台州政府采购信息管理系统操作手册

台州政府采购信息管理系统操作手册二一三年一月69目 录目 录i一、（内网系统）操作手册 11系统概述 111 业务流程及基本原理 112 主要功能介绍 213 运行环境及首次使用须知 314 登录系统及界面介绍 415 修改个人信息102采购单位日常操作1121 建议书编报1122 确认书查询2423 预算追加263主管部门日常操作2831 待办事宜 建议书、预算追加、文档备案的审批2832 用户管理 主管部门经办的任务 304业务科室日常操作3141 待办事宜 建议书、预算追加、文档备案审批315通用功能操作方法3451 查看在审项目、办结任务3452查看采购目录、通知公告366常见问题37二、（外网系统）操作手册401客户端系统要求402公共设置操作402. 1浏览器设置402. 1. 1.信任站点设置402. 2登录、注销、退出系统402. 3修改用户密码423采购任务管理433. 1确认书分派434采购人委托采购操作指南 434. 1采购人委托采购操作步骤434. 2新建委托单444. 3采购文件确认454. 4采购结果确认465协议采购操作指南 485. 1竞价采购485. 1. 1.选购商品（采购人）485. 1. 2.发起询价（采购人）515. 1. 3.供应商报价（供应商）525. 1. 4.确认采购（采购人）525. 1. 5.确认合同（采购人）555. 1. 6.验收并备案（采购人）565. 2直接采购595. 2. 1.选购产品（采购人）595. 2. 2.发起订购单（采购人）615. 2. 3.确认合同（采购人）635. 2. 4.验收并备案（采购人）646分散自行采购采购信息发布 67一、（内网系统）操作手册1系统概述11 业务流程及基本原理政府采购信息管理系统以政府采购法及招投标法等法律法规为依据，按政府采购的实际流程和工作需要将政府采购的执行和监管分离，实现采购计划申报、审批、确定采购类型、采购方式、支付方式、项目委托等全过程电子化管理，并实现采购专家管理、供应商管理、中介代理机构管理、文档备案等政府采购管理功能。政府采购是以预算指标为依据，从编制预算执行建议书为起点，经过各级审批形成预算执行确认书，最终完成采购执行和资金支付的一系列环节构成。 本系统是以网络化的软件平台，实现了上述各个环节的操作，实现了网上申报、审批预算执行建议书 ，网上进行文档备案管理，替代了手工操作，从而提高了政府采购管理的效率。系统的主要业务如图1-1所示。图中，“虚线框”中的环节表示由采购单位及主管部门完成，也是本手册介绍的重点内容。图1-1 系统业务流程图12 主要功能介绍系统具有的功能很多，分布在各个单位或部门中。就采购单位和主管部门而言，其主要功能如图1-2所示。图1-2 主要功能图（a）采购单位 （b）主管部门上述主要功能的具体描述如表1-1所示。表1-1 系统主要功能描述表功能名称用户功能描述建议书编报采购单位根据预算指标数据，编制预算执行建议书，提供相应的附件，上报至主管部门。建议书审批主管部门对采购单位上报的预算执行建议书进行审批，审批通过的上报采购办，不通过的退回采购单位。主管部门审批分两步：第一，主管部门经办审批；第二，主管部门领导审批。确认书查询采购单位主管部门采购单位可以查看并打印本单位的预算执行确认书；主管部门可以查看并打印所属采购单位的确认书。预算指标创建采购单位手动创建预算指标以便编报建议书预算指标查询采购单位主管部门采购单位可以查看本单位的预算指标及使用情况；主管部门可以查看所属采购单位的预算指标及使用情况。退回建议书处理采购单位主管部门采购单位对退回的建议书或预算指标调整追加申请，可以修改后重新上报或作废删除退回记录；主管部门将退回的建议书或预算指标调整追加申请，继续退回相应的采购单位。个人信息修改采购单位主管部门用户可对个人信息（如：登录密码、姓名、联系方式等）进行修改。通用功能采购单位主管部门通用功能主要是一些查询功能，包括“在审项目查询”、“办结任务查询”、“采购目录查询”、“通知公告查询”等。“在审项目查询”是指查询上报的正在审批的建议书或预算调整追加申请。主管部门可查询所属采购单位的在审项目。“办结任务查询”是指查询已经办结的任务。主管部门可查询所属采购单位的办结任务。13 运行环境及首次使用须知在正式使用系统前，用户需具备如下的应用环境： Internet Exploror 6.0以上 Adobe Acrobat 7.0及以上（用于生成、查看、打印PDF文档附件） 文档备案用的扫描仪（光学分辨率6001200dpi以上；A4以上幅面；随机附带Adobe Acrobat 以及专业的OCR中文识别软件，高压缩比彩色影像PDF输出）并且，需要注意如下事项： 用户名和密码系统需要用户提供合法的用户名和密码，以确保安全性。因此，用户需要知道登录本系统的用户名和密码。系统为每个单位都生成了一个用户名，并且分配了适当的权限，用户名是按照一定规定生成的。 所有用户的初始密码都是“1234”，为了安全起见，请在第一次使用本系统时，立即更改密码，方法参见1.5修改个人信息一节。 设置受信任站点所谓“受信任站点”是指对用户来讲是安全、可靠的网站。为了保证用户顺畅地使用本系统，请在使用前首先设置受信任站点。14 登录系统及界面介绍准备好系统运行的环境，并了解使用前的注意事项后，用户可以开始操作系统了。系统操作的第一步是登录系统，操作方法如下：【第一步】双击Windows桌面上的IE浏览器图标，打开浏览器。在浏览器地址栏中，输入系统网址 ，系统网址按照不同登录类型，分为两类，不同类型输入不同的地址，分别为：1、政府内网单位：:8100/zfcgu2、公网单位通过VPN登录：2（VPN账号与财政预算管理、国库支付、固定资产管理等系统一样）在此输入系统网址【第二步】输入系统网址后，按回车键，打开系统登录页面输入用户名、密码后，单击登录按钮当用户第一次使用本系统时，在系统登录页面中，首先单击设置安装按钮，打开系统设置安装页面，。在打开该页面的同时，会弹出一个提示窗口，此时应单击是按钮。【第三步】在登录窗口中，输入用户名和密码后，单击登录按钮。登录成功后，进入系统主页面，首先打开的是“待办事宜”页面，如图下图所示。 标题区操作区树状菜单区系统的主页面可以分为三个区域：标题区、树状菜单区、操作区。下面分别加以说明。（1） 标题区在标题区中显示了“系统名称及版本”、“登录用户的信息”、“所属单位（部门）”，还有几个常用功能的快捷按钮：“待办事宜”、“在审项目”、“确认书查询”、“菜单导航”、“重新登录”、“退出系统”，具体说明如下：“待办事宜”：对于采购单位用户来讲，是指处理退回的建议书或预算调整追加申请；对于主管部门用户，是指处理下级采购单位申报的建议书或预算调整追加申请、以及退回的建议书或预算调整追加申请。“在审项目”：查看正在审批中的建议书或预算调整追加申请。“确认书查询”：查看并打印确认书。“菜单导航”：打开或关闭页面中的树状菜单区。（2） 树状菜单区查看已办结的任务查看、修改个人信息编报预算执行建议书（主管部门用户没有此项）查看预算指标及其使用情况查看并打印确认书单击展开树查看最新的采购目录查看有关政府采购的通知公告添加、修改、查看系统用户信息（采购单位用户没有此项）单击此处，打开“单位选择”树单击此处，打开“内容分类”树查看在审建议书或预算处理本单位待办事宜单击收缩树树状菜单区共包含三种树状菜单：“日常业务树”、“单位选择树”、“内容分类树”，单击对应的蓝色按钮，即可展现相应的树。下面分别介绍这三个树状菜单。 日常业务树日常业务区内显示的树状菜单包含了用户日常的各项功能操作，对于不同角色的用户，显示的树状菜单也不一样。在树状菜单中，单击展开下一级菜单，单击收缩下一级子菜单。在树状菜单中，单击某一功能选项，则在“操作区”中打开对应的操作页面。例如，单击菜单项，则打开确认书查询页面。单击按钮展现单位选择从 单位选择树树，如图1-15所示。图中可以看出，单位选择树从顶端开始依次是“全部”“归口业务处”“主管部门”“采购单位”。不同角色的用户展现的单位选择树也是不一样的。采购单位只能看到本单位，主管部门可以看到所属全部采购单位，也就是说，单位选择树对于采购单位没有用。单位选择树不能单独使用，必须是在业务菜单树中选择了某项功能菜单后，使用单位选择树可以进一步将查询出来的结果按单位显示出来。例如，当我们选择了业务菜单树中的确认书查询项时，会显示出所有采购单位的确认书，如果我们只想查看某个单位的确认书，则在单位选择树中选择该单位即可。在单位选择树中选择了某个单位后，单位选择按钮变为，表示选择成功。图1-15 单位选择树 内容分类树单击按钮展现内容分类树，如图1-16所示。从图中可以看出，内容分类树按层次分为“采购目录”、“预算科目”、“采购类型”、“采购方式”、“预算类型”、“支付方式”六个分类。每一个分类下面又有更详细的分类。内容分类树同样不能单独使用，必须是在业务菜单树中选择了某项功能菜单后，使用内容分类树可以进一步将查询出来的结果按不同的分类显示出来。例如，如果我们要查询采购类型为“政府集中采购”的确认书，则先在业务菜单树中选择确认书查询菜单，然后在内容分类树中选择采购类型政府集中采购菜单即可。内容分类树可以联合使用。例如，如果我们要查询采购类型为“政府集中采购”、采购目录为“货物类”的确认书，则在内容分类树中先选择采购类型政府集中采购菜单，再选择采购目录货物类菜单即可。内容分类树还可以与单位选择树联合使用。例如，如果我们要查询某个单位的采购类型为“政府集中采购”的确认书，则先在单位选择树中选择该单位，再在内容分类树中选择采购类型政府集中采购菜单即可。在内容选择树中选择了某个分类后，该分类将会以红色字体显示出来，如图下图所示，同时，内容分类按钮变为。当选择某个分类后，该分类以红字方式显示在此处（3） 操作区当选择了日常业务菜单树中的某一项时，在操作区中打开相应的功能页面。每次登录系统后，首先在操作区中打开的是“待办事宜”页面。首次登录系统并正确完成系统设置后，将在Windows桌面上生成一个名称为“政府采购信息管理系统”的快捷方式，以后，用户登录系统时直接双击该快捷方式图标即可。15 修改个人信息为了安全和方便起见，用户首次登录系统后，应及时修改登录密码及个人信息。修改登录密码及个人信息的方法如下：【第一步】登录系统后，单击日常业务树中的个人办公个人信息菜单，在操作区中打开“个人信息”页面，如下图所示。【第二步】在个人信息页面中，如果要修改登录密码，则在密码栏中输入新的密码，并在确认密码栏中再次输入同样的新的密码。【第三步】在个人信息页面中，如果要修改用户个人信息或单位信息，则在姓名 、电话 、单位地址 、采购联系人等栏中输入相对应的信息。请用户注意，上述信息的修改十分必要，在编制建议书时，这些信息可以自动地填入建议书中的相关栏目，减少用户的重复输入工作。【第四步】修改登录密码或个人信息后，单击保存按钮，保存所做的修改。个人信息”进入个人信息页面。如图4所示：图43 采购任务管理3.1 确认书分派内网的确认书发放之后会同步到外网，点击采购任务管理确认书分派显示全部确认书，如下图所示选择确认书，单击选择经办人，选好经办人后点击分派确认书，根据采购类型，确认书被分派到各个采购类型中，如下图4 采购人委托采购操作指南4.1 采购人委托采购操作步骤委托采购采购人操作主要分为以下四个步骤，如图5所示：图54.2 新建委托单点击委托代理采购新建委托单，进入新建委托页面如图6所示：图6在前面方块的地方打上钩，然后在点击“起草委托”进入委托信息页面如图7所示：图7填写相关信息，点击“委托”完成委托。4.3 采购文件确认代理机构将制作完成的采购文件及其附件提交采购人确认后，采购人通过采购确认采购文件确认，进入采购文件确认页面如图8所示：图8选择具体的项目，点击“办理”进入采购文件确认页面如图9所示：图9采购人查看项目信息及附件信息，选择处理结果，点击“提交代理机构”完成确认。（注：如采购人不同意，则退回代理机构修改后需要重新确认）4.4 采购结果确认代理机构将根据开标情况得到的采购结构及其附件提交采购人确认后，采购人通过采购确认采购结果确认，进入采购结果确认页面如图10所示：图10选择具体的项目，点击“办理”进入采购结果确认页面如图11所示：图11采购人通过“评标结果查看”查看中标情况，选择处理结果，点击“提交代理机构”完成确认。5 协议采购操作指南5.1 竞价采购5.1.1. 选购商品（采购人）协议定点采购系统所有发起的竞价询价采购都是和协议确认书相关联的。登录系统后，可以通过左侧菜单中的“协议定点采购竞价采购”进入待采购列表，如图12所示。图12择某张确认书，点击进入商品选购页面，进行商品选购的相关操作，如图13所示。图13在商品列表页点击“商品名称”链接，查看商品的详细信息、可换组件、商品描述、服务承诺、供应商及商品比较，如图14所示。图14在选购商品的商品列表中选择某条记录点击，对采购商品配置进行调整，选择需要调整的配件，如图15所示图16在选购商品的商品列表中选择某条记录点击，查看上月成交价格趋势，如图16所示。图17选择好商品后点击，保存成功后的商品跳转回待采购列表，点击查看选购的商品信息，如图18所示。图18在询价信息列表中点击操作中的，查看所选商品的配置信息，如图19所示。图195.1.2. 发起询价（采购人）在询价信息列表中点击操作中的，对所选商品发起询价，（供应商报价开始时间是当日18：00，在供应商报价开始时间之前，可以删除；在供应商报价开始时间以后则不能删除。）如图20所示。 图20点击“开始询价”,进入询价情况页面，输入相关的询价信息，点击开始询价按钮，确定开始询价，如图21所示。（小提示：如果在商品列表页面选择一个商品如图5，可以点，直接进入询价情况页面，进行询价操作）图215.1.3. 供应商报价（供应商）采购人发起询价的商品显示在正在询价列表中查看，(供应商报价开始时间是当日18：00，在供应商报价开始时间之前，可以撤消；在供应商报价开始时间以后则不能撤消。)如图22所示。图225.1.4. 确认采购（采购人）供应商报完价需要采购人确定的商品显示状态“待采购人确认”，如图23所示。图23说明：如果供应商报价低于委托价，则报价结束后不要再经过采购人确认直接成交，报价高于委托价，则报价结束后要采购人确认。点击办理进入确认中标商品页面，采购人进行确认，如图24所示。图24采购人确认“不同意本次采购”，确认提交， 填写采购人不同意信息，具体四种情况：结束本次询价、重新发起询价、转自由询价，如图25所示图25采购人确认“同意本次采购”，确认提交，转回正在询价页面，状态为“待采购中心审核”如图26所示。图26采购人同意成交后，系统自动提交采购中心审核，采购中心审核同意后，供应商可以起草合同，供应商起草合同，采购人在合同管理列表中，状态显示为“待供应商起草合同”，如图27所示。图275.1.5. 确认合同（采购人）供应商起草好合同并提交采购人审核的合同展示在合同管理列表中，状态显示“待采购人审核”，如图28所示。图28点击显示合同表单信息、商品信息以及合同文档，如图29所示。图29点击进入审核页面，采购人审核同意或审核不同意，提交确认，如图30所示。图30选择“审核同意”或者“审核不通过”再点击提交确认，即保存审核信息。审核不通过的合同会退回供应商进行修改后再次提交确认。5.1.6. 验收并备案（采购人）在填写验货信息之前，要先对本次采购进行评分，如图31所示：图31点击“暂存”，保存评分信息，“提交”后将不能修改评分信息。评分完成后点击操作列表中的验货并备案，需填写验货单，如图32所示：图32点击填写验收意见，进入验收信息表单页面，如图33所示。图33点击保存，如图所示，可对其修改、打印，如图34图34点击“备案”，系统提示已成功备案，则验收意见不可再修改。至此竞价采购网上流程结束。5.2 直接采购5.2.1. 选购产品（采购人）登录系统后，可以通过左侧菜单中的“协议定点采购直接订购”进入待采购页面，如图35所示。图35对列表里的某个产品点击列表后面的可以进入商品选购页面，进行商品选购的相关操作，如图36所示