RS档案管理制度.doc

档案管理制度 （2016 年 3 月 1 日修订版） 制度编号：RS-004 制度版次：A/3 编 制：综合办公室 审 核： 批 准： 实施日期：2016 年 3 月 1 日 精选资料 可修改编辑 目 录 一、目的3 二、适用范围3 三、 职责3 （一）、综合办公室3 四、档案分类和编码3 五、档案保存与移交6 六、档案保存期限7 七、档案借阅9 八、档案销毁9 九、违规责任9 十、附则10 十一、附件10 精选资料 可修改编辑 档案管理制度 一、目的 为实现档案管理的规范化、制度化，更好的为公司各项工作服务， 结合公司实际情况，特制订本制度。 二、适用范围 适用于重庆临港建设有限公司、重庆天阳吉能科技有限公司、重 庆囯翔投资有限公司、枣庄矿业集团中兴建安工程有限公司重庆分公 司的档案管理工作，重庆新天阳照明科技股份有限公司、重庆临港物 业管理有限公司的档案管理工作可参照本制度执行。 3、职责 （一）、综合办公室 负责公司档案资料的归档收集和整理，保证档案资料归档的及时 性和完整性。 （二）、财务部 负责财务类档案的归档整理、管理和保存 （三）、其余各职能部门 及时整理和移交属于公司的档案到综合办公室进行归档，参照 档案管理制度整理属于本部门档案。 四、档案分类和编码 （一）、公司的档案资料按照：年份-大类编号-小类编号-序号，进行编 号归档，具体分类和编号如下： 精选资料 可修改编辑 1、公司资料（大类编号：1） 、证件（小类编号：1）：指组织机构代码证、税务登记证、人员 职称证、资质证书等。 、执照（小类编号：2）：指营业执照等。 、荣誉（小类编号：3）：指荣誉证书、报纸新闻报道、表彰文件 等。 、其他资料（小类编号：4）：泛指除属于公司资料又不特属于其 他小类的其他公司资料，例如参会报告、借条办理营业执照变更的受 理通知书等。 、专利（小类编号：5）：指公司专利资料。 、商标（小类编号：6）：指公司商标相关的资料。 、制度（小类编号：7）：指公司已颁布执行的各项制度资料。 2、工程文件（大类编号：2) 、过程资料（小类编号：1）：指在办理工程相关的资料过程中产 生的具有一定保存价值的文件，例如办理施工许可证的窗口受理通知 书等。 、结果资料（小类编号：2）：指工程相关的结果资料，例如施工 许可证、投资备案证等。 、其他资料（小类编号：3):指除过程和结果外的其他工程相关 资料。 3、图纸档案（大类编号：3） 、施工图(小类编号：1）：泛指施工的所有图纸，包括图纸的方 精选资料 可修改编辑 案设计、初步设计、施工图设计阶段。 、竣工图（小类编号：2）：泛指竣工相关的所有图纸，例如竣工 地形图等。 4、对外文件（大类编号：4） 、上行文（小类编号：1）：指公司对外的所有上行文件。 、下行文（小类编号：2）：指公司对外的所有下行文件。 、平行文（小类编号：3）：指公司对外的所有平行文件。 5、接收文件（大类编号：5） 、上级部门（小类编号：1）：指我公司的上级部门和单位发送给 我司的所有文件。 、往来单位（小类编号：2）：指我司平级的单位或业务往来单位 发送给我司的所有文件。 、其他文件（小类编号：3）：指除上级部门或往来单位外其他单 位发送给我司的所有文件。 6、会议纪要（大类编号：6） 、例会纪要（小类编号：1)：指固定时间召开的工作例会纪要， 例如周办公例会、项目部周办公例会等。 、专题纪要(小类编号：2）：指因为某件事件专题召开的会议纪 要。 7、电子档案（大类编号 7） 、音影资料（小类编号：1）：指公司会议活动等产生的声音和图 像资料。 精选资料 可修改编辑 、文档资料（小类编号：2）：指公司产生的文档资料电子档，例 如初设文本、可研报告等电子档资料。 、图纸资料（小类编号：3）：指图纸类的光盘或 U 盘资料。 、软件资料（小类编号：4）：指软件光盘或 U 盘等资料，例如金 蝶软件等。 8、合同/协议（大类编号：8） 、行政合同（小类编号：1）：指行政事务相关的合同协议，例如 植物租摆、资质代办、网站服务、招聘服务等合同。 、工程合同（小类编号：2）：指工程相关的合同协议，例如放线 合同、供应商合同等。 、销售合同（小类编号：3）：指公司销售相关的合同，例如厂房 买卖合同、产品销售合同等。 、营销合同（小类编号：4）：指为了促进销售而发生的一些合同 协议，例如短信推广、广告、宣传单印刷等合同协议。 9、办事资料（大类编号：9） 、行政类（小类编号：1）：指行政类办事资料，例如办理商标、 质量认证、资质等所产生的一些过程资料。 、工程类（小类编号：2）：指工程类办事资料。 五、档案保存与移交 （一）、公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。 其中一级管理是指由综合办公室统筹管理，指定专人负责；二级管理 是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定专（兼）职本部门的档 精选资料 可修改编辑 案管理工作，具体如下; 1、与财务有关的资料，如：凭证、报表等，由财务部自行保管。 2、与工程项目有关的资料，由工程部档案员先行保管；在工程 项目备案验收后一个月内，把所有档案整理成套，移交到综合办公室 统一保管。 3、与开发报建有关的资料，在接收或办理完毕之后三个工作日 内移交至综合办公室统一保管，经办人可视情况保留复印件。 4、营销部对外签订的销售合同，在签署完毕之后三个工作日内 移交至综合办公室统一保管，本部门可视情况保留复印件。 5、与人事有关的资料，在接收或办理完毕之后三个工作日内移 交至综合办公室统一保管。 6、与行政有关的资料，在接收或办理完毕之后一个月内移交至 综合办公室统一保管（除证照在办理完毕后三个工作日移交外）。 （二）、各部门向综合办公室移交资料时，应同时移交相关的电子 文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结等资料由各部门自行报管。 （三）、移交档案要填写档案移交清单（附件 1），移交清单一式 两份，双方签字后各执一份，归档的文件资料必须完整、真实、准确。 六、档案保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定外，一 律按照以下规定办理。 （一）、永久保存 精选资料 可修改编辑 公司章程 股东会、董事会、监事会会议纪要 公司证照 各级批文 印鉴 公司年度经营计划 公司年度经营总结 年度财务报表 不动产所有权 人事资料 大型活动图片、音像资料 其他规定需永久保存的资料 （二）、十五年保存 会计凭证 其他规定须十五年保存的资料（其他财务档案的保存期限 按国家相关规定执行） （三）、五年保存 期满或解除的合同协议 完结后的项目方案 其他规定需五年保存的资料 (四）、三年保存 部门工作计划和总结 精选资料 可修改编辑 完结后的部门请求报告 七、档案借阅 （一）、档案主要供本公司使用，一概不得外借，如情况特殊，外单 位人员需经总经理批准后，方可查阅。 （二）、各部门人员如需借阅档案，需填写档案借阅申请单（附 件 2），经执行总经理分管领导行政副总总经理或董事长批准 后（原则上普通档案仅需分管领导或行政副总签字后即可借阅，若有 特殊档案需总经理或董事长审批的，分管领导或行政副总在审核签字 后在“总经理/董事长审批”一栏的“”内打“”，则表示此次借阅需总 经理或董事长进行审批，否则无需审批可直接借阅），完成档案借阅 申请单后，由综合办公室按档案借阅申请单里的内容，准备原件 或复印件，对有需要的档案加盖“再次复印无效”印章，若需加盖公章， 按印章管理办法执行。 （三）、原则上需完成档案借阅签字流程后才可借阅，特殊情况 （如需求较紧急的）若遇到领导不在或其他无法立即签字的，可由申请 人电话报告相关领导缘由，在获得领导同意并告知综合办公室后借阅， 综合办公室应记录好与领导的通话时间和通话电话号码等，在领导在 岗时送交补签。 （四）、借阅的档案资料必须保持整洁、不得拆散、勾画或涂改，对 损坏、丢失档案者追究相关责任。 八、档案销毁 （一）、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案。 精选资料 可修改编辑 （二）、对失去保存价值的档案，由综合办公室提出销毁申请报告 和清单，交部门领导、总经理批准后方可销毁。申请报告和清单永久 保存。 （三）、在销毁公司档案时，须由综合办公室指定专人监督销毁过 程。 九、违规责任 以下违规行为者，将视情节轻重按照公司制度予以纪律处分和经 济处罚： （一）、各部门经办人未按要求进行档案移交而造成资料遗失的。 （二）、档案管理人员对档案管理不善甚至遗失的。 十、附则 本制度自 2016 年 3 月 1 日起试行，由综合办公室负责编制、修 订和解释。 十一、附件 附件 1：档案移交清单 附件 2：档案借阅申请单 RS-004 A/3 档案管理制度第 10 页 共 14 页 附件 1： 档案移交清单 序 号 编号标题 原件/复 印件 移交日期 份 数 页 数 移交人接收人 精选资料 可修改编辑 档案借阅申请单 申请人姓名所在部门申请时间 年 月 日 借阅文件名称 及类型 证件执照 合同 图纸 批文 印章 其他 留复印件 当场查看原件，并立即归还 借阅方式 借用原件，预计 月 日归还 领用原件，不归还 借阅事由 执行总经理分管领导审批 行政副总审