公司文件编码规则,格式,清单.xls

发放部门发放部门 05 03 签字 创建 01 姓名时间签字 编制 编号编号: 版本版本: 页码页码: 02 04 采购部 财务部 企管办 行政部 后勤保障部 人力资源部 更改指数更改原因描述时间 起草人填写起草人填写 总经理 常务副总 总工 市场部 项目技术开发部 工艺部 品质部 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent ofthis confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 模具部 原料部 塑胶部 文件管理程序文件管理程序 审核 批准 00 文件资料存档程序 受控文件清单 源发部门保存文件的原件， 发放盖“受控”章的复印件 给相关部门和(或)人员。同 时各部门更新本部门的受 控文件清单. 失效的文件按文件资料存 档程序作为记录存档 文员行政部 文件模板 不同类别的文件的审批授权 详见注释5.3 原则上原文件批准人批准更 改文件。 需求人 N+1 总经理 原则上，源发部门起草或修 改文件。 所有的文件必须按照相应的 模板进行编写。 需求人 需求人 N+1 文件创建/更改申请表 编号规则详见注释5.1文员行政部 文件创建/更改评审表 文件的归类见文件创建/ 更改申请表。 文员行政部 文件创建/更改申请表 需求部门/人提出文件需求, 如涉及外来文件则转外来 文件管理程序 需求人 需求人 N+1 评审文件的必要性和合理 性，以及与其它现有文件的 一致性。 文员文件创建/更改申请表行政部 流程步骤流程步骤接口接口实施原则实施原则负责人负责人确认人确认人相关文件相关文件 4. 流程4. 流程 1. 目的1. 目的 步骤4步骤4 步骤5步骤5 步骤6步骤6 步骤7步骤7 步骤1步骤1 步骤2步骤2 步骤3步骤3 无。 建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员 得到适当的有效的文件。 2. 适用范围2. 适用范围 本程序适用于公司所有的文件控制。 3. 定义3. 定义 版本版本: 页码页码: 文件管理程序文件管理程序 编号编号: 提出文件需求 文件起草或修改 文件归类 评审文件需求 赋予文件编号 文件批准 文件发放 收回失效文件 5.注释5.注释 Z- XX - XX - XX (XX) 操作指南（工具方法类）M4工序编码见注释5.3 M5表单 B - XX - XX - XX (XX) 公司运作程序 C -XX - XX -XX (XX) 部门编码见注释5.2 M3管理规定/制度/ G - XX - XX - XX (XX) 类别码类别码文件类型文件类型编号规则编号规则备注备注 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 随时更新文件管理表文员行政部 步骤8 步骤8 综合办保存文件的原件，同 时更新文件管理表 文员行政部 M1质量管理手册 QLW - QM - XX (XX) 文件管理表 编号编号: 版本版本: 页码页码: M2 5.15.1 文件管理表 步骤9步骤9 文件管理程序文件管理程序 文件归档 文件维护,保持更新 修订版次 版本号 组织手册英文速写 公司拼音简写 修订版次 版本号 文件流水号 程序中文首字母 部门编码 管理中文首字母 部门编码 文件流水号 版本号 修订版次 表单中文首字母 部门编码 表单流水号 版本号 修订版次 作业中文首字母 部门编码 产品图号+工序号 版本号 修订版次 编码编码编码编码 SCRL CGPZ BWGY XZJS CWMJ M3管理规定/制度/操作指南过程负责人总经理 M4表格 M1质量管理手册行政部负责人总经理 M2程序过程负责人总经理 类别码类别码文件类型文件类型编制人编制人批准人批准人 原料部 企管办 塑胶部品质部 行政部 财务部 市场部 后勤保卫部 人力资源部 工艺部 采购部 5.2部门编码5.2部门编码 5.45.4 部门名称部门名称部门名称部门名称部门名称部门名称 项目技术开发部 模具部 编号编号: 版本版本: 页码页码: 文件管理程序文件管理程序 5.3工序编码 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文件创建/更改申请表 文件创建/更改评审表 文件创建/更改申请表 文件创建/更改申请表 建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员 得到适当的有效的文件。 文件管理表 文件管理表 编码编码 YL SJ QG 未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 1.公司品质手册:SK-QM/xx Quality Manual版本号(Revision No.) 2.公司运作程序:SK-COP-XX/xx/xx Company Operation版本号(Revision No.) Procedure流水号(Serial No.) 公司运作程序(Company Operation Procedure) 盛康公司(Suncome) 3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xx Group Work版本号(Revision No.) Instruction流水号(Serial No.) 公司各部门编号(Group Dept.No.) 公司作业指导书(Group Work Instruction) 盛康公司(Suncome) 公司各部门编号： 总裁办00President Office Group Department No.人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance 市场部06Sales & Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张家港工厂张家港工厂1010ZhangJiagang Factory 江阴工厂江阴工厂2020Jiangyin Factory 九江工厂九江工厂3030JiuJiang Factory 4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xx Group Form版本号(Revision No.) 流水号(Serial No.) 公司各部门编号(Group Dept.No.) 公司作业指导书(Group Work Instruction) 盛康公司(Suncome) 公司文件编码规则公司文件编码规则 Document Numbering SystemDocument Numbering System 5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xx Factory Work版本号(Revision No.) Instruction流水号(Serial No.) 工厂各部门编号(Factory department No.) 工厂各部门编号(Factory department No.) 工厂作业指导书(Factory Work Instruction) 盛康公司(Suncome) XXXX说明： 前面两个XX参照各工厂编号(First 2 XX refer to factory No.) 后面两个XX：(Final 2 XX:) 工厂通用文件：00Factory general document 工程部01Engineering department 生产部02Production department 品质部03Quality department 供应链04Supply Chain 财务部05Finance 人力资源06Human resource 行政07Administration 实验室08Reliability Lab 6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xx Factory Operation版本号(Revision No.) Instruction流水号(Serial No.) 工厂各部门编号(Factory Department No.) 工厂编号(Factory No.) 工厂操作指导书(Factory Operation Instruction) 盛康公司(Suncome) 工厂操作指导书类型:(示例) Type of factoryIIPIncoming Inspection Plan Operation Instruction PIPProcess Inspection Plan (Example)FIPFinal Inspection Plan QCPQuality Control Plan ( The types decided by factory department) 工厂表格:SK-FORM-XXXX-XXX/xx版本号(Revision No.) Factory form流水号(Serial No.) 工厂各部门编号(Factory department No.) 工厂编号(Factory No.) 工厂表格(Factory No.) 盛康公司(Suncome) 内部文件及档案管理的制度内部文件及档案管理的制度 一、目的 公司代码部门代码文件代码文件编号文件版本 XLF总经办Z1991.0-2.0 行政人事 部 R199 工程部G199 财务部C199 经营部J199 5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时 同样的评审和批准过程。 5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。 3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。 4、发放 4.1各种文件应由董事长批准签发。 4.2按发放范围发放文件。文件领用人在文件发放登记表上签名领取注有分发号的文件。当需使用 文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准， 到文件管理部门办理领用手续。 4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新 文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。 5、文件的更改 （二）、文件的编写管理流程： 1、文件的起草、编制 各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。 2、文件的审批 2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可 请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。 2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批 准。 有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。 二、适用范围 适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。 三、文件管理 1、文件编号要素 编号要素编码对照表 示例: XLF/R-1-2011/1.0 ，其中： （1）、X企业标准代码 （2）、XLF江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称 （3）、R部门代码 8.1行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记 、借阅审批、月底盘点； 8.2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责人各一份； 8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档 案员统一保管； 8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作； 8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理； 8.6档案编号 文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。 7.6人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。 7.7文件的发放与回收 7.8任何文件发放时标明发放编号； 7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处 理。 二、档案管理 文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。 7.3文件的保存地点及职责 凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政人事部或者相关部门归口 保管。 7.4文件的保存期限 各类文件的保存期限以文件归档清单的规定为准。 7.5文件的归档 6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入文件登记表中。 6.2需借阅文件、资料的人员，需填写借阅申请单，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的 文件由文件管理员在文件借阅表上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。 重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。 7、文件的保管 7.1存放条件： 文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。 7.2存放方式： 5.3文件换版和作废 5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作 废，换发新版本。 5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批 准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。 6、文件的管理 （5）、2011文件发行年 (6)、1.0代表文件版本（用1.0-2.0表示，1.0最初版本，2.0最终版本） 4、每月资料盘点准确无误，给予保管人50元奖励。 本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。 本制度自签发之日起生效，解释部门为人事行政部。 六、奖罚 1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚； 2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚； 3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任； （4）、1代表文件编号（用1-99表示） 5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时 同样的评审和批准过程。 4.2按发放范围发放文件。文件领用人在文件发放登记表上签名领取注有分发号的文件。当需使用 文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准， 到文件管理部门办理领用手续。 4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新 文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。 2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可 请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。 2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批 准。 有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。 8.1行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记 、借阅审批、月底盘点； 8.2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责人各一份； 8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档 案员统一保管； 8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作； 8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理； 7.6人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。 7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处 理。 凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政人事部或者相关部门归口 保管。 6.2需借阅文件、资料的人员，需填写借阅申请单，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的 文件由文件管理员在文件借阅表上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。 重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。 5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作 废，换发新版本。 5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批 准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。 序号编号程序名称版本号附件 0/公司运作程序格式/ 1JW-COP-00/01公司程序文件清单01 2JW-COP-01/01 3JW-COP-02/01 4JW-COP-03/01 5JW-COP-04/01 6JW-COP-05/01 7JW-COP-06/01 8JW-COP-07/01 9JW-COP-08/01 10JW-COP-09/01 11JW-COP-10/01 12JW-COP-11/01 13JW-COP-12/01 14JW-COP-13/01 15JW-COP-14/01 16JW-COP-15/01 17JW-COP-16/01 18JW-COP-17/01 19JW-COP-18/01 20JW-COP-19/01 21JW-COP-20/01 22JW-COP-21/01 公司运作程序清单公司运作程序清单 文档 部门序号编号程序名称版本号附件 /0/公司作业指导书格式 1JW-GWI-00-000/01公司作业指导书清单 2JW-GWI-00-001/01 3JW-GWI-00-002/01 4JW-GWI-00-003/01 1JW-GWI-01-001/01 2JW-GWI-01-002/01 3JW-GWI-01-003/01 1JW-GWI-02-001/01集团组件NPI流程01 2JW-GWI-02-002/01 3JW-GWI-02-003/01 1JW-GWI-03-001/01 2JW-GWI-03-002/01 3JW-GWI-03-003/01 1JW-GWI-04-001/01 2JW-GWI-04-002/01 3JW-GWI-04-003/01 1JW-GWI-05-001/01 2JW-GWI-05-002/01 3JW-GWI-05-003/01 1JW-GWI-06-001/01 2JW-GWI-06-002/01 3JW-GWI-06-003/01 1JW-GWI-07-001/01 2JW-GWI-07-002/01 3JW-GWI-07-003/01 07 03 04 05 06 公司作业指导书清单公司作业指导书清单 00 01 02 文档 申请人 拟替代 和取消 的文件 及编号 归类 状态 类别 代码 M1纸质 电子 M2纸质 电子 M3纸质 电子 M4纸质 电子 填写日期: 文件名,文件编号 (如属创建新文件则简明扼要地填写文件主题) (如属更改现有文件则填写现有文件名和编号) 创建/更改目的:(申请人填写) 文件创建或更改概要:(申请人填写) 评审栏 (相关部门） 签字/ 日期 签字/