的方法预测,第三节 市场预测报告,二、市场预测报告的分类 （一）按预测方法分 定性预测报告 定量预测报告 综合预测报告,第三节 市场预测报告,二、市场预测报告的分类 （二）按预测期限分 长期预测报告：预测期限为5年以上 中期预测报告：1年以上5年以下 短期预测报告：1年或1年以内,第三节 市场预测报告,二、市场预测报告的分类 （三）按预测范围分 国际市场预测报告 全国市场预测报告 地区市场预测报告,第三节 市场预测报告,二、市场预测报告的分类 （四）按预测内容分 市场需求预测报告：分析市场对商品的需求 市场占有率预测报告：某品牌的需求量的预测 生产情况预测报告：生产能力和资源等情况,第三节 市场预测报告,三、市场预测的程序和方法 （一）市场预测的程序 提出问题和设想：如产品成本如何降低 确定预测目标 拟订预测计划 收集分析资料 选择预测模型 作出分析评价 修正预测结果,第三节 市场预测报告,三、市场预测的程序和方法 （二）市场预测的方法 典型分析法 专家座谈法 德尔菲法 主观概率法 经验估计法 集合意见法,第三节 市场预测报告,三、市场预测的程序和方法 （二）市场预测的方法 历史类推法 相关因素分析法 订货法 简单平均法 加权平均法 移动平均法 指数平滑法,第三节 市场预测报告,四、市场预测报告的写作 （一）标题 直叙式标题：在标题中交代预测的期限、范围、内容。 常见类型：在交代清楚预测的有关要素的同时，交代回顾分析的内容,第三节 市场预测报告,四、市场预测报告的写作 （一）标题 结论式标题：表明预测的主要观点 复合式标题：主标题表明预测得出的主要观点，副标题交代预测的期限、范围内容,第三节 市场预测报告,（二）正文 市场预测报告的正文一般分为开头、主体两部分。 开头：对全文内容的概括 范例：我国连锁商业的发展现状与趋势分析“预计在未来几年内，连锁商业发展前景广阔，其市场份额将超过传统百货业。”,第三节 市场预测报告,（二）正文 主体： 市场预测报告主体包括基本情况、预测两部分。 基本情况：是预测的基础，要求根据收集的信息，运用数据资料，说明预测对象的历史情况和现实状况。写法上概括叙述为主。,第三节 市场预测报告,（二）正文 主体： 预测部分：全文的重点，对市场趋势和可能发生的状况作出估计和判断。 写作手法上采用叙议结合，推理严密 结论或建议部分：总结或建议，不是市场预测报告的必备内容。,市场预测分析案例,例1.过去的10年，某国的餐馆工业经历了前所未有的增长。预计由于以下原因，这一增长在未来几年仍将继续：个人收入增加，休闲时间增加，单身家庭更普遍，以及人们对美食的兴趣增加。,市场预测分析案例,例2：一家投资财经咨询公司的商务计划： 研究显示一个普通咖啡消费者的咖啡消耗从10岁到60岁随年龄增长，甚至在60岁以后，咖啡的消耗仍然很高。而可乐的消费者的消耗量却随年龄增长递减。在过去的40年中这两个趋势都很稳定，由于在未来20年内老年人口将显著增加，咖啡需求会增长而可乐需求则会降低。因此，我们应该考虑将投资从可口可乐转向雀巢咖啡。,第四节 项目建议书,项目建议书的概念 项目建议书的作用 项目建议书的内容 项目建议书的写作,第四节 项目建议书,一、项目建议书的概念 项目建议书是企业在调查研究基础上提出的拟建项目的大致设想，是从项目的发展背景、基础条件出发，通过对拟建项目的必要性和可能性进行分析论证而写成的向上级单位或有关主管部门申请批准立项的书面申请。,第四节 项目建议书,一、项目建议书的概念 项目建议书涉及企业的宏观管理与控制，属于企业战略性研究的一部分。 项目建议书的编制和批报，应当按照有关法规和国务院有关部门的规定执行。 项目建议书主要通过对申报的项目的性质任务、预期目标等内容的说明达到请示审批的目的。,第四节 项目建议书,二、项目建议书的作用 项目立项报批的依据 企业开展以后工作的依据,第四节 项目建议书,三、项目建议书的内容 （一）技术改造和技术引进项目建议书的内容 （二）中外合资经营项目建议书的主要内容 （三）高技术产业发展项目建议书,第四节 项目建议书,三、项目建议书的内容 （一）技术改造和技术引进项目建议书的内容 项目提出的目的、必要性和依据 产品方案和引进技术 投资估算 改造的主要内容和进度的初步安排 经济效益和社会效益,第四节 项目建议书,三、项目建议书的内容 （二）中外合资经营项目建议书主要内容 1.项目名称 2.合资地址 3.合资方式 4.投资估算及资金来源 5.合资年限 ,第四节 项目建议书,四、项目建议书的写作 （一）封面：写明项目性质和文件名称 （二）目录 （三）标题：单位名称、项目名称、文件名称 （四）正文：按不同性质的项目建议书写 （五）附件：名称和顺序 （六）落款：申请的单位名称，标明时间,第五节 可行性研究报告,可行性研究及其作用 可行性研究报告的概念和种类 可行性研究报告的编制依据和步骤 可行性研究报告的写作 可行性研究报告的撰写要求与注意事项,第五节 可行性研究报告,（一）可行性研究的概念 可行性研究是投资决策前对拟建项目进行全面、系统的技术经济分析和论证的方法。 围绕拟建项目技术上的先进性和适用性、建设条件，由此作出该项目是否应该投资和如何投资的结论性意见。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（一）可行性研究的概念 可行性研究作为项目投资前期进行技术经济论证的一种科学方法，最早起源于美国。 20世纪60年代以来形成一种综合的应用性学科。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究在中国的引入和发展 1980年，我国在世界银行恢复了活动，世行要求我国按照国际惯例提供项目的可行性研究报告，从而引起我国对可行性研究工作的重视。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（三）可行性研究的三个阶段 1.投资机会研究 任务世提出建设项目投资方向的建议 通过调查、预测和分析研究，选择建设项目，寻找投资机会。 比较粗略，主要从投资的收益和盈利的角度来研究投资的可能性。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（三）可行性研究的三个阶段 2.初步可能性研究 任务是分析投资机会研究的结论，进行经济效益评价，判明该建设项目是否真的具有生命力。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（三）可行性研究的三个阶段 3.详细可行性研究 任务是综合运用多种现代科学技术成果，确定一个能使项目投资费用和生产成本降到最低限度，以取得显著经济效益和社会效益的最佳建设方案。,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（四）可行性研究的作用 1.项目投资决策的依据 2.项目设计及编制设计任务书的依据 3.与各协作单位签订合同和有关协议的依据 4.申请建设执照的依据 5.向银行申请贷款的依据 6.作为企业或其他生产经营组织和项目后评价的依据,可行性研究及其作用,第五节 可行性研究报告,（一）可行性研究报告的概念 是项目单位为基本建设、技术开发、技术引进、技术改造、设备进口、合资经营等，对项目进行情况调查、方案规划、技术论证和经济核算，而提出项目可行性依据的书面报告。,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的种类 1.按固定资产的再生产划分： 基本建设项目可行性研究报告:突出整体效益 更新改造措施项目可行性研究报告：重点在市场需求和技术的先进性、适用性,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的种类 按项目建设的性质划分： 新建项目可行性研究报告 扩建项目可行性研究报告 改建项目可行性研究报告 恢复建设项目可行性研究报告,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的种类 按项目的产业性质划分： 工业项目可行性研究报告 非工业项目可行性研究报告,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的种类 按项目的技术来源划分： 国内领先技术项目可行性研究报告 引进国外先进技术项目可行性研究报告,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的种类 按资金来源渠道划分： 国内资金项目可行性研究报告 利用外资项目可行性研究报告,可行性研究报告的概念和种类,第五节 可行性研究报告,（一）可行性研究报告的编制依据 1.国民经济长期规划、地区规划和行业规划 2.项目建议书和委托单位的设想要求 3.重大项目，须有国家批准的资源报告和规划 4.各种基础数据资料、交通运输与环境保护 5.工程技术经济方面的规范和正式的技术法规 6.经国家统一颁发的项目评价的基本参数和指标,可行性研究报告的编制和步骤,第五节 可行性研究报告,（二）可行性研究报告的编制步骤 筹划准备 调查研究，进一步明确拟建项目的必要性和现实性 方案选择和优化，研究技术上的可能性 财务分析和经济评价，研究财务与经济上的合理性 可行性研究报告的编制,可行性研究报告的编制和步骤,第五节 可行性研究报告,（一）可行性研究报告文本格式 封面、目录、正文、附图、附表、附件 （二）可行性研究报告的内容与编写提纲 参考教材143页,可行性研究报告的写作,第五节 可行性研究报告,（一）符合党和国家的路线、方针、政策 （二）实事求是，符合实际 （三）讲求效率，注重实效 （四）深浅适度、繁简得当,可行性研究报告的注意事项,第六节 项目评估报告,项目评估报告的概念和作用 项目评估报告的编制步骤 项目评估报告的编写要求,第六节 项目评估报告,项目评估报告是评估人员结合项目可行性研究报告的内容，对拟建项目进行全面综合的调查分析之后，向决策部门提供有关项目的主要情况和评估结论的综合性技术经济文件。 目的在于鉴别项目的优劣，决定项目的取舍。,项目评估报告的概念和作用,第六节 项目评估报告,决策的核心在于项目评估 建立在可行性研究基础上的项目评估是投资决策的主要依据和最终环节 项目评估是可行性研究的延伸 项目评估比可行性研究更具有权威性,项目评估报告的概念和作用,第六节 项目评估报告,项目评估报告的作用： 它是项目获得批准的依据 它是银行取得贷款的依据 它为项目的正常实施、投产和运营提供必要的指导,项目评估报告的概念和作用,第六节 项目评估报告,（一）组织安排：组织评估小组，制定计划 （二）搜集资料：项目评估的基础 （三）审查分析：项目评估的核心 （四）撰拟报告 一份完整的项目评估报告文本分为封面、编制说明、目录、正文和附件。,项目评估报告的编制步骤,第六节 项目评估报告,（一）对项目必要性的评价 符合国家的建设方针和投资方向 产品适应市场要求，有足够的销售市场 能解决原有企业中阻碍发展的问题，并与原来的生产技术条件协调配套。,项目评估报告的编制要求,第六节 项目评估报告,（二）对项目技术可行性的评价 技术上的可行性是项目可行性的基础 引进的工艺技术设备先进适用 能够得到足够的投入物 设计方案和实施计划安排合理,项目评估报告的编制要求,第六节 项目评估报告,（三）对项目财务、经济可行性的评价 投资估算正确，资金来源落实 财务效益和国民经济效益的主要指标达到规定的衡量标准 贷款能按期偿还。 项目没有太大的风险。,项目评估报告的编制要求,第七节 企业经营计划,（一）企业经营计划的概念 计划：事先决定做什么以及如何去做的管理工作过程。 企业经营计划：企业以生产经营为中心，以提高经济效益为宗旨，通过调查，依据指标，对企业生产经营活动的各个方面，以及所需的各种资源，从时间、空间上作出具体的统筹安排的文字资料。,企业经营计划的概念和作用,第七节 企业经营计划,指引方向和目标：集中注意力 发现机会和危险：预见危险 经济合理地开展经济活动：成本/效益分析 制定统一的工作标准，为控制提供衡量的依据和尺度,企业经营计划的作用,第七节 企业经营计划,（一）按内容涉及面大小划分 综合性计划：全面、连续 专项计划：专一、有针对性,企业经营计划的种类,第七节 企业经营计划,（二）按解决问题的层次划分 战略计划：高层制定的发展规划 管理计划：中层制定的解决部门问题 作业计划：基层制定解决生产问题,企业经营计划的种类,第七节 企业经营计划,（三）按在生产经营中的作用划分 规范性计划：处理正常生产活动 应急计划：对付应变、风险或意外,企业经营计划的种类,第七节 企业经营计划,（四）按实施时限的长短划分 长期计划：5年以上，战略决策 中期计划：15年，较长期具体 短期计划：1年或1年以下，日常生产,企业经营计划的种类,第七节 企业经营计划,（五）按内容的性质不同划分 销售计划 生产计划 物资供应计划 劳动工资计划 成本计划 财务计划,企业经营计划的种类,第七节 企业经营计划,（一）企业经营计划的编制步骤 资料的搜集和整理 编制方法的选用 设定目标 提出实现目标的途径及条件 计算系数和参数，进行平衡测算 初步形成方案和进行一致性检验,企业经营计划的编制步骤和要求,第七节 企业经营计划,（二）企业经营计划的编制要求 计划应有预见性 计划应具备可行性 计划应具有强制性和弹性 计划应具有完整性和系统性 计划应具有连续性 计划应具有效益性,企业经营计划的编制步骤和要求,第七节 企业经营计划,企业经营计划的结构: （一）封面 计划名称：标列在封面上方，由单位名称、计划期限、计划内容和文种组成 落款：标注在封面下方，由主管领导署名、计划部门负责人署名、编制人署名和制定计划的具体日期 标注“秘密”等字样,企业经营计划的写作,第七节 企业经营计划,（二）正文 一般由文字说明和计划表格组成 文字说明：对计划依据、目标、措施及步骤的解释 计划依据说明“为什么制定计划” 目标确定“做什么”的问题 措施明确“怎样做”的问题 步骤指明计划实施过程中的进度安排,企业经营计划的写作,第七节 企业经营计划,（二）正文 计划表格：根据特定内容和不同情况由上级部门或本单位统一设计、印制。,企业经营计划的写作,第七节 企业经营计划,例文选析：教材175页 1.计划名称 2.正文分析,第八节 经济活动分析报告,经济活动分析报告的概念和作用 经济活动分析报告的种类 经济活动分析的步骤 经济活动分析的方法 经济活动分析报告的写作,第八节 经济活动分析报告,（一）经济活动分析报告的概念 以提高经济效益为目的，以科学的经济理论为指导，结合有关政策和资料，运用多种方法，对某一地区、某一经济领域或某一企业的经济活动状况或态势进行分析评价，总结成绩经验，揭露矛盾问题，作出预测，指明方向和提出改进措施的书面报告。,第八节 经济活动分析报告,（二）经济活动分析报告的作用 经济活动分析以事前的预测、决策为己任，事中控制为重点，事后检查为手段，通过发挥分析的职能作用，达到提高经济效益的目的。,第八节 经济活动分析报告,指导企业提高决策的科学性和可行性 协调经营目标，为正确编制经营计划提供依据 揭示经济差异，实施过程控制 合理评价经济活动，正确考核经营业绩 促使企业加强经济核算，完善经济责任制 挖掘企业内部潜力，不断提高企业经济效益 为财政部门和银行开展业务活动提供依据,经济活动分析