档案培训教材201302.ppt

档案管理专业知识培训,广州分社检验业务处 2013年2月,培训目的,明确本公司档案管理的要求，包括立卷和 归档的原则及具体要求 ，旨在确保公司的档 案管理工作符合质量管理体系的相关要求。 明确要求 提高认识 统一做法,培训重点： 细化和解析： 档案管理指南（CCSI/WG405） 立卷与归档须知（CCSI/WG404）,培训重点：,参照文件： 中国船级社 质量手册 质量记录控制程序（WPAR403） 档案管理指南（WIAR403-1） 立卷（件）与归档须知（WIAR403-2）,中国船级社电子文件管理须知(WIAM401-5) 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2000）,定义和缩写,质量手册、档案管理指南（WIAR403-1）、立卷（件）与归档须知（WIAR403-2）、 中国船级社电子文件管理须知(WIAM401-5)、 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2000）中的定义和缩写适用于本教程。,档案工作实施步骤流程图,档案工作实施步骤流程图,档案工作实施步骤流程图,档案工作实施步骤流程图,档案管理基本术语,文书 主要是指反映行政管理和业务管理活 动中的来往公文、电函以及相关的会议 记录。与某项业务活动关系密切的来往 公文通常归入相应的业务案卷。 文书案卷 是指以文书文件材料为主立卷形成的 档案案卷。（以文件为主） 科技案卷 是指各部门以技术、业务、项目文件 材料为主立卷形成的档案案卷。,项目保管单位 指一个项目的一组具有有机联系的、完 整的、系统的文件的集合。 项目档案号 指档案保管单位的编号。标识在相应案卷封 面和档案装具上。同一项目保管单位内的全 部案卷，其保管号相同。 项目档案分卷号 同一保管单位内档案顺序号。 保管卷号 指用来在档案室指向具体案卷位置的编号， 可根据各分公司实际情况自行编写。,档案管理员职责,1 严格遵守和执行档案管理的各项规章制度和档案工作人员岗位责任制。档案管理人员上岗前应先学习中国船级社保密工作管理规定，并按要求签定保密协议。 2 按照规定的要求检查接收各部门移交的合格文件及案卷,然后对已接收的文件、案卷及时分类、标识、登记编目、存放、入库保管,并及时编制相应的检索工具。 3 根据业务主管部门或有关单位、部门提供的信息,及时更换案卷标识。,4 严格执行档案借阅规定,满足顾客的各种合理需求,并对超过借阅期限的档案及时催还。 5 指导各部门按照规定的要求做好立卷、归档工作。 6 搞好库房管理,保持清洁卫生,确保档案在规定的保管期限内不损坏、不变质、不丢失、不污染,保持档案的原貌。 7 及时修补和复制破损、字迹模糊和变质的档案。,档案管理基本要求,档案分类方法与编号规则 属国家秘密级以上档案与内控档案分开专门保管，并做好标识。,科技档案的分类、标识办法和保管期限 科技档案案卷的分类原则。船检科技档案依据其特点分为8个大类、若干二级类目和若干三级类目。其分类原则见船检科学技术档案分类编号办法。 科技档案的标识方法。科技档案的标识是对科技案卷赋予一定的代码，以确定案卷在档案分类体系中的位置，是案卷保管号(包括分类号和项目顺序号)和案卷顺序号的组合。具体标识方法按照船检科学技术档案分类编号办法执行。 科技档案保管期限：分为永久、长期、短期3种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”。(RWIAR403-2附录10-14),文书档案分类和标识办法,文书归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 文书归档文件的整理单位-件。,文书档案的分类方法采用“年度一机构一保管期限”的分类方法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，同一机构内按保管期限分类。各分社文书档案的分类方法可根据本单位的实际情况自定。 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、件号等项目。,全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。总部使用“船检”的拼音首字母的组合“CJ”，各分社不需要向档案馆移交不用编全宗号。 年度：指 归档文件的形成年度，编写时采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如二OO二年表示为“2002”，不能简化为“02”。 保管期限:分为永久和定期两种.定期一般分为30年和10年. 机构：作为分类方案类目的机构全称或规范化简称。,件号：即归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 我社归档文件的整理、检索中所涉及的件号均为室编件号。编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1“开始标注。 规定长度为3位，如“002”，表示2号。,文书档案的归档范围和保管期限,插入附录11PDF,附录归档范围中没有罗列的、在分社职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料应如何归档： 请归档部门参照附录中相关内容保管期限归档。（例如分社的年度目标管理责任书、目标责任书考评表属于必须归档文件，但在附录中未列，但此文件内容与附录中的“8.9计划、总结、统计、调研等方面的文件材料”内容相符，所以应参照此条款中“8.9.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料-永久”归档。,会计档案 会计档案按照文书档案要求立卷,以装订成册的会计凭证、帐簿可装入档案袋（盒）内。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务会计部门保管一年。期满后，于次年6月底以前，由财务会计部门按照归档要求整理立卷、归档，编制移交清单，移交档案部门保管。1998年以后的会计档案根据财政部、国家档案局，关于印发会计档案管理办法（财会字199832号文）执行。,电子档案,电子档案(目前分社只有光盘档案)的归档执行总部(WIAM401-5). 电子档案标识录入,登记和编目 科技案卷分类标识，编制相应的档案部门科学技术档案分类目录，以及各类索引，满足检索要求。如果档案数据有变更时，应在其相应的目录和索引中修改、注明。 文书档案,应编制归档文件目录封面、归档文件目录索引、归档文件目录，归档文件装订顺序：归档文件目录封面归档文件目录索引归档文件目录。归档文件目录索引由档案部门编制，各立卷单位不再单独编制。,检验登记簿、图纸审批登记簿、各种收发文登记簿也可作为检索工具,当证书、报告、记录和文件的案卷归档后,可以在相应的登记簿相应的栏目上标注对应的档案保管号。 卷内总目录 对船舶、海上设施和产品检验等档案，如果一个项目保管单位内包括两个以上卷的，可在项目保管单位内填写卷内总目录，放在项目保管单位的最前面。,档案的保管与库房管理 各单位应建立设施齐全的库房和与档案要求相适应的档案架（柜）。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。档案架（柜）要求整齐一致，避光通风，空间隔适度，要有统一编号。 档案的存放和排列要科学有序，各类档案要与档案架（柜）的编号相一致，方便查找。 新接收的档案应及时处理入库，对库存档案应定期进行档案鉴定，对超过保管期限的档案应进行鉴定销毁。,做好库房温湿度调节和清洁卫生。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，注意调节和控制库房的温湿度。温度应控制在14-24摄氏度之间，相对湿度应控制在45-60%。搞好库房管理，保持清洁卫生，确保档案在规定的保管期限内不损坏、不变质、不丢失、不污染，保持档案的原貌。 档案管理人员定期对档案保管的状况进行全面检查，并做记录。发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。对破损的案卷，档案人员应及时修补和修复。,建立健全全宗卷。建立健全能反映本单位档案全宗历史变化和现状的案卷，以积累保存本单位案卷交接凭证、立卷说明、分类方法、全宗内档案数量和状况的检查登记报告，档案鉴定报告和销毁清册，全宗管理指南，档案利用的重要登记等材料。,检索 1 检验记录和图纸的检索: 1.1 船舶和海上设施可以通过名称、登记号、工作控制号、顾客名称等途径检索。 1.2 产品和图纸可以通过名称、工作控制号(图纸批准号)、顾客名称等途径检索。,2 其他文件、记录的案卷应能从下列途径检索: 2.1 编号(例如:本单位登记时的收 文号、文件本身的文号等); 2.2 作者(单位)、时间、文件名称(或内容特征); 2.3 档案归档目录、卷内文件目录; 2.4 文书档案主要以归档文件目录索引和归档文件目录作为检索工具进行检索。,3 下列登记簿、卡片等均可作为检索工具使用: 3.1 按时间顺序对文件登记、编号的收文、发文登记簿； 3.2 按时间顺序对案卷登记、编号的档案案卷总目录； 3.3 按作者、时间、内容特征(或其他特征)进行分类和有规律地排序的分类检索簿或检索卡片。,档案借阅规定 1 阅览室和库房内不准抽烟,严禁火种带入。 2 档案应由管理人员取存。未经许可,非管理人员不准进入库房。 3 档案通常仅供室内查阅,如确属工作需要借出的必须遵守下列规定: 3.1办理借阅登记手续。借阅档案时，借阅人员应填写借用档案登记簿。 3.2 仔细核对所借档案是否缺少,发现问题,当场解决; 3.3 档案应当天借,当天还。如需继续借用,除图纸可借用一个月外,通常其他档案不得超过十五天。逾期借用应重新办理借阅手续。,3.4凡借阅秘密级以上的各类资料档案，应严格按程序报批，从严掌握。 4 秘密级以上的档案原件一般不得借出档案室外使用，确因工作需要时可阅览，摘录或复制所需要的内容，但使用部门必须履行借阅登记手续。不准利用未解密的档案进行编写或汇编。任何部门或个人不得私自保存秘密级以上的档案资料，应交由档案部门统一管理。,5无论是否借出,借阅者应对借用的档案负安全、保密之责,维护其完整、完好。人为损坏应自行修补复原。不得自行拆散、涂改、不得自行转借、复印、擅自带出本单位。归还前应按文件目录、案卷总目录的顺序排好。,6 档案通常仅供从事本职工作的有关人员使用,借阅超出本职工作范围以外的档案和有限制范围的档案应填写借阅档案证明单，经原归档部门负责人、档案室负责人同意后方能借阅。对内审、管理评审、用户服务、IACS审核档案的借阅需经质管处处长书面同意。 7 外单位借阅档案应经原归档部门负责人或其主管领导书面批准才可借阅，且通常仅供室内阅览，未经同意，不得复印。 8 对于使用档案资源，获得了较大的经济、社会效果的，各部门及利用人员应填写档案利用效果登记表。 9 不遵守上述规定的,档案管理人员有权拒绝借阅。,档案入库和移出 各类档案的入库和移出，需填写档案部门收入、移出总登记簿及时记录档案的入库和移出情况。并在相应的目录上登记、注册。,档案的鉴定和销毁 1 各级档案部门应定期对超过保管期限的档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 2 档案的销毁鉴定工作，应在各单位分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，按规定进行。 3 销毁失去保存价值的档案需由鉴定小组提出意见，由档案部门提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经本单位领导审核签署后，方予销毁。 4 销毁档案时,应指定二人现场监销,并在销毁清册上签署，该销毁清册永久保存。,档案的定期检查 1 档案管理人员应结合档案借阅,随时检查档案是否缺少、丢失和损坏。 2 档案部门或综合业务管理部门质管员，每季度抽查本部门保存的质量记录案卷15-20卷,其中对已经保存二十年以上的案卷，每年至少抽查510卷（每个大类至少1卷）,以确认是否丢失、损坏,是否处于良好保存状态。发现问题,可扩大抽查范围,并报告部门经理,以便及时采取措施解决。检查结果应填写案卷保管质量检查记录。,奖励与处罚 对档案的基础业务、现代化管理、科学研究、档案保护等工作作出重要贡献或损毁、丢失、涂改、伪造、倒卖档案以及拒绝归档，擅自销毁或玩忽职守造成档案损失，应分别按国家档案法实施办法有关条款进行奖励与处罚。,分社各类档案归档时限表,根据总部立卷与归档须知（WIAR403