企业档案管理制度规范

档案管理规定一、档案管理机构及其职责1、 公司档案管理由技术质量部指派专人负责，各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。2、 各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。二、归档制度1、 凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、 凡属归档范围的文件资料，均实行集中统一管理，任何人不得擅自留存。3、 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属机构须保留的，保存人必须到技术质量部登记，技术质量部保存复印件。4、 以下文件资料应统一由人事行政部归档管理：（1） 公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；（2） 一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。（3） 经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档；（4） 上报和外发文件有上级来文的，要将上级来文一并附后归档。（5） 业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，涉及人力资源问题或属付款性质的，由技术质量部和财务部予以相应处理后，由经办人整理后，移交人事行政部；（6） 其它重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。（7） 由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，技术质量部保存原件，财务部保存复印件并注明原件存放处。（8） 公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。5、 以下文件资料应统一由各部门归档管理：（1） 各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。（2） 各种传真函件，由收、发函部门保存。三、档案保管制度1、 技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、 所有归档资料要分类进行登记。3、 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。4、 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。（1） 技术资料、合同协议保管期限暂定为10年，有明确规定的，从其规定；（2） 文档性资料，保管5年； （3） 其它资料销毁时报批执行。5、 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。6、 档案管理人员要定时检查档案专柜，核对件数，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。7、 凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1、 档案属于公司机密档案，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。2、 借阅由部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准；借阅重要密件，必须经副总经理或总经理批准后，方可借阅。3、 借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、 借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。5、 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。6、 借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予