文件和数据管制办法

升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次1/25版次3.0生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號文件和資料管制辦法資料中心 制核 準審 查制 訂發 行 章中文全名簽名/ 月 西日 元年 制 訂 者管 理 單 位單 位 主 管資 料 中 心版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次2/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0一. 目的:為統一管理公司各項文件及資料,特制定本辦法.二. 範圍:2.1 公司內各項文件(如手冊、管理辦法與實施細則等).2.2 外來的文件,如客戶提供的ISO標準等.三. 名詞定義:3.1 內部文件:指公司內部制定的文件及資料如: 3.1.1 手冊:適切描述公司管理系統,并用做執行與維持系統之永久性參考依據. 3.1.2 管理辦法:為執行公司管理政策及維持管理系統,所定之各項作業程序. 3.1.3 實施細則:為某一程序或辦法的詳細實施內容,即管理辦法或手冊的子辦法. 3.1.4 作業規範:為某一個程序或辦法所作的制度規範3.2 外部文件:指包含客戶提供的文件及ISO標準和安規方面的資料.3.3 正式文件:分發至公司內部、供應商、外包商等之文件,分發單位必須對其做版本增補、舊版收回等修改、廢止與新增之分發工作.(分發至外包商及供應商之文件資料,資料中心不對其做舊版回收之工作,由供應商及外包商自行銷毀),此文件為受控文件,還包括內部文件和外部文件.四. 作業流程:4.1 管理規章:流程說明流程 PIC 流程說明制定文稿權責單位權責單位需作業構思予以文字化,并制成文稿編 號權責單位權責單位必須向資料中心申請文件編號,進行會簽資料中心 由資料中心記錄之權責單位權責單位依據文稿與各單位之相關性決定負審查單位責審查的單位:只在單位流通的文件由該單位經(副)理級含以上主管審查,跨相關單位文件則需做成文件會簽記錄表(如附件二)再送相關單位的上一級主管審查并在文件會簽記錄表上簽名.文件會簽記錄表完成后,由權責單位從相關單位的上一級主管中,選一位為審查代表,于文件封面審查簽名.對于會簽時,各單位所簽注意見,由權責單位負責與簽訂意見單位協調.版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次3/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 流 程 PIC 流程說明審查(續上一頁)*若簽注同意,且有意見: 權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見, 并將協調結論于文件會簽記錄表上之”簽注意見協調討論”欄上,請參與協調的人簽名后送相關單位的一級主管審查. *若簽注不同意,且有意見權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見A.若相關單位同意撤消所簽注之不同意意見,則相關單位需在文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”上簽注同意,并簡要說明理由,同時協調參與人需簽名注明日期; B.若權責單位同意修改:則權責單位需從制定文稿處開始重跑流程,重新會簽審查. C.若權責單位與相關單位無法協調取得共識,則需交由負責核準之主管裁決: a.權責單位必須修改文稿:權責單位則需重新制定文稿,重跑流程;b.權責單位不需修改文稿:權責單位則需將裁決結果及原因備注于文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”欄上,請參與協調人士簽名后送相關單位上一級主管審查.核 準權責單位經審查通過后,所有文件最后需經總經理核準發 行核準單位資料中心權責單位應將核準后之文稿,連同文件會簽記錄表及文件分發建議表送交資料中心處理;并將文 稿電子檔Mail給資料中心統一集中管理,并將分 發該文件登錄于文件分發總覽表(如附件十)資料中心資料中心將填寫文件分發及發行記錄表(如附件十)將文件分發至相關單位付諸實施.版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次4/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 文件經審查通過后若發現文件遺漏任一相關單位時,應即知會該單位并獲得其同意后,使完成該文件之審查程序,否則流程需回到制定文稿處開始.五. 作業內容:5.1 文件分類:依文件內容可分為內部文件與外部文件,依文件管理方式可分為正式文件與參考文件.5.2 權責劃分: 5.2.1 權責單位:文件之制訂、送審、呈核、修改、廢止等,管理規章第一次發行時,權責單位需填寫文件分發建議表指定分發單位,并保存最新版本之文件完整. 5.2.2 資料中心:原稿文件、修改文件之集中處理;文件復制.分發到各相關單位;對相關單位作舊版收回并銷毀;相關單位文件遺失/增補申請之窗口;資料中心發行章/作廢章管理;文件發行記錄表/文件分發記錄表/文件回收記錄表/文件分發總覽表/文件變更記錄表之管理.文件格式發行前最后的審查. 5.3 文件之格式: 文件封面格式如附件五(如無需敘述,可省略不寫)文件內容-格式如附件六 5.4 文件之用紙標準管理規章之用紙采用A4影印紙為標準紙5.5 管理規章之標示 5.5.1 公司名稱 5.5.2 文件名稱 5.5.3 文件之編號部門代號文件代號流水號X XX - X - XXX 工廠代號(T表示升榮) 5.5.3.1部門代號:詳見附件七5.5.3.2 文件代號1.為手冊2.為管理辦法3.為作業規範 4.為實施細則5.5.4 生效日:若未特別指定,即為管理單位(資料中心)發行章日期.格式如JAN.01.2002版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次5/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 5.5.5 文件頁次:文件封面為該文件之第一頁,附件仍需編頁次該文件之總頁次 舉例說明: 1 / 16 該頁之頁次*文件之附件標示應顯示在該項次內容上面,總頁次應包含附件頁次.(如附件十四)5.5.6 文件版次:更改九個版次之后,強制規定文件重新發行.若修改版次未達九版,但修改篇幅頗多(達整篇1/3以上),可提前重新發行,例如:從1.5版跳至2.0版修改版次時,若有頁數增減,必須重新發行.版次修改時,修改頁次之版次,須與該辦法之版次相符如:修改之頁次原為1.0版,但該辦法經此變更發行后版本改為1.4版,則該頁次之版次由1.0版1.4版1.0 -原版發行1.1 -第一次修改1.9 -第九次修改2.0 -重新發行2.1 -第一次發行以此類推5.5.7 分發編號:文件分發記錄表流水號廠別代號(取公司英文第一個字母”T”部門代號XXX - X - XX5.5.8 制訂單位:例如:XX部XX課5.5.9 制訂欄需有制訂者及單位主管中文全名簽章及日期;審查欄須有審查代表 中文全名簽章及日期;核準欄須有核準者中文全名簽章及日期.5.5.10 發行章的印記,參考附件八5.5.11 除原版發行/重新發行者外,須有版次修改大綱之敘述.5.5.12 日期簽寫之格式,”制訂者”及”單位主管”兩欄之簽名方式為左至右;”審查”及”核準”兩欄簽名方向為由上至下.日期之寫法為月.日.年(西元年四位數),月份必須以英文簡寫之方式書寫(如附件十四)版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次6/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 5.5.13 資料中心在每次文件變更完成后,負責將更新后文件之版次標示于”文件分發總覽表”(格式如附件十),并將更新后之文件隨”文件分發總覽表”發放至各部門,確保各部門場所使用最新存放的文件. 5.6 文件之發行5.6.1 管理規章5.6.1.1 文件發行,應由資料中心加蓋發行章(如附件八);資料中心發行文件時,應同時記述:文件編號、文件名稱、頁數、版次、制訂人及發行日等于”文件發行記錄表”中5.6.2 文件若重新發行,需文件整份發行;若僅修改其中幾頁,在不影響頁數增減之下,則僅需發行修改版次之封面及修改之頁次即可,不需整份重新發行;否則,頁數如有任何變更均需要重新發行.5.7 文件之分發 5.7.1 管理規章第一次發行時,權責單位需在文件分發建議表上選定分發單位(如附件九)給資料中心參考分發;管理規章第二次發行之后的分發單位即可參照上一次的文件分發記錄表辦理,但若權責單位需要增補分發單位,仍需填寫文件分發建議表給資料中心參考分發;5.7.2 資料中心在分發管理規章文件時,應同時在文件分發記錄表中記述文件流向:分發編號領用單位、領用者與領用日期等(如附件四).5.7.3 文件增補分發時,應登錄于原該版次的分發記錄表及文件分發總覽表中,并記錄如5.7.2之記述項目.5.7.4 分發新版次文件時,分發單位在讓領用單位領取新版次文件時,在分發記錄表上簽名的同時,舊版次應同時收回銷毀;并在舊版文件分發記錄表之備注欄上,注明回收狀況,以“O”代表已回收,以”X”代表遺失,若領用單位找不到舊版文件則需開立”文件需求申請表”重新申請文件,資料中心收到后即發行新文件;同時,還應在”ISO文件回收記錄表”如附件十五)中詳細記述文件回收狀況:文件編號、文件名稱、版次、分發編號、被回收 單位簽名及回收日期等(發行給外包商及供應商等自行銷毀).5.7.5 申請單位向資料中心索取相關文件分發至外包廠商、供應廠商或客戶等單位時,申請單位應填寫”文件需求申請表”(如附件十六),經部門主管及資料中心主管批準,資料中心才給予辦理. 5.8 文件之變更5.8.1 管理規章之名稱變更,需重新編號發行.同時,原辦法需廢止,原文件編號停止使用.5.8.2 管理規章之條文或附件的變更,權責單位均需依事實需要,提出檢討后之改善內容,且需經會簽、審查、核準程序完成文件變更程序.5.8.3文件變更記錄方式: (1)文件變更時,均需填寫文件變更記錄表:制訂單位應將文件編號、文件名稱、新版次、舊版次、修改單位、修訂者之中文全名、修訂日期、頁次(指文件變更記錄表的該分頁次與總頁次)、修訂章節、原內容、修訂后內容與修訂原因等記述于”文件變更記錄表中”版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次7/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 并將文件變更記錄表交由資料中心永久保存. (2)文件變更時,制訂單位應于新修改版次頁下,簡要陳述版次修改大綱,但若文件重新發行時,無 需陳述版次修改大綱,但需詳填”文件變更記錄表”做成記錄(記錄方式:原內容可將原稿影印 件復印貼于記錄表上,變更內容則需填寫在記錄上).5.8.4 文件之變更發行方式,參照5.6進行 5.9 文件之廢止5.9.1 因各種因素所回收之管理規章的舊版文件,應由資料中心收齊后銷毀,但分發至供應商或外包商者,其舊版文件由供應商或外包商自行銷毀;原稿文件在管理規章更新版次后,由資料中心蓋紅色作廢章(如附件八)并至少保存一年后予以銷毀.5.9.2 記錄表除了變更記錄表及發行記錄表由資料中心保存之外,其余記錄表隨各版本之更替而銷毀.5.9.3 文件之制訂單位因組織變更,而有異動的情況下,資料中心需先將原制訂單位制訂之文件 廢止,再發行新制訂單位制訂的文件.5.9.4 文件廢止時,由資料中心加蓋作廢章,原文件編號停止使用,若有新文件發行,需另外重新編號5.9.5 有關文件得視需要給予客戶參考者,視為參考文件,不做舊版收回.5.9.6 客戶提供的ISO相關文件和安規資料等外來文件均不做舊版回收,由其自行管理. 5.10 文件之管理5.10.1 各類文件由資料中心集中管理,并進行一般之保存、建檔、歸檔等庶務.5.10.2 資料中心需就文件目錄索引、分類等建檔并專櫃存放.5.10.3 任何文件(含管理規章)在未加蓋發行章之前,不得使用;且需以資料中心分發之文件為正本不得自行影印.若有需求請開立”文件需求申請表”向資料中心申請;對蓋有資料中心發行章 之文件需保管好,不可任意做為回收紙使用.5.10.4 文件申請增補或遺失申請補發時,申請者應填寫”文件需求申請表”填寫完經部門主管簽 核及資料中心主管核準后,交給資料中心管理人員予以補發.資料中心對各部門因遺失而申請之文件每個月進行統計一次,列出清單交各部門主管,各單位主應根據清單督促各 部門之文件管理工作,以確保文件之安全性.5.10.5 管理規章之條文解釋:若對管理規章之條文說明有疑問之單位,可將意見或疑問填寫在文件條文意見表(如附件十三)上,寫上文件編號、文件名稱、版次與意見說明,并寫上提出單位名稱、提出人姓名和提出日期,經單位主管簽名同意,予以管理代理匯總裁示,由管理代表寫上裁示意見、交付之制訂單位、制訂者與交付日期并簽名后,分發文件制訂單位回復說明,制訂者需填寫制訂單位名稱、制訂者之姓名、回復日期,由制訂單位主管審核簽名后,再交回管理代表整理,由管理代表影印三份,一份管理代表留存,另二份予提出單位及制訂單位參考,制訂單位可依此意見表之內容,作為下次改版時之參考. 5.10.6 資料中心將每兩個月針對所發行給各單位之文件進行稽核,資料中心主管將對被稽核者 視稽核結果作獎勵及懲處.版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次8/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.05.10.7 本文所提及表格,若有需求,一律向資料中心索取.六.參考資料. 略七.附件 7.1 文件分發建議表(附件一) 7.2 文件會簽記錄表(附件二) 7.3 文件發行記錄表(附件三)7.4文件分發記錄表(附件四)7.5 文件封面(附件五)7.6 文件內容(附件六)7.7 部門代號對照表(附件七)7.8 發行章及作廢章圖樣(附件八)7.9 文件分發建議表範例(附件九)7.10 文件分發總覽表(附件十)7.11 文件變更記錄表(附件十一)7.12 文件變更記錄表範例(附件十二)7.13 文件條文意見表(附件十三)7.14 文件封面姓名與日期簽法範例(附件十四)7.15 文件回收記錄表範例(附件十五)7.16 文件需求申請表(附件十六) 7.17 文件稽核記錄表(附件十七)版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次9/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件一:升榮電子(東莞)有限公司 TPE026文件分發建議表文件編號: 文件名稱: 版次:制訂單位: 制訂者:份數部門課別備注總經理室管理部 總務 人事進出口 財務資材部采購課生規課倉管課制造部制造辦公室SMT品保部 IQC QA IPQC QE 品保辦公室(QAD) 制造工程部 認證公司版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次10/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件二:升榮電子(東莞)有限公司 TPE034文件會簽記錄表文件編號: 文件名稱: 版次:同意不同意簽注意見會簽單位會簽者會簽日期簽注意見協調緒論協調參與人(簽名日期)版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次11/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件三:升榮電子(東莞)有限公司 TPE049文件發行記錄表文件編號: 文件名稱:序號版次頁數制訂人發行日備注版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次12/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件四:升榮電子(東莞)有限公司 TPE050文件分發記錄表 文件編號: 文件名稱: 版次:分發編號領用單位領用者領用日期備注*在備注欄以(O)代表文件已回收,以(X)代表文件遺失版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次13/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件五:升榮電子(東莞)有限公司文件編號頁次版次生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號 文件名稱單位名稱 制核準審核制訂發行章中文全名簽名 / 西月 元日 制訂者管理單位單位主管資料中心版次修改大綱版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次14/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件六:升榮電子(東莞)有限公司文件編號頁次文件名稱:版次1.目的2.範圍3.名詞定義4.作業流程5.作業內容 5.1 5.1.16.參考資料7.附件版次修改大綱版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次15/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件七:*部門代號對照表中 文 名 稱 英 文 名 稱 代 號總經理室 General Manager Office GM管理部 Affairs Department AD財會部 Financial 或 Accounting FA進出口部 Import / Export Dept. IO電腦中心 Computer Center CC資料中心 Document Control Center DC品質保證部 Quality Assurance Dept. QA生產規劃部 Production Planning Dept PP制造工程部 Production Engineering Dept PE生產制造部 Production Dept PR版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次16/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件八:發行章圖樣1.正式文件發行章2.作廢章版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次17/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件九:升榮電子(東莞)有限公司 TPE026文件分發建議表文件編號:TPE-2-003 文件名稱:文件和資料管制辦法 版次:3.0制訂單位: 資料中心 制訂者:于慧份數部門課別備注總經理室管理部 總務 人事進出口 財務資材部采購課生規課倉管課制造部制造辦公室SMT品保部 IQC QA IPQC QE 品保辦公室(QAD) 制造工程部 認證公司版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次18/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件十:範例: 升榮電子(東莞)有限公司VER:1.1文件分發總覽表總項次項次 部門文件名稱版次總經理室 總務人事進出口部財務采購課生規課倉管課制造辦公室SMTIQCQAIPQCQE品保辦公室 制造工程部認證公司1TGM-2-001內部品質稽核辦法1.02TGM-4-001管理審查實施細則1.03TAD-2-001廠商考核、獎勵辦法1.04TAD-2-002廠商選擇與評鑒辦法1.05TAD-2-003IND零件送樣與承認辦法1.06TAD-2-005設備管理辦法1.07TAD-2-006設備采購、驗收、報廢辦法1.08TAD-2-007采購管理辦法1.09TAD-2-008教育訓練辦法1.010TAD-2-009員工考核依據1.011TAD-2-010出差管理辦法1.012TAD-4-004危險性材料管理實施細則1.013TAD-4-005財產編號規則1.0141516171819版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次19/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件十一:升榮電子(東莞)有限公司 TPE051文件變更記錄表文件編號: 文件名稱: 新版次: 舊版次:制訂單位: 制訂者: 修訂日期: 頁次:NO修訂章節原內容修訂后內容修訂原因備注版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次20/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件十二:升榮電子(東莞)有限公司 TPE051文件變更記錄表文件編號:TPE-2-003 文件名稱:文件和資料管制辦法 新版次:1.1 舊版次:1.0制訂單位:資料中心 制訂者:于慧 修訂日期:JUN.01.2002 頁次:33NO修訂章節原內容修訂后內容修訂原因備注15.1.1.1管理規章包含:手冊、管理辦法等管理規章包含:手冊.管理辦法.實施細則增列實施細則25.1.1.2版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次21/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件十三:升榮電子(東莞)有限公司 TPE052文件條文意見表提出單位文件編號:文件名稱:版次:意見說明 提出單位: 提出日期: 單位主管: 管理代表裁示交付制訂單位制訂者 管理代表: 交付制訂單位日期: 制訂單位回復說明 制訂單位: 制訂者: 回復日期: 單位主管:版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次22/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0附件十四: 範例: 升榮電子(東莞)有限公司文件編號TPE-2-002頁次1/15版次2.7生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號 現場ESD管制辦法制造工程部機構課制核準審核制訂發行章中文全名簽