厦门某有限公司采购作业程序

文件号 QP版 次 1.0编写日期 2001-03-10共5页 第5页采购作业程序1.目的建立采购控制程序，确保采购的物资符合规定要求。2.范围适用于原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的采购。3.定义(无)4.职责4.1 生管采购组负责4.1.1 寻找能提供物资或服务的供应商，并对供应商进行调查审核。4.1.2 采购计划的制订；依需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。4.1.3 协调品管部在供应商处验货。4.1.4 与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。4.2 总经理或其授权代表负责原材料采购合同的批准；生管采购组主管负责对五金配件采购的批准。5.工作程序5.1 采购作业：5.1.1 生管采购组根据产品生产的工艺要求、客户的订货情况以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划。5.1.2 采购计划的批准：生管采购组所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施采购。5.1.3 供应商的选择，按照“供应商评审程序（QP）”进行。5.1.4 采购合同的签订：采购人员在采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。5.1.5 生管采购组采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：A.优先采用合格供应商。B.采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求或服务）。C.若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录中。5.1.6 由于产品技术要求更改，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，生管采购组主管负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。5.1.7 采购人员应将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”。5.2 采购资料：5.2.1 品管部负责向生管采购组提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；5.2.2 若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；5.2.3 如果供应商需要，生管采购组负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。 5.3 采购验证：5.3.1 若有需要在供应商处对供货进行验证，生管采购组负责与供应商协调并在相应的订货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。5.3.2 合同要求时，生管采购组主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。5.3.3 客户在对供应商物料的验证，不能免除公司提供合格产品的责任，即不可免除来料接收检验，也不能排除以后客户的拒收。5.4 对于服务性行业（如运输、维修服务等）对本公司提供的有偿服务，也应遵照相应的采购条款。5.5 设备所需的备品备件按照“备品备件管理办法”执行。5.6 非生产性材料按照“办公用品采购办法”进行。6.参考资料6.1 供应商评审程序(QP)6.2 搬运、贮存、防护及交付程序(QP) 6.3 质量记录控制程序(QP)6.4 检验和试验控制程序(QP)7.报告和记录7.1 采购计划（FM）7.2 采购合同（FM）7.3 电话记录(FM)7.4 物料质量保证资料/证明