时间管理和有效的会议技巧.ppt

1,时间管理和有效的会议技巧 Time Management & Effective Meeting,2,课程目标,设定SMART目标，建立行动计划以达成目标 根据重要性和紧急程序界定优先次序 通过授权和节省时间的方法以保证时间的最佳利用 掌握会议管理技巧和与会者技巧 通过培训，得到时间管理、会议管理方面的指导，提高时间管理和会议管理的技巧，引进新的工作方法和生活习惯，帮助制定成功的策略，减少个人浪费，以提高个人生产力,3,时间管理：1、设定目标,4,成功就是目标,5,成功的的第一步,对自己的情况100的负责 停止责备，接受责任，接受已存在的事实 （想一想：如何来做？）,6,什么阻止了我的前进,信念上的自我局限和消极的感情因素： 消极的情绪包括： 如果你和以前一样，你就只能待在原地 相信机会，才会充满机会，为什么我要拒绝这么多机会,7,采取积极的态度,态度来自于自己的期望 充满信心地期待你的目标会实现 期望来自于我们的信念 相信自己能够 积极的期待 积极的态度,8,决定去取得成功,设定目标和实现目标 预先支付必要的代价（有哪些是属于“代价”的？） 找到你自己的擅长领域 时间管理，时间个人效率（个人生产力）,9,目标，乃是有截止日期的梦幻 史帝夫史密斯,10,目标设定的SMART原则,Specific 具体明确的 Measurable 可衡量的 Achievable 可达成 (Actionable ) (以目标为导向，有行动计划) Realistic 实际的 (Resultant ) (有结果的) Time-bound 有时间限制的,11,SMART目标的元素,SMART 目标,Who主语开头（我将或责任人）,使用动词（降低发展增加赚）,What结果成果（量质成本）,When完成日期,Where条件限制How怎么做（计划）,12,目标的金字塔,长期目标,中期目标,短期目标,每日目标,13,远景和目标,远景 Vision 你希望达到和成为什么 使命 Mission 为什么我们要存在 价值观 Values 我们相信什么 中期目标 Goals 在今后2-5年里计划完成的中长期目标 战略计划 Strategic Plan 我们如何实现目标 短期目标 Objectives 本年度我们要完成的目标 业务优先序 Priorities 本年度的工作重点/关键 任务指标 Target 目标的量化 衡量标准 Measurement 具体可考核的指标数值,14,关于目标的三点说明,应是远大的 应是协调的,15,如何选择目标,观察 比较 综合 分析,16,团队目标与个人目标,团队成功需要每个人的合作； 计划中团队成员，个别人所花时间过长则该计划不切实际； 团队成员都会有效的设定目标则投资回报率非常高； 事先设定目标，并获得成功，才是“成功”。,17,时间管理：2、四大原则,妥善计划达成目标 注意优先级管理,18,计划和行动计划表,没有计划的行动是大多数人的生活本质 失败的计划就等于在计划失败 实现目标所有要完成的工作 完成这些工作在日程表中的人和所有的时间 运用时间锦囊,19,轻重缓急的优先级管理,重要不紧急,重要紧急,不重要不紧急,紧急不重要,2,1,4,3,重要性,事件的四个象限,20,4象限处理形态分析,若偏重 则 第1类 忙于处理危机及收拾残局，经常 感到压力易筋疲力尽 第2类 有远见及理想，平衡纪律与自制， 少有危机感 第3类 第4类,21,80/20法则（帕列托Pareto法则）,最省力的企业成功与个人幸福法则 在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系： 80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出,22,80/20法则举例,80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的产量来自于20%的生产线 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间花在20%的书报上 ,23,如何找时间第二象限的事情,Do Right Thing Do Thing Right 有所不为才能有所为，放弃一些琐碎事项（愿意承担风险）。,24,时间利用的价值分析（ABC分析）,60%,25%,15%,15%,25%,60%,事情价值,A,B,C,25,有效授权,只有三种方法可以帮助你更好地利用时间 中止 用尽心血,26,管理人员不愿意授权的原因,对别人缺乏信心（不放心） 自我膨胀 误解效益含义 舒适安逸 害怕自身不保 -,27,有效的管理依靠适当的授权,授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成它！”然后袖手旁观，坐侯成果 授权并非弃权 是授责？,28,授权表,自己做（给自己一个期限),自己做（或授权 但带有很大程度的控制),授权（带有很大 自主权）,授权（并设定 一个期限）,2,1,4,3,重要性,紧急性,1,2,3,4,29,可以授权的工作,日常工作及专业技术型工作 收集事实和数据 可以代表其身份出席的会议 某些特定领域中的决定 准备报告 -,30,不可授权的工作,下达目标 解决部门间的冲突 培养发展下属 任务的最终职责 维护纪律和制度（已制定的） ,31,授权的准备工作,决定授权的工作范围 准备有关资料 决定授权的对象,32,有效授权的步骤,解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性 与被授权者共同探讨 就工作方法和步骤达成协议 授予适当的权限 提出跟进的方法及检讨的日期 鼓励下属，并随时给予支持和帮助 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，表示赞许和感谢,33,时间管理：3、时间杀手,你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的？,34,办公室的“时间杀手”,办公室哪些事情占据了你大量的时间？ 有形的“时间杀手” 明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，或迫于无奈地去做,35,22种可能浪费时间情况,1.太多企图（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干扰 2.没能说“不”（承诺太多） 13.过多或漫长的会议 3.拖延耽搁 14.过多电话 4.抛下没完成的工作 15.多余的社交 5.欠缺计划 16.信息不充分 6.缺乏控制 17.文山书海且混乱无章 7.个人无组织性 ，缺乏条理 18.杂乱的工作环境,36,贪求过多心理的成因,需要成就感 缺乏安全感 无法授权 对时间的估算不切实际 不知道如何拒绝别人，有讨好别人的愿望,37,怎样抑制贪求过多的心理,别再告诉自己遇到压力才有最佳表现 看到别人没有做份内的工作时，千万要抑制自己 不要假定每件事情都非做不可，学会分辨优先次序的工作 不要尝试凡事最求完美,38,处理贪求过多心理的技巧,学会授权 学会向上司说: 学会适当估算时间,39,几个节省时间的方法,了解受拖延工作的类别 减少外界干扰 高效电话,40,受拖延工作的类别,不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 琐碎的工作 令人不快的工作 与他人有关的工作,41,减少外界干扰,确定约见的优先次序 对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空 用肢体语言暗示你不愿长时间地接待他 把访客转交别人,42,“电话”,“嗨，大卫，抓到你了！你已经没 办法避开我了，太太和孩子怎么样？ 今天上海的天气如何？你有没有听到 XX消息？哇，真是令人震惊，不是吗？ 现在我讲到那里了？啊，这个月的销售 ”,43,高效电话 过滤来电及处理打出的电话,处理 转接 暂缓 速办 尽量让助理代劳 集合所有电话，在某一时间全部回掉,44,ABC平衡,精力曲线,9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00,时间,45,有效的会议技巧,46,富有成效的会议,有效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。,47,会议目的,分析型会议 信息交流型会议 促进提高型会议 创造团队精神 提高士气 培训会议,分析结果,给予指示 交流信息,给予指示 找出差距 集中讨论 了解问题,设法解决 针对性培训,48,有效的组织会议十要素,准确解答 领导风范 分段总结 运用工具 结论报告,49,二种会议模式,经常性会议 (例会,短会) 交流信息 反映业务情况 通报,非经常性会议 制定年度目标 新产品投放介绍 市场介绍 销售论证讨论 年会,50,1/4,听证阶段 发言，让大家说 做好会议记录 要耐心解答 记录后想一想再解答,会议安排 4 分法,51,会议安排 4 分法,2/4,2/4,2/4,介绍阶段 部门业绩分析 市场状态分析 竞争对手分析 新产品介绍 目标制定介绍,52,会议安排 4 分法,3/4,培训与提高 请有关部门介绍有关情况 广告-市场-生产-财务-行政 提高销售技巧 论据搜集-制定计划 “ 如何面对反对”,53,会议安排 4 分法,4/4,休会阶段 不要老是停留在会议 内容上 学会换题材 学会换方式 征求意见,54,注意事项（会议语言）,1. 不要在会议上讲“ 人 ” 2. 不要泛泛而谈 3. 不要指责公司或其它部门 4. 正确评估成绩 5. 明确什么是落后 6. 强调游戏规则 7. 尊重事实, 找出解决方法,55,会议程序原则,优先的：,56,会议程序原则,在-期间：,57,会议程序原则,在-期间： 达成一致的意愿 对事不对人 会议期间记录所有的相同的可操作的 主持人花不长于5分钟时间作概述 准时结束,58,会议程序原则,会后：,59,会议效率不高的原因及具体表现,60,“会而不议”的原因,会议次数越来越频繁 会议规模越来越大 会议时间越来越长 参加会议对象不明确 检讨、协调工作冠冕堂皇 与会者信口开河 开会发言依次排队必须逐个来 主持人不会主持会议 -,61,会议管理技巧,控制出席人数，与会无关者不参加,62,会议管理技巧,会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反应。,63,会议管理技巧,对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间作出小结，及时作出决定。,64,参会者与会技巧,事先仔细阅读