规章制度的制定、修改、审批、签发等管理规定

规章制度的制定、修改、审批、签发等管理规定第一章 归口管理第一条 公司的规章制度包括行政类、人力资源类、法务类、财务类、运营类、工程类、前期开发类等。规章制度的起草、修改实行归口管理，即：分别由行政部、人力资源部、法务部（或法律顾问）、财务部、运营部、工程部、前期开发部等部门，根据公司的实际情况，按照规章制度的格式（详见第二章第六条）进行起草、修改。 第二条 规章制度的制定，必须根据公司的实际情况，以“适用于公司、流程简化、便于操作和管理”为原则。第三条 制度的归口管理部门、其它部门均有提出改进意见或者建议的权利。第四条 公司制度的发布部门，归口到行政部：（一）未经归口管理部门授权和许可，并提交书面更改通知，行政部在发布制度时，不能修改制度。（二）行政部可根据公司规章制度的版面要求，进行版面安排和调整。（三）如果制度本身有字词章法等不当之处，须告知制度的起草和修改部门，由制度的起草和修改部门进行修改。第五条 如果制度的原起草或者修改部门裁撤、合并，则由新的职能归属部门履行。第二章 制定第六条 规章制度的构成须包括如下几部分；公司制做规章制度模板，起草或者修改时应使用此模板。各部分的格式如下：（一）页眉：页眉须包括公司LOGO，汇编时须加入“制度汇编”字样，并标明制度汇编的版本。一般由“发布年份+V+两位数字”构成，其中：1. 年4位数，如2014；2. V是版本VERSION的首字母，代表制度汇编的版本；3. V后面的两位是版本编号，比如第一次制定是V01，第二次版本是V02。未汇编时，汇编版本号空缺。（二）页脚：页码由X/Y构成，其中X是当前页在该制度中是第几页，Y是当前制度的总页数。 当汇编时，须加入M/N页数，其中M是当前页在制度汇编中是第几页，N是制度汇编时的总页数。未汇编时，M/N空缺。（三）标题：规章制度的标题，使用宋体，小二号字，加黑，居中。（四）文档信息：标题下一行应该有一个文本框，标明该制度的如下信息：版本号、密级、制定日期、修改日期（修改时）、发布日期，使用汉仪中黑简字体，8号字，靠右。版本号由“X.Y”组成，新制定制度第一次发布使用V1.0，当制度的附件发生改变，或者某一章中的某一条发生改变时，则改变小数点后面的数字。当制度修改的级别为章时，则变动小数点前面的数字。小数点前后的数字以阿拉伯数字1，2，3为顺序。（五）正文：1. 正文使用宋体，小四号字。2. 正文使用法律文体编写，按照“章”来分类、按照“条”来列。其中，“第几条”的数字是从第一章第一条开始，纵贯各章，连续编号。“第几章”用小三号字，加黑；“第几条”用小四号字，字体须加黑。在同一条中，如果有多个并列的情况下的条文，则以“（一）”、“（二）”来分列。正文的最后一章，是“附则”，列明制定、修改、发布的部门，生效的日期。例如：第一条 本规定由行政部负责制定、修改并发布。第二条 本规定自发布之日起生效。（六）附件：规章制度执行过程中的表格、流程等文件，需要做成附件，附在制度正文后面；附件的名称须汇总列在制度正文最后的附件项下，并以“1.2.3.”为项目编号。第三章 修改第七条 规章制度在使用过程中，当公司的组织架构、授权、某些事项的流程等发生改变，则需要修改规章制度。（一）制度修改时，还需要修改制度本身的版本号，参阅第二章第六条第（四）款。（二）制度的修改可以由流程中的任何一个部门提出修改需求或建议；或者由制度制定、发布部门根据使用过程中出现的新问题，提出建议征询。（三）制度的修改必须由相关归口部门进行修改。（四）制度修改后、发布前，须按流程呈报公司领导进行审批。第四章 审批与签发第八条 原则上，规章制度的审批与签发执行简单但必要的流程。（一）须经过部门经理修改，由主管领导审批。（二）如果需要组织公司员工进行民主讨论，则按照第五章有关规定执行。（三）涉及到法务方面，须经过法务部审核。（四）对于关系到整个公司日常运营，或涉及基本制度、原则的制定，制度体系重大改革，以及其它需要提交总裁办公会审议的情况，须提交总裁办公会审议讨论，并进行修改。（五）依据总裁办公会审议、讨论结果，进行修改后，呈报总裁签发。（六）必要时，如：涉及到公司运营战略、发展规划层面或董事会的规章制度，须呈请董事长签批。第九条 审批和签发时，须由制度起草或修改部门逐项填写规章制度审批签发单（附件1.），把制度附在该文件后面，按照第四章第八条呈交领导阅处。审批签发流程详见附件2.规章制度审批签发流程。制度起草或修改部门按流程审批后，按领导指示修改，并再次呈请领导审阅。再次审阅通过后，制度起草或修改部门须在所起草或者修改的制度最终文稿上签字，每页小签；复印规章制度审批签发单、签字的制度最终文稿，由该部门保留复印件，存档备案。第十条 制度起草或修改部门把规章制度审批签发单（原件）、签字的制度最终文稿（原件）、制度的电子文档，交由行政部。行政部接制度起草或修改部门提交的上述3件文档，进行规章制度登记，并按照如下规则进行编号：HR-2014 11 18-001 3位数字，当日制度发布数序列号 2位数字，日 2位数字，月 4位数字，年 2位字母，部门名称前两个汉字的首字母：XZ代表行政部；CW代表财务部；GC代表工程部，HR代表人力资源部，等等。由行政部按有关规定盖章，然后由IT管理员扫描，由文案人员发布给相关部门；同时，由盖章、扫描、发布人员签字，并存档。第五章 民主讨论第十一条 如果需要，对于关系到员工切身利益的规章制度，可组织公司员工进行讨论，听取意见和建议。第十二条 由制度起草或修改部门，按照规章制度民主评议流程（附件3.），组织公司员工进行讨论。（一）通过EMAIL等形式，把制度草案或者讨论稿发给各部门负责人。由部门负责人组织部门员工进行预先讨论并收集意见或者建议。或者由部门员工阅读后进行讨论，并把意见或者建议提交给部门负责人。由部门负责人汇总后提交给制度起草或修改部门。（二）由制度起草或者修改部门汇总全公司各部门的意见或建议，并做出讨论预案。（三）由制度起草或者修改部门组织公司各部门代表进行讨论，确定时间和地点。（四）根据部门员工人数的多少和自愿的原则，各部门推选1-2名员工作为部门代表，填写部门代表推举单（附件4.），并经过部门员工的签字。（五）经集体讨论形成一致通过意见后，由制度起草或者修改部门做好讨论会的会议纪要，按照文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（另行规定）保存一定的期限，如果需要销毁须登记后销毁。第十三条 制度起草或者修改部门根据讨论会形成一致意见或者建议，依据此意见或者建议再次修改，接着执行第四章第八条签发流程。第六章 存档、生效、废止第十四条 新发布的规章制度取代原有的规章制度，根据即时生效日期或根据规章制度列明的生效日期实施。行政部进行编目存档，规章制度存档表见附件5.：1. 规章制度审批签发单（原件）；2. 签字的制度最终文稿（原件），含附件；3. 制度的电子文档，含附件。 4. 新制度发布后，原制度保存一定时间后销毁的监销复印件。监销原件应在监销记录中保存。原有制度须按照文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（另行规定）保存一定的期限，如果需要销毁须登记后销毁。第七章 附则第十五条 本规定由集团公司行政部负责制定、修改并发布。第十六条 本规定自发布之日起生效。附件：1. 规章制度审批签发单2. 规章制度审批签发流程3. 规章制度民主评议流程4. 部门代表推举单5. 规章制度存档表附件1. 规章制度审批签发单发文部门拟 稿 人申办日期版 本制定日期修改日期制度编号董事长总裁 其他高管 法务部或顾问财务部工程部前期开发部运营部HR部行政部发往部门公司各部门制度标题附件名称部门经理意 见法务部或顾问审核主管领导审 批总裁办公会审 批总裁审批总裁办公会审 议经 年 月 日总裁办公会审议原则通过。董事长审批（需要时）关键词行政部内部处理流程(签字)栏签字和日期盖章扫描发送存档销毁监销 8 / 11附件4.部门代表推举单为发扬民主，积极参与公司管理，我部门经集体研究决定，推举以下员工： 1. （姓名）、2. （姓名）为本部门代表参加公司有关规章制度的讨论。部 门：部门负责人（签字）：部门员工（签字）： 签字日期：20 年 月 日