办公室自动化的软体设备.ppt

1,辦公室自動化,第5章 辦公室自動化的軟體設備,2,軟體的分類,一般辦公室自動化所使用之軟體，依照其用途可分為兩類：作業系統及應用軟體 作業系統 作業系統控制了電腦所有的硬體資源(輸入、輸出、儲存、運算等)，並為其規範一套使用方式，以提供應用程式執行環境 例如在個人電腦上常見MS-DOS、MS-Windows、或Windows NT、Linux、Unix 作業系統理論上，最常見的系統模式有下列三種： 單體模式(Monolithic Model) 分層模式(Layered Model) 主從模式(Client/Server Model),3,單體模式(Monolithic Model),最有名的就是MS-DOS 會將所有的功能整合成一體，整個系統就像是一個大雜鍋一樣，所有的東西都塞在一起而沒有明顯的模組區隔，系統完全開放讓應用軟體直接呼叫及使用，而極少管制機能 優點：是速度快、程式小 缺點：不穩定，系統很容易因為應用軟體的不當呼叫，而造成系統當機；另難以維護及升級,4,分層模式(Layered Model),有名的是MS-Windows 3.X 將所有系統功能，依照特性分割成多個層次，與應用程式相關性較大的在放在較上層，相關性較小，或有安全性考量且不希望應用程式接觸的，放在較下層 現今的Windows NT、Windows XP等等則採用UNIX為其系統核心,5,主從模式(Client/Server Model),將作業系統中所有的功能分成數個獨立的子系統，每個子系統成為一個提供應用程式特定服務的伺服系統 ，而所有的訊息之流動及硬體資源之控制，則由系統核心來管制,6,微軟公司所發展出來之各種作業系統,windows 1.0 (1985) windows 2.0 (1987) windows 3.0 (1990) windows 3.1 (1992) windows NT 3.1: 1993，進入32bit win95, NT4.0 : 1995 win98, windows me: 1998 win2000: 2000 windows xp:2002,7,微軟公司所發展出來之各種作業系統,MS-DOS IBM採用了MS-DOS 1.0版作為它的個人電腦的作業系統，並於1981年8月12日將該種個人電腦出售 MS-DOS之後出到6.22版 隨著 Windows系列的作業系統作為主要的銷售產品，以MS-DOS為系統核心的Windows也慢慢地被取代了 MS-Windows 1.0-3.11 微軟的第一套圖形作業系統 早期個人電腦功能不足，使得1.02.0版的Windows幾乎不能做什麼事，充其量是個好看的玩具而已 直到1990年的3.0版，386的電腦已漸普遍，使得微軟得以在3.0版中加入許多實用的功能，而且執行速度又不至於太慢 之後更是推出了95、98、2000、ME等的版本 Microsoft更是將UNIX作業系統的納入Windows系列的作業系統中，如：Windows NT、Windows XP,8,微軟公司所發展出來之各種作業系統,MS-Windows for workgroup 針對區域網路(LAN)需求所設計的 內建網路通訊能力，以方便個人電腦成為區域網路的一分子 MS-Windows XP 其核心引擎建立在強大的Windows 2000基礎之上 提供兩個版本：Windows XP Professional（商用）和Windows XP Home Edition（家用） 也強調.NET的效益，擴展作業系統以網路應用模式為主體,9,辦公室使用之應用軟體,辦公室套裝軟體 文書處理Microsoft Word 電子試算表Microsoft Excel 簡報軟體Microsoft Power Point 資料庫Microsoft Access 網際網路應用軟體 E-Mail軟體 瀏覽器(Browser) Instant Message（IM）軟體 群組軟體,10,辦公室套裝軟體,Microsoft Word 提供使用者於短時間內完成各種文件表格的編輯 人事資料表、開會通知單、傳真目錄等等 Microsoft Excel 表格的運用、運算的功能、函數庫的功能、管理功能的財務報表、資料庫管理作業、圖表的製作、帳務管理、統計分析、巨集的運用,11,辦公室套裝軟體,Microsoft Power Point 軟體提供各種文字、字型、影像及圖片、製作精靈及各式各樣的簡報範本，製作者可以輕易的完成簡報的製作，配合聲音、影像動畫的技巧，及單槍或液晶投影板的展示，可以完成具聲光效果的多媒體簡報展示 Microsoft Access 提供對資料存取程式語言界面、保證資料的整合性及保密性、控制多使用者同步存取之環境、具備資料庫備份及復原能力、對於系統資料字典的維護功能、確保資料之獨立性、提供資料庫管理者管理工具的使用,12,網際網路應用軟體,E-Mail軟體 很多E-Mail軟體與個人資訊管理程式結合 電子行事曆、行程安排、工作管理及工作群組等 例如：Outlook Express 瀏覽器(Browser) 透過Internet連線連上某個Web伺服器，並向之要求傳送HTML的頁面資料，Web伺服器會依要求傳送資料 例如：IE、Netscape、Firefox、Opera、K Kman IM (Instant Message) 軟體 發送者可隨時看到接受者是否在線上，並透過網路及時發送消息 例如：ICQ、Yahoo 及時通、MSN Messenger 根據創市際ARO網路測量研究報告指出台灣上網人口有8成是IM族，上網的上班族有75是IM族 群組軟體 指透過區域網路或廣域網路，讓一群人可以合作共同完成一件工作或制定決策的軟體系統。 基本上它包含三個主題：溝通(Communication)、協調(Coordination)及合作(Collaboration) 目前最有名的群組軟體就是MicrosoftLotus Notes,13,瀏覽器（Browers）,1999年前是Netscape的天下 之後windows免費搭載IE4.0，Netscape 的市場不斷被侵蝕 Windows XP SP2推出更新IE漏洞安全性問題，並加入攔截廣告等功能 現階段會考慮使用其他瀏覽器人士，是以網路安全性考量為第一優先 一般民眾以方便為最大考量，所以IE仍是最佳選擇,14,瀏覽器,Windows XP SP2 Pop-up快顯廣告攔截及電腦下載保護功能 Netscape 7.2 分頁式瀏覽、整合AOL Instant Messenger、Flash player 7 Firefox 1.0 PR 外掛程式多，瀏覽器明日之星 Amazon、Dictionary、eBay、Google、Yahoo搜尋引擎 KKman 3.0 beta版 國人開發，可免費撥接上網 Opera 7.54 支援約34種語言，跨6種以上的平台 windows、linux、mac os/2、甚至手機上,15,即時通訊,IM 的影響 六年級的秘書 親子關係的改變 全球即時通訊軟體用戶今年達到7億4千萬戶，三年後14億3仟9百萬戶 即時通訊系統 1996年以色列四個平均25歲的年輕人開發ICQ 1998 AOL用2億8仟7百萬收購,16,即時通訊 vs OA,手指溝通取代語言 茶水間文化移轉到MSN上 IM造成口語退化與侵蝕書寫能力 IM打擊辦公室生產力，分散使用者的注意力,17,軟體的評估與選擇,分析目前和未來的需求 決定所需之功能特性 從各種銷售管道，找尋滿足需求的軟體 評估滿足需求的軟體，並從中擇優,18,分析目前和未來的需求,需求分析的範圍很廣，而重要的分析項目有下列幾點： 辦公室中有那些業務適合自動化？是否有些業務，辦公室中沒有足夠的人力和時間來完成，而這些業務又是電腦可幫忙處理的？ 這些業務導入自動化後，會有那些成效？會節省支出或是會提高效率？ 這些業務是否屬於重複性高、資料量大的例行工作？ 競爭者那些業務已導入自動化？使用那些軟體？為什麼使用？用的效果好嗎？,19,決定所需之功能特性,決定軟體的需求及功能特性，可參考以下數項： 相容性：即與原硬體及軟體的相容性如何？ 易學及易用性：是否易學及易用，將嚴重的影響到新軟體是否能順利導入及廣泛的受到使用者的接受。 容錯能力及資料安全：軟體是否有錯誤恢復功能，及對資料安全及保密性，是否符合需求。 穩定性：軟體是否有足夠之穩定性？不穩定的軟體永遠不應列入考慮。 效能：軟體效能如何？舊軟體使用在此設備上時的效能如何？是否需要擴充及是否有這擴充的預算。 技術及服務支援：供應商是否能提供適當的教育訓練及技術支援？軟體是否服務需求性高？供應商是否能提供？ 軟體的開發政策：目前評估的軟體是否為最新版本？最近是否有更版計劃？是否有持續發展的前景。 價格：價格是購買所有東西時都必須評估的,20,從各種銷售管道，找尋滿足需求的軟體,可由以下管道找到所要之軟體： 電腦專業雜誌：軟體廠商所刊登之產品廣告、雜誌不定期對特定軟體所作之專題報導或所發行之軟體選購目錄等 專業資訊展：可親赴各大電腦軟體展