格式一最新电子邮件书写格式指导三篇

格式一最新电子邮件书写格式指导三篇一、收件人1. 确认传送讯息的对象，并将 人数降至最低 。2. 传送电子讯息之前，确认收信 对象是否正确 ，以免造成不必要的困扰和笑话。二、抄送1. 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员 ( 比如项目经理 ) 。2. 一般情况下 不要给普通客户抄送 。3. 确认抄送讯息的对象，并将 人数降至最低 ，以免造成不必要的困扰和笑话。三、主题电子邮件一定要注明主题 ，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容 ( 网络的世界什么都有广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的呵呵 ) 。此外，主题要 明确、精练与内容相关 ，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款 / 签名四点要尽量完整。1 、称呼1) 如果有收件人的姓名的话 , 可以让对方感觉更加友好。2) 若知道对方的性别可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士3) 如果知道对方的身份可以用： XX 总经理、 XX 经理、 XX 董事长、 X 总、 X 董、 X 经理2 、正文正文做到 主题明确，语言流畅，内容简洁 。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1) 在撰写英文信函时 , 只对一两个词进行大写以示强调 , 全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2) 不要在信件中发泄不满 , 应面对面的解决。3) 回复信件时 , 有必要加上部分的原文 , 以方便对方了解回信内容。4) 若摘录的原文很长 , 应先把回复内容放到前面 , 原文内容在后 ,5) 在收件人明白其意时 , 才可使用俚语或缩写。6) 如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途 ;3 、结束1) 如果可提供好的选择 , 应在结尾处提出。如 : 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或 EMAIL 联系我 .2) 最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作3) 结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈4 、落款 / 签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款 / 签名，以示身份。在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。格式二一、 正文格式：称谓 + 礼貌用语（例如： XXX ，您好！ XXX 经理 / 先生 / 女士，您好！如为群发公告：各位同事 ， 大家好等二、 内容：1. 字体，宋体；2. 字号：小号；3. 颜色：黑色、个别重点处可加黑4. 全文字体字号需统一三、个人签名档1. 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门 / 岗位、联系方式（电话分机、传真、 Email ）2. 如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、 QQ 、 MSN 号码等）（例如： XXXXX 部 / 人事主管江苏天创物业服务有限公司（ XXXX 服务处）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，邮编： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXXXXXX )3 、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色四、 邮件语言文字规范1. 语言表达清楚、简练、不能有歧义；2. 规范用语，尽量少用口头语；3. 段落分明、清晰；4. 文件，表格大段内容，需添加附件五、 邮件发送规范1. 邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。六、 结尾客套语例如： SincerelyBest regards祝您顺利！祝工作顺利！等节日前夕可变更为相应的节日祝福语七、 邮件发送1. 邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员2. 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。3. 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。4. 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。5. 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复6. 邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。八、 其他注意事项1. 不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件2. 工作时间勿发与工作内容无关邮件九、 邮箱需设置成自动回复状态。1、 登录邮箱后，在邮件管理中进行设置回复内容例如：“您好：您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”格式三一、收件人 仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件 Cc （抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 Cc （抄送）功能：让相关人员参考，如团队中其他人员；让相关人员知晓，如您的直接主管等二、主题 邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识” 。 主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。（一般不超过 35 字）三、正文正文内容简洁、美观、易懂， 力求简明扼要，并求沟通效益。 称谓 + 礼貌用语 如： * （名字）您好！* 经理（名字 + 职位），您好！* 先生（女士），您好！ 内容字体：一般选择宋体、黑体；字号：可事先设置文字大小，一般选择 :10 12 号字 ；正文内容编排原则：要事第一， 结论在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容 ； 电子邮件内容，附件说明； 结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等 。四、签名签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、电话、传真、 E-Mail 等书写时应将内容归类，一般不超过 5 行，对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿 。签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些。五、附件要上传附件的文件文档： 附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在 5M 以内，大于这个数字的，通过 FTP 或者是网络空间传送。 附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在 6 位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。六、发送前的注意事项电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信