某旅游集团酒店管理订房服务费管控制度

厦门夏商旅游集团酒店管理公司酒店订房订房服务费管控暂行规定 制订：财会部 修订日期：2008年2月为健全酒店管理公司内控制度，规范各酒店订房服务费的操作、计算、复核、审批、支付等流程，特指定此制度。请各单位认真执行：定义：订房服务费指酒店住客通过旅行社、订房中心等中介机构预定或由中介方直接带入酒店入住，酒店根据双方约定的金额或比例支付给中介方的劳务报酬。一、 规范订房协议各酒店应与旅行社等中介单位签定订房协议，今后若酒店管理公司有统一的订房协议，各酒店应与对方签定统一的订房协议，协议内容须包含各类型客房的结算价格、订房服务费金额（比例）、结算方式以及实际结算价应扣除手续费等相关内容，所有订房中介单位应扣除的手续费费率统一为10%，如遇特殊情况应单独写报告说明原由报酒店管理公司批准，并将批准后的报告交酒店管理公司财会部报备。与订房协议单位签定的订房协议或约定的结算价格应在签定协议后报备酒店管理公司财会部,以后结算价格若发生变化也应及时报财会部存档备查。二、 规范订房流程：（一）外地网络订房中心一般以电话、传真的方式提前向酒店预定客房，酒店销售部或总台收到订房单传真并确认有房，将传真件签字回传后，预定生效，客人实际入住时，酒店前台按传真件上指定的价格向客人收取房费等相关费用，结算时以实际入住后的订房单传真件为有效结算依据。（二）本地旅行社等订房中介机构以电话、传真等方式预定的，预定方式与网络订房中心一致，但客人入住当天总台接待人员应找出该住客的订房单传真件并在上面签字确认，若订房单传真件上确定有房人员与前台接待人员为同一人时，还应要求当日的值班经理在订房单传真件上签字确认，值班经理当日不在场的，可让销售或总台的其他人员签字确认；另有一些是通过对方业务员或司机直接带客人前往总台办理入住手续的，对方派车将客人带到酒店后，由酒店总台人员负责接待并向对方开具入住证明单，证明单上应填写客人姓名、房号、房价、入住日期等相关信息，酒店接待人员应在接待人处签字，同时值班经理应在入住证明单上签字证明，如果当日值班经理没在场也可让当班保安签字证明，并要求对方司机或业务人员签名及写下车号以及对方联系电话等。以上信息须书写规范、工整，签名应填写全名、且能辨认。特别强调不得发生伪造订房单或入住证明单私自将自入散客做成需支付服务费住客的行为，一经发现将严肃处理相关责任人。 三、 预提当月服务费：在每个月的最后一天之前，由销售部统计出各家旅行社等中介机构的服务费金额，按要求填写酒店服务费预提统计表，交各酒店相应的核算会计入账，为确保核算准确，酒店销售部门在统计服务费时，应认真细致，力求与实际金额大致相符，不应偏差太大，若单笔服务费支付实际数与预提数偏差达到10%，且金额在500元以上的，需书面提交差异原因报告并经管理公司领导审核。四、 填制结算明细单：结算时，须填写财会部统一制作的服务费结算明细单，由销售部按要求详细填写客人姓名、房间号、抵离日期、对客价、结算价、间天服务费、服务费小计以及服务费总计及扣手续费后的实际支付金额等相关内容，若结算明细单是由对方统计计算的，其表格须反映以上各项内容，销售部填制完结算表后由总台复核后交由酒店第一责任人把关审核，请各相关责任人务必认真审核、从严把控，维护公司利益，对于徇私舞弊及滥用权利者，一经查处将严肃处理。五、 服务费请款：请款时要求对方提供正规税务发票（不能使用旅行社专用发票），发票项目应要求对方填写服务费（对方旅行社有要求的，也可填写综合服务费），并由销售部填写用款申请单，用款申请单内容应写明支付某月服务费，对于外地网络订房中心的付款应附上服务费结算明细单，前台结算单及订房单传真件由各门店相关部门自行保管，以便酒店及酒店管理公司财会部抽查核对；对于本地旅行社等中介订房机构除附上服务费结算明细单外，还应附上相应住客的前台结算单以及订房