职业教育论文-用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家长通知书.doc

职业教育论文-用和制作家长通知书【摘要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书，这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索，利用Excel函数功能以及Word邮件合并功能，很好地解决了我校成绩统计的各种问题，现把使用的方法介绍给大家。【关键词】WordExcel数据源函数邮件合并一、建立学生数据源1.启动Excel2003，建立学生成绩表（如下图1），并另存在D盘，命名为“机电五班学生成绩表”。2.用SUM函数统计学生的总分。如：单击J2单元格；输入公式“=SUM（C2：I2）”，然后单击“”确定；鼠标指向J2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放直至J11单元格。3.用AVERAGE函数计算学生的平均成绩。如：单击K2单元格；输入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然后单击“”确定；鼠标指向K2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至K11单元格。4.根据平均分用IF函数定出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如：单击L2单元格；输入公式“IF(K2=90，优，IF(K2=80，良，IF(K2=70，中，IF(K2=60，合格，不合格）”然后单击“”确定；鼠标指向L2单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至L11单元格。5.用COUNTIF函数统计学生的补考科数。如：单击M2单元格；输入公式“=COUNTIF（B3：I3，“60”）”然后单击“”确定；鼠标指向M2单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至M11单元格。二、创建合并主文档1.启动Word2003，建立文档（如下图）1.从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”“邮件合并”。2.在邮件合并工具栏任务窗格的“选择文档类型”下方，单击以选择“信函”。3.单击“下一步：正在启动文档”。4.在“选择开始文档”下，单击以选择“使用当前文档”。5.单击“下一步：选取收件人”。6.在“使用现有列表”下，单击“浏览”。三、打开数据源1.选择D盘中“机电五班学生成绩表.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为在一个工作簿中有三张工作表，选择“Sheet1$”，直接点击确定，完成数据源设置。2.在“邮件合并收件人”对话框中，单击“确定”。3.单击“下一步：撰写信函”。四、插入合并域1.把光标插入点设置在建立的Word文档插入数据的地方（这里要插入学号，就把光标放到学号后面的表格中）。2.在“撰写信函”下，单击“其他项目”。3.选择“字号”，单击“插入”。4.重复以上操作，分别将所有的合并域插入相应的位置。（如下图）5.单击“下一步：预览信函”。五、完成合并打印单击“下一步：完成合并”到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。参考文献：1王海燕.浅谈中等职业学校计算机教学J.山西