西安科技大学会计电算化第一二章.ppt

会计电算化,上部分 理论指导 会计电算化概论 电算化会计信息系统 基层单位会计电算化的组织与实施 商品化会计软件 下部分 实验指导 （用友ERP-U8系统） 账务处理系统 报表系统 其他核算系统,第一章 会计电算化概论,第一节 会计电算化的基本概念 一 会计电算化的由来与演变 （一）会计 会计是以货币为主要计量单位，采用专门的方法，对会计 主体的经济活动进行连续、完整、系统地核算和监督的一种管 理活动。会计的各项活动，都体现为对信息的某种作用，构成 一个有秩序的数据处理和信息生成的过程，这一过程可以分为 若干个部分，每一个部分都有各自的处理任务，所有部分相互 联系，相互配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动 的有机整体会计系统。,（二）计算机 计算机是一种能自动、高速进行大量计算和数据处理工作 的电子设备。 （三）会计电算化 会计电算化是计算机技术和现代会计相结合的产物。 1 产生 国际上：1954年10月 美国 通用电器公司 工资表,国内：1979年 长春 中国一汽 电子计算机在会计中的应用试点工作 1981年8月 长春 中国一汽 财政部 中国人民大学 中国一汽 “财务、会计、成本应用电子计算机专题 讨论会” 首次提出 “会计电算化”,2 基本概念 会计电算化：是指将电子计算机技术应用到会计业务处理 工作中，应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成，或 手工很难完成的会计工作的过程。 进一步延伸：会计信息系统（会计核算、会计管理、会计 决策等）与会计电算化相关的所有工作（会计电算化的组织 与规划、会计电算化的实施、会计电算化的人员培训、会计电 算化的制度建立、计算机审计等）,二 会计电算化的内容 （一）从会计电算化信息系统的角度 1 计算机硬件：是指进行会计数据输入、处理、存储和输 出的各种电子设备。 输入：键盘、光电扫描仪、条形码扫描仪等 处理：CPU 存储：磁盘、光盘等 输出：打印机、显示器等,2 计算机软件：是指系统软件和应用软件。 系统软件：操作系统、数据库管理系统等。 如：DOS操作系统、Windows操作系统等。 应用软件：是根据一个单位、一个组织、一项任务的实际 需要而研制开发的软件，是为了解决某些具体的、实际的问题 而开发和研制的各种程序。 如：会计（财务）软件，常用的用友软件、金蝶软件等 3 人员：是指从事会计电算化工作的人员。 如会计主管、系统开发人员、系统维护人员、凭证录入 人员、凭证审核人员、会计档案管理人员等。 4 会计规范（会计电算化管理制度）：是指对会计电算化系统 的运行进行控制的各种准则、岗位责任制度、内部控制制度等 如：机房管理制度、会计档案管理制度等。,（二）从会计电算化的发展过程 1 会计核算电算化：是会计电算化的第一部分。 （1）设置会计科目电算化：通过会计核算软件的初始化 功能实现该过程。 初始化功能：是供软件开始正式投入使用时运用的，主要 有：科目名称和编码、期初数字及有关资料、计算有关指标需 要的各种比例、选择会计核算方法等 （2）填制会计凭证电算化：主要有手工凭证和机制凭证 （3）登记会计账簿电算化：会计电算化登记账簿分两个 步骤进行：计算机自动登记账簿打印输出。,（4）成本计算电算化：根据账簿记录，对经营过程中发生 的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用等进行成本核算 在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照 会计制度规定的方法自动进行的。 （5）编制会计报表电算化：在通用会计软件中会计报表都 是由计算机自动进行的。 2 会计管理电算化：是在会计核算电算化的基础上，利用会计 核算提供的数据和其他经济数据，借助计算机会计管理软件提 供的功能，帮助会计管理人员合理地筹措资金、运用资金、控 制成本费用开支、编制财务计划等。,第二节 我国会计电算化的发展 一 发展过程 1 缓慢发展阶段（1983年以前） 原因：会计电算化人缺乏，计算机硬件比较昂贵。 现状：只有少数单位将计算机技术用于会计领域，主要是 单项会计业务的电算化的开发和应用，如工资核算，仓库核算 2 自发发展阶段（1983年至1987年） 原因：1983年以后，微机在国内市场上大量出现，多数 企事业能够买得起危机，同时，企业也有开展电算化工作的愿 望，纷纷组织力量开发会计软件。 现状：电算化处于各自为战、闭门造车的局面。会计软件 自己开发，投资大、周期长、见效慢，造成大量的人力、物力 财力的浪费。,3 稳步发展阶段（1987年至今） 原因：财政部、各地区财政部门等逐步开始对会计电算化 工作进行组织和管理，使会计电算化工作走上了有组织、有计 划的发展轨道。 现状：商品化会计软件市场已经成熟，有几十个商品化 会计软件通过了财政部门评审，形成了会计软件市场和会计软 件产业。很多单位意识到电算化的重要性，纷纷购买商品化 会计软件或自行开发会计软件，建立了会计电算化系统。 困难点：会计电算化人才的问题，是制约会计电算化发展 的关键因素。,二 发展趋势 1 会计电算化普及程度将提高 2 会计电算化管理将更加规范 3 商品化会计软件更加实用 4会计软件的标准更加成熟,第二章 电算化会计信息系统,第一节 会计信息系统的基本概念 一 数据 数据是对客观事物属性的描述，它是反映客观事物的性 质、形态、结构和特征的符号。 如：200平方米、红色、正方形等。 数据可以是具体的数字，也可以是文字或者图形。,二 信息 （一）信息的含义 信息是反映客观世界中各种事物特征和变化的知识，是 数据加工的结果。 1 数据被加工处理成信息，以便使管理者、决策者更好地进行 管理和决策。 2 信息必然是数据，但数据未必是信息，信息仅是数据的一个 子集，有用的数据才成为信息。 3 信息具有相对性，对甲有用的数据未必对乙有用。,数据,数据处理系统,信息,管理者,（二）会计信息 会计信息特指在会计核算和管理中需要的各项数据，包括 资产信息、负债信息、生产费用信息、收入信息及利润和分配 的信息。从使用层次看，会计信息分类为 1 财务信息 财务信息是反映已经发生的经济活动的信息，如凭证、账 簿所反映的内容。 2 管理和决策信息 管理和决策信息是指管理和决策所需要的特定信息，如客 户信用等级信息，计划成本和实际成本信息等。,（三）信息的特点 1 可靠性，是指信息能够正确地表示一个实体的活动。 2 相关性，是指信息对管理者和决策者是否有用，如果有用则 信息是相关的，否则就是不相关的。 3 时效性，是指提供的信息对管理和决策是否及时。 4 完整性，是指信息是否包含了所有的相关数据。 5 易理解性，是指信息的表示形式对使用者是否容易理解。 6 可校验性，是指两个不同的人独立处理同一种信息的结果是 否相同。,三 系统 （一）系统的概念 系统是由两个或者两个以上的要素相互联系、相互作用而 构成的有机体。如：室内恒温系统，国民经济系统等。 （二）系统的分类（根据其自动化的程度） 1 人工系统。一个系统其大部分工作都是由人工完成的。 2 自动系统。一个系统其大部分工作都是由机器自动完成的。 如：室内恒温系统，数控机床系统等。 3 基于计算机的系统。一个系统其大部分工作都是由计算机自 动完成的。如：机器人系统，电算化会计信息系统。,（三）系统的特点 1 独立性。每个系统都是一个相对独立的个体，它与周围的环 境有明显的边界。 2 目的性。每个系统都有其特定的目的，系统的每个组成部分 都在为整个系统的目的服务。 3 层次性。任何系统都是由许多子系统构成的，每一个子系统 又可以划分成更小的子系统，而该系统本身又同其他的系统一 起组成更大的系统。 4 运动性。系统的运动型表现为系统总是不断地接收外界的输 入，经过加工处理，不断地向外界输出。 5 适应性。 每一个系统都能根据需要扩充和压缩自己，以适应 系统变化的需要。,四 信息系统 （一）信息系统的概念 信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统，即 该系统可以收集、输入、处理数据；存储、管理、控制信息； 向信息的使用者报告信息，使其达到预定的目标。 （二）信息系统的基本功能 1 数据的收集和输入：是指将待处理的原始数据集中起来，转 化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。 2 信息的存储：数据进入信息系统后，经过加工或者整理，得 到了对管理者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方 法存储保管起来。,3 信息的传输：为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系 统能够迅速、准确地将信息传送到各个使用部门。 4 信息的加工：信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包 括查询、计算、排序、归并以及各种复杂的数据运算等。 5 信息的输出：信息系统能将其处理的结果以各种形式提供给 信息的使用者。 五 会计信息系统 会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为管理者、投 资人、债权人、政府部门提供财务信息、分析信息和决策信息 的实体。该系统通过收集、存储、传输和加工各种会计信息， 并将其反馈给个有关部门，为经营和决策活动提供帮助。,第二节 会计信息系统的特征 一 会计信息系统的分类 理解：随着计算机在会计信息系统中的应用，目前人们把 基于计算机的会计信息系统称为电算化会计信息系统，或者简 称为会计信息系统。,会计信息系统,手工会计信息系统,电算化会计信息系统,二 会计信息系统中会计数据处理方式的演变 （一）手工会计信息系统阶段 特点：是指会计人员以纸、笔、算盘等工具，实现对会计 数据的记录、计算、分类、汇总，并编制会计报表。 时间：这一阶段历史漫长，直至今天，仍有一些企业停留 在手工阶段。 （二）机械会计信息系统阶段 特点：会计人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算 机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分 类、汇总和编表等工作。 时间：在电子计算机出现以前，国外只有少数大型企业在 会计中运用过机械装置。我国几乎没有经历这一阶段。,（三）电算化会计信息系统阶段 特点：人们使用计算机这一现代工具，处理会计信息，并 实现对会计信息的分析、预测，为决策活动服务。 时间：第二次世界大战后，电子计算机的产生为会计数据 处理带来了根本性变革。 三、会计信息系统的特点 （一）数据量大 会计数据计算的不仅非常详细，而且需要存储的时间长， 因而会计信息系统的数据量比管理信息系统中其他子系统要大。 据统计，会计信息系统中的信息约占整个管理信息的70%左右。,（二）数据结构复杂 会计信息系统对经济活动的反映主要从资产、负债、所有 者权益、成本和损益5个方面进行，在核算中这5个方面的数据 分别表现为树形结构中的五大分支，每一大分支下，又可以分 出若干个分支（若干个以及科目），每一个分支下又可以分出 若干个分支（二级科目），以此类推，核算的越细，这个大树 的分支就越多。 （三）数据加工处理方法要求严格 会计信息系统中，对各项经济业务的处理，都规定了一套 必须严格遵守的准则和方法，并不能随意更改。但当规章制度 有变化时，又必须及时修改，不能沿袭旧的方法。,（四）数据的及时性要求高 要实现对经济活动进行有效的控制和监督，会计信息的及 时性极为重要。会计信息系统应该及时地向信息使用者提供数 据，特别是及时将信息反馈给管理部门，以便使管理者能够及 时做出正确的经营决策。 （五）数据的全面性、完整性、真实性和准确性要求 严格 会计信息系统收集的数据必须齐全，数据资料必须连续、 完整，并如实地反映经营业务；数据加工的过程要有高度的准 确性，不能出现任何差错。,（六）数据的安全可靠性要求高 会计信息系统的数据是反映企业财务状况和经营成果的重 要依据，不得随意泄露、破坏和遗失。 （七）数据具有可校验性 会计信息系统中的数据不仅要在处理过程中经过层层复 核，保证真实、可靠，而且会计在事后任何条件下，可以任何 方式进行检查和校验，并且要为审计工作的开展提供必要的条 件。 （八）同其他子系统联系紧密 会计信息系统全面地反映了企业各个环节的信息，它从其 他子系统中获取信息（如生产计划），又将处理结果提供给有 关系统。,四、电算化会计信息系统的特征 （一）数据的准确性明显提高 （二）数据的处理速度明显提高 （三）提供信息的系统性、全面性、共享性大大增强 （四）各种管理模型和决策方法的引入，使系统增强了预测和 决策能力,第三节 会计信息系统数据处理流程 这里所说的数据处理流程，是指采用各种处理方式（人 工、机械、计算机），按照会计制度规定和会计核算程序，将 会计数据加工成会计信息的过程。,会计数据收集 或者录入,会计数据处理,会计信息报告 或者输出,会计数据存储,一 手工会计数据处理流程 （一）数据收集 会计工作人员收集各种原始凭证，根据会计制度和原始 凭证，填制和审核记账凭证。 （二）会计数据处理 出纳根据收款和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日 记账；根据企业业务量的大小，分别由多个会计登记各种明细 账；总账会计负责登记总账、编制会计报告等。 （三）会计信息报告 期末，会计工作人员从账簿中或者其他资料中摘取数据， 并对其进行加工，以信息使用者需要的格式编制成各种报表。,（四）会计数据存储 在手工会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿还是报表 都是以纸张的形式存放的。手工会计数据流程图 总结：在手工会计信息系统中，会计数据的收 集、加工处理、会计报表的编制等都是人工完成的， 会计数据存储在纸张上，其缺点是：数据处理工作量 大、差错多、效率低。,手工会计数据处理流程图,原始凭证,填制和审核 凭证,登记日记账,登记总账,登记明细账,总账,明细账,核对,核对,编制报表,各种内部报表,各种外部报表,收款,付款,转账,记账凭证,现金日记账,银行存款日记账,二 电算化会计信息系统数据处理流程 （一）数据输入 1 在电算化会计信息系统中，会计数据输入的方式有多种： （1）直接输入方式。是指会计工作人员根据原始凭证或记账 凭证，通过键盘、屏幕将数据直接送入计算机存入凭证文件的 一种方式。 （2）间接输入方式（脱机输入方式）。会计人员首先将会计 数据录制在磁介质上，然后再将其转换成计算机所能接受的凭 证，并保存在凭证文件中。 如：连锁店A，营业员通过扫描装置将当日的销售数据录 制到磁盘或当地的计算机中，一天营业结束后，连锁店A将装 有会计数据的磁盘送到总店，或通过调制解调器、远程网将会 计数据传送到总店，总店根据这些数据生成凭证，并保存在凭 证文件中。,（3）自动输入方式。是指计算机自动编制凭证，并保存在凭 证文件中，这种方式生成的凭证称为机制凭证，包括： 各业务子系统处理业务后，自动编制的机制凭证，如固定资 产子系统转来的固定资产增加、减少、计提折旧等凭证；材料 子系统转来的收料、发料等凭证；工资子系统转来的工资费用 分配凭证等。 财务子系统自身自动生成的机制凭证，如月末辅助生产费用 的分配结转凭证；月末制造费用的结转凭证等。 特点：由于机制凭证是计算机自动生成的，它不需要人工 干涉，所以这种方式产生的凭证及时、准确、效率高。,2 当凭证输入并保存在磁性介质上后，凭证仍然要进行审核： 静态审核。即人工审核，将计算机中的凭证打印出来，然后 由人工将其与手工凭证进行核对。 屏幕审核。是指电算化会计信息系统中提供审核模块，它将 需要审核的凭证显示在屏幕上，会计人员对屏幕上显示的凭证 进行人工审核。 二次录入校验。是指重复输入校验，对同一张凭证上的数 据，分别由两个操作人员单独输入，然后由计算机程序自动进 行两次录入数据的核对，如果不完全相等，则显示出错信息。 这种方式对凭证数据输入的完整性和准确性可提供较高的保证 程度，但由于相同数据的重复输入，必然效率降低。在实际工 作中，可以采用此法对少量收款、付款凭证进行审核。,（二）会计数据处理（计算机自动完成） 1 成批处理。是指定期收集会计数据，按组或者按批进行处理 的方式。 例如：输入并审核了一天或者一周或者若干张凭证后，要求 计算机对这些凭证进行记账，计算机就会自动、准确、高速地 将这些数据分别登记在电子账簿中。 由于记账是计算机自动完成，不会出现人工记账的错误，所 以不需要进行账账核对。 在处理过程中，人和计算机不发生任何交互作用，会计人员 在发出成批处理的命令后，不需要介入，计算机便自动、高速 地完成工作。,2 及时处理。是指当产生一数据或会计人员有一次处理要求是 时，计算机就立即进行处理的方式。 例如：材料核算的移动加权平均法，当收到一笔材料时，便 要求计算机；立即进行数据处理，以便及时更改材料结存数据 资料。 及时处理要求计算机必须随时接受处理的要求，因此，对系 统的响应时间、可靠性、安全性等要求都比较高。,（三）会计信息输出 会计数据都保存在磁介质的文件中，为了使信息的使用者 能够看到各种信息，就需要从磁介质中提取信息并输出。因 此，提取会计信息并按会计人员的要求形式输出的过程成为会 计信息输出。 1 显示输出。是指用字符或者图形的形式，将磁介质中的会计 数据，按照会计人员的要求输出在显示器上。 特点：信息的使用者可以迅速、准确地得到所需要的信 息，但所得到的信息不能长期保存，所以，这种方式一般用于 随机查询信息。,2 打印输出。是指用字符或者图形的形式，将磁介质中的会计 数据，按照会计人员的要求输出到打印机上，并将会计信息打 印在纸张上。 特点：信息的使用者可以方便、准确地得到永久性资料， 并可以长期保存。 3 磁盘输出方式。是指将产生的有关结果信息输出到磁盘磁介 质中的一种方式。 特点：将所有会计数据保存在磁盘上作为备份资料，当硬 盘上的会计数据被破坏时，可以用此备份资料进行恢复。,（四）会计数据存储 在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是 会计报表都是以数据库文件形式保存在磁介质中。,数据库：由若干个相关联的数据库文件组成,一个文件：由若干条记录组成，它包含一个实体集合的所有记录,一条记录：由若干个字段组成，它包含一个特定实体的所有数据,一个字段：表示实体特定属性，一个实体的每种属性都要用字段来描述,客户代码 客户名称 电话 信用限额 余额 01012465 北京A公司 300 000 280 000 02110223 上海C公司 450 000 300 000 01023134 北京B公司 540 000 500 000 02132453 上海H公司 600 000 550 000,4个实体企业，用4条记录来表示，每一行代表一条记录,每一列代表一个字段，每个字段有若干个值，分别表示不同客户的某个属性,5个字段名（属性），用5个属性来描述每个实体,5个字段名（属性），用5个属性来描述每个实体,4个实体企业，用4条记录来表示，每一行代表一条记录,每一列代表一个字段，每个字段有若干个值，分别表示不同客户的某个属性,5个字段名（属性），用5个属性来描述每个实体,5个字段名（属性），用5个属性来描述每个实体,4个实体企业，用4条记录来表示，每一行代表一条记录,每一列代表一个字段，每个字段有若干个值，分别表示不同客户的某个属性,4个实体企业，用4条记录来表示，每一行代表一条记录,每一列代表一个字段，每个字段有若干个值，分别表示不同客户的某个属性,4个实体企业，用4条记录来表示，每一行代表一条记录,总结：会计信息系统中存在着多个文件 1凭证文件：存放企业各种凭证的数据库文件。 2汇总文件：存放所有科目起初余额、本期借方发生额、本期 贷方发生额等的数据库文件。 3科目文件：存放所有科目的代码、名称、类型、性质等的数 据库文件。 若干个相互关联的数据库文件组成会计信息系统数据库。,电算化会计数据处理流程（一）,原始凭证,记账凭证,机制凭证,填制录入,自动生成,凭证文件,打印 凭证,打印机,记账,凭证审核,电算化会计数据处理流程（二）,记账,汇总 文件,历史凭 证文件,其他数 据文件,屏幕 输出,打印 输出,磁盘 输出,屏幕显示：各种 账簿报表,打印机：各种 账簿报表,文件备份,三 电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响 （一）会计科目编码的变化 1 电算化方式下科目编码的目的 （1）简化会计数据的表现形式，以利于会计数据的输入、储 存、加工处理和传输。 （2）通过某种有规则的编码方式，可以使计算机根据科目代 码来判断它所代表科目的某些属性，如类型、级别等，以利于 计算机对会计数据的分类、汇总。,2 电算化方式下科目编码的要求 （1）代码要有可扩展性。 会计科目代码在账务处理子系统乃至整个会计信息系统中 使用范围广，一旦代码的长度或者编码方式发生变化，对整个 系统的影响非常大。企业的经济活动处于不断的发展变化之 中 ，会计科目的数量（特别是明细科目）也随之不断发生增减 变化。这就要求编码方案要有一定的可扩展性，在一定的时期 内，不改变原有编码体系的条件下可以很顺利的增加新科目。,（2）代码位数不宜过长。 这个要求和前一个要求存在矛盾。因为要使科目代码方案 相对稳定，具有较大的适应性，首先是在编码方法上想办法， 其次是增加代码的长度。但代码切记过长，否则对记忆、输入 等使用都非常不便。 根据国外资料统计，会计科目代码的长度和输入出错率有 很大关系，代码越长，出错率越高。但当会计科目代码的长度 在9位以下时，这种关系不太明显；超过9位，出错率就会大幅 度上升。所以，会计科目代码的长度应在9位以内为宜。,（3）科目编码体系要能体现出科目之间的层次关系。 会计科目体系是一个典型的树形结构，在会计数据处理 上，当一个明细科目的金额发生增减变化时，必须知道它的上 级科目，即一个三级科目所属的二级科目、该二级科目所属的 一级科目，以便对相应科目的金额进行更新。 3 电算化方式下科目编码的方法 我国公布的有关会计制度对一级科目及其编码做了统一的 规定。一级科目代码的长度固定4位，第一位为1是资产类科 目，2是负债类科目，3是所有者权益类科目，4是成本类科 目，5是损益类科目。因此，电算化方式下科目代码的设计， 主要体现在明细科目代码的设计上。,（二）记账凭证的变化 与手工方式相比，电算化方式下的记账凭证在内容上基本 保持一致，但记账凭证的产生、取得及分类却有很大的不同。 1 人工凭证。对零星业务编制的人工凭证主要产生于未单独设 置子系统进行核算的经济业务，如：零星的现金收支，银行存 款存取及应收应付的往来结算等。这些业务的处理类似手工方 式下记账凭证的编制。 2 各业务子系统产生的机制凭证。各业务子系统处理业务后自 动编制的机制凭证，与人工凭证的区别较大，它无需人工直接 参与编制，而是在处理一定业务后，由各子系统自动编制凭证 并传递到账务处理子系统。,3 由账务处理子系统产生的机制凭证。由账务处理子系统自身 派生的机制凭证，主要涉及期末一些固定的结转业务。这种记 账凭证完全产生于账务处理子系统的内部，它也是由计算机自 动编制的。 （三）会计核算形式的变化 1 会计核算形式，又称会计核算组织程序或者账务处理程序， 是指凭证、账簿及报表的相互关系及其填制方法。 2 在手工会计信息系统中，为了提高会计核算工作的效率和质 量，节省人力和物力，根据业务繁简及会计主体的规模大小等 实际情况，设计或选用合适的账务处理程序，如：记账凭证账 务处理程序、科目汇总表账务处理程序等。,特点：手工的会计处理程序，只能在一定程度上减少或者 简化转抄工作，而不能完全避免转抄，这样就决定了这些处理 形式不可避免地带有手工处理的局限性，即数据大量重复、准 确性差、信息的正确性和及时性不能得到充分的保证，核算工 作效率比较低。而且，无论会计人员素质如何，手工会计之下 转抄错误和计算错误都难以避免，所以，会产生账证不符、账 账不符、账表不符的现象。 3 思考：在电算化会计信息系统中，是否还有必要完全按照手 工会计下的会计核算形式呢？,手工会计下的会计核算形式并不是会计数据处理本身所要 求的，而是手工处理的局限性所致。计算机处理和手工处理相 比，不仅在处理速度上有成百倍、成千倍的提高，而且不存在 因为工作时间过长或者疲劳而引起的计算错误和抄写错误。这 样，完全可以从所要达到的目的出发，设计出更适合计算机处 理、效率更高、数据流程更加合理的账务处理形式。 4 在计算机会计信息系统中，记账工作完全由会计软件代替， 由于计算机具有高速、准确处理数据的能力。因此，手工记账 程序失去了原来的意义，任何一个会计主体，都不必再考虑选 用何种记账程序的问题，会计人员只要选择记账功能，计算机 就可以高速、及时、准确地完成记账工作。,（四）账簿和报表的变化 1 纸张介质改变为光、电磁介质。 2 账簿输出方式的变更。在手工会计信息系统中，总账、明细 账、日记账都是严格区分的，并有其特定的格式输出。在电算 化会计信息系统中，类似手工的账簿种类、格式在计算机中并 不完全存在，账簿中的数据以数据库文件的形式保存，数据库 文件可以设置一个或者多个。当需要输出这些账簿时，计算机 自动从数据库文件中依次按照相应的会计科目进行挑选，然后 按照会计人员需要的格式将这些账簿在屏幕上显示或从打印机 输出。,3 账簿分类的变革。在电算化会计信息系统中，会计人员只要 给出一个会计科目，计算机就可以将涉及到该科目的所有的业 务全部筛选出来，形成所谓的账簿，而不管这个科目是现金科 目还是银行科目，是总账科目还是明细科目。而且只要对挑选 的结果按日期进行排序或索引，所有的账都可表现为日记账的 形式。 总结：上述变化是会计数据处理上的一次革命，它突破了 手工的局限性。在手工方式下关于账簿的一些概念和分类方 式，在电算化系统中，已经没有必要性和价值了。,4 报表编制方法的变更。在手工条件下，报表中的数据，一部 分由会计人员从账簿、其他报表上获取，然后手工填入报表， 还有一部分是根据基本数据进行计算，然后将结果填入报表。 当报表种的一个数据出错时，整个报表都需要重新计算填写。 因此，在手工条件下，编写报表是一件费时、费工、费力的事 情。 在电算化会计信息系统中，会计人员只要定义好报表格 式、取数公式、输入基本数据，计算机便自动从账务核算系统 或其他会计核算系统中取数。当会计期间发生变化时，系统自 动根据定义的公式和获取数据的方法采集数据，生成所需的报 表。因此，能够大大节省编制报表的时间，减少编制错误，省 时又经济，把大量重复、复杂的劳动简单化，从而提高工作效 率。,（五）内部控制的变化 在电算化会计信息系统中，原来使用的靠账簿之间相互核 对来实现的差错纠正控制已经不复存在，计算机电磁介质也不 同于纸张介质，它可以不留痕迹地进行修改和删除。 控制范围已经从会计部门转变为会计部门和计算机处理部 门；控制的方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制 和程序控制相结合的全面内部控制。 如：电算化系统本身已经建立起新的岗位责任制和严格的 内部控制制度，会计电算化岗位设置了系统管理员、操作员、 凭证审核员、系统维护员等岗位；会计软件增加了安全可靠性 措施，各类会计人员必须有自己的操作密码和权限设置；定期 对会计数据进行强制备份；系统本身增加了各种自动平衡校验 措施等。,（六）会计职能及方法的变化 1 会计职能的进一步扩展 由于计算机在会计中的应用，会计信息系统和决策支持系 统的建立，会计职能出现了转化和扩展。 对外编送会计报表 利用会计数据加强企业内部的 经营管理 事后核算和分析 全面核算 会计部门只是反映情况，提供财务信息 会计部门 干预生产，推动经营和参与决策，发挥会计在企业经营管理中 的作用。,2 会计方法的发展和变化 随着计算机在会计中的应用，会计职能的变化和会计数据 范围的扩大，会计方法也发生了较大的变化。 原有方法的改进 吸收、补充和广泛采用了一些新的会计方法。 如：会计信息的采集、传递等突破了手工会计的局限性， 可以由计算机自动完成；一些科学的方法论等最新的研究成 果，运用到会计工作中去，可以增强会计在预测、控制、核算 和分析等工作中的功能。,3 会计管理职能的进一步强化 在手工条件下，许多复杂、实用的会计模型，如最优经济 订货批量模型、多元回归分析模型等很难在企业管理中得以实 施，大部分预测、决策工作需要依赖管理者个人的主观判断。 随着电算化会计信息系统的发展，电算化会计信息逐步从 核算型转向管理型，这不仅是国际会计信息系统发展的主流， 也是我国会计信息系统发展的必然趋势。管理人员借助先进的 管理软件工具可以将已有的会计管理模型在计算机中实现，同 事又可以不断研制和建立新的计算机管理模型，从而可以迅速 的存储、传递会计核算信息，并完成各种复杂的数量分析、规 划求解，及时、准确、全面地进行会计管理、分析和决策工 作。,第四节 电算化会计信息系统的划分及其关系 一 电算化会计信息系统的划分（以工业企业为例）,电算化会计信息系统,往来核算子系统,材料核算子系统,固定资产子系统,工资核算子系统,账务处理子系统,销售核算子系统,成本核算子系统,报表子系统,财务分析于领导查询,（一）账务处理子系统 账务处理子系统是电算化会计信息系统中的一个主要子系 统，它以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和 结帐；银行对账；账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据 管理等工作。,（二）工资核算子系统 工资核算子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完 成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得 税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用分配转 账凭证，传递给账务处理子系统。,（三）固定资产核算子系统 固定资产核算子系统主要是存储和管理固定资产卡片，灵 活地进行增加、删除、修改、查询、打印、