A3报告制作技巧PPT.ppt

1,专门职特别研修 A3资料制作技巧,2,本日日程,什么是“TOYOTA的A3资料”？ 明确资料的目的 制作纲要 制作简洁易懂的资料,3,为什么要“制作简洁易懂的资料” （对资料使用者而言） 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。 即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正 （对资料制作者而言） 自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”， 有助于对思路的自我检测和整理。,课程介绍,4,什么是“TOYOTA的A3资料”,在TOYOTA，A3资料是强有力的沟通工具之一。 能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上 是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。 通过视觉表达，使内容一目了然 有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。 A3资料是培养问题解决能力的交流工具 （问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）,5,今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧,什么是“TOYOTA的A3资料”,并非只在形式上满足A3要求即可 一味的填充令资料不得要领 不知图表为何而做 图表、表格的表现内容艰涩难懂 理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心,6,A3资料制作的步骤,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容 （）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板 （）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,重点,7,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容 （）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板 （）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step1.明确资料目的,8,Step1.明确资料目的,资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。 关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达 什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何 使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,用途 如何,报告,联系,商谈,裁决,裁决：决定是否批准提案,9,请看教材第9页,10,资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定,即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一， 资料所传达的内容也应当有所改变。,首先自问自答“资料的目的是什么？” 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息,从以下角度出发，明确目的 “面向谁” “如何使用” “用途如何” 此3点,Step1.明确资料目的 学到的技巧,11,Step2.撰写资料纲要,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容 （）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板 （）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,12,制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。,纲要主体 每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑 整体的长度以口头表述秒到分钟为佳,纲要补充内容 简洁地整理出个左右的理由或数据， 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息,各个步骤所传达信息的 理由和补充数据,Step8 巩固成果,Step7 评 价,Step6 执 行,Step5 制定对策,Step4 把握根本原因,Step3 制定目标,Step2 分解问题,Step1 明确问题,Step2.撰写资料纲要,13,（1）确定纲要的主体 将每一步所要传达的信息用至多1句话表述 类似报纸上的新闻标题 口头念一下，长度以从30秒到1分钟为最佳 （2）确定对纲要主体进行补充的内容 为每条信息找出3个左右的理由或数据 （3）检查纲要整体 比照资料的目的反复通读 （思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）,Step2.撰写资料纲要 顺序,14,资料不可能一次制作成功,思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未 具备整体的整合性,首先考虑每个文本框的主题信息， 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性,制作纲要的要点在于： 掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中） 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑 此3点,Step1.明确资料目的 学到的技巧,15,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容 （）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板 （）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step3.确定版面设计,16,根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板） 。 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点步骤。,标题,Step3.确定版面设计,顺着思路展开！,17,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容 （）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板 （）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step4.撰写资料内容,18,确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。 修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于统一文体和书写格式，只强调需要强调的要点。,标题,行文要求 “简明扼要” “具体” “主动语态”,使用图表，强化 视觉效果,用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字,文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐,Step4.撰写资料内容,19,整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面 / 整体内容方面） 符号和编号是否注意保持了同整体统一 避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）,技巧篇,20,资料（特别是A3资料）的效果 从问题的发生到