排版和打印Word文档.ppt

第3章 排版和打印W o r d 文档,普通高等学校计算机教育“十二五”规划教材立体化精品系列,学习目标,学习要点 在文档中插入各种对象 制作表格 使用样式 审阅和修订文档 邮件合并制作文档 设置页面和打印文档 学习目标 掌握美化文档的相关操作 掌握长文档的制作技巧 熟悉打印文档的方法,主要内容,美化文档内容,1,制作Word表格,2,制作长文档,3,审阅和修订文档,4,使用邮件合并功能,5,设置页面和打印文档,6,课堂练习,7,美化文档内容,插入并编辑文本框,插入并编辑艺术字,插入剪贴画和图片,课堂案例1美化“组织结构图”文档,插入并编辑图形,插入剪贴画和图片,插入剪贴画 将光标插入点定位在文档中需插入剪贴画的位置，在【插入】【插图】组中单击“剪贴画”按钮，打开“剪贴画”任务窗格。 在“搜索文字”文本框中输入需搜索的剪贴画名称，在“结果类型”下拉列表框中可设置搜索的剪贴画类型，单击“搜索”按钮。 搜索到的剪贴画缩略图将显示在任务窗格中，单击缩略图，该剪贴画就会自动插入到文档的光标插入点处，如下图所示。,插入剪贴画 和图片,插入剪贴画和图片,插入并设置图片 将光标插入点定位在文档中需插入图片的位置，在【插入】【插图】组中单击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框。 在“文件位置”下拉列表框中选择图片保存的位置，在其下的列表框中选择需要插入的图片，单击“插入”按钮即可在光标插入点处插入所选图片，如下图所示。,插入并编辑艺术字,插入艺术字 将文本插入点定位到需插入艺术字的位置，在【插入】【文本】组中单击“艺术字”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的艺术字样式。 在文档中出现的艺术字文本框中单击鼠标，输入相应的文本，再根据需要设置文本的字体和字号等，如下图所示。,插入并编辑艺术字,插入并编辑艺术字,类型,【插入形状】组,【大小】组,【形状样式】组,【艺术字样式】组,【排列】组,【文本】组,插入并编辑艺术字,插入并编辑文本框,插入文本框 将文本插入点定位到需插入文本框的位置，在【插入】【文本】组中单击“文本框”按钮，在打开的下拉列表中选择一种文本框样式。 在文本框中输入文本，将鼠标指针移动到文本框右侧中间的控制点上，按住鼠标左键不放，水平向左拖动，可以调整文本框宽度。 将鼠标指针移动到文本框边框上，按住鼠标左键不放，可以将文本框拖动到其他位置，如下图所示。,插入并编辑文本框,编辑文本框 在文本框的边框上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”命令，打开 “设置形状格式”对话框，在对话框左侧单击各个选项卡，再设置相应的参数，如下面所示。,插入并编辑图形,插入形状 在【插入】【插图】组中单击“形状”按钮，在打开的下拉列表中即可选择所需形状，当鼠标指针变成十字形状，在文档的合适位置按住鼠标左键不放，并拖动鼠标，即可绘制出各种形状图形，如下面所示。,插入并编辑图形,“插入形状”组,“艺术字样式”组,“形状样式”组,“文本”组,单击“编辑形状”按钮，在打开的下拉列表中选择“更改形状”下的形状样式，可以更改当前形状样式；选择“编辑顶点”选项，拖动控制柄可改变其形状。,在其列表框中选择一种图形样式选项，也可单击右侧的3个按钮自定义形状的填充颜色、轮廓颜色和阴影效果等。,“艺术字样式”组：在绘制的形状上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，形状中将出现文本插入点，输入文字后可通过该组设置形状中文字的艺术效果。,编辑形状,用于设置形状中的文字排列方向和对齐位置。,插入并编辑图形,插入并编辑图形,插入SmartArt图形 SmartArt图形可以直观地表示数据关系、流程、结构层次等，添加SmartArt图形后的效果如下面所示。,插入并编辑图形,“创建图形”组,“SmartArt样式”组,“布局”组,“重置”组,单击“添加形状”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中选择相应的选项可以在不同位置增加形状。,单击列表框右侧的按钮，在打开的下拉列表中选择一种该类别下的其他SmartArt图形布局样式。,在列表框中可选择带有三维效果等样式，单击“更改颜色”按钮可以设置SmartArt图形的颜色果。,编辑SmartArt图形,单击“重设图形”按钮，放弃对SmartArt图形所做的全部格式更改。,插入并编辑SmartArt图形,课堂案例1美化“组织结构图”文档,公司组织结构图是企业画册中必备的部分，主要是表示公司成员、职称和群体关系的一种图表，它能形象地反映出组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系，组织结构图的绘制是一种层次关系的表达，可使用“层次结”SmartArt图形来实现，完成后的参考效果如下图所示。,制作Word表格,编辑表格内容,插入表格,美化表格,课堂案例2制作公司员工情况表文档,插入表格,插入固定行列表格 将插入点定位到需插入表格的位置，在【插入】【表格】组中单击“表格”按钮。 打开一个下拉列表，在其中按住鼠标左键不放并拖动，直到达到需要的表格行列数。 释放鼠标即可在插入点位置插入表格，如下图所示。,插入表格,绘制表格 在【插入】【表格】组中单击“表格”按钮，在打开的下拉列表中选择“绘制表格”选项。 此时鼠标指针变成笔形状，在需要插入表格处按住鼠标左键不放并拖动，出现一个虚线框显示的表格，拖动鼠标调整虚框到适当大小后释放鼠标，绘制出表格的边框。 按住鼠标左键从一条线的起点拖至终点释放即可，如下图所示。,编辑表格内容,选择表格行、列：将鼠标指针移到表格某一列的上方或某一行的左方，鼠标指针会变为 或 形状，单击鼠标可选择该列或该行,选择不同表格对象的方法,选择整个表格：将鼠标指针移至表格上时，表格左上角会出现 图标，单击该图标可选择整个表格对象,输入并选择表格对象,编辑表格内容,添加表格行或列：添加行或列时，可将文本插入点定位在表格中要添加行或列的单元格中，然后在【表格工具】【布局】【行和列】组中单击“在上方插入”按钮等按钮，即可插入相应的行和列,添加和删除表格行列的方法,删除表格行或列：删除行或列时，先选择需要删除的行或列，然后在【表格工具】【布局】【行和列】组中单击“删除”按钮，在打开的下拉列表中选择相应的删除选项即可,添加和删除表格行列,编辑表格内容,合并和拆分单元格 （1）合并单元格：选择要合并的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令。 （2） 拆分单元格：将插入点定位到要拆分的单元格中，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，在打开的对话框中输入要拆分的行列数后单击“确定”按钮，如下图所示。,美化表格,“表格”选项卡,“行”选项卡,“列”选项卡,“单元格”选项卡,“尺寸”栏用于设置表格的宽度；“对齐方式”栏主要用于设置表格与文本的对齐方式，以及表格的左缩进值；“文字环绕”栏主要用于设置文本在表格周围的环绕方式。,单击选中“指定宽度”复选框，然后在“度量单位”下拉列表框中选择“固定值”选项，再在左侧“指定宽度”数值框中输入列宽值，便可设置整个表格的列宽。,单击选中“指定高度”复选框，然后在“行高值是”下拉列表框中选择“固定值”选项，再在左侧“指定高度”数值框中输入行高值，便可设置整个表格的行高。,设置表格属性,可以设置单元格字号大小和数值的垂直对齐方式等。,美化表格,美化表格,套用表格样式 Word 2010提供了许多漂亮的表格样式，用户可直接使用，也可根据需要进行修改。方法是选择表格，在【表格工具】【设计】【表格样式】组中单击按钮展开样式列表，在列表中选择需要的样式即可。,课堂案例2制作公司员工情况表文档,本案例将通过制作“公司员工情况表”文档进一步巩固插入和编辑表格的相关方法，完成后的参考效果如下图所示。,制作长文档,设置页眉和页脚,使用大纲视图和导航窗格,使用样式控制文档,课堂案例3排版“员工手册”文档,创建目录,使用样式控制文档,应用Word预设样式 选择需应用样式的文本或段落，在【开始】【样式】组中单击“快速样式”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的样式，如下图所示。,使用样式控制文档,修改样式 在“样式”组中单击样式按钮，打开“样式”任务窗格，在其中的列表框中找到需修改格式的样式，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令。 打开“修改样式”对话框，单击左下角的“格式”按钮，在打开的下拉列表中选择需修改对象对应的命令，然后在打开的对话框中根据需要进行修改即可，如下图所示。,使用样式控制文档,创建样式 在“样式”任务窗格中单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。 在“名称”文本框中可定义新样式的名称，单击按钮，在打开的列表中可选择设置格式的对象，然后在打开的对话框中进行详细设置，如下图所示。,使用大纲视图和导航窗格,在大纲视图中查看文档结构 在【视图】【文档视图】组中单击“大纲视图”按钮，将视图模式切换到大纲视图，如下图所示。,使用大纲视图和导航窗格,在大纲视图中调整文档结构 在大纲视图中将鼠标光标定位到某标题文本中，然后利用【大纲工具】组中的按钮和下拉列表框即可实现组织文档的目的。,使用大纲视图和导航窗格,在导航窗格中查看文档结构 （1）定位标题：单击各标题按钮，右侧的文档就会自动跳转到相应的部分。 （2）折叠和展开标题：单击 按钮，可以折叠该级标题，隐藏其下级标题显 示，折叠标题后单击按钮可以再次显示出下级标题。 （3）设置标题显示级别：在导航窗格中任意标题上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中的“显示标题级别”子菜单中可以选择要显示出的标题级别。 （4） 删除标题：单击选择某个标题，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，可以删除标题，同时在文档中也将同时删除该标题及其下面的正文内容。 （5） 缩略图页面预览：在导航窗格中单击上方的 按钮，此时将使用缩略图的方式显示页面，以便于对文档进行浏览，并可单击缩略图跳转到相应的页面进行编辑。,设置页眉和页脚,设置奇偶页不同 将光标插入点定位到文档开始位置，在【页面布局】【页面设置】组中单击“功能扩展”按钮，打开“页面设置”对话框。 单击“版式”选项卡，在“页眉和页脚”栏中选中“奇偶页不同”复选框，如下图所示。,设置页眉和页脚,添加页眉页脚 在【插入】【页眉和页脚】组中单击“页眉”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的页眉样式。 在【插入】 【页眉和页脚】组中单击“页脚”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的页眉样式，如下图所示。,创建目录,插入目录 将光标定位到文档中放置目录的位置，在【引用】【目录】组中单击“目录”按钮，在打开的下拉列表中选择一种自动目录样式即可插入目录。要自定义插入目录的标题级别等，则在“目录”下拉列表中选择“插入目录”命令，打开 “目录”对话框，在“显示级别”数值框中输入要创建的目录的最低级别，如下图所示。,创建目录,编辑和更新目录 如果文档中的标题有修改或页码有变化，需要同步更新目录，方法是单击选中插入的目录，在左下角将出现一个“更新目录”按钮，单击该按钮，在打开的对话框中选择更新目录页码或整个目录即可。,课堂案例3排版“员工手册”文档,员工手册是一个企业每个员工必有的文档，其中包含了许多公司相关信息，属于长文档制作范围，本案例将通过制作“员工手册”文档进一步巩固排版长文档的相关方法，完成后的参考效果如下图所示。,审阅和修订文档,课堂案例4审校“产品代理协议”文档,利用拼写检查校对文档,添加批注和修订,添加批注和修订,添加批注 将鼠标光标定位到要添加批注的位置或选择要批注的文字，然后在【审阅】【批注】组中单击“新建批注”按钮，在文档右侧出现的批注框中输入要批注的内容便可，如下图所示。,添加批注,添加批注和修订,修订文档 在【审阅】【修订】组中单击“修订”按钮，在打开的下拉列表中选择“修订”命令启用修订功能，此后对文档的修改Word就会自动进行记录。 当所有的修订工作完成后，在【审阅】【修订】组中再次单击“修订”按钮，即可退出修订功能，如下图所示。,添加修订,利用拼写检查校对文档,对于编辑完成的文档，在一定的语言范围内，Word能自动检测文字语言的拼写或语法有无错误，便于检查文档的错误，如下图所示为利用拼写检查校对文档。,课堂案例4审校“产品代理协议”文档,本案例将通过制作“产品代理协议”文档来巩固相关知识，完成后的参考效果如下图所示。,设置页面和打印文档,打印文档,页面设置,页面设置,在【页面布局】【页面设置】组中单击“功能扩展”按钮，打开“页面设置”对话框。 单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表框中选择纸张大小。 单击“页边距”选项卡，在“页边距”选项组中的“上”“下”“左” “右”数值框中输入相应的数值，如下图所示。,打印文档,打印预览 选择【文件】【打印】命令，在打开窗口的右侧可预览文档的打印效果，如下图所示。,打印文档,打印文档 选择【文件】【打印】命令，在“打印机”下拉列表中选择需要的打印机名称。 在“设置”栏的“打印范围”下拉列表框中选择相关的选项，在“份数”数值框中输入要打印的份数，单击“打印”按钮即可开始打印，如下图所示。,课堂练习,设置并打印“劳动合同”文档,制作“公司考勤表”文档,制作“公司考勤表”文档,练习目标 本练习要求制作一份公司考勤表，主要用于对员工日常工作的考察。本练习完成后的参考效果如下图所示。,制作“公司考勤表”文档,操作思路,设置并打印“劳动合同”文档（长文档）,练习目标 本练习的目标是制作劳动合同文档，首先需要在文档中应用封面与样式，然后使用大纲视图查看并编辑文档、设置页眉与页脚、添加目录，完成后检查拼写与语法错误，并使用文档结构图查看文档。本练习完成后的参考效果如下图所示。,设置并打印“劳动合同”文档,操作思路,文档综合操作,论文格式修改 使用样式（修