《秘书职能范畴》PPT课件.ppt

第二章 秘书职能范畴,【教学重点和难点】 了解秘书职能范畴以及办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助工作的内容与目的 。 【教学内容】 第一节 办公事务辅助 第二节 参谋智能辅助 第三节 管理协调辅助,概说 秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。 概括地说 ，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。 性质： 1、从属性 2、管理辅助性 3、既有近身综合辅助的确定性，又有领 导需要差异的选择性,秘书职能的三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。,第一节 办公事务辅助,一、办文,（一）文稿撰拟 （二）文书运行 收文签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校 对-用印-登记-封发 （三）文书整理，包括文书收集和档案归档 （四）文献资料的保管和利用,安排公文运行程序，都必须注意以下方面： 1、 程序的有序衔接性 2、 主辅协同性 3、 运作规范性 4、 文书运行中智能辅助的渗透性 5、 文书运行的反馈性,秘书学,某单位收文登记薄,秘书学,二、 办 会,（一）会务工作的原则和任务 六大原则： 1、质量高的工作会议 2、缓急轻重，安排好议程 3、会议通知不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作都是为了保证会议的 顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作,秘书学,（二）会前筹备 （1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜,（三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6）会议总结（7）后勤保障 （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作,秘书学,三 、办 事,（一）日常事务 整理领导办公室、处理电话、收发文件、领导工作日程安排、整理机关内务、值班事务、内外沟通、来客接待,秘书学,（二）随机事务,难以预测，不经常发生，如突发性冲突，灾变，事故，冲击。 1、要注重预防性 2、要注重反应的敏锐性 3、要注重整体的配合性 4、要注重辅助地位的制约性 5、要注重沟通的枢纽性,（三）受权理事,领导根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理。 领导代表 从授权方式不同可分为三种情况： 1、确定授权 2、弹性授权 3、不确定授权,四、网络办公,（一）网络办公的特点 1、高效管理 2、规范管理 3、跟踪管理 4、知识管理 5、更新灵活 6、成本低廉,（二）网络办公系统的结构 1、公文管理 2、邮件管理 3、日程管理 4、档案管理 5、日常管理 6、会议管理 7、系统管理 8、流程建模管理,第二节 参谋智能辅助,一、 参谋辅助的内容 1、对决策的参谋职能辅助：在决策准备阶段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。 2、对信息利用的参谋智能辅助：对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。 3、对廉洁自律的辅助： 坚持根本宗旨的辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。,二、秘书做好参谋咨询的方法,参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意，想办法，供领导参考。 必要的准备和恰当的方式： （一） 要熟悉情况 ，不了解的不参谋。 （二） 多用商量的口气说话，给领导留有余地 （三） 方式委婉便于接受,第三节 管理协调辅助,一、督促检查 意义：1、发现失调现象提出督促检查建议；2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实施信息；5、归纳评估督促检查效果。 要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点；2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈信息；4、坚持原则；5、讲究效率；6、谋求协调有序。,二、信访事务 意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民主管理、开发群体智能、克服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总要渠道。 要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求；6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。,秘书学,三、领导活动安排 意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重点，做好服务；了解领导，增长才干。只有安排的周全、有序、协调、高效，才会有组织的科学、合理、高效。 要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办；5、注重程序；6、注重协调。 领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选-初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定-通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。,四、随机协调 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交流，消除