使用技巧以及文献管理.ppt

Reference Manager 9.0,使用技巧以及文献管理 刘 吉 平,Reference Manager 9.0使用技巧,在执行操作时，主要介绍菜单命令，对相应的快捷键和图标不做介绍，大家可以自行处理。,一、 本地参考文献管理,执行reference manager 9.0打开或信建一个参考文献数据库时，一般会打开三个窗口：Reference List; Retrieval; Term Manager。有时会只有一个窗口-Reference List，可通过菜单References-Retrieval (或Internet Search) 以及Term Manager -Activate来打开另两个窗口。,介绍Reference List窗口,该窗口分上下两部分，下部分是打开的数据库中参考文献的目录，上部分是下部分当前激活（黑色highlighted）条目的所有内容。,1、增加一条参考文献。,点击References-New，会出现一个新窗口。先从Ref Type的下拉菜单中选择想增加的文献类型，下面的内容会根据类型不同作出相应的调整。按要求填写完保存后关闭窗口。,2、编辑一条参考文献。,指向欲编辑更改的参考文献，点击References-Edit，会出现跟增加参考文献一样的窗口。修改完毕保存，关闭窗口既可。另一方法为，指向欲编辑的参考文献后，在Reference List窗口的上部分直接修改保存。,3、删除一条参考文献。,指向欲删除的参考文献，点击References-Delete。,4、文献排序。,简单地点击下部分第一行的标题就可以了。如要求文献按时间排序，点击Year即可按从小到大排序，再点击一次Year会按从大到小排序。,5、在多个数据库间拷贝数据。,同时打开多个数据库，会发现在下部分左下角有类似excel表格的标签，标题就是打开的数据库的标题，在不同的数据库间切换，点击相应的标题就可以了。点击References-Copy Between Databases，会出来提示框，选择源数据库中需拷贝的参考文献和目的数据库以及是否做标记就可以根据提示完成了。其中Highlighted References指的是变黑的参考文献，Marked References指的是下部分Ref ID左边选择框中打勾的参考文献。,6、查找重复的文献条目。,点击References-Check for Duplicates。不过不太方便的是，每找到一个条目，就会出来一个选择提示，遇到有大量重复的参考文献就麻烦大了。变通的方法是按作者或标题等内容排序，先删除明显大量的重复条目。EndNote在这一点比较好，将所有重复的条目列出来，可以隔一个删一个。在互联网上查找资料时，因数量大等原因一次不能将所有的文献下载，分几次下载时为保证所有的条目都在，会故意让部分条目重复，然后删除。,Reference List其他不太常用的功能,复制参考文献。点击References-Duplicate后根据提示将参考文献拷贝到所在的数库 改变Reference List列出的项目。点击Tools-Reference List Display，加入删除改变下部分的列出方式。 读取Endnote的数据库。直接打开Endnote数据库，选择只读，也可将Endnote数据库转换为Reference Manager的格式。Endnote格式文件转换为RM格式后，新建两个文件，每个文件都和原来差不多大小。 拼写检查。激活上部分，通过Tools-Spell Check对激活的参考文献进行拼写检查。,在Retrieval窗口在数据库中查找符合要求的参考文献,点击Windows-Retrieval切换到查找窗口。从左上角的下拉菜单中选择一个打开的数据库，在Field和Parameter中选择条件，在Connector中选择AND, OR, NOT等确定多个条件之间的关系。选择时可以通过三种方法：按F3打开下拉菜单；按backspace打开下拉菜单；直接输入第一个字母打开下拉菜单。点击查找的图标（一副望远镜），如果有符合条件的文献，会出现一个新数据库Retrieved，按Reference List规格分上下两部分。这时点击Windows-Retrieval回到查找窗口，会发现最右边的Results有数字，这个数字就是符合条件的记录个数，点击数字会出现前述的数据库Retrieved。,注意,需注意的是对不同的Field，相应的Parameter并非都可以自由输入，对很多Field只能在Parameter中选择Term，所以需用Term Manger增加没有的Term。另一种查找方法在Term Manager窗口。 点击Windows-Term Manager进入Term Manager窗口。左边是三个自动的Term：Keywords；Authors；Periodicals。图标栏最右边有打开的数据库下拉菜单，可以选择相应的数据库。数据库中上述三个Field中的内容会自动成为该数据库的Term。,1、 增加一个Term。,点击Term Manager-Add Term。对Periodicals，在窗口右边的Full、Std.Abrev.、User One、User Two中填入想增加的Term后保存，四个栏目中的所有内容都会成为单一的Term。对Authors和Keywords，在窗口右边的Synonyms中填入Term后保存。,2、 删除一个Term。,从左边选择Term，点击Term Manager-Purge，按提示删除Term。选择Term时，可以直接输入字母，软件会直接跳到相近的Term。,3、 为文献增加Term。,选择Term后，点击Edit-Copy Field将选择的Term增加到选定的数据库选定的reference中。,4、 查找含某个Term的参考文献。,选择Term后，点击Term Manager-Quick Retrieval。,二、 互联网上文献查找,切换到Retrieval窗口，将工具条Internet Search前的选择框打勾，可以在前面选择PubMed或Z39.50 sites。,PubMed,选择PubMed后，接下去的查找工作和本地参考文献管理中的文献查找一样。在点击查找图标后，会连接到服务器上，并显示共有几条参考文献符合要求。我们可以选择要下载的文献的范围。下载下来的文献可以直接保存为一个新的数据库，也可以通过在数据库间拷贝数据的方式，加到其他已有的数据库中。,Z39.50 sites,选择Z39.50 sites后，工具栏Internet Search后面有一个可以激活的图标（Selecting Z39.50 Hosts and Databases）。点击这个图标，在弹出的选择框中选择想要连接的服务器。点击Configure后，可以增加删除修改服务器和数据库的信息、连接参数等。选择好Z39.50 sites后，按PubMed的方式在网上查找并保存数据。,三、 文献引用,在word中引用。 安装好Reference Manager 9.0后，会在Word增加两个工具条（Reference Manager和Reference Manager 9）、在Word增加一个菜单（工具-Reference Manager 9）。由于工具条Reference Manager是Reference Manager 9的一部分，而该工具条与增加的菜单的功能是一样的，所以只要对菜单做一介绍就可以了。但使用时最好用工具条，这样简单方便。要是工具条以前被关闭，可以通过视图-工具栏-Reference Manager 9使之出现。,1、 Insert Citation。,在出现的选择框中的Identifying中选择要查找的关键词、Look中选择要查找的数据库、Citation中选择引用中是否要出现Author Date（根据书籍杂志的要求确定），点击Insert后，要是有符合要求的文献就出现类似Reference List的上下窗口，找到要引用的文献，再点击Insert插入引用。就在光标处插入了引用。,2、 Insert Marked References。,在同时打开Reference Manager并在Reference Manager中将欲引用的文献前面的方框打勾后，可以选择Insert Marked References来引用文献。,3、 Recall Last Search。,重新出现Insert Citation时出现的查找结果，以选择相应的文献。 4、 另外一种引用方法是点击Reference Manager的菜单Edit-Insert Marked Refs，可以将标记的文献引用到Word光标所在处。,四、 文献引用格式化,首先请大家在格式化前将文件备份，因为有时软件不能将格式化过的引用还原，当然也就无法按另外杂志的要求格式化。,1、 格式化。,点击Generate Biobliography菜单或图标，从弹出的选择框的output中选择杂志名称。下面还有很多选择项，可以对文章中文献的引用进行细致的调节。,2、 还原/去格式化。,点击Unformat Citation，会将格式化的引用重新还原，以便再一次按其他杂志的要求格式化。如果不能成功去格式化，可以将Word页面视图改为普通视图或大纲视图再去格式化。要是再不行就没有办法了。如果格式化好后，文件中的引用是上标形式或下标形式（如软件附带的science），往往不能去格式化，而引用是正常普通排版的话，则可以正常去格式化。,国内杂志的引用格式,由于软件带的杂志引用格式均是英文的，没有国内的。所以如果国内的杂志有自己的引用格式的话，需要增加。点击软件菜单Biobliography-New Output Style可以选择是否用向导方