电子公文格式及行文规则.ppt

电子公文知识培训 发文,综合组, 公文是具有规范体例格式的公务文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。 公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。,公文的定义和作用,国家行政机关公文处理办法（13个）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,公文的种类,我公司在规定的13个公文种类中，最常用的主要有以下9个文种： 请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向，可分为： 上行文：请示、报告 平行文：函 下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、意见,公文的种类,上行文： 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 下行文： 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,公文的种类,上行文发文流程, 请示 报告 ,拟稿,无单位、日期,出错,中国石油电子公文系统,公文处理简易操作步骤,部门登记（部门综合人员）,1.在待处理公文中点击公文,部门登记（部门综合人员）,2.在收文办理意见中签署意见，点击启动流程,部门登记（部门综合人员）,3.在待处理公文中点击公文,部门登记（部门综合人员）,4. 点击部门送办,部门登记（部门综合人员）,5.在待处理公文中再次点击公文，点击部门拟办，选择部门拟办人员,部门登记（部门综合科长）,6.在待处理公文中点击公文,部门登记（部门综合科长）,7. 在部门拟办中签署意见，点击部门送办,部门登记（部门综合人员）,8. 点击部门批办，选择批办人员，点击确定,部门批办（部门领导）,9.在待处理公文中点击公文，签署意见后选择相应出口。（此时公文会再次回到综合人员OA系统内，综合人员会按照部门领导的批示进行公文流转）,部门承办（各组负责人）,10.在待处理公文中点击公文,部门承办（各组负责人）,11.在机构承办中签署承办意见，点击部门送办,部门登记（部门综合人员）,12. 点击办结,中国石油电子公文系统,发文注意事项,规范“请示”和“报告”的拟写,1、不得将“请示”和“报告”混用。“请示”和“报告”是两个不同的文种，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准和解决问题，上级机关必须给予办理和批复； “报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问或交办事项、上报有关材料等，上级机关一般只阅不答复。规范“请示”和“报告”的拟写,规范“请示”和“报告”的拟写,2、“请示”应做到一文一事，即一件请示只反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原因时理由充分，尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，供上级机关批复时参考。,规范“请示”和“报告”的拟写,3、“报告”中不应夹带请示事项。若“报告”中夹带请示的内容，因“报告”文种可不批复，容易误事，请示就失去实际意义。“报告”中若涉及请示事项，应另行用“请示”行文，与“报告”严格分开。,规范“请示”和“报告”的拟写,4、应规范上报公文的结束语。“请示”的结束语可采用“妥否，请批示。”应注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。“报告”的结束语可采用“特此报告。”而不使用“特此报告，请批示。”结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。,主体文件格式要求,1、标题。文件标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。,主体文件格式要求,2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。,主体文件格式要求,3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号小标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。,主体文件格式要求,4、附件。公文如