秘书助理训后心得报告.ppt

,高效的秘書与助理，可以使上司的工作效率大幅提高。 成熟的秘書与助理，可以使上司的工作關系大幅改善。 干練的秘書与助理，可以使上司的信息取得快速正确。 优雅的秘書与助理，是上司最佳的公關，企業的形象大使。 智慧的秘書与助理，是上司最佳的幫手，企業的高級智囊。 得体的秘書与助理，是上司最佳的朋友，企業的公共代表。 擁有高效的秘書与助理，讓老板更得心應手。 成為優秀的秘書与助理，讓老板更放心放手。,成為五星級的秘書-邁向成功的第一步,Warm Up and Brief Introduction課程簡介 1.Whats the secretary job?秘書的工作范圍 2.What need to develop for a professional secretary? 秘書工作所需的能力概括,1.談秘書助理的角色与定位 2.秘書的職業道德与個人操守 3.了解老板期望与特點 4.測測看，您是否适合當秘書,五心級秘書,經典之作思考者作者艾倫曾說：,人永遠是由內而外，心境衍生出生命的情境，思想綻放出行為，結成個性與命運的果實。,目的,心態,方法,結果,發自內心的笑才是最燦爛的!,秘書應注意的事項,保守祕密,完全成為上司的後背力量,重視與有關人員的協調,主動了解上司,作個令人印象良好的秘書,誠 實 機 智 正 確 忠 實 開 朗 禮 貌 端 莊,秘書應有的特質,對秘書的要求,秘書的保密觀念要強； 秘書匯報情況要准確； 秘書要能提出好建議； 秘書反映情況和落實工作要及時； 秘書陳述情況要簡明扼要； 秘書要廣學博覽。,人,事,秘書行政的工作,秘書主要工作內容,秘書工作的能力,處理基本事務與解決問題的能力 人際關系的處理能力 資訊管理能力 生產及加工上司所必要的資訊 傳達上司所必要的資訊 保管和利用上司所必要的資訊 處理上司的特別命令事項,秘書事務處理與問題解決能力,交涉力,記憶力,企劃力,判斷力,Meeting Management會議管理 1.Pre-meeting arrangement提前准備 2.Travel arrangement 旅行安排技巧 3.During the meeting會中參与 4.After the meeting會后記錄,會 議 的 種 類,工作準備,器材設備的準備,事前測試,被品準備,會 議 規 範 內 容,會議決議之會議記錄力求當場確認,以簽名代替口頭承諾,提倡議而行的會議文化,訂定執行的賞罰標準,計劃要明確任務分工與時間期限,追蹤過程要親和有禮有原則,與BOSS相處融洽,Secretary and Manager秘書和上司 1.Learning your manager了解上司 3.Different styles of your manager不同類型上司 4.Cooperation with your manager与你上司的合作,老闆要你的,Keep It Simple Short,建議性報告的技巧- 建構4 Ps,Position 立場 Problem 問題 Possibilities可能性 Proposal 建議,Boss有決定權,您只有建議權!,多問選擇題!,老板急著要出差,但一直訂不到機位,您將如何處理與報告?,Travel Management安排旅行 1.What should be arranged for travel旅行安排需要做什么 2.Travel Schedule做旅行安排表 3.Appointment Schedule做約會安排表 4.Booking tickets and hotels?酒店和机票要注意什么,商之行 系統 與總機合作(內部流程) 讓想象力同boss一起,隨時了解,Time Management 時間管理 1.My wonderful day我的一天 2.Importance vs Urgency重要性和緊急性 3.Different phrases of focus trend注意力與注曲線 4.Short-term and long-term planning短期計划和長期計划,時間管理的意義,它是一種藉由時間的有效分配和運用，讓我們能更有效的使用時間完成任務，並提昇工作績效，且能做自己真正想做、真正能帶給自己快樂的事。,時間的分配,急迫,不急迫,重要,不重要,時間掌握著人生的四大需求,您在管理時間上有困擾嗎? 讓我們一同分享與探討,急件帶著跑!,Pressure and Ways to Release舒緩解壓 1.Whats pressure壓力的形成 2.How to release the pressure排解壓力的方法 3.Work under pressure在壓力下工作,同事,其他部門助理,其他部門主管,boss,自己,家人,朋友,秘書是,工作上的超人 公司裡的凡人 情緒中的聖人 生活上的窮人,理想,現實,想法,決定,壓力,問題,可控因素,不可控因素,內在環境,外力影響,作法,預防,面對,EQ(情緒智商)-高曼,情緒智商，就是一種自我激勵、愈挫愈勇、不衝動、不自滿的自我控制能力。 也是一種自我情緒調控，不因壓力而失去正向思考能力和擁有同理心及期望的能力,情緒是我們的想法所造成，並不是事件本身，事件本身沒有意義，是我們的想法賦予它意義。快樂的想法使你快樂，平靜的想法使你不會生氣，而你不認為可怕的事，就永遠嚇不倒你。,- 哈克,Relax,建立習慣,File Management檔案管理 1.Documentation before filing整理歸檔前的文件及往來信件 2.General filing principle一般原則和分類 3.Electronic and videos files電子文件和音像資料的歸檔 4.How to manage your working file如何管理你自己的工作文件 5.Your managers personal information上司個人資料整理 6.Name cards management名片管理,利用工具做好時間管理,規格化 分類管理 備份管理 顏色管理 定期彙整歸檔,檔案管理的智慧,隨手記錄,隨手整理,日事日畢,日清日高,服裝儀容篇,電話應對篇,接待禮儀篇,基本儀態篇,表情與儀態,-微笑 -眼神 -肢體 -行動,基本儀態篇,Personal Imaging秘書的個人魅力 1.Personal imaging design個人形象設計-得体的穿衣和舉止 2.Checking points of your clothing 個人穿著的自查 3.Important event clothing suggestions特殊場合的穿衣建議 4.Confidence is your most important wearing自信是女人最美麗的外衣,-男士 -女士 深色西裝 得體套裝 長袖襯衫 簡單化妝 深色襪子 得宜佩飾 深色皮鞋 包頭皮鞋,服裝儀容篇,Telephone Skill電話技巧 1.How to greet income calls?規范的接電話技巧 2.Transfer an income call如何轉接電話 3.Screen income calls如何過濾電話? 4.Message taking如何留言 5.How to prepare for a call打電話的技巧如何,策划你的語音信箱,三響內立即接聽 自報家門 請教、確定來電對象 親切的稱呼對方 詢問來意並記錄 先告知或請示 協助留言 讓來電者先掛電話,專業電話接答技巧,Business Courtesy商務禮儀 1.Office courtesy in details: door & elevator出入和上下電梯的禮儀 2.How to greet a visitor如何接待來訪者 3.How to deal with special persons如何与有個性的人打交道 4.Brief introduction for restaurant courtesy餐前 5.Prepare cards and gifts禮尚往來,-事先瞭解客戶對象 -起身微笑相迎 -引導至會客室 -奉茶 -介紹(握手) -送客(走、電梯、乘車),接待之步驟,Communication Skill溝通技巧 1.Communication: two way module溝通的模式一種雙向的過程 2.Perfect express skill完美的表達 3.Effective listening skill有效的傾听 4.Questioning and feedback skills提問和反饋 5.Conflicts management沖突的成因和解決 6.Deal with your internal and external customer 与你的內部客戶和外部客戶的溝通 7.How to deal with difficult people与難打交道的人相處,人際溝通的特性,人際溝通是連續的,人際溝通是有關係性的,溝通是會互相影響的,溝通是有差異的,歷程,謹慎,角色,態度,風格,溝通是有目的性的,角色溝通,發訊人,收訊人,原意,編碼,發訊,接收,解碼,回餽饋,心理學家佛洛姆(FROMM) - 人類與生俱來具有關係需求 ，強調每個人都會期待與他人產 生情感上的關聯，並藉此確定自 己的角色、地位、與存在的價值。,溝通的目的?,溝通的心理功能,-專心聆聽對方的陳述 表示願意理解與認同-,STEP 1,同理心,-說出對方當下的情緒 、陳述事實以及背後的期待-,STEP 2,客觀的心態與中立確實的表述,-避免預期假設與過多主觀的評價，以正向的態度，維持溝通原意的明確性。-,STEP 3,-在日常工作當中您與您的上司溝通有困難嗎?讓我們一起來探討.,與BOSS溝通,電話,E-mail,便條紙,留言信箱,face to face,