费用报销管理制度-李汉章[001].doc

精选资料费用报销管理制度第一条 市内交通费报销1、 一般报销标准：因公外出办事，应乘坐公交车辆，按实报销；若有特殊情况，经内控总监事先同意方可乘坐首选顺风车，其次快车、出租车报销时须在发票上写明出发地、目的地、乘坐出租车原由；（注：顺风车/快车可打印行程单、写明用车原由）2、 享有公司车补的人员，在厦漳泉区域外出联系工作所产生的一切交通费均自理。3、 因公外出须使用公司车辆要求：除享有车补人员及销售人员市场拓展外，各部门其他人员因公须派车，由行政中心审批同意（不限于口头方式）后，司机方能出车。4、 员工因公外出办事驾驶自身车辆的，每公里按0.6元给与报销（员工必须找交通费用票据作为报销凭据）。 第二条 差旅费报销1、 差旅费的报销必须符合差旅费报销制度规定。报销单据按性质划分和时间先后顺序整齐有序地粘贴在出差报销粘贴单上。2、 出差人员无论是乘坐何种交通工具，所产生的费用单据都必须在上面标明始发时间和到站时间，财务部门据此审核报销单据中的可报销费用。3、 出差费用清单上须详细注明费用发生情况（注明日期、往返区间、区间车船、机票、路桥费、住宿费等费用项目），其他费用报销须注明承办事项及事项开支情况。第三条 业务招待费1、 公司全体员工因工作需要应酬招待客人必须事先通过招待申请经各级报批后，方可进行招待，否则不予报销。2、 业务招待费一定要取得消费单位正式的收款凭证，300元（含）以上必须附带消费清单，否则，财务部有权拒绝报销，任何白条形式的应酬费一律不得报销。3、 实际发生的招待费用，不得超过招待申请预计总金额的20%；如若超过招待费用的20%部分，由申请人自行承担。第四条 办公费所有涉及到办公设备、办公耗材、行政类费用的报销必须符合物资采购管理制度规定。统一由行政部负责跟踪执行，需求部门填写采购申请单，按审批权限审批后统一交由行政部专人执行。第五条 单据填写要求、凭证的整理及粘贴方法1、 原始凭证的整理：报销经办人在办理报销手续前，必须将原始单据毛边用剪刀修剪平整。（发票或清单左右有打印卡孔的须延虚线撕掉再进行黏贴）2、 所有报销费用须附真实、正规、合法发票，不接受白条与收据。发票必须有公司的完整名称、税号，发票须加盖完整清晰发票专用章并保持完整。3、 原始凭证的分类：同一性质用途的多份凭证可归集为一类，如办公用品采购发票为一类、交通车费发票为一类、住宿费用发票为一类等；属正式发票（即企业单位开具的必须有“税务局监制”戳记，行政事业单位开具的必须有“财政局监制”戳记）的归集为一类； 4、 各项表单的填写规范：由经办人用黑色墨水的钢笔或签字笔填写公司统一的相关表单，填写“部门”、“申请人”、“报销日期”、“费用项目或事由（按发票内容填写）”、“金额（小写）（大写）”、“单据（张）”； 填写内容须完整、字迹清晰、金额准确、不得涂改。5、 凭证粘贴规范：必须将发票或收据毛边剪修平整后，用胶水粘贴在粘贴单上（可用二次纸替代），按发生时间的先后顺序将分类后的费用沿左上角依次对齐（粘贴标准见下图）。不得用订书机装订，若担心粘贴不牢，可用回形针夹牢。第六条 报销流程1、申请人填单：由经办人/经手人按合同进度或供应商开具的发票、收款收据内容填写付款申请单；员工个人代垫的费用性支出按内容填写报销审批单。2、部门内部审核：部门中心总监对单据进行审核，审核的内容包括费用类别、费用额度、费用期限等，审核完毕通过后递交至财务审核。3、财务审核：财务中心对付款申请单、报销审批单进行财务审核，依据已签定的合同或已获批的预算，审核费用的合理性、费用标准、发票金额的准确性、发票的合法性等，审核完毕通过后递交至内控总监。4、内控总监审批：内控中心对付款申请单、报销审批单进行审核，依据已签定的合同或已获批的预算，审核费用的合理性、费用标准、发票金额的准确性、发票的合法性、费用的真实性等，审批通过后再经总经理、董事长签批后，送出纳付款。5、出纳付款：1）出纳在公司款项充足的情况下，按合同进度或报销审批时间前后 进行排款，付款给公司外第三方或员工。2）员工支领报销费用时，如领取现金，则费用领取人员需在领取单上签字，如转入员工所留公司工资卡账号则无需领取人员签字确认。第七条 报销时间：公司各部门人员，要求费用产生后5个工作日内，根据实际发生的各项费用，及时按时间先后顺序进行黏贴、填写，并通过审核审批流程进行报支。如因项目涉及单个自然月内无法及时报销的费用，必须事先经过部门中心总监报备至内控总监同意后，可于次月5号前再归集报销，否则不给予报销；跨年度费用报销，须在下年度1月1日前提请报销，否则将以票据跨期原因，不予报销。费用报销期定为每周提交一次报支单，每周的周一统一由报销人把报销单据交至财务审核。第八条 报销流程图：报 销 人中心总监财务审核