科技档案前期控制.ppt

,第三章 科技档案前期控制,学习目的和要求：,掌握科技文件归档鉴定与整理工作的内容与要求，深刻理解归档制度的作用和内容。通过学习掌握科技文件鉴定与组卷方法，能制定科技文件的归档制度，并能协助好科技部门做好科技文件的积累、归档工作。,档案部门协助、检查,按照目前我国目前科技档案管理程序，科技文件的形成、积累、鉴定、整理、立卷、归档工作是由科技生产部门完成的，这是其本职工作的一部分。,导论,科技文件的形成工作,第一节 科技文件的形成与积累,形成科技文件的过程，主要包括有科技文件的编制、编号、审鉴、更改、发放等工作,一、科技文件形成概述,编号、审鉴、更改,科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。,基层单位管理科技文件工作的机构,(一)、科技文件的编号,科技文件编号是按一定的原则与方法，用拼音字母和数字组成一组代号表示科技文件特征与内容的一种“技术语言”。,目的：固定科技文件分类成果,不仅是一个企业内部的“技术语言”，而且也是企业间、专业间或国际间的“技术语言”。,应纳入本专业或本单位标准化管理制度中,科技文件编号主要方法,1、结构 编号法,隶属编号法,工程编号法,指在某一特定对象范围内，按文件所反映对象结构的从属关系和有机联系进行编号的方法,复杂产品：产品部件分部件零件,简单产品：产品部件零件,在一个产品范围内按产品结构的隶属关系对相应文件进行编号,2、分类 编号法,指以预先编制的分类方案为依据，按科技文件的属性与特征进行编号的方法。,产品分类编号法,工艺装备分类编号法,3、专业 编号法（略）,(二)、科技文件的审签与更改,审签是为保证科技文件的形成质量，达到完整、统一、正确的要求，而对科技文件实行的审批签审手续。,科技文件的更改是指科技文件审批之后的更改，是按一定原则和程序用特定方法对科技文件进行修改、补充的一项工作。,勘误性更改适应性更改改进性更改管理性更改,建立科技文件更改制度，对更改程序、更改原则、更改权限、更改方法等作出规定。,更改后的文件应达到符实、完善、一致、清晰的要求,依据和规范,更改方法,更改方法依底图或蓝图有所不同,底图更改方法有划改、刮改、更换底图、作废底图,划改、刮改,蓝图更改,库存蓝图：底图划改、底图刮改、凡有底图更改单者，一律晒一份蓝图归档保存，原蓝图不作废,现场使用蓝图：发新图、根据更改单对蓝图进行划改,将底图上需要更改的对象刮掉或擦掉，绘上新的图形或注上新的尺寸、符号,790,科技文件的形成工作,第一节 科技文件的形成与积累,科技文件的积累工作,纳入科技业务部门的科技工作程序 纳入科技部门的工作计划 纳入科技人员的职责范围,实践中使用“积累袋”的做法是一种行之有效的方法,“三纳入”管理,凡是有现行作用或有查考作用的文件都应列入积累范围。例如依据性文件、原始记录性文件、中间成果性科技文件、成果性科技文件等。,科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。,第二节 科技文件的鉴定与整理,一、科技文件归档鉴定,完整性 、准确性鉴定,文件属性的鉴定,保存价值与保管期限鉴定,密级鉴定,完整性 、准确性鉴定,归档文件完整性的鉴定是以项目为单元进行的，主要是审定每一归档项目文件的成套性，要求归档科技文件做到项目齐全、文件成套。,成套范围具有相对性,可用目录的成套性代替文件的成套性,归档文件准确性鉴定的内容包括审查科技文件内容的记录是否准确、图物是否一致、同一对象不同类别文件间的图形、数据是否准确一致。,文件属性鉴定,科技文件与管理性文件的区分,GB/T118222000科技档案卷构成的一般要求中所说：“与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。”,三种相关事物的区别,保存价值与保管期限鉴定,有无保存价值,具有多大保存价值,文件保管期限划分为永久、长期、短期三种,文件的价值也不完全是由文件自身决定的，实际上是由记述与反映科技对象的价值决定的,有实物对象者应参考实物的使用寿命或技术寿命，保管期限应不小于实物的使用寿命。,保管期限表是划分科技档案保管期限的依据性文件,密级鉴定,归档文件密级鉴定主要是为了控制使用范围,有密级的文件一般划为三级：绝密、机密、秘密,30年,20年,10年,组卷原则,组卷方法,组卷要求,二、组卷,1、组卷原则,GB/T11822-2000 组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用,反映真实情况,材料齐全完整,适合长期保存,2、组卷要求,热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸,案卷内 科技文件材 料的载体和 书写材料应 符合耐久性 要求,基 本 要 求,直接针对 具体项目的管 理性科技文件 材料放人所针 对的项目里组 卷,产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其项目、子项、结构、专业或阶段等分别组卷,3、组卷方法,GB / T11822-2000 的一些新规定,一个单位保存 一套相关的通用图、 标准图，并单独组 卷;采用了这些通用 图、标准图的项目， 其科技文件材料组 卷时可在卷内备考 表中说明并标注标 准图、通用图的图 号,底图以张 为单位单独保 存和管理,引进项目 中的成套科技 文件材料可不 拆散组卷,设备维修 中形成的科技 文件材料单独 组卷。外购设 备中的随机文 件材料可以单 独组卷,产品更新 换代或更换零 部件时，保留 新形成的科技 文件材料并单 独组卷排列在 原产品案卷之 后,1、案卷排列,产品档案,科研档案,基建档案,设备档案,三、案卷及卷内材料排列,产品档案,科研档案,基建档案,设备档案,2、卷内材料排列,管理性文件 按问题、时间、 重要程度排列,科技文件材料 遵循形成规律 文字在前、图样在后 译文在前、原文在后,四、蓝图折叠与案卷装订,蓝图折叠成A4幅面大小，图幅朝里，图前外露,案卷装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的形式，GB/T11822-2000对卷夹、卷盒的尺寸、制成材料等均有规定，各单位可以自行选择,若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上要加盖“档号章”。,页 号 的 编 写,案 卷 封 面 的 编 制,案 卷 脊 背 的 编 制,卷 内 目 录 的 编 制,备 考 表 的 编 制,五、案卷的 编目,是以案卷为对象，采取一定的方法固定系统整理成果，揭示案卷内容和成份的一项工作,左下角,右下角,成套图样或印刷成册的 科技文件材料。自成一卷的， 原目录可代替卷内目录，不 必 重新编写页号;与其它科 技文件材料组成一卷 的，应 排在卷内文件材料最后，将 其作为一份文件填写卷内目 录，不必重新编写页号，可 在备注中注明总页数,第三节 科技文件的归档,一、制定科技文件归档制度的要求,归档工作是科技部门与档案部门共同完成的一项工作。履行归档手续是科技文件转化为科技档案的重要标志，其工作的依据是科技文件归档制度。科技文件归档制度既是科技部门进行归档工作的依据，又是档案部门协助指导科技文件归档工作的依据,各单位应该制定符合本单位科技生产活动实际的科技文件归档制度,二、科技文件归档制度的内容,归档手续,归档要求,归档份数,归档时间,归档范围,归档制度的核心内容,项目结束后归档 按文件单元归档 按年度归档 随时归档,按项目阶段归档子项结束后归档,由科技业务部门承担科技文件的归档工作建立科技文件归档审批表制度,原则上是一份,科技人员编制项目归档说明书,填写移交清单,第四节 档案部门对科技文件工作的协助、指导,按有关技术标准、规则，检查科技文件的形成质量,按科技生产活动的程序，检查科技文件的积累情况,实行“三纳入”管理，使科技文件的形成与积累制度化,建立责任保证体系与监管网络，保证科技文件的有效积累,提前介入，协助科技文件的形成与积累,第三章考核要求 识记,（1）科技文件编号的含义； （2）科技文件鉴定与整理工作的内容； （3）科技文件归档鉴定的内容； （4）案卷的含义； （5）编目的含义与要求； （6）案卷题名的含义与结构； （7）科技文件归档工作的主体； （8）归档手续的内容； （9）“三纳入”管理的内容,第三章考核要求 领会,（1）科技文件与科技档案的关系； （2）档案部件研究文件编号的作用； （3）科技文件更改的原因与要求； （4）归档文件完整性鉴定的依据与要求； （5）归档文件准确性鉴定的内容； （6）鉴定归档文件保管期限的依据； （7）科技文件组卷的原则； （8）归档制度的制定要求； （9）确定归档范围的方法； （10）科技文件归档要求； （11）质量认证对档案工作的促进作用,第三章考核要求 简单应用,（1）科技文件更改方法； （2）区分科技文件与管理性文件的原则； （3）区分科技文