公司商品采购制度.docx

精选资料商品采购制度发布日期 实施日期目 录1.目的32.适用范围33.涉及岗位34.工作流程34.1.采购计划34.2.采购询价比价管理44.3.合同签订44.4.商品入库44.5.采购付款44.6.付款核销55.相关文件51. 目的明确商品采购工作流程，加强采购工作的管理。2. 适用范围商品采购是指用于公司经营性商品(服务)的采购工作。3. 涉及岗位采购商务、各销售部门、库房管理员、财务核算员、出纳员。4. 工作流程4.1. 采购计划4.1.1常规备货商品采购计划由采购需求发起人综合上月及当月销售情况、结合当前库存情况，预计下月采购数量，每月27号报送商务部，由商务部制定采购计划表，每月1号报运营支持总监审批执行采购；4.1.2非常规备货如已经与销售方签订销售合同，采购商务按照4.1.1，会同销售合同一起报运营支持总监审批；如还未签订销售合同需先行采购，则由销售部门填写非常规商品采购/备货申请表报运营支持总监审批后按4.1.1执行；4.2. 采购询价比价管理4.2.1 公司所有经营性商品(服务)采购均由商务部负责采购；4.2.2 商务部根据业务部门上报的采购需求及时进行询价、比价，预定采购业务进度应能配合请购项目的缓急；4.2.3 对自由外采商品(服务)的采购价，至少应进行三家或三家以上的询价、比价，并形成市场询价记录，未经询价、比价的自由外采商品(服务)，严禁采购（项目或厂家指定供应商商品除外）；相同配置产品如价格无变化，重复性采购时不再进行采购比价。4.2.4分析询价记录，拟订议价对象、议价策略及拟购底价，最终形成采购比价表,报相关领导审批；4.2.5 询价、比价原则：同一种商品(服务)类型，优先比较商品价格和质量、同价格同质量的基础上比较品牌美誉度、前三者相同的情况下，比较售后服务的及时性和方便程度，选择价优质高的供方进行合作；4.2.6建立日常低价搜索机制：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息资料库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购；4.2.7 国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序 。4.3. 合同签订4.3.1合同签订方式：常规采购合同和电子采购合同4.3.1.1常规采购合同：采购商务与供应商确定采购合同内容，拟定合同后报运营支持中心总监审批和盖章，经双方盖章后合同生效；4.3.1.2电子采购合同：根据上游厂商、代理供应商的要求，在供应商指定的电子商务平台上执行订购、审批、查询的订单，称之为电子采购合同，为满足公司内部审批需求，执行电子采购合同的，我方只保留经过审批的纸质采购合同即可，审批流程依据公司审批管理规定执行。 4.3.2采购商务将采购合同信息EXCEL电子台账。4.3.3采购商务在ERP系统中录入采购订单；4.3.4 采购商务将合同按月整理后存档。4.4. 商品入库4.4.1采购商务根据库管收货情况与采购凭证（采购合同、采购订单、采购审批表、供方发票等）核对无误后，审核ERP系统中的采购订单，库管在ERP系统中做接收入库（从航天信息股份有限公司采购的商品需要由采购商务在电子商务平台上进行签收）；4.4.2 采购商务根据库管收货情况、结合实际业务需求，通过ERP系统生成入库单并打印一式两份，双方签字确认；4.5. 采购付款4.5.1采购商务根据采购合同的有关付款条款，填写付款申请单提交财务部及公司领导审批；4.5.2将通过审批的付款申请单交财务出纳办理货款支付；4.5.3出纳将办理完毕的付款底单复印件或电子汇款回单交与采购商务办理合同付款核销手续；4.6. 付款核销4.6.1采购商务在货款支付后及时催收发票；4.6.2采购商务核验收到的发票信息无误后,根据发票与ERP系统中的入库单进行核对，由入库单下推生成“购货发票”，录入发票号码，并进行发票钩稽； 4.6.3采购商务将钩稽完毕的发票（增值税发票含抵扣联）与经库管签字的入库单一并提交财务核算员；4.6.5财务核算员收到发票和入库单后，审核ERP系统中的采购凭证。5. 相关附件5.1采购计划表5.2 商品采购/备货申请表5.3 采购比价表可修改编辑（ ）月采购计划表采购单位： 单位：元序号商品名称型号单位库存数量计划采购数量预算单价预算合计供应商采购需求发起人备注123456采购计划预算合计：采购人员：商务经理：财务经理：运营总监：非常规商品采购/备货申请表日期： 编号: 产品名称型号/配置数量需方名称备注 申请人： 日期：分管领导审批： 日期：商务部经理审批： 日期： 财务经理审批： 日期：采购比价表采购单位： 年 月 日 项目名称： 供应商名称产品名称 规格型号采购数量含税单价合计金额付款方式供货周期送货方式及