网络报销系统管理制度.docx

网络报销系统管理制度网络报销系统管理制度（修订版）为实现收集、规范发行站财务数据的共享和集成，保证报社财务环境健康、透明、可持续发展，使财务管理更加规范有序、监督有力，特制定本制度，本制度适用于重庆时报社各发行站、零售站。1、 网络报销系统管理原则 21.1管理原则21.2费用审批环节的权责划分21.3费用类别及审批原则21.4报帐要求22、系统基本功能使用说明22.2登录22.2使用说明32.3填写单据32.4单据字段说明42.5单据提交（审批）52.6填单界面其他功能键说明52.7单据审批（我的任务）72.8我的任务查询 102.9我的单据查询 102.10流程收回113、网络报销填单规则 11 3.1单据不同项目对应关系 12 3.2其他注意事项 124、各岗位人员职责、权限及时间要求 125、网络报销系统审批流程 13 返回目录 1、 网络报销系统管理原则1.1管理原则事前业务申请、预算审批、事中预算控制、事后及时报销的原则。1.1.1预算内财务事项执行预算管理、分级审批的原则；1.2费用审批环节的权责划分1.2.1机构负责人、部门负责人对所审批事项的业务真实性、合理性、报销金额的合理性、报销事项与报销发票的一致性负责，负责对所属机构、部门的费用预算执行情况及其异动做出合理解释、纠偏并控制；1.2.2财务发行组负责审核报销票据的真实性、合规性，负责对部门、发行机构整体费用预算执行情况警示分析，负责对费用异动部门专项追踪，负责对部门预算调剂以及追加事项审核，负责对部门、发行机构异动财务支出项目实施专项审计。1.3费用类别及审批原则1.3.1发行站、零售站日常费用在预算范围内实行事前按照业务权限申请、事后部门负责人审签。1.3.2发行站、零售站日常类支出在预算范围内依据合同或相关文件标准审批至发行机构行政管理部负责人。1.3.3除日常费用以外的预算内费用金额500元内（含500）应签审至发行机构行政管理部负责人，大于500小于1000元（含1000）应签审到发行机构副总经理（奖励款除外），超过1000元以上签审到发行机构负责人（数码公司费用除外）。1.4报帐要求1.4.1为了及时反映费用结果和与预算的匹配程度，各项费用业务完结后，按规定时间在网络报销系统中填写相关单据，不得压单；个人经办的单据，由本人在填写相关单据，不得由他人代填单据。1.4.2各项借款费用报销原则：前帐未清，后款不借。因特殊原因不能报销及时冲帐的，应经分管领导同意，并提前告知财务部负责人。2、 系统基本功能使用说明2.1登录打开IE，键入网络报销系统的URL地址错误！超链接引用无效。，输入网络报销系统“登录名”和“密码”，点击”登录”按钮，进入网络报销系统。如下图：图2.1网络报销系统登陆界面返回目录2.2使用说明用户登录后直接进入首页，可通过首页快速进入填写单据、查看，审批单据。如下图：图 2.2-1首页说明：1. 常用单据区域：“常用单据”区域显示的是用户经常填写的单据，点击“单据名称”链接直接进入该单据的填写页，另外，通过“常用单据”区域的“更多”链接可以直接进入单据填写功能。2. 我的任务区域：“我的任务”区域中显示的是属于用户需要处理的业务单据。点击“我的任务”区域中的“更多”链接直接进入到我的任务功能页面。3. 我的单据区域：“我的单据”区域显示的是由当前用户创建的单据，点击“我的单据”区域中的“更多”链接直接进入我的单据功能页面。4 用户不想通过首页访问各个功能时，可以通过点击页面右上方的（）图标显示菜单栏，通过菜单访问各个功能。如下图图2.2-2 用户菜单2.3填写单据登录系统后，点击页面上方的（）图标-控制流程-填写单据:返回目录图2.3-1 用户菜单在填写单据页面左侧的页面中选择需要填写的单据点击单据名称链接打开单据。图2.3-2单据选择2.4单据字段说明单据信息需要按照实际业务情况填写。（需要填写的字段都已用黄色标明）。单据中相关字段说明：经办人：创建单据的人员。业务科目：费用发生的实际归属科目。会计科目：按照提供的发票确定的科目。申请金额：用户填单的金额，为必填字段，作为审批人的参考依据。批复金额：为实际报销的金额，普通用户需要填写，填单时批复金额等于申请金额， 审核会计可以根据情况修改批复金额。结算方式：报销费用的付款方式，为必填字段。附件张数：所附原始票据张数，为必填字段。（原始发票及收据的张数）注：附件为0也必须重新填入数值0。业务摘要：用户对报销的费用进行说明，为必填字段。返回目录图 2.4非日常费用报销单填单界面本次冲销金额：用于对之前所借费用进行还款。在录入该字段前必须点击单据上的“”按钮关联需要冲销的借款单信息。2.5单据提交（审批）单据内容填写完整后点击“提交”按钮（），进行单据提交审批人选择界面。弹出工作流对话框，如下图：图 2.5单据提交界面选择执行人后点击“确定”按钮即完成单据的提交，执行人默认都勾选了，可以不操作直接确定。下一环节的审批人登陆系统就将在我的任务界面看到需要审批的该单据。2.6填单界面其他功能键说明2.6.1添加费用明细按钮，在一张单据中，用户可能需要填写多笔费用的使用情况或为多个组织机构同时申报费用。点击“”按钮，可增加单据的多条明细数据行。如下图：图 2.6.1多明细单据返回目录2.6.2删除费用明细按钮在多明细的单据中，有时可能需要删除某些明细记录。选中明细区域中的一个字段后点击“”按钮可以删除选中的明细区域，当单据只有一条费用明细记录时，“”按钮不起作用。2.6.3附件按钮点击“”按钮可以为单据上传附件，点击“”按钮后弹出对话框如下图：图 2.6.3-1上传附件界面点击“选择文件”进入本地文件存放地址，点击“上传”按钮即可完成文件的上传，文件上传后隐藏显示在右侧，通过点击右侧可以查看已经上传的附件，如下图：图 2.6.3-2查看单据附件说明：单据流转的各个环节中均可以查看和删除附件，但是单据的附件只能由上传该附件的用户删除。返回目录2.6.4保存按钮单据已经填写但是暂时不需要提交，可以点击“”按钮保存单据，在需要继续处理该单据时可以在“我的单据”菜单中处理该单据。 2.6.5添加冲销按钮用于先有借款后报销的情况。可通过选择“”按钮对之前的费用借款单进行冲销。如下图所示。选择好相应的借款单后点击“确定”。则单据上的借款单编号、借款摘要、借款单金额、未还款金额会一并带出。用户只需录入本次冲销金额即可。图 2.6.5可冲销借款单据2.7单据审批（我的任务）2.7.1功能描述 “我的任务”功能用于管理当前系统用户的任务。在“我的任务”中可以对当前用户待办的单据进行审批和回退操作。2.7.2使用说明登录系统后，在菜单栏中选择“控制流程-我的任务”进入我的任务页面（或者在首页我的任务区域直接点击单据进入），如下图：返回目录图 2.7.2我的任务界面在该界面中，上部为用户任务列表，列出了用户需要处理的任务；下部列出了选中任务的单据简要信息和单据目前的流程状态。2.7.3单个任务和批处理流程用户可以直接双击一条任务或者选中一条任务后双击进入处理流程，点击”批处理”按钮（）进入单据，如下图所示：图 2.8-1批处理单据处理界面进入单据处理界面后可以对单据进行编辑、提交、或拒绝等操作。图 2.8-2单个单据处理界面2.7.4单据审批如果处理人对单据的内容没有疑义，可点击“”按钮使单据向下一个环节流转。 1. 若当前环节不是单据的最后环节，弹出如下对话框：返回目录图 2.9-1单据审批流转界面在单据流转工作流界面中，可在审批意见中增加本人的意见，选择下一环节执行人后点击“确定”按钮即完成单据本环节的审批，并将单据提交给下一环节的执行者。2. 若当前环节是单据的最后环节，并且没有后续单据，弹出如下对话框：图 2.9-2 显示流程结束的工作流界面点击“确定”按钮完成单据的审批流程并结束该单据。2.7.5单据退回如果当前的审批者认为该单据的内容需要进行修改或认为该单据的申请不能批准，则可以通过回退的方式将单据退回上一个执行人或申请人本身。进入单据后点击“”按钮，弹出如下对话框：图 2.10单据回退界面回退操作说明： 审批人可以在右侧选择“回退类型”。如选择“逐级审批”，则被回退到的操作者再次提交单据的时候，所有流程将逐一被执行；如选择“只送到我”，则中间的流程环节都被跳过，直接提交给该审批人。返回目录2.8我的任务查询在“我的任务”中可以按照“任务类别”，“任务类型”和单据编号进行查询，输入查询条件后点击“查询”按钮（）进行查询。任务类型说明：1. 待处理：表示需要处理的任务。2. 已完成：表示已经处理过的任务。3. 已退回：表示由当前用户执行过回退操作的任务。4. 已取回：表示由当前用户执行过收回操作的任务。2.9我的单据查询2.9.1 功能描述“我的单据”中存放所有与当前用户相关的单据，包括由当前用户创建、申请和审批的单据。并且在“我的单据”中可以通过选中单据来查看单据的流程状态。2.9.2 使用说明登录系统后，在菜单栏中选择“控制流程-我的单据”进入“我的单据”页面，“我的单据”页面中默认显示为空，点击”查询”（）按钮后方显示单据列表，如下图：图2.9.2我的单据显示界面2.9.3未提交单据处理流程在“我的单据”功能中，已经提交审批的单据只能查看单据内容，只进行了保存但未提交的单据或系统自动生成的单据可以修改单据内容并完成提交。1. 用户可以直接双击一个单据或者选中一个单据后点击”查看详情”按钮进入单据2. 完善单据信息，若单据信息已经完整则不需要进行修改。3. 点击流转按钮完成单据的提交。2.9.4我的单据查询在我的任务中可以按照“单据类型”、“类型”、“状态”、“单据编号”和“日期”进行查询，输入查询条件后点击”查询”按钮（）进行查询。单据类型说明：单据类型下拉选项显示的是当前用户有权限的控制单据。类型说明：1. 我创建：表示由当前用户填写的单据。2. 我申请：表示单据中的申请人字段为当前用户的单据。返回目录3. 我审批：表示由当驳回给当前用户的单据。2.10流程收回2.10.1功能描述如果单据提交人或审批责任者在提交单据或流转单据后认为该单据还需要有修改的地方，则可以使用流程的回收功能，将流转出的单据回收回来继续处理。“流程收回”功能用于收回由当前用户提交的并且下一环节尚未执行的任务。若提交的任务已经是最后一个环节则不能收回。2.10.2使用说明登录系统后，在菜单栏中选择“控制流程-流程回收” 图2.10.2-1菜单选项进入“流程收回”页面，如下图： 图2.10.2-2流程回收功能界面进入“流程收回”界面时，系统自动显示由当前用户自己提交的，下一环节尚未执行的任务。尚未执行指下一个环节的责任者还没有打开该单据。如果下一环节责任者已经打开了该单据，即使还没有处理，也属于不可回收的状态。勾选需要被收回的任务前的复选框，选择任务后”收回”按钮变为可用。点击”收回”按钮，选中的任务被收回，在我的任务界面中可以重新处理该任务。 3、 网络报销填单规则返回目录3.1单据不同项目对应关系，如下图：备注：业务科目对应的项目、会计科目及可冲销单据应严格按照以上要求执行。3.2其他注意事项：3.2.1同一业务科目同一项目可以多行填写；不同科目或不同项目只能单行填写。3.2.2填写纸质单据时把网络报销填单生成的编号统一写至单据右上角处，如有冲帐的单据则两张都要填写。注：（纸质报销单不需复写，明细可从网络报销系统查询）3.2.3申请金额与批复金额在填写时应一致，批复金额修改只能由审核会计在看到前环节有更改批复金额的最终处理意见或由于票据金额小于批复金额时方可修改，但只能小于批复金额，如需增加批复金额则由填单人重新填单走相应的审批流程。3.2.4每月截止25号以后（含25号）财务不再审核当月已提交的单据，此类单据将延迟至下个月审批领款。返回目录4、各岗位人员职责、权限及时间要求：人员内容网上单据提交时间票据提交时间票据接交人经办人整理、粘贴原始票据，填写费用报销单，现金借款单等。如有超出制度规定的报销范围和超支金额应同时提交申请。随时填写机构最后一个审批环节审批后各岗位相关会计站长负责本部门费用报销的真实性、合理性的一级审查、初批，并需在单据上本部门负责人区域签字。各级机构审批人负责对各站费用的真实合理性进行二级审查，对于有报销标准的费用应严格按照相关制度执行签审，如有超出制度规定的报销范围和超支金额应见申请后签审。每日随机审批专业会计、财务部发行组负责人负责对原始单据及附件的合法性、完整性进行审查、复核。上一环节审批完毕及见票据1个工作日内审批完毕1个工作日内财务发行组出纳出纳复核报销单据签字完整性、单据完整性、大小金额等，并履行付款。上一环节提交2个工作日内付款。各岗位相关会计5、网络报销系统审批流程，如下图。业务类型业务科目返