公文处理-秘书的办文工作.ppt

秘书的办文工作,办文工作概述,文书概述,文书撰写,文稿审核,文书的办理,学习目的 通过本章的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。,本章重点,学习重点 秘书办文工作的含义、内容和要求； 文稿撰拟、文稿审核的规范和方法。,第一部分 办文工作概述,一、基本概念 办文（文字）工作是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。是各类秘书必须具备的“看家本领”。 从当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”。 要想有地位，就得有作为。练就看家本领，是有作为的首要前提。（曾国藩-“屡战屡败，屡败屡战”；卢汉-“罪无可逭（huan)，情有可原”）,二、办文工作的意义,办文围绕“文”而展开的一切工作，包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。 1 文字功底是秘书的基本素质； 2 文字表达能力是秘书应具备的六大能力之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究） 3 对领导工作的有益补充和延伸： 对领导意图的完善和升华 对领导指示和智能的补充和延伸 对领导精力和体力的“代偿”,写作的受动性养之有素（注重积累） 倚马可待（随时准备着） 思维形式的抽象性（汉语知识、逻辑知识） 表达方式的“综合性”以说明为主，兼具记叙和议论 成文过程的“程序性”交拟、拟稿、审核、签发、 印发等,第二部分 文书概论 一、基本概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 文书是一面镜子，代表着工作水平。 文秘人员通常撰写的文书，包括法定公文、常用公文、领导讲话、各类公关文书。,二、文书的特点,1、很强政策性 起草公文时要有政策观念和政治头脑，不能与上级精神相违背。 2、很强权威性 是公文区别于一般文章的重要标志。 是法定的机关根据其权限和职能而制发的，体现着发文机关的意志，不可随意发放。 3、很强规范性 对行文体式有明确、规范的要求。 4、很强时效性 目的是为了指导工作、解决问题。 制法公文需迅速及时，不失时机。 5、一定机密性,三、文书的主要功能,明法：约束和规范国家、组织、单位的言行 传令：确保上级对下级，组织对个人的有效领导 教育：说明为什么，具有说服力和感召力 沟通：上情下达，下情上报 协调：是相关方面配合得当、步调一致 办事：提高效率 凭据：精确、稳定性 史料：立卷归档、长期保存,四、文书的种类 （一）按内容分可分为三大类 1.通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国党务行政机关现行公文有14种。 2.专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 3.常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。,1、通用文书种类（1）,决议用于会议讨论通过的重要决策事项 决定对重要事项做出决策和安排 指示对下级机关布置工作、提出工作原则和要求 意见对重要问题提出见解和处理方法 通知发布规定、任免、传达上级指示、转发公文、批转下级公文、发布要求下级机关办理或有关单位周知的事项 通报表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况等 公报公布重要决定或事件,1、通用文书种类（2）,报告向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问 请示向上级请求指示 批复答复下级机关请示 条例（中央）制定的规范工作、行为等的规章制度 规定对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范 函 组织之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等 纪要记载会议主要精神和议定事项,2、常用事务性公文种类,简报类政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、 值班简报等 规章类章程、办法、细则、通则、规则、公约等 总结类向上级或本单位报告工作和反映情况，归为“报告” 向下级介绍情况和交流经验，归为“通知” 计划类带有指示性的，归为“指示”；其它归为“通知” 讲 话开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告、领导述职报告等） 各种公关文书企业、事业单位用得较多 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等； 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等； 宣传类：说明书、解说词、广告词等；,（二）按行文方向分 行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系 上行文、下行文、平行文。 上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 （三）按公文的急缓程度分 特急：应在一天内办理完毕 急件：应在三天内办理完毕 一般文件 （四）按保密级别分 秘密文件和非秘密文件。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。,四、文书种类,五、行文关系与行文制度,行文关系 根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： 1 .有隶属关系的上下级机关之间的行文。 2. 无隶属关系的机关之间的行文。（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。 行文制度 机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。 主要有6种： a.相互行文制度； b.联合行文制度； c.逐级行文制度； d.文稿代拟制度； e.一文一事制度； f.公开行文制度。 其中最重要、最应防止违反的是逐级行文制度和一文一事制度这两项。,一.收文处理：,第三部分 文书的办理,签收,审核,传阅,立 卷 归 档,拆封,登记,注办,拟办、批办,催办,第三部分 文书的办理,一、收文办理 1.签收 收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。 清点、核对、检查、签字。对急件应注明收到的准确时间。 2.拆封及登记 登记内容包括：收文编号、日期、发文机关、发文字号、来文标题、份数、密级、附件、批办意见摘要、承办单位、承办人、办理结果等。 3.审核 主要针对下级来文。 审核内容：是否由本单位办理；是否符合行文规则；涉及其它部门或地区职权的，是否已协商、会签；文种、格式是否规范。 4.拟办 文书办理进入实质性阶段 大体分为阅件-“请*同志（处室）阅（阅知、阅示、参阅） 办件-“请*同志阅（酌）处”，“请*处提出意见于*日前上 报（*会议）*同志审批”等 内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。 隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。 对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。,一、收文办理 5.批办 领导对拟办意见作出批示 6.承办 按要求办理、及时办理、注重协调、规范程序 7.催办 对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情 况进行督促与检查，以确保落实。 进行检查督促，应注意方式方法 （书面查询、电话查询、当面查询等） 8.注办 (办结) 指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果。,第三部分 文书的办理,二、发文办理,审核 （行文、政策、文字）,草拟 （交拟、起草,复合 （格式、手续、材料）,分发 传递,第三部分 文书的办理,签发 （会签）,缮印,校对,用印,登记,二、发文办理 1、草拟 交拟（领导意图传达）、起草。 2、审核 重点审核：是否需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则、内容是否符合要求、格式是否规范等 3、签发 关键程序， 送负责人和被授权人核准签署“同意发出” 以本单位名义制发的上行文：主要负责人签发 以本单位名义制发的下行文、平行文：由主要负责人或授权人签发 注：文件签发正式生效，签发意见应明确肯定 “同意发”、“请*同志审定后发” 应签署意见、姓名、日期，不用铅笔、彩色笔获圆珠笔签发 4、复核 确保公文合法性、规范性，重点是审批和签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等,第三部分 文书的办理,二、发文办理 5、缮印 打印、校对、选用纸型、装订等 6、用印 保证公文具有权威性和发生效力 注：用印和发文单位名称一致 用印清晰、端正，履行用印批准手续、做好记录 7、登记 登记发文情况，以便查阅和统计 内容包括：标题、拟稿单位、拟稿人、审核人、签发人、 密级、文号、印制时间、份数、发送对象等 8、分发 机密文件走机要交通方式 本单位内直接送达；外埠通过文件交换站传递 邮寄最好为挂号,第三部分 文书的办理,注意事项,A. 交拟、拟稿：交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 B.审核、签发：主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 注意公文签发的权限。 C.印制、校对 印制要求内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，须严肃认真、一丝不苟。 D.用印、登记,注意：文稿审核,A.审核是一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。,审核内容（把关的重点）,主要从6个方面审查核定 A. 把好法律法规关； B. 把好政策规定关； C. 把好事实即材料数据关； D. 把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）； E. 把好体式关（语体、规格、式样等）； F. 把好程序规范关。,文稿审核的方法,A. 程序性方法“三审”制 初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。 复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。 终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。 B. 组织性方法四种 a. 个人审核 ； b. 集体审核 ； c. 会商（会审） ；d. 专家审核。,三、文书办理的注意事项 1、及时 时间要求。分清轻重缓急，不积压、不推诿、不延误 2、准确 质量要求。深入实际，调查研究，注重实效 3、安全 处置要求。有保密意识和安全意识，不泄密、不损坏、不丢失。妥善保管，精心摆放。 4、统一 管理要求。集中统一管理，建立统一工作制度，避免各自为政、擅自处理。 5、精简 特殊要求。尽可能减少中间环节，加快流转，提倡多发短文。,第三部分 文书的办理,第四部分 文书管理,文书管理，是从文件的形成、运转，到文件的保管、利用，乃至清退、归档、销毁等所有文书工作环节的管理。 一、 基本任务 1、控制数量 2、拟写、制作有效监管：拟稿、核稿、签发、校对 3、文件传递管理：登记、传阅、立卷、销毁 4、健全管理制度：收发文登记制度、签发制度、传阅制度、催办制度、安全保密制度、清退销毁制度、归档制度等 5、安全保管：不泄密、不损坏、不散失 二、管理原则 分类管理、安全保密、便于使用、管而不死，活而不乱,一、公文的基本格式,机关公文的格式内容，主要把握行文的文头，行文，文尾三个部分组成项目及其标志位置。 1.文头部分格式： 公文首页上半部分，由发文机关标志，发文字号，发文份号，秘密等级，签发五个项目组成。 （1）发文机关标识。发文机关标识居中印在公文首页上端。 （2）发文字号。有两种：“表明文种的公文”由发文年度,发文机关代字和发文顺序号组成； “固定格式公文”由发文年度和发文顺序号组成。 （3）公文份号。公文印制份数的顺序编号。凡属机密，绝密文件，应在公文首页左上角加以标注，一般文件可不标注 （4）秘密等级。按照国家和军队的保密法规。划分为绝密，机密，秘密三个等级，标注在公文首页右上方。 （5）签发标识。“请示”，“报告”这两类上行公文，应在发文字号右侧标注签发和已阅公文的领导同志姓名，其他行文一律不标注。,第五部分 文书撰写,行文部分格式。由公文标题，主送机关，正文，无正文说明，附件，署名，印章，成文日期八个项目组成。 （1）公文标题。标题应准确，简要地概括公文的主要内容，需要时标明发文机关和文种。 （2）主送机关。收授，办事或执行公文的机关。 （3）正文。公文的主体部分，用来表述公文的内容，位于标识或者主送机关下方。 （4）无正文说明。公文署名和印章与正文不在同一页时，在公文署名和印章上 （5）附件。在正文后、署名前，按顺序写明 （6）公文署名。机关署名或领导署名，应用全称或规范化简称。在右下方标注。 （7）印章。上不压正文，下不压成文日期，盖在姓名右侧。 （8）成文日期。会议通过或领导签发的日期。,二、公文的基本格式,3.文尾部分格式 （1）发文说明（“此件发至*，传达到*）” （2）主题词 表达概念、规范化、可组配性、可检索性 标引主题词基本方法： 主题分析（主体因素、通用因素、位置因素、时代因素、公文类型等） 选择标引词（公文主题词表） 正确使用组配符号（黑体字，顶格排印，各主题词间空格，无标点） （3）抄送机关 （抄报） （4）印刷说明 印制份数、印发（翻印）机关、日期 （5）联系办法 （6）页码,二、公文的基本格式,发文字号,发文机关标识,公文标题,主送机关,正文,署名、印章 成文日期,发文说明,印刷说明,主题词,三、公文撰写要求 （公文处理条例） 符合政策法规 全面准确反映客观情况，提出的措施、政策可行 观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨、表达准确 开门见山、文字精练、用语准确 人名、地名、时间、数字等准确无误 文种、格式正确 避免形式主义,第五部分 文书撰写,以理统篇，防止就事论事 叙事与明理相结合 在陈述具体事务基础上解释本质，从理论高度去认识； 在一定理论指导下，陈述具体事务； 归纳概括，提出原则性意见； 字里行间体现理论指导。 分列陈述，防治要点不明 仅用序号排列，无前言、后语 删繁就简三秋树，标新立异二月花。（郑板桥） 全局着眼，防止角度不准 一文一事，一事多角度，不能同时说几件不相干事情。 开门见山，主旨明确 首先交待本文基本内容，然后展开，分别说明。,四、公文起草原则与技巧,四、公文起草原则与技巧,起草文件要“四有” 公文性质：准确性、鲜明性、生动性。 要引人看、看得懂、能说服人。 1、有思想作灵魂鲜明的立场、观点 让上边的东西实际话；让具体的东西政治化，让传统的东西时代化 2、有事实作筋骨 用调查资料（七分采访，三分写作）；用数字资料； 用科研成果 ；用典故资料 1976 瓦尔德海姆 一分钟演讲，郭沫若-少用形容词,3、有细节作血肉 抽象与不抽象相结合；工作原则要求讲细致；毛泽东关心群众生活，注意工作方法 形象化语言（资本论） 4、有感情作容颜 以情动人，以理服人，以事感人 摆正位置，不居高临下多用常见句；多用短句；多用启发句 辩证思维，不走向极端辩证看问题 语言活泼，不板着面孔使用群众语言,四、公文起草原则与技巧,文章要素的处理 1、主题： （1）来源：A、“主题先行”；B、客观管理实际需要。 （2）要求：正确（合法、合政策方针、领导具体要求、客观实际）；新颖；准确；明确；单一。 2、材料 （1）来源 （2）要求：建立自己的素材库，体系化