集团公文收发管理规定

集团公文收发管理规定 前言：公文的概念、种类 第一条 概念公文，是指集团公司在日常运营管理中，按照有关规定制成的、用于公务活动的程式性文书。用以传达贯彻方针政策、发布行政法规和规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验、记载企业运营等一种特定格式的文字材料。第二条 集团公司常用的公文种类主要有：1. 通知：传达要求集团公司各部门或者分支机构办理、周知、或者执行的事项。2. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3. 请示：适用于集团公司各部门或者分支机构向集团公司请求指示、批准。4. 批复：适用于集团公司答复集团公司各部门或者分支机构的请示事项。5. 函：询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。6. 规章制度：用于对特定范围内的工作和事务做出规定。7. 其它：需要以公文形式或符合公文概念的文书。第一篇 收文第一章 收文的分类、建档、编码第一条 收文分类：1. 各分、子公司来文。2. 集团公司的股东单位来文。3. 紧密型合作单位、上级主管部门来文。4. 各部门交来的外来公文。5. 非正式建交、外围业务合作、关联单位来文。6. 非紧密型政府部门，包括市政、税务、城管、卫生防疫、其它管理部门、企事业单位来文。7. 其他来文。第二条 建档和保存依据年度、第一条7类来文类别，分别建档。呈公司领导阅处之后，依据文件材料归档范围及档案保管期限规定保存。第三条 编码对应第一条7种分类，列出编码规则。1.各地分、子公司来文。 BJ-2014-12-18-001 该类别下该日期内来自该分、子公司文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 分、子公司所在城市的汉语拼音首字母。2. 集团公司的股东单位的来文。ABC-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 控股、持股单位的中文名称简写，拼音首字母。3. 紧密型合作单位、上级主管部门的来文。 DEF-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 紧密型合作单位、上级主管部门单位的中文名称简写，拼音首字母。4. 各部门交来的外来公文（依据归属业务部门不同分列，存档）。 YWB-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 各部门的中文名称简写+部，拼音首字母+B。业务部YWB、法务部FWB、行政部XZB、财务部CWB、人力资源部HRB，等等。5. 非正式建交、外围业务合作、关联单位来文。 G1-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 该单位的中文名称简写，拼音首字母。如果该类单位较少，不便于分类存档，可一概标注G1，归入其他类别。6. 非紧密型政府部门，包括市政、税务、城管、卫生防疫、其它管理部门、企事业单位来文。 GOV-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 该单位的中文名称简写，拼音首字母。如果该类单位较少，不便于分类存档，可标注GOV，归入其他类别。7. 其他来文。 QT-2014-12-18-001该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字 收到来文的日期，日，两位数字 收到来文的月份，月，两位数字 收到来文的年份，年，四位数字 该单位的中文名称简写，拼音首字母。如果该类单位较少，不便于分类存档，可标注QT，归入其他类别。第二章 收文的密级和缓急编排第四条 收文需要在公文的文件上加注密级和缓急程度，规定如下：（一）文件密级1. 绝密：仅供董事长、总裁及其指定人员阅读；2. 机密：仅供董事长、总裁、副总裁、部门主管领导及规定的有关人员阅读；3. 秘密：仅供董事长、总裁、副总裁、部门主管领导、部门经理、子公司总裁及规定的有关人员阅读；4. 一般：供公司内部全体有关部门和人员阅读；（二）缓急级别：根据提交公文的部门对于阅处时间期限的要求，紧急程度分为特急、紧急、一般。1. 特急：要求1天内报有关领导阅处，并由行政部办结或制发答复公文的。2. 紧急：要求1天内报有关领导阅处，2天内由行政部办结或制发答复公文的。3. 一般：要求2天内报有关领导阅处，2天内由行政部办结或制发答复公文的。第三章 收文的流程第五条 总则 1. 集团公司授权集团行政部作为收文的归口管理部门，负责办理呈阅、流转、存档等工作。集团公司的各部门收到外来公文时，一律须交集团公司行政部。（1）由集团公司行政部负责起草公文呈阅意见，并填写集团公文呈阅单（见附件1），使用第三条的编码规则。（2）呈报集团公司行政部主管领导审阅，按签署意见办理；如果需要，经集团公司相关部门会签，呈报集团公司总裁审批。（3）如果总裁认为有必要将文件提交总裁办公会审议时，须提交总裁办公会审议、通过。2.由领导签批处理意见之后，须将签字原件和文件复印件存档：（1）原件由行政部存档；（2）涉及业务、法务、财务、运营、人力资源等事项时，须增加存档件的数量，交集团公司业务部、法务顾问或法务部、财务部、系统运营部、人力资源部等部门阅处办理，办结后将文件复印件进行存档。第六条 收文与流程1. 集团公司任何部门收到外来公文，须提交集团公司行政部。2. 由集团公司行政部在公司领导授权下，由行政部经理指派部门公文收发管理人员，依据第一章第三条分配呈阅单编号，填写集团有限公司收文呈阅单（见附件1）。3. 行政部公文收发管理人员把外来公文、呈阅单交给行政部经理。4. 由行政部经理签署行政部处理意见。5. 由行政部呈报主管领导审阅。6. 如涉及业务、法务、财务、执行、人力资源等事项，可由行政部交由有关部门会签。7. 由行政部经理或者机要人员呈报公司总裁审批。8. 如果总裁认为有必要将文件提交总裁办公会审议时，须提交总裁办公会审议、通过后按决议办理。9. 必要时，根据总裁意见，呈报公司董事长审批。10.经过审阅和签批之后，由行政部经理或指派机要人员，把公文转给领导批示的负责处理公文事项的部门，按照领导的指示，交由相关部门办理。11.由行政部经理或指派机要人员，交一份公文原件给档案管理员，按照文件材料归档范围及档案保管期限规定，进行存档。第四章 收文流转第七条 外来公文的流转包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。（一）签收登记1. 行政部机要人员收取公文时，当面履行签收手续，认真检查收文单位、密封标志，拆封、签收、登记、编号，并填写收文登记表（附件2.）。2. 收文登记后即送行政部经理批阅。（二）拟办与批办1. 行政部经理要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见。2. 机要人员根据拟办意见，列出收文承办部门名单，在当日内分送相关领导阅示。3. 由领导签批的公文应有明确意见，原则上1个工作日内批示完毕；重要的或需要领导集体研究决定的，可以1周内予以批示，批示件交由行政部登记处理。一般不要将批示件原件直接转给有关单位办理。急件应即到即签即办。4. 紧急、重点事项可先送领导批示后再办理。（三）承办与催办1. 收到行政部机要人员交办的公文后，相关部门要签收，填写公文收讫回执单（附件3.）。仔细研究公文的要求、领导批示、办理时限，认真进行办理，注重沟通、请示，签署明确意见和建议，如期办结，不得延误、推诿；对不属于本部门职权范围或者是不适宜本部门办理的，应当迅速退回行政部并说明原因；对业务交叉性公文，需要两个以上部门共同办理的事项，先指定主办部门，由主办部门牵头，商请有关部门共同办理，并由主办部门负责起草办结报告。2. 办理结果应及时向领导汇报并答复来文单位。如情况特殊，不能按时限办完，应及时报告主管领导，说明理由，并向行政部反馈情况。在工作事项办结后1日内，行政部作为承办部门要认真、如实地填写收文登记表中的“转交部门及处理结果”，填写收文办理事项完成情况回告单（见附件4.）。连同公文、领导批示等一并存档，填写存档日期。3. 情况复杂、牵涉面广、工作量大并在规定时限内难以办结的，要及时说明原因，报告工作进展情况。对没有正当理由久拖不办，也不说明情况的，要进行通报批评或追究有关人员的责任。4. 催办工作首先采用两次口头催办，仍未办结则采用书面催办方式。由催办人员按事项内容要求，填写公文催办单（附件5.），由主管领导签发，交有关部门，行政部经理指派机要人员进行日常的督促办理。对于某些随机性事项、重大事项、紧急或突发事项，可根据情况采用电话催办或实地催办方式。第八条 公文设置办结时限，实行回告制。（一）一般性报告、请示当日即收即办，并签署明确意见；（二）重大事项、方案、合同协议在拟办时限内办结并实行回告；（三）请示、请款（借款）报告、结算类公文，部门在0.5个工作日以内签署意见，分管领导、公司领导在2个工作日以内批示意见。行政部按程序办理接签收手续，定期将公文流转办结情况进行通报。第九条 经管公文人员，不得自行任意扩大阅读范围或交无关人员阅读。任何人不得积压、延误和长期私存公文。第十条 公文办理完毕后，行政部及文书档案部门应依据文件材料归档范围及档案保管期限规定认真做好公文立卷工作，保证齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。一般每季度应清理一次，年末集中分类立卷。第十一条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经主管领导的批准，可以销毁。销毁时应登记造册，并有专人监督，以防丢失、错销、漏销。第四章 附则 第十二条 本规定由集团公司行政部负责制定、修改并发布。第十三条 本规定自发布之日起生效。附件：1. 集团有限公司收文呈阅单2. 收文登记表3. 公文收讫回执单4. 收文办理事项完成情况回告单5. 公文催办单附件1. 集团公司收文呈阅单 编号：来 文 日 期来 文 字 号来 文 单 位来文标题：附件:有 无 页数：承办部门意见：主管领导批示： 行政部经理：主管领导批示：会 办 部 门会 办 意 见公司领导： 财务部工程部 法务部前期开发部HR部 行政部审计部 合约部部运营部部门意见：主管领导批示：总裁批示总裁办公会审议办结日期行政部归档21 / 21附件2. 收文登记表收文编号收文日期发文部门文件号份数文 件 标 题制发日期转交部门及处理结果归档日期附件3. 公文收讫回执单公文收讫回执单标题接收部门文件字号接收日期接收人机要人员： 年 月 日 附件4. 收文办理事项完成情况回告单 事 项 承办部门文件字号交办时间完成时间完 成 情 况 部门经理： 年 月 日 本单随文流转，工作完成后1日内送回行政部 机要人员： 年 月 日附近5. 公文催办单 编号事 项承办部门交办时间完成时限文件签收人 办 理情 况拟 办意 见行政部经理意见主管批 示机要人员： 行政部经理： 年 月 日第二篇 发文第一章 公文制作第一条 公文的格式，须依据集团公文写作格式。该格式是依据国家有关规范制定的，当新标准出台时，应及时更新。第二条 集团公司发文时，须使用规定的发文标识及发文字号，须依据集团发文标识及发文字号的管理规定。第三条 发文的文件密级和紧急程度，规定如下：（一）文件密级1. 绝密：仅供董事长、总裁及其指定内部人员、或者主送/抄送机关的有关人员阅读；2. 机密：仅供董事长、总裁、副总裁、部门主管领导及规定的有关人员、或者主送/抄送机关的有关人员阅读；3. 秘密：仅供董事长、总裁、副总裁、部门主管领导、部门经理、子公司总裁及规定的有关人员、或者主送/抄送机关的有关人员阅读；4. 一般：供公司内部全体有关部门和人员、或者主送/抄送机关的有关人员阅读；（二）缓急级别：根据提交公文需求的部门对于审批和制发时间期限的要求，紧急程度分为特急、紧急、一般。1. 特急：要求1天内报有关领导阅处，并由行政部办结或制发答复公文的。2. 紧急：要求1天内报有关领导阅处，1天内由行政部办结或制发答复公文的。3. 一般：要求2天内报有关领导阅处，1天内由行政部办结或制发答复公文的。第二章 流程和权限第四条 总则 1. 集团公司授权集团行政部作为发文的归口管理部门，负责办理发文的审批、制文、流转、存档等工作。（1）集团公司各部门以集团名义对外发文，必须由公文所属业务性质部门、或公文制发需求部门起草公文稿件，由行政部办理发文的审批、制文、流转。（2）由行政部经理或指派机要人员，填写集团公文签发审批单（见附件1），依据集团发文标识及发文字号的管理规定填写发文机关标识及发文字号；（3）由行政部呈报部门主管领导审阅。审阅后，呈报集团公司公司总裁审批。（4）如果总裁认为有必要将文件提交总裁办公会审议时，须提交总裁办公会审议、通过后按决议执行。（5）必要时，交由法务部或法务顾问审核。（6）必要时，根据总裁意见，呈报董事长审批。2. 公文制发后，依据文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，存档原件：（1）集团公司行政部，由机要人员负责存档；（2）涉及法务、财务、业务、HR等事项时，须增加原件数量，请集团公司法务部、财务部、业务部、HR等部门存档。第五条 集团公司发文1. 依据公文所属业务性质，或者公文制发需求，由该业务或者需求部门负责起草公文的原则，由起草部门依据集团公文写作格式起草公文。2. 经起草部门经理呈报该部门主管领导初步审阅和修改。3. 交由行政部经理指派公文收发管理人员填写集团公文签发审批单。审批单编号由年4位数字-月-日-该日期内的发文顺序数字构成。填写公文的有关信息，如：主题、主送、抄送、日期等。4. 行政部公文收发管理人员填写发文登记表（见附件2.）。5. 由行政部依据集团发文标识及发文字号的管理规定，使用集团公司发文标识及编号。6. 由行政部经理签署发文意见。7. 由行政部经理或指派机要人员呈请行政部主管领导审阅。8. 由行政部经理或指派机要人员呈请拟文部门或发文需求部门的主管领导审阅。9. 如涉及业务、法务、财务、行政、人力资源等，须由行政部经理，指派机要人员呈请有关部门会签。10. 审阅、会签之后，由行政部经理，指派机要人员呈报公司总裁审批。11. 如果总裁认为有必要将文件提交总裁办公会审议时，须提交总裁办公会审议、通过。12. 必要时，根据总裁意见，呈报董事长审批。13. 经过批准后，请拟文部门把公文打印件、电子文件交集团公司行政部经理。14. 行政部经理负责复核有关手续，包括打印件和电子文档。15.由行政部经理把有关文件，交给行政部公文排版人员，负责公文的排版、校对。16.由行政部公文制发人员，使用公司公文纸制发公文。17.由行政部经理负责盖章和用印登记。18.由行政部机要人员扫描公文盖章件，并交由部门领导指派专人通过EMAIL、传真、邮寄等方式发文。发文时，须核对有关联系人和EMAIL、传真号码、地址及邮编。19.同时，发放公文收讫回执单（附件3.）。20.由行政部档案管理员，登记有关信息，并按照文件材料归档范围及档案保管期限规定，进行存档。21.行政部机要人员须在公文发放1日内，与主送机关、抄送机关等联络人电话确认。第三章 发文流转第七条 集团公司制发公文的流转，包括下发、张贴、承办、催办、归档等。（一）发文时签收方的登记行政部机要人员须制作集团公司各部门和各地分支机构公文收文人员联络表，包括发文签收联络人的部门、姓名、EMAIL、电话、地址和邮编等信息。并实时跟踪、更新。1. 行政部机要人员发公文时，发给集团公司有关部门时，须当面履行签收手续并填写公文收讫回执单。如果由行政部机要人员或者相关部门人员，当面提交给外部单位时，须请对方当面履行签收手续并填写公文收讫回执单。2. 通过EMAIL和传真或邮寄等方式发给分/子公司或外部单位时，须同时发放公文收讫回执单。要求分/子公司接收公文负责人在收到公文之后，填写公文收讫回执单、签字后通过EMAIL和传真或邮寄等方式传回集团公司行政部。行政部机要人员对于外部单位，如果采取EMAIL和传真或邮寄等方式传递，须请对方填写公文收讫回执单、签字后通过EMAIL和传真或邮寄等方式传回集团公司行政部。3.行政部机要人员实时汇总发文的签收情况，报行政部经理，必要时报行政部主管领导。（二）承办与催办1. 相关部门在收到行政部机要人员下发的公文后：（1）由相关部门主管领导、经理或指派的人员负责签收，填写公文收讫回执单并签字，交行政部机要人员。（2）相关部门应仔细研究公文的要求、领导批示、办理时限，认真进行办理，注重沟通、请示，签署明确意见和建议，如期办结，不得延误、推诿；对不属于本部门职权范围或者是不适宜本部门办理的，应当迅速退回行政部并说明原因；对业务交叉性公文，需要两个以上部门共同办理的事项，先指定主办部门，由主办部门牵头，商有关部门共同办理，并由主办部门负责起草办结报告。2. 办理结果应及时向领导汇报。如情况特殊，不能按时限办完，应及时报告主管领导，说明理由，并向行政部反馈情况。在工作事项办结后1日内，行政部作为承办部门要认真、如实地填写发文办理事项完成情况汇报单（见附件4.）。连同公文、领导批示等一并存档，填写存档日期。3. 情况复杂、牵涉面广、工作量大并在规定时限内难以办结的，要及时说明原因，报告工作进展情况。对没有正当理由久拖不办，也不说明情况的，要进行通报批评或追究有关人员的责任。4. 催办工作首先采用两次口头催办，仍未办结则采用书面催办方式。由催办人员按事项内容要求，填写公文催办单（附件5.），由主管领导签发，交有关部门，行政部经理指派机要人员进行日常的督促办理。对于某些随机性事项、重大事项、紧急或突发事项，可根据情况采用电话催办或实地催办方式。第八条 公文设置办结时限，实行回告、汇总制。（一）一般性报告、请示当日即收即办，并签署明确意见；（二）重大事项、方案、合同协议在拟办时限