内部协调沟通制度.doc

精选资料梅陇（ 综合）字2005年 第 025号 关于印发长春梅陇购物有限责任公司内部协调沟通管理制度的决定公司各部门：公司内部各部门之间的协调沟通是公司各部门之间的工作之一，实事求是、顾全大局、团结协作、积极主动、沟通服务是内部协调沟通工作的出发点，为加强各部门之间的协调沟通，综合管理部制定了长春梅陇购物有限责任公司内部协调沟通管理制度，经公司领导审定，现印发给你们，望遵照执行。二五年九月八日主题词： 协 调 沟 通 管 理 制 度呈 送：公司领导 发 送: 公司各部门 打 印：赵 兰 校 对：赵 兰 签发人：李宁 程建国 印 数：8 份长春梅陇购物有限责任公司内部协调沟通管理制度第一章 总 则第一条 公司内部各部门之间的协调沟通是综合管理部的工作之一，实事求是、顾全大局、团结协作、积极主动、沟通服务是内部协调沟通工作的出发点，基于此，特制定本制度。第二章 协调部门间的沟通工作第二条 部门间协调沟通工作的原则1、一切从实际出发，实事求是。2、从总体目标出发，配合大局，处理好局部与整体间的利益。3、按职能办事，按政策办事，不要越俎代庖。4、协调沟通，达到统一。5、请示汇报，不可冒权用令，强加于人。6、紧急事情马上办，优先事情尽快办，普通事情抓紧办。第三条 协调方法1、程序法：对一些反复出现的问题的协调方法。2、会议法：（1）公司主管领导主持会议协调，综合管理部根据各部门的职责和实际情况，提出切实可行的意见，供会议研究。（2）综合管理部主持会议协调，做出的具体方案，报主管领导审批。3、磋商法：由综合管理部牵头，相关部门参加，共同协商方案，在职责范围内执行，超出部门职责范围，需报公司主管领导审批后执行。4、随机法：根据不同的情况，采取不同的协调方式，如请示领导、相关部门组成联合小组等。第四条 协调的形式1、程序式处理。对一些反复出现的问题而采用的协调方法。（1）做好预测，制定各种问题解决办法的标准。（2）当问题出现时，认真研究，严格按有关政策、法律法规和公司管理制度，做出正确的处理意见，并检查、核对和完善公司制定的解决此类问题的处理标准。（3）以后再出现此类问题，按此标准程序处理。2、磋商式处理：对涉及公司多个部门的问题的协调方式。（1）综合管理部主动向各部门领导说明情况，做好沟通工作。（2）将具体情况向总经理请示汇报，得到公司领导的指示后再解决问题。（3）在处理问题过程中，不可把一时办不成或个别部门不同意的事搁在一边，任其拖延下去，必须及时跟踪，限时解决。3、专题会议：对涉及多个部门的具体问题的协调解决方法。（1）由综合管理部主持协调会议的召开，涉及到的部门负责人或项目负责人参加。（2）在充分征求意见、广泛民主的基础上，做出解决问题的办法。（3）会后，综合管理部整理会议纪要，并下发到相关部门，作为解决问题的依据。4、随机处理：对一些突发性问题的协调方法。（1）一些特殊问题，由于其本身的不确定性，难以预测问题的发生。（2）解决此类问题时，要根据不同的实际情况，采取不同的方法，临场处理。（3）及时向总经理请示汇报，请有关领导联合办公或现场协调处理。5、合理化建议（1）综合管理部在协调各部门之间的关系时，要听取各部门的意见，征询各部门的建议。（2）强化“服务”的意识。第三章 协调岗位间的沟通工作第五条 协调的原则1、一切从实际出发，实事求是。2、顾全大局，保障协作。3、以理服人，维护团结。4、调动积极因素，提高工作效率。5、坚持服务第一的原则。第六条 协调的方法1、关系岗位（职责）协调：明确各岗位职责，调解工作上的矛盾，在公司内形成一种相互信赖，职责分明，互相配合的岗位协作精神，增强各岗位员工凝聚力和向心力。2、观点（意见）协调：工作中不同岗位之间会产生一些意见分歧，要善于诱导，求得思想一致，思想统一，同时要让每个岗位的员工有充分发表意见的机会。3、情感协调：每个岗位都是由具体的员工来负责，其职责也是通过具体员工的努力来实现，无论是哪位员工遇到工作上或生活上的困难，都要主动地去帮助，增强员工对公司的亲和力，更好地做好本职工作。第七条 协调的方式1、程序化：明确每个岗位的职责范围，岗职规范，操作要求程序化。（1）开业筹备期，综合管理部负责制定公司各部门职责范围及岗位设置和每个岗位的岗职规范；负责或协助相关部门制定每个岗位的岗职规范和各项工作流程。（2）员工入职前的岗前培训必须明确各自岗位的职责范围，岗职规范及各项工作的操作流程。（3）综合管理部每半年组织一次员工岗位职责和岗职规范的培训。（4）综合管理部每季度对每个岗位的职责范围及岗职规范执行情况调查一次，根据市场环境、实际工作的变化，做出调整意见。2、磋商处理：尊重员工的工作，真正把员工当作公司的主人。员工工作遇到阻力或岗位间出现矛盾时，综合管理部应做好以下工作。（1）全面细致调查工作阻力和产生矛盾的原因。（2）向公司领导说明情况。（3）做出处理办法前，广泛征询当事人的意见或建议。3、员工座谈会，了解员工的工作、生活状况、解决员工的各种疑难问题，（具体要求参照本规定的“组织各级员工座谈会”）。4、员工培训：全面提升员工的各项素质。第四章 组织各级员工的座谈会第八条 组织各级员工座谈会的内容1、帮助各部门向员工传达和解释公司的各项政策、经营宗旨、重大决策。2、协调公司员工的人际关系，激发员工的士气和潜力。3、了解员工的建议和要求，切实解决员工工作上、生活上所面临的实际困难和问题，尊重员工，关怀员工，维护员工的基本利益，培训员工对公司的友好感和亲近感。4、提高员工参与管理的热情。第九条 会议通知1、确定座谈会的召开：根据公司整体工作计划或领导批示，确定召开员工座谈会的会议主题，会议召开时间、参加人员名单。2、会议通知的下发（1）会议通知由综合管理部下发，通知要写明会议召开的时间、地点、参加人员名单及座谈会主题。（2）会议通知要在会议召开前三天内送达参加会议人员所在部门，以便部门安排好工作，参加会议人员准备好材料。第十条 会前准备1、安排布置会议室，并协助营销策划部对会议场所的陈列布置。2、准备好会议所需的材料。3、安排好会议的主持人。4、安排与会人员的发言人及发言内容。5、根据会议的实际需要，购置会议所需物品。第十一条 会间服务工作1、给与会人员发放相关材料。2、认真做好会议记录。3、负责相关服务。第十二条 会后工作1、整理编发会议纪要，上报公司领导。2、对会议进行认真的总结，并将会议召开的过程、取得的建议和信息形成书面报告，上报公司领导。第十三条 会议纪律：参照公司办公会议制度。第五章 组织供应商会议第十四条 供应商会议的类型1、年度工作总结大会。2、招商工作会议。3、品牌联谊会。4、供应商座谈会。5、专项会议。第十五条 会议通知1、综合管理部根据公司整体工作要求或经公司领导批准的由业务招商部提出召开供应商会议的计划，组织安排会议的召开。2、会议通知由综合管理部起草，于会议召开前一周，交给业务招商部发给供应商。3、会议通知应写明会议召开的时间、地点、会议主题、会议议程、参加人员及会期。第十六条 会前准备工作1、安排布置会议场所，并协助营销策划部对会议场所的美陈。2、准备会期所需的各种材料，包括公司领导参加会议的发言稿，欢迎辞。3、安排好会议主持人，确定会议议程。4、协助业务招商部确定与会人员名单、人数及会上发言代表人名单。5、根据会议的实际需求，购置所需物品，包括礼品、纪念品、奖品等。6、根据会议的实际情况，预订会议就餐场所及伙食标准。7、根据会议的实际情况，预订会议期间联谊活动的场所及费用预算。第十七条 会间服务工作1、发放相关材料给与会人员。2、认真做好会议记录工作。3、负责会议期间的相关服务。4、安排与会人员就餐。5、安排与会人员联欢活动。6、负责礼品、纪念品的发放。第十八条 会后工作1、整理编发会议纪要。