某市业主决策电子投票工作指引

广州市业主决策电子投票工作指引一、适用范围本市行政区域内按照法律、法规、规章和规范性文件规定以及管理规约、业主大会议事规则约定需要业主共同决定的事项，使用电子投票表决的活动适用于广州市业主决策电子投票暂行规则。电子投票，是指以市住房和城乡建设行政主管部门提供的业主决策电子投票系统(以下简称投票系统)为平台，业主通过微信、短信、网站等互联网、移动通信技术手段，对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决的活动。二、表决事项物业管理区域内需由业主共同决定的下列事项，可以使用电子投票表决：(一)制定和修改业主大会议事规则；(二)制定和修改管理规约；(三)选举业主委员会或者更换业主委员会委员；(四)决定是否设立业主监事会；(五)制定物业服务内容、标准以及物业服务收费方案；(六)选聘和解聘物业服务企业；(七)筹集和使用物业专项维修资金，制定物业专项维修资金管理制度；(八)改建、重建建筑物及其附属设施；(九)改变共用部位、共用设施设备的用途；(十)决定或者授权业主委员会决定共用部位、共用设施设备的经营方式，管理、使用经营收益；(十一)听取和审查业主委员会的工作报告和收支预算结算报告、业主监事会的工作报告；(十二)改变或者撤销本物业管理区域内部分业主、业主委员会作出的与业主大会决定相抵触的决议；(十三)法律、法规、规章规定或者管理规约、业主大会议事规则约定应由业主共同决定的事项。三、主管部门市住房和城乡建设行政主管部门组织实施本规则，负责投票系统的建设、维护和管理，负责全市电子投票活动的监督管理工作。区住房和建设行政主管部门负责本辖区电子投票活动的监督管理工作。街道办事处、镇人民政府会同区住房和建设行政主管部门负责指导、协助、监督本辖区投票组织者开展电子投票活动，调解处理电子投票活动中的纠纷。居民委员会、村民委员会协助街道办事处、镇人民政府指导和监督社区内电子投票活动。四、实施单位投票组织者是指组织业主对物业管理活动中业主共同决定事项进行投票的组织和单位，包括：首次业主大会筹备组、业主委员会、业主监事会、居民委员会、村民委员会、物业服务企业等，其主体资格应当符合有关法律、法规、规章和规范性文件的规定。五、建立投票系统数据库（一）提出申请。投票组织者向属地街道办事处、镇人民政府提出建立投票系统中本物业项目数据库的申请。（二）录入数据。街道办事处、镇人民政府将房屋门楼号牌、业主手机号码等信息录入数据库。区住房和建设行政主管部门将房屋建筑面积、业主姓名等信息录入数据库。（三）公示信息。投票组织者公示投票系统中房屋门楼号牌、业主姓氏、手机号码前3位和后4位等信息，公布接收业主意见的联系方式，公示时间不少于10日。（四）业主确认。街道办事处、镇人民政府通过投票系统向已提供手机号码的业主发送确认信息。在发送确认信息前，投票组织者及时向全体业主通知投票系统将向业主发送确认信息的事项，未收到确认信息的业主应当及时告知投票组织者，并提供业主本人用于投票使用的唯一手机号码。六、进行电子投票（一）提出申请。投票组织者在使用投票系统30日前向属地街道办事处、镇人民政府提出书面申请，并提交相关资料。（二）开放系统。街道办事处、镇人民政府会同区住房和建设行政主管部门审核，符合条件的，街道办事处、镇人民政府在收到申请之日起3个工作日内出具可以使用投票系统的书面通知。街道办事处、镇人民政府将可以使用投票系统的书面通知等资料抄送区住房和建设行政主管部门，区住房和建设行政主管部门在收到书面通知后的3个工作日内开放投票系统使用权限。（三）投票前公示。投票组织者在使用投票系统20日前，向投票表决范围内的业主公示街道办事处、镇人民政府出具的书面通知以及投票开始时间、投票截止时间、表决事项、表决规则等事项，公示时间不少于10日。对表决事项、表决规则进行修改的，投票组织者应当将修改后的表决事项、表决规则重新公示，公示时间不少于10日。投票组织者应当在开始使用投票系统前，在街道办事处、镇人民政府的指导、监督下，将投票表决的事项录入投票系统。（四）业主投票。业主可以通过微信平台投票、通过手机短信投票、在投票系统网站投票，提倡优先采用微信投票。对无法进行电子投票的，书面投票可作为补充方式，在投票组织者提供的书面征求意见书上签署表决意见。以上4种投票方式可任选一种。（五）公开投票结果。电子投票有效期限内无业主使用书面表决意见形式的，电子投票表决结果应当于投票期限届满之日起1个工作日内由投票系统统计并生成。电子投票有效期限内有业主使用书面表决意见形式的，电子投票表决结果应当在书面表决意见录入投票系统后即刻由投票系统统计并生成。投票组织者应当将电子投票表决结果向全体业主公示，公示内容应当包括建筑物专有部分的门楼号牌、建筑面积、投票方式，业主对表决事项赞同、反对、弃权的意见，全体业主对表决事项赞同、反对、弃权意见的汇总结果等，公示时间不少于7日。投票组织者公告通过使用“广州市业主决策电子投票系统”形成的业主大会相关决定。广州市业主决策电子投票示范文书目录1. 关于建立电子投票系统基础数据库的函2. 提供物业管理有关信息的通知3. 关于录入电子投票系统基础数据的函4. 关于提供有关实测绘成果的通知5. 关于收集并录入有关业主信息的函6. 关于移交并公示有关业主信息的函7. 关于公示有关业主信息的通知8. 关于核实有关业主信息的函9. 关于向业主发送电子投票确认信息的通知10. 关于变更有关业主信息的函11. 使用电子投票系统申请表12. 关于同意使用电子投票系统的函13. 关于使用电子投票系统表决业主共同决定事项的通知14. 表决票15. 关于公示表决结果的通知附件1关于建立电子投票系统基础数据库的函街道办事处名称：物业管理区域名称拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于物业管理区域名称是首次使用业主决策电子投票系统，根据广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第七条规定，请街道办事处名称及时指导、协助我们建立物业管理区域名称的电子投票系统基础数据库。专此函达。投票组织者名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件2关于提供物业管理有关信息的通知物业服务企业名称 ：投票组织者名称拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于物业管理区域名称是首次使用业主决策电子投票系统，根据广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第六条规定，请你公司于年月日前将物业管理区域名称内所有建筑物专有部分依法设置的门楼号牌，以及门楼号牌对应的业主姓名、业主手机号码等信息的书面材料（盖公司章,见附表）和excel电子表格提供给我单位。特此通知。附表：物业管理区域名称物业管理有关信息清册街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附表物业管理区域名称物业管理有关信息清册填报单位：填报时间：年月日序号楼栋号房屋门牌号业主姓名手机号码123.n备注：楼栋号、房屋门牌号请填写依法设置的标准名称附件3关于录入投票系统基础数据的函区住建部门名称：物业管理区域名称拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。由于物业管理区域名称是首次使用业主决策电子投票系统，我单位按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第七条规定，已将物业管理区域名称内已收集到的建筑物专有部分的门楼号牌、业主手机号码等信息录入电子投票系统基础数据库，并请你单位对下一步使用业主决策电子投票系统的工作给予指导、协助。专此函达。街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件4关于提供有关实测绘成果的函市或区房地产测绘管理机构名称 ：本区物业管理区域名称（地址）拟采用电子投票形式对物业管理活动中的业主共同决定事项投票表决。根据广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第七条规定，请你单位核对物业管理区域名称内尚未登记的建筑物专有部分（见附件）是否备存实测绘成果，已备存的，请于年月日前将实测建筑面积的书面材料和excel电子表格提供给我单位。专此函达。附表：尚未登记的建筑物专有部分清册区住建部门名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附表物业管理区域名称尚未登记的建筑物专有部分清册填报单位：填报时间：年月日序号房屋地址及门牌号实测建筑面积测量成果报告书编号123.n备注：1.房屋地址及门牌号由区住建部门填写2.实测建筑面积、报告书编号请测绘部门填写附件5关于收集并录入有关业主信息的函街道办事处名称：我单位已将物业管理区域名称已登记或已实测绘建筑物专有部分的不动产相关信息已录入电子投票系统基础数据库。现仍有部分建筑物专有部分尚未登记且未实测绘（见附件），请你单位指导、协助投票组织者按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第六条规定，收集并确认相应的业主姓名、业主身份证件号码、业主手机号码、建筑面积等信息，并将信息录入电子投票系统基础数据库。专此函达。附表：尚未登记且未实测绘的建筑物专有部分清册区住建部门名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附表物业管理区域名称尚未登记且未实测绘的建筑物专有部分清册填报单位：填报时间：年月日序号楼栋号房屋门牌号业主姓名身份证件号码手机号码房屋建筑面积123.n备注：1.楼栋号、房屋门牌号由区住建部门填写2.业主及房屋的其他信息请街道办事处会同投票组织者填写附件6关于移交并公示有关业主信息的函投票组织者名称：物业管理区域名称的电子投票系统基础数据库已初步建成，现将投票系统中建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码提供给你单位，请按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第五条、第七条等规定，及时公示上述信息，公布接收业主意见的联系方式，公示时间不少于10日。公示期间应当按照上述规定及时处理业主提出的意见。专此函达。附表：建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附表物业管理区域名称建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册序号楼栋号房屋门牌号业主姓名手机号码123.n附件7关于公示有关业主信息的通知物业管理区域名称的全体业主：在街道办事处名称、区住建部门名称的指导、协助下，已初步建成了物业管理区域名称电子投票系统基础数据库。按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第七条规定，现向物业管理区域名称的全体业主公示物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码（按照规定作保密处理）。公示期从 年 月 日起至 年 月 日止（不少于10日）。公示期间，业主对公示信息有异议的，应当以书面形式向投票组织者提出更正意见。对公示业主姓名的异议，业主应当向投票组织者提供房屋权属证明、身份证件等相关资料，并由街道办事处、镇人民政府会同投票组织者将该相关资料提供给区住房和建设行政主管部门进行核实，核实无误的，区住房和建设行政主管部门在电子投票系统基础数据库中更正，并及时通知街道办事处、镇人民政府和投票组织者；对公示门楼号牌、业主手机号码的异议，街道办事处、镇人民政府会同投票组织者进行核实，核实无误的，街道办事处、镇人民政府在电子投票系统基础数据库中予以更正。特此通知。附表：建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册投票组织者名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附表物业管理区域名称建筑物专有部分的门楼号牌、业主姓名、业主手机号码清册序号楼栋号房屋门牌号业主姓名手机号码123.n备注:公布业主姓氏，手机号码前3位和后4位，其余用*号。附件8关于核实有关业主信息的函区住建部门名称：投票组织者名称已按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第五条、第七条等规定，公示了物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌，业主的姓名和手机号码等信息。公示期间，有业主对公示的业主姓名提出异议，现将提出异议业主的房屋权属证明、身份证件等相关资料（见附件）提供给你单位，请对该资料进行核实，并将核实结果及时反馈我单位。专此函达。附件：异议业主的房屋权属证明、身份证件材料街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件9关于向业主发送确认信息的通知物业管理区域名称的全体业主：在街道办事处名称、区住建部门名称的指导、协助下，物业管理区域名称已初步建成了电子投票系统基础数据库，向全体业主公示了物业管理区域内所有建筑物专有部分的门楼号牌、业主的姓名和手机号码。按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第七条规定，街道办事处名称将于年月日通过电子投票系统向已提供手机号码的业主发送确认信息。未收到确认信息的业主请于年月日至年月日期间及时告知我单位，并提供本人用于投票的唯一手机号码。我单位会将收集的业主手机号码和对应门楼号牌提供给街道办事处名称，由街道办事处名称将业主手机号码录入电子投票系统。特此通知。街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件10关于变更有关业主信息的函区住建部门名称：物业管理区域名称已建成了电子投票系统基础数据库，现该物业管理区域内的建筑物专有部分门楼号牌、业主手机号码、未登记的建筑物专有部分已办理登记手续、已登记的建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名等信息发生了变更。按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第八条规定，现将已收集的有关变更信息和资料提供给你单位，请协助及时变更电子投票系统基础数据库中的相应信息，并将变更情况及时反馈我单位。专此函达。附件：变更信息的文件和相关材料街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件11广州市区使用电子投票系统申请表申 报 单 位(投票组织者名称)填 报 日 期广州市住房和城乡建设委员会印制说 明一、适用范围：适用于广州市行政区域内使用电子投票系统对物业管理活动中的业主共同决定事项进行投票表决；二、本表由申请使用电子投票系统的投票组织者如实填写，申请人对填写内容的真实性负责； 三、本表用蓝色或黑色墨水笔填写，字迹要端正、清楚；也可打印； 四、填写时，如表格内不够填写，可另加附页，也可适当调整表格大小； 五、本表统一以A4纸打印。 申请使用电子投票系统的报告街道办事处名称：物业管理区域名称拟定于年月日采用电子投票形式组织业主对业主共同决定的事项内容进行投票表决，拟表决事项符合使用电子投票系统的有关规定。按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）第九条规定，现向你单位提交以下材料申请使用电子投票系统，并请对我们组织开展电子投票活动给予时指导、协助。1.投票组织者采用电子投票形式的决定；2.业主大会议事规则(仅业主大会议事规则已依法表决通过的需提供)。专此报告。投票组织者名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )申请资料要件情况拟投票表决事项 符合使用电子投票系统的有关规定采用电子投票决定 符合法定形式业主大会议事规则（有议事规则的填写） 依法经业主大会表决通过约定事项 符合物业管理有关规定处理意见街道办事处意见签字：年月日回复意见文号及时间 物业函 第 号回函时间： 年 月 日备注：1.本页由街道办事处填写，字迹工整，如实填写，不得涂改；2.申请资料要件情况的下划线处填写“是”、“不”、“未”。附件12关于同意使用电子投票系统的函投票组织者名称：你单位提交的使用电子投票系统的申请表收悉。经研究，你单位提出采用电子投票形式组织业主对业主共同决定的事项符合使用电子投票系统的有关规定，现同意你单位使用电子投票系统。请你单位严格按照广州市业主决策电子投票暂行规则（穗建规字20161号）及有关规定，将本函和使用电子投票系统的有关事宜及时通告投票范围内的全体业主，受理业主的建议和意见并及时回复，收集需补录或者变更的业主相关信息，在开始使用投票系统前录入投票表决事项，认真组织业主开展电子投票活动。专此函达。街道办事处名称（盖章） 年 月 日(联系人： ，联系电话： )附件13关于使用电子投票系统表决业主共同决定事项的通知物业管理区域名称的业主：经投票组织者名称研究决定，并经街道办事处名称同意，拟定于年月日起，至年月日止，组织业主采用电子投票形式（可通过微信、短信、网站投票，用微信投票的，请关注“广州物业管理”微信公众号）对业主共同决定的事项进行投票表决（业主在投票有效期限内只享有一次电子投票权）。对于无法利用互联网、移动通信等方式进行电子投票表决的业主，可以在投票有效期限内，在投票组织者名称提供的书面征求意见书签署表决意见（在投票有效期限内已使用电子投票方式投票的，业主再次提交的书面表决意见不得录入投票系统计票）。为保障全体业主能参与投票，请投票系统基础数据库中标注未登记建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名、业主手机号码的业主（见附表），以及建筑物专有部分的建筑面积、业主姓名、业主手机号码有变更的业主及时向投票组织者名称提供房屋权属证明、身份证件、手机号码等相关资料，我们会将收集的信息提交街道办事处名称、区住建部门名称办理信息变更手续。本通知公示时间于年月日起，至年月日止。公示期间，业主对本通知的事项有建议和意见的，应当以书面形式向投票组织者名称提出。投票组织者名称会受理并及时回复。对表决事项、表决规则进行修改的，投票组织者名称将重新公示修改后的表决事项、表决规则，公示时间不少于10日。特此通知。附表：未登记建筑物专有部分相