中国石油西气东输管道公司合同管理程序(PDF31页).pdf

合同管理程序合同管理程序 1 目的1 目的 为了加强中国石油西气东输管道公司（以下简称“公司”）合同管理 ，防范和控制经营风险，提高工作效率；同时，为了确保公司合同管理信 息系统规范、平稳运行，根据有关法律法规及中国石油天然气股份有限公 司（以下简称“股份公司”）的要求，结合公司实际，制定本程序。 2 范围2 范围 公司所有对外经济往来所需订立的书面合同均应遵守本程序的规定 ，但下列情况除外： a ) 组织会议、培训。 b ) 政府依据法律、法规收取费用的项目。 c ) 用于职工福利性支出所购买的生活性商品： ( 1) 一次采购金额在2 0 万元以下； ( 2 ) 有质量保证，无需售后服务； d ) 其他金额（新建、更新改造、大修理等国家法律法规、上级部门规 定必须签合同的项目除外）支出在5 万元以下且即时结清，双方不需 要以书面形式明确质量保证等后续权利义务的项目。 公司全面推行合同管理信息系统，除非符合本程序第5 . 2 . 1. 11条规定的 条件，以公司名义签订的各类合同均应当在合同管理信息系统中执行签订 、履行、变更、付款的审查程序。 3 术语和定义3 术语和定义 3 . 1 公司业务主管领导包括：总经理、党委书记、副总经理、总会计师。 3 . 2 限下合同 限下合同是指由公司所属各单位（除各项目部）承办并且满足下列条 件之一的合同： a ) 已列入公司计划或财务预算且单项合同金额在人民币2 0 0 万元以下 的合同； b ) 收入类流量计检定合同； c ) 供水、供电、供气、供热合同； 1 d ) 后勤、保洁、保安、物业等服务合同； e ) 防雷防静电检测服务合同，仪表春、秋检技术服务合同，安全阀、 压力容器检验、计量合同。 3 . 3 限上合同 限上合同是指限下合同以外的各类合同。 3 . 4 单价合同 单价合同是指在合同文件中只规定工作内容的单位价格，合同总价根 据实际完成的工作量，在合同履行完结时再行确认的合同。 4 职责4 职责 4. 1 企管法规处 a ) 企管法规处是公司合同归口管理部门，承担以下职责： ( 1) 制定公司合同管理规章制度并组织实施； ( 2 ) 对限上合同的法律条款进行审查； ( 3 ) 办理合同签约授权手续，对机关部门审批通过的合同加盖合同 专用章，书面记录用章信息； ( 4) 参与重大项目的法律论证及合同的谈判； ( 5 ) 会同有关部门监督、检查合同履行情况； ( 6 ) 组织合同管理信息系统的维护、优化； ( 7 ) 制定并推广使用公司合同标准文本； ( 8 ) 指导、监督公司各单位合同管理工作。 b ) 企管法规处是合同管理信息系统运行的主管部门，职责包括： ( 1) 起草合同管理信息系统相关的规章制度； ( 2 ) 合同管理信息系统中用户、权限、流程初始化设置及更新； ( 3 ) 培训、指导、协助、监督其他各部门使用合同管理信息系统； ( 4) 相关审查人员每日及时登录系统处理合同审查事宜。 4. 2 合同承办单位 a ) 合同承办单位负责人是合同的第一责任人。合同承办单位牵头办理 与合同相关的一切事宜，主要职责包括： 2 ( 1) 建立健全本单位合同统一台帐； ( 2 ) 确保合同金额不超出公司下达的投资计划或年度预算； ( 3 ) 落实签约依据； ( 4) 审查合同相对方签约主体资格并组织合同选商、谈判和文本起 草等工作; ( 5 ) 在签订工程服务（包括大修理）、技术服务（设计、监理及生 产技术服务等）、车辆运输、物资采购合同时，同时签订相应的 H SE合同； ( 6 ) 所属各单位（除各项目部）对限下合同进行审查审批、编号， 牵头办理限上合同会审工作并落实各部门审核意见，负责本单位 合同在合同管理系统中签订信息录入的工作； ( 7 ) 机关部门将已审批通过的合同文本提交企管法规处加盖合同专 用章；所属各单位（除各项目部）负责本单位合同专用章的管 理，对审批通过的限上、限下合同自行加盖已经授权的合同专用 章，书面记录用章信息； ( 8 ) 全面负责合同履行，按时、按要求检查本单位合同履行情况； ( 9) 承办单位将合同执行工作全部或部分委托给其他单位时，必须 向受委托单位详细交底并提供合同文本及相关资料，该委托行为 不减少承办单位负责人的合同责任。 b ) 在合同管理信息系统运行工作中的职责包括： ( 1) 在合同管理信息系统中发起合同立项申报、合同付款、合同变 更、合同终结及合同归档等；限下合同完成管理处内部审查程序 后应进入合同管理信息系统报审。 ( 2 ) 准确填写合同信息，确保合同送达正确的审查审批人； ( 3 ) 合同审查过程中，根据审查部门提出的意见及时整改并重新报 送； ( 4) 各部门均应当指定一名合同管理信息系统联络人，负责以下工 作：在合同管理信息系统中担任本部门合同申报员、合同打印 员；对本部门其他合同申报用户、合同审查用户进行培训，确保 本部门所有合同管理信息系统相关人员正确安装客户端并掌握有 关操作方法；对合同管理信息系统中本部门的签约依据统一命 名、编号、录入签约依据库、建立台帐并保存电子文档。本部门 3 合同管理信息系统用户或流程发生变化时及时通知系统管理员。 c ) 在单价合同的管理中，合同承办部门的职责包括但不限于： ( 1) 严格控制签订单价合同。只有在签订合同时确实无法确定工程 量或订货数量的情况下，才允许签订单价合同，否则必须确定工 程量或订货数量，确定合同总价。 ( 2 ) 在签订单价合同时，必须明确“单价”所含内容、如果是“综 合单价”要列清“综合单价”的组成明细。 ( 3 ) 在签订单价合同时，可根据暂定工作量确定一个较为接近实际 的合同总价。 ( 4) 在签订单价合同时要明确所签合同履行的标准，并不得违反国 家的相关规定。 ( 5 ) 检查验收单价合同的工作质量、进度、数量，确认合同规定的 其他工作内容，做好检查验收记录，并填报工程量（供货或服 务）确认单（附件13 ）。 4. 3 各专业管理部门 公司总部各专业管理部门根据本部门业务分工，对相关限上合同中的 技术性条款进行审查。 4. 4 规划计划处 a ) 负责对资金渠道为基本建设、更新改造、安全生产费用项目、股份 公司投资项目、固定资产投资项目、大修理项目的合同是否已列入年 度投资计划及相关签约依据、合同价款、合同结算进行审查。合同金 额不突破公司下达投资计划。 b ) 是合同审查部门，负责安排相关人员每日及时登录系统处理合同签 订审查及付款审查等业务。 4. 5 财务处 a ) 负责对资金渠道为直接成本、管理费、定额维修费、专项技术服务 费、安全生产费用项目、股份公司年度预算的限上合同是否列入公司 年度预算及签约依据、合同价款、合同结算、支付方式进行审查。 b ) 在合同承办部门申报签订工程类结算合同前，负责审定承办部门提 交的固定资产移交清册。 c ) 是合同审查部门，负责安排相关人员每日及时登录系统处理合同签 订审查及付款审查等业务。 4 4. 6 审计监察处 审计监察处有权对合同签订、履行进行审计监督。 4. 7 各专业管理部门、规划计划处、财务处、企管法规处对管输及其它收入 类限上合同进行审查。 4. 8 公司领导对所分管专业的限上合同进行审批。 4. 9 科技信息处 负责为合同管理信息系统的运行提供技术支持。 4. 10 公司所属各单位（除各项目部） 所辖合同管理部门的职责划分如下： a ) 经营科是合同综合管理部门，承担以下职责： ( 1) 建立健全合同管理台帐，限下合同编号； ( 2 ) 由具备相应资格的造价管理人员对合同的价格、结算进行审 查； ( 3 ) 合同管理人员审查以下内容：各方当事人是否具有订立及履行 合同的权利能力；合同条款是否存在显失公平、违反法律法规的 内容；合同的形式及订立的程序是否合法，条款是否齐备、完 整，设定的权利、义务是否具体、明确，相应手续和相关附件是 否完备等； ( 4) 限上合同在合同管理信息系统运行相关事宜，包括：客户端安 装、人员操作培训、合同申报及打印、合同付款申请等； ( 5 ) 对合同尾款支付情况进行审查并办理未在合同管理信息系统中 订立的限上合同的付款审查审批手续； ( 6 ) 每季度对本部门承办合同的履行情况进行一次全面检查，如发 现问题应当及时报告有关部门； ( 7 ) 参与合同谈判； ( 8 ) 指导、监督其他各科室合同签订及履行工作； ( 9) 牵头处理合同纠纷。 b ) 财务处派驻人员（以下简称“财务人员”）的职责包括： ( 1) 审查客户信息卡片的内容及完整性并报公司财务处账户及往来 岗人员备案； 5 ( 2 ) 审查合同项目是否符合公司下达计划或预算要求； ( 3 ) 审查付款条件等有关经济条款的合理性; ( 4) 审查合同付款； ( 5 ) 参加合同费用的谈判。 c ) 合同主办业务科室的职责包括： ( 1) 根据公司下达的计划或预算组织合同选商、谈判及文本起草等 工作； ( 2 ) 审查合同对方单位的资质、资信及市场准入证； ( 3 ) 在签订工程服务（包括大修理）、技术服务（设计、监理及生 产技术服务）、车辆运输、物资采购合同时，同时签订相应的 H SE合同； ( 4) 由相关专业技术人员对合同中约定的标的质量、数量、履行及 质量保证等技术性条款进行审查； ( 5 ) 全面负责合同履行工作。 d ) 所属各单位（除各项目部）副处长（副经理）根据业务分工对所分 管的合同进行审查。 e ) 所属各单位（除各项目部）负责人对本处全部合同进行审查审批。 5 管理内容及程序5 管理内容及程序 5 . 1 合同管理权限 5 . 1. 1 各类合同审查执行分限额审批制度。即：限额以下合同（以下简称 “限下合同”）由公司所属各单位（除各项目部）审查审批；限额以上合 同（以下简称“限上合同”）由公司总部机关部门及公司各工程建设项目 部审查审批。总部机关部门承办的均属限上合同。 5 . 1. 2 各类合同审批权限为：各专业管理部门、规划计划处、财务处、企管 法规处负责限上合同技术、经济、法律三项审查，公司业务主管领导对所 分管专业5 0 0 万元及以上的限上合同进行审批。 6 5 . 1. 3 各部门根据公司年度投资计划和财务预算申报合同。 5 . 1. 4 承办部门应当根据项目及资金渠道的划分确定合同立项。符合以下全 部条件的，应当签订一个合同。 a ) 资金渠道相同并且属于同一项目； b ) 合同相对方相同； c ) 合同标的相同或在技术上可认定为相似。 d ) 严禁承办部门为逃避监管将一个合同拆分成两个或两个以上合同。 5 . 1. 5 业务主管部门对合同进行技术、经济、法律审查。限上合同需报公司 财务处、规划计划处、企管法规处相关岗位负责合同中技术、经济、法律 内容的审查并报主管领导审批 ，在合同签约审查审批表上签字。下列合同 在履行公司合同会审程序后应当按照股份公司合同审查程序上报或备案： a ) 以股份公司名义签订的合同； b ) 股份公司统一组织，指定签订的跨专业板块项目合同； c ) 公司组织签订或审批的重大融资类合同； d ) 股权类合同； e ) 特大合同( 单项标的金额在3 亿元人民币以上的设备采购或支出类工 程合同) ； f ) 单项标的金额在1亿元人民币以上3 亿元人民币以下的设备采购或支 出类工程合同，应当在合同签订后及时报股份公司备案。 5 . 1. 6 以股份公司名义签订的合同由公司总经理签署，其他合同可由总经理 授权委托代理人签署。 5 . 1. 7 无论限上合同还是限下合同，所属各单位（除各项目部）的技术、经 济、法律审查人员及所属各单位（除各项目部）领导都应当根据各自的专 业原则，仔细、全面地审查相关内容；都应当严格按照公司下达的计划或 预算来签订，确保合同金额不突破计划或预算金额。 5 . 1. 8 所属各单位（除各项目部）应当按照本程序的要求，规范本部门限下 合同的各项管理工作。规划计划处、财务处、企管法规处及其他相关专业 管理部门定期对限下合同审查、履行过程进行监督，对合同管理不规范的 ，提出改进意见并责令限期整改。 5 . 1. 9 各部门应当先订立合同后履行合同。各部门在上报结算审查资料的 7 同时必须附合同，无合同的结算资料造价管理部门不予受理。确因抢险、 救灾或其他紧急原因需要先实施的，承办部门应当获得公司相关业务主管 领导批准，同时承办部门应当及时申报合同并在结算审查前完成合同签订 。 5 . 1. 10 承办部门应当使用公司制定的标准合同文本起草合同。 5 . 1. 11 本程序适用于中国石油天然气股份有限公司西气东输管道分公司、 中石油管道有限责任公司西气东输分公司及由我单位承办经过其它单位授 权的合同。 5 . 2 合同订立 5 . 2 . 1 一般性规定 5 . 2 . 1. 1 订立合同应当遵守国家有关法律、法规和规定，做到合同主体、内 容、形式、程序合法。 5 . 2 . 1. 2 合同条款应当齐备、完整。合同当事人约定权利和义务，应当具体 、明确，不得出现容易产生歧义或含混不清的条款。合同中的专门术语、 专有词汇应当设专款定义解释。 5 . 2 . 1. 3 对外订立合同，合同主体应当符合以下基本要求： a ) 法人单位应当以该法人的名义订立合同，禁止以其职能部门的名义 订立合同； b ) 已办理营业执照的非法人分支机构，以该分支机构的名义订立合 同； c ) 未办理营业执照的单位以其所从属的法人或已办理营业登记的非法 人分支机构名义订立合同。 5 . 2 . 1. 4 合同承办部门应当要求合同相对方提供下列资料、查验其真实性 ，确保其具有履约能力： a ) 经工商行政管理部门审核颁发的并加盖合同相对方印章的法人营业 执照或营业执照副本复印件；合同相对人是自然人的，应当提供该自 然人身份证的复印件；合同相对人是其他组织的，应当提供经相关行 8 政主管部门年检合格的身份证明文件并加盖合同相对人印章； b ) 资质等级证书及涉及许可经营的许可文件； c ) 授权代表的授权委托书； d ) 能够证明其履约能力的有关资信资料； e ) 客户信息卡； f ) 市场准入证； g ) 开户许可证或相关银行开户证明； h ) 需要合同相对人提供的其他资料。 5 . 2 . 1. 5 上述所列资料，确有特殊原因不能提供的，应当获得公司相关业务 主管领导批准。 5 . 2 . 1. 6 采取招标方式的，由合同承办单位组织有关单位对合同相对方的资 质进行审查；采取非招标方式的，企管法规处审查合同相对方的营业执照 、法定代表人或负责人的授权委托书，由承办部门负责对合同相对方的履 约能力进行审查。 5 . 2 . 1. 7 采取招标采购方式的，承办单位按照公司招标管理程序，根据 招标结果，签订服务采购合同。采取非招标采购方式的，承办部门根据主 管业务部门和主管领导批准的采购方式签订服务采购合同。 5 . 2 . 1. 8 相关单位相关岗起草（新合同、变更）合同，单位领导审核。 5 . 2 . 1. 9 订立合同的内容由双方约定，一般包括当事人的名称或者姓名和住 所；标的；数量；质量；价款或报金（单价、总价、费用明细）；履行期 限、地点和方式；双方权利和义务；违约责任；解决争议的方法；公司档 案管理要求的相关内容；双方约定的其它条款。 5 . 2 . 1. 10 合同会审一般通过合同管理系统进行。合同审查审批的一般程序为 ：合同承办部门申报、审查部门审查、主管副总经理审批，总会计师审批 ，总经理核准并授权签约。相关单位审查合同并签字后，由被授权人签订 合同。 5 . 2 . 1. 11 合同审查审批应当按照本程序规定在合同管理信息系统中完成。审 查完毕后，在合同管理信息系统中打印生成合同文本。但符合以下条件的 合同仍以纸质形式进行会审： a ) 主合同未在合同管理信息系统中履行审查审批程序的变更合同； b ) 其他确有特殊情况的合同。 9 5 . 2 . 1. 12 签订符合条件的纸质会审合同，应当获得公司相关业务主管领导的 批准。 5 . 2 . 1. 13 限下合同审查审批应当在合同管理信息系统中履行。 5 . 2 . 1. 14 上海盛大置业有限公司合同审查审批业务流程为：合同承办部门报 审；规划计划处审查；财务处审查；企管法规处审查；公司副总经理审查 ；公司总经理审定。 5 . 2 . 2 限上合同签订程序 5 . 2 . 2 . 1 承办单位完成限上合同文本的起草，经单位负责人确认后，在合同 管理信息系统申报，公司审查单位按合同审查权限审查后，公司领导审批 。承办单位应当根据所申报合同的专业特点及业务分工来确定该合同是否 需要其他的相关专业管理单位先行审查，填写合同申报说明（附件 2 ）。 5 . 2 . 2 . 2 会审部门在审查合同时，可以要求承办部门提供与合同有关的补充 材料，出具审查意见。审查意见应当明确、具体。承办部门应当根据审查 意见对合同文本进行修改或作情况说明。 5 . 2 . 2 . 3 会审通过的合同，除应当由总经理签署的合同外，企管法规处根据 本程序第5 . 1. 6 条的规定，向总经理申请单项签约授权或直接适用年度签约 授权。总经理审核被授权人资格、范围和期间并签发授权委托书。对超过 本单位管理权限和授权范围的合同，由承办单位按有关规定在公司内部履 行完合同会审程序后，直接上报股份公司审查。 5 . 2 . 2 . 4 对于年度授权，企管法规处按合同管理办法的有关规定编制授权 委托书（未审稿），企管法规处长对授权的事项、权限、时间等内容进 行审查并签署意见。总经理审批并签发授权委托书。 5 . 2 . 2 . 5 公司单项授权管理业务流程为：企管法规处收到授权申请后，向公 司主管副总经理并公司总经理请示。公司主管副总经理审查权限参照公司 领导行政分工原则。公司总经理批准后，企管法规处向申请部门发放授权 委托书。对于单项签约授权的合同，经履行合同会审程序后，由合同承办 单位送达企管法规处履行授权手续。 5 . 2 . 2 . 6 合同审批通过后，总部机关部门应当在十五日内将合同文本及相关 资料送交企管法规处盖章。所属各单位（除各项目部）应当在十五日内完 成合同盖章。合同经办人在合同专用章使用与合同移交承办单位登记簿上 签字备查。满足下列条件时，企管法规处可加盖合同专用章： 10 a ) 合同审查审批程序已经完成； b ) 提供合同签约审查审批表或合同变更审查审批表； c ) 合同签约已获得总经理授权； d ) 承办单位授权代表已在合同文本上签名或签章； e ) 合同相对方负责人或授权代表已在合同文本上签名或签章；授权代 表签字的，需提供授权书。 5 . 2 . 2 . 7 合同盖章后，承办单位应按照公司档案制度规定将合同及会审相关 单据原件归档至档案室。合同归档应包括以下资料： a ) 合同文本及H SE合同文本； b ) 合同条款中有附件的，须附在合同文本后； c ) 合同相对方资质、市场准入证复印件； d ) 合同相对方签署人不是法人的须有法人授权书原件；其法人授权书 系年度授权的，可提供授权书复印件； e ) 签约依据； f ) 合同申报说明； g ) 合同系统生成的合同审查签约审批表或合同变更审查审批表。 5 . 2 . 2 . 8 合同盖章后，承办部门将合同正本一份及会审相关单据原件归档 ；合同副本一份及必要的会审单据复印件送交财务处；将相应的合同文本 送交合同相对方。 5 . 2 . 3 限下合同签订程序 5 . 2 . 3 . 1 承办部门应当依据本程序的有关规定组织限下合同的审查审批。 5 . 2 . 3 . 2 所属各单位（除各项目部）合同承办科室组织完成合同文本的起草 后，由合同申报人员将合同文本及相关资料在合同管理信息系统内提交所 属各单位（除各项目部）的技术岗、财务岗造价岗、法律合规岗、分管领 导、单位负责人审查审批。造价岗审查与财务岗审查同属经济审查范围 ，按照合同审查需求执行。限下合同无需填报合同申报说明。 5 . 2 . 3 . 3 合同盖章后，承办部门将合同正本一份及会审相关单据原件归档 ；合同副本一份及必要的会审单据复印件送交财务处；将相应的合同文本 送交合同相对方。 5 . 2 . 3 . 4 公司所属各单位（除各项目部）应按照合同台账（附件1）格 11 式分别编制限上合同台帐及限下合同台帐，并于每月3 0 日前将电 子版发送至企管法规处。 5 . 2 . 3 . 5 所属各单位（除各项目部）负责本单位合同专用章的管理。合同专 用章应妥善保管；合同专用章损坏或由于机构变动、名称改变等原因停止 使用时，必须将原印章缴回企管法规处封存或销毁。 5 . 3 合同履行 5 . 3 . 1 一般性规定 5 . 3 . 1. 1 合同生效后，承办部门应当全面、适当履行合同约定。承办部门应 当跟踪了解合同履行进展情况，发现合同相对方未按照合同约定履行的 ，应当及时查明原因，并酌情告知合同相对方或向其提出异议，促使其严 格履行合同；合同相对方就合同的履行向我方提出异议的，合同承办部门 应回复处理意见。 5 . 3 . 1. 2 承办单位应当每季度对本部门承办合同的履行情况进行一次全面检 查，对所有已经履行但尚未结算或未进行帐务处理的合同，提出处置意见 ，将本单位未履行完毕合同履行检查表于每季度末月2 5 日报送企管法 规处，企管法规处处长审核。财务处根据处置意见进行帐务处理并审核。 5 . 3 . 1. 3 企管法规处每季度对公司合同履行情况进行全面检查，加强履约监 督，防范法律风险。 5 . 3 . 1. 4 对于会计核算及对外披露需要获取的合同，经办单位应及时、完整 、准确的向财务处传递合同文本及相关信息信息，作为财务部门进行账务 处理的依据。 5 . 3 . 1. 5 合同中期或合同履行完毕，承办单位及专业部门对合同执行情况组 织验收，并按规定对合同履行情况进行审查。 5 . 3 . 1. 6 工程类合同在工程造价审定完成，签订结算合同前，合同承办部门 应督促合同相对方填制固定资产移交清册（附件15 ），并提交财务处 审定。 12 5 . 3 . 2 限上合同履行 5 . 3 . 2 . 1 合同承办单位申请支付中间性付款的，应当将付款申请在合同管理 信息系统内提交财务处审查，并将合同价款结算、付款审批单（附件 12 ）依次提交专业管理部门、财务处审查。 5 . 3 . 2 . 2 合同承办单位申请支付最后一笔合同款时，应当填报合同履行终 结通知单（附件11），将付款申请在合同管理信息系统内提交财务处、 企管法规处审查，并将合同价款结算、付款审批单提交专业管理部门 、档案室、财务处审查。最后一笔合同款为质量保证金的，应提交质量安 全环保处审查。 5 . 3 . 2 . 3 所属各单位（除各项目部）审查通过后该合同是限上合同，则由经 营科按照第5 . 3 . 2 条有关规定将付款申请提交公司各相关部门审查审批通过 后，由公司财务处办理付款手续。 5 . 3 . 3 限下合同履行 5 . 3 . 3 . 1 限下合同款项支付由所属各单位（除各项目部）自行审查审批。 5 . 3 . 3 . 2 所属各单位（除各项目部）审查通过后该合同是限下合同，则由财 务人员将付款申请提交公司财务处直接办理付款手续； 5 . 3 . 3 . 3 合同订立后，所属各单位（除各项目部）主办业务科室负责监督合 同对方单位的合同履行工作并根据合同的约定及实际履行情况提请财务部 门付款。 5 . 3 . 3 . 4 所属各单位（除各项目部）合同主办业务科室申请支付合同款时 ，应当将付款提交经营科、相关业务主管副处长（副经理）及负责人审查 ；支付合同尾款时，还应报档案管理人员审查，且合同主办科室需填写 合同履行终结通知单（附件11）报经营科备案；若合同尾款为质保金时 ，还需报质量安全管理人员审查。 5 . 3 . 3 . 5 所属各单位（除各项目部）根据本程序的有关规定开展合同履行及 变更管理工作。 5 . 3 . 3 . 6 合同变更审批通过后的盖章程序按照本程序第5 . 2 . 1条、第5 . 2 . 2 条的 有关规定执行。 5 . 4 合同变更、转让和解除 13 5 . 4. 1 一般性规定 5 . 4. 1. 1 在合同履行中或履行完毕后出现下列情况之一时，合同承办单位可 以开展合同变更工作： a ) 合同履行中需要增加或减少同种类货物数量或服务工作量的； b ) 租赁类合同履行完毕后，根据实际工作需要续签合同的； c ) 合同一方当事人的权利义务转让； d ) 经公司管理层批准的其他变更。 5 . 4. 1. 2 第5 . 4. 1. 1条a ) 、b ) 、c ) 类变更时，限上合同应当以公司业务主管领导 批示或主管业务部门的批文为依据。限下合同应当获得单位负责人的批准 。 5 . 4. 1. 3 合同履行中出现下列情况之一时，承办部门应当按照签订新合同的 程序办理： a ) 新增加标的类型、性质与原合同中约定标的不同； b ) 新增标的内容与原合同标的没有必然承接关系。 5 . 4. 1. 4 合同承办部门应当按照公司制定的合同变更协议格式起草变更协议 文本。 5 . 4. 1. 5 合同承办单位填写申请变更合同报告，合同履行过程中的重大变更 、中止、解除合同的通知、协议必须采用书面形式，其审批程序与合同签 订的审批程序相同，均参照本程序第5 . 2 条的有关规定执行。 5 . 4. 1. 6 合同变更协议原则上应当由原合同的签约人签署，承办部门应当将 生效的变更协议纳入原合同管理。 5 . 4. 1. 7 合同相对人的开户行和账号发生变更，合同相对人应出具开户行与 账号变更说明，基本账户变更须提供基本账户开户许可证。一般账户为原 账户已销户或被冻结的情形，须提供银行销户证明、账户冻结原因说明 ，其他情形原则上不予变更。 5 . 4. 1. 8 属于限上合同的，承办部门负责审查相关变更信息的真实性，并提 供开户行、账号变更说明（附件10 ）、填写合同相对方开户行、账 14 号变更审查单（附件9）提交企管法规处、财务处审查。限下合同涉及开 户行和账号发生变更时，由所属各单位（除各项目部）自行审查。 5 . 4. 1. 9 合同变更、单价合同管理、合同管理人员的职责和合同管理工作考 核等其他相关内容具体执行本程序。 5 . 4. 2 限上合同变更 5 . 4. 2 . 1 限上合同变更审查审批程序与限上合同签订审查流程相同，均按照 本程序第5 . 2 . 1条、第5 . 2 . 2 条的有关规定执行。 5 . 4. 2 . 2 各有关部门对限上合同变更协议的审查职责按照本程序第4条的规定 执行。 5 . 4. 2 . 3 合同变更审批通过后的盖章程序按照本程序第5 . 2 . 2 条的有关规定执 行。 5 . 4. 3 限下合同变更 5 . 4. 3 . 1 各有关部门对限下合同变更协议的审查职责按照本程序第4条的规定 执行。 5 . 4. 3 . 2 限下合同发生变更的，已列入公司财务预算单项合同历次变更增加 的金额与原合同金额之和应在人民币2 0 0 万元以内。 5 . 4. 3 . 3 合同变更审批通过后的盖章程序按照本程序第5 . 2 . 1条、第5 . 2 . 3 条的 有关规定执行。 5 . 5 合同纠纷处理 5 . 5 . 1 对于合同履行中出现的纠纷，承办部门应与合同相对方进行协商解决 ；若不能通过协商与对方达成一致，则应当及时报告相关专业管理部门。 5 . 5 . 2 当合同履行过程中出现的纠纷涉及法律程序时，按照法律纠纷管理 程序处理。 5 . 6 合同归档与统计 5 . 6 . 1 合同文本及有关合同签订、履行、变更、终止、转让、补充的文书、 传真及图表等是合同履行过程中的重要文件，应由承办部门相关管理 15 人员妥善保管并按时归档。 5 . 6 . 2 合同承办单位将合同正本存档，相关单位保存其他文本。 5 . 7 合同管理信息系统的运行 5 . 7 . 1 合同管理信息系统中，合同信息根据预先编制审查流程自动流转。为 确保合同正确流转，承办人员必须准确填写合同类别、合同价款、选商方 式、签约依据、资金流向、资金渠道、合同相对人、履行期限等信息。 5 . 7 . 2 当人员或机构调整，需要改变合同管理信息系统中的用户或流程时 ，相关部门应当以书面形式及时通知系统管理员修改合同管理信息系统设 置。 5 . 7 . 3 系统运行 5 . 7 . 3 . 1 合同立项、申报 5 . 7 . 3 . 1. 1 在填写“合同名称”时，采用“合同编号”“合同名称”的方 式。如“XQ SG PI 0 0 1西气东输管道公司压气站标的编制委托合同”。 5 . 7 . 3 . 1. 2 合同申报人应当按照公司合同编号的规则正确填写“地区企业合 同编号”。 a ) 限上合同编号格式为：XQ SG + 部门代码+ 流水号，依次顺延，如 XQ SG PI 0 0 1；限上H SE合同编号格式为XQ H SE+ 流水号，依次顺 延，如XQ H SE0 0 1；限下合同编号格式为XQ + 部门代码+ 年份缩写+ 流 水号，依次顺延，如XQ XJ10 0 1；限下H SE合同编号格式为XQ + 部门 代码+ H SE+ 年份缩写+ 流水号，依次顺延，如XQ XJH SE10 0 1。 b ) 限上H SE合同编号由企管法规处负责，限下H SE合同编号由承办部 门负责。 c ) 在填写“合同类别”时，承办部门应当根据合同的性质正确选择 一、二、三级类别。合同的第三级类别必须正确选择，限上合同选择 适合的主管领导，限下合同立项在选择合同“三级类别”时，不再选 择“限下合同”与“限下大修理合同”，所有限下合同均选择“限下 合同简政放权”这一选项。 5 . 7 . 3 . 1. 3 在选择“框架协议”和“框架协议下的合同”时，皆选择“否 ”。 5 . 7 . 3 . 1. 4 在选择“资金流向”时，应根据合同款项的性质选择“支出”、 “收入”及“不涉及”。 5 . 7 . 3 . 1. 5 在选择“资金渠道”时，应根据规划计划处的投资计划和财务处 16 的财务年度预算正确选择。 5 . 7 . 3 . 1. 6 合同管理信息系统中“签约依据”的命名规则为：文件编号+ 文件 名称；编号规则为：部门代码+ 年份缩写+ 流水号。 例如，采办处的第一份 签约依据为“关于订立压缩机组备品备件采购合同的请示”、文件编号 “为采办字（2 0 0 9）3 4号”，则该签约依据的名称应当为：采办字 （2 0 0 9）3 4号关于订立压缩机组备品备件采购合同的请示，编号为 ：PU 0 90 0 1，0 9是年份，0 0 1是签约依据编号。 5 . 7 . 3 . 1. 7 填写“选商方式”时，凡经过招标委员会上会讨论或传阅会审的 项目，选择“招标”；采取电子商务的，选择“电子商务”；其余一律选 择“其它”并说明有关情况。 5 . 7 . 3 . 1. 8 在填写“预算金额”时，应根据规划计划处的投资计划和财务处 的年度预算正确填写，以人民币为单位。 5 . 7 . 3 . 1. 9 合同管理信息系统中“合同标的”的填写规则为：项目名称+ 合同 权利义务指向的对象。例如：“增输项目压气站阀门采购”。 5 . 7 . 3 . 1. 10 “标的金额”分为“确定”和“不确定”两种情况，固定价合同 选择“确定”，填写合同金额，以人民币为单位；暂定价合同、单价合同 、天然气销售合同选择“不确定”，应填写估算的合同金额，以人民币为 单位。所有合同金额均为含税价，“是否含税”一项默认选择为“是”。 5 . 7 . 3 . 1. 11 在选择“我方签约单位”时，默认选择“西气东输分公司”；选 择“我方签约人”时，选择“委托代理人”，在菜单中选择本部门负责人 ；如申报的合同需股份公司盖章时，“我方签约人”应选择公司总经理。 5 . 7 . 3 . 1. 12 单击“选择合同相对人”选项，弹出“网页对话框”，根据查询 条件搜索相对人；如需新录入合同相对人，单击“查询”选项，弹出“网 页对话框”，单击“添加相对人”选项，进行合同相对人信息录入。 a ) 在录入“合同相对人”信息时，必须正确、完整的填写“合同相对 人”的“名称（姓名）”、“法定代表人（负责人）”、“银行帐 号”和“开户银行”及其他相关信息。 b ) 合同相对人信息变更时，承办部门应及时更新。单击合同管理系统 左侧界面的“合同相对人管理”，选择“合同相对人信息维护”，查 询出需变更的合同相对人，更新其变更信息。 c ) “合同相对人信息维护”不能对相对人名称进行修改，如果相对人 17 名称发生变化，应重新录入，但原相对人信息不能删除。 5 . 7 . 3 . 1. 13 在选择“履行期限”时，一般选择“确定”，并按合同文本中的 要求正确填写具体时间期限；如确有特殊情况无法确定具体的履行期限的 ，选择“不确定”，并在“相关约定”中说明，承办部门不能为规避事后 合同随意改动已确定的合同履行期限。 5 . 7 . 3 . 1. 14 “履行地点”根据合同实际情况填写。 5 . 7 . 3 . 1. 15 在选择“纠纷解决方式”时，承办部门应按照合同文本中的约定 具体填写。如合同文本中约定的纠纷解决方式是“提交中国石油天然气集 团公司法律事务部调解”，则应选择“其它”。“合同相对人”为中国石 油天然气股份有限公司和集团公司下属单位的，文本内的争端解决方式均 为“提交中国石油天然气集团公司法律事务部调解”。 5 . 7 . 3 . 1. 16 “合同相对人”为中国石油天然气股份有限公司下属单位时，应 当在“内部合同”一项选择“是”；“合同相对人”为中国石油天然气集 团公司下属单位时，应当在“关联交易”一项选择“是”，均选择“异地 关联交易”，“封闭结算”均选择“否”。 5 . 7 . 3 . 1. 17 除确有特殊情况外，合同申报人应当在合同管理系统中选择标准 文本，通过在线编辑后形成送审的合同文本。 5 . 7 . 3 . 1. 18 合同申报人应当根据实际情况上传必要的支持性文件，“合同申 报说明”（见附件2 ）、营业执照相关资质、客户信息卡片（附件3 ）、授 权书必须上传。若上传扫描图片，应当统一放置在w o r d 文档中，进行压缩 后上传至系统中。 5 . 7 . 3 . 2 合同审查 5 . 7 . 3 . 2 . 1 在合同管理信息系统中履行合同审批职能的部门是：企管法规处 、规划计划处、财务处、相关业务主管副总经理、总会计师、党委书记、 总经理。承办部门应当根据所申报合同的专业性质及项目投资计划下达部 门来确定该合同是否需要其他的相关专业管理部门先行审查。如果需要 ，则应当报请相关专业管理部门在“合同申报说明” 上签署意见。 5 . 7 . 3 . 2 . 2 限下合同（变更）审查流程为：限下合同申报所属各单位（除 各项目部）负责人签发所属各单位（除各项目部）技术岗审查所属各 单位（除各项目部）财务岗审查所属各单位（除各项目部）法律合规人 员审查所属各单位（除各项目部）分管领导审批所属各单位（除各项 目部）负责人审定。造价审查属于经济审查范围，按照所属各单位（除各 18 项目部）需求配置。 5 . 7 . 3 . 2 . 3 合同审查人员应当及时登录合同管理信息系统， 处理合同签订审 查、变更审查、付款审查及付款确认等工作。合同审查人员确有特殊情况 不能登录合同管理信息系统时，应当及时将合同管理信息系统中有关工作 委托给代办人处理。 5 . 7 . 3 . 2 . 4 如果合同审查人员提出修改意见，则必须在审查审批页面选择 “退回申报部门”，待承办部门整改合格后才能选择“审查通过”。审查 人员在退回合同时，不要选择“其他审查部门”。 5 . 7 . 3 . 2 . 5 合同获得公司领导审批后，合同文本便不能再做任何修改，此时 承办人员应当将待办工作转给本部门“合同打印员”。 5 . 7 . 3 . 3 合同签订 5 . 7 . 3 . 3 . 1 承办部门合同打印员应当在合同管理信息系统中确认合同编号、 打印合同文本后将合同信息 “转签订信息录入员”，同时告知企管法规处 需要办理单项授权的签约人。 5 . 7 . 3 . 3 . 2 在签约人获得总经理授权后，机关部门承办部门将合同文本提交 企管法规处加盖合同专用章，同时企管法规处签订信息录入员在合同管理 信息系统中填写有关内容后将合同信息转给合同申报人。 5 . 7 . 3 . 4 合同履行 5 . 7 . 3 . 4. 1 承办部门申请付款时，应当将相关支持性文件上传、准确选择 “付款性质”等信息，并将合同价款结算、付款审批单、发票等原始 单据原件提交财务处。若某次支付为最后一笔合同款（合同中无质保金约 定的）或是在支付质保金前的最后一笔合同款，则在申请支付时，付款性 质必须选择“决算款”。 5 . 7 . 3 . 4. 2 限下合同款项支付审查流程为：限下合同支付申请所属各单位 （除各项目部）负责人签发所属各单位（除各项目部）财务岗审查所 属各单位（除各项目部）财务岗确认。流程第三项“所属各单位（除各项 目部）财务岗审查”应按照款项金额审批权限执行，如需公司财务处审查 ，所属各单位（除各项目部）财务岗人员应通过合同管理信息系统“委托 代办”功能将待审事项委托财务处岗位人员审查。所属各单位（除各项目 部）应同时履行限下合同款项支付纸质审查审批程序。 5 . 7 . 3 . 4. 3 财务处对所有付款手续进行审查，批准通过后，承办部门与财务 处该业务审核经办人进行确认，在合同管理信息系统中将有关工作交接给 19 相应的实际付款办理人（“转付款确认”）。 5 . 7 . 3 . 4. 4 在申请合同变更时，承办部门应当根据实际情况上传相关支持性 文件。在任何情况下，合同协议书电子版及“合同申报说明” 都必须上传 。 5 . 7 . 3 . 4. 5 合同变更审查通过后，机关部门承办部门应当及时将合同变更 协议（附件14）提交企管法规处加盖合同专用章。 5 . 7 . 3 . 4. 6 合同双方权利义务履行完毕后，承办部门应当及时在“合同终止 ”模块中进行填报并在系统中完成合同归档工作。 5 . 7 . 3 . 5 下列合同不在合同管理信息系统中申报，其签订、履行仍以纸质会 审单进行： 5 . 7 . 3 . 5 . 1 仅涉及开户行、账号的变更合同； 5 . 7 . 3 . 5 . 2 主合同未在合同管理信息系统中履行申报程序的变更合同； 5 . 7 . 3 . 5 . 3 其他确有特殊情况的合同。 5 . 8 合同管理基础工作 5 . 8 . 1 公司各部门应当不断加强合同基础管理，提高合同管理效率。 5 . 8 . 2 公司各部门应配备专（兼）职合同管理人员并通过专业培训，不断提 高业务素质。 5 . 8 . 3 公司建立合同管理岗位资格制度，定期组织合同管理人员进行培训。 5 . 9 监督与责任 5 . 9. 1 公司将合同管理工作纳入公司经营业绩考核指标体系，按照公司相关 规定进行考核。 5 . 9. 2 公司企管法规处定期组织相关部门开展合同管理工作检查。 5 . 9. 3 违反本程序，有下列情形之一的，由审计监察处按照公司规定追究责 任单位和责任人员责任： a ) 合同金额达到法定的招标条件, 应招标而未招标； b ) 化整为零、“议标”等方式规避招标的合同； c ) 未按照招投标文件订立合同或订立背离合同实质性内容的协议； d ) 事后合同； e ) 合同条款对质量标准、质保期、质保金、违约责任、争议解决方式 20 等内容约定不明确；或签字时未注明日期； f ) 合同相对人不具备相应资信、能力； g ) 合同相对人为被挂靠单位； h ) 合同相对方签约人没有代理权、越权代理或代理权终止后签约； i ) 合同履行过程中已发现对方资信状况出现严重危机可能影响我方债 权实现，仍向其履行； j ) 合同未约定履行顺序，对方未履行或履行不符合约定而要求我方履 行，我方按其要求已履行； k ) 工程服务、租赁、运输等业务中，未按规定签订安全合同或未明确 各自的安全责任，或未与主合同同时签订安全合同、安全合同期限约 定不明； l ) 未尽到通知、保密、协助等义务； m ) 未充分行使合同约定的权利, 如放弃追究对方违约责任等； n ) 合同履行过程中已发现对方资信状况出现严重危机可能影响我方债 权实现，仍向其履行； o ) 合同约定履行顺序，对方应先履行而未履行或履行不符合约定而要 求我方履行，我方按其要求已履行； p ) 变更合同未及时签定书面变更协议； q ) 解除合同应当办理批准、登记等手续而未办理。 5 . 9. 4 企管法规处负责监督检查本程序的执行情况。 6 法律风险6 法律风险 6 . 1 工程建设项目达到法定的招标条件, 应招标而未招标 a ) 对照法律规定在招标管理制度中明确招标条件、范围；工程项目建 设前由企管法规处对项目进行审查，确定招标范围；相关部门制定招 标计划，明确专人负责按计划组织招标。 b ) 发现应当招标而未招标的，立即停止合同磋商或终止履行合同；按 规定组织招标。 6 . 2 化整为零、“议标”等方式规避招标 a ) 企管法规处在项目立项时严格审查，依法确定招标项目；相关部门 根据项目计划编制招标计划，并提交企管法规处审查；强化责任追究 21 机制。 b ) 发现规避招标的，立即停止合同磋商或终止履行合同；按规定组织 招标。 6 . 3 招投标双方的权利义务、评标标准、原则等招标文件的内容违反法律法 规的强制性规定 a ) 定期组织对业务人员开展招投标法律知识的培训；明确专人收集相 关法律法规，依法编写招标范围、报价、废标条件、技术要求、评标 标准和方法、开标程序、评标人员构成、定标原则等重要内容。企管 法规处对招标文件进行严格审查。 b ) 发现招标文件内容违法的，及时修改招标文件，并以书面方式通知 投标方。 6 . 4 招标文件内容不规范、不明确、不完备，缺少评标标准等关键性内容 a ) 明确专人结合项目建设的范围、技术要求等，编写招标范围、报 价、废标条件、技术要求、评标标准和方法等内容。规划计划处、财 务处、审计监察处及企管法规处重点审查招标程序、投标人资格、废 标条件及处理、投标保证金、投标有效期、定标原则等易产生争议的 环节和事项是否完备。 b ) 截至投标日前发现的，及时修订完善招标文件；已经开标的，在签 订合同时与中标人充分协商，明确有关内容。 6 . 5 法定必须招标的项目给予投标人编制投标文件的时间少于2 0 日 a ) 做好招标项目前期准备工作，合理制定招投标计划，预留投标书编 制的充分时间。 b ) 发现给予编制标书时间少于2 0 日的，立即更正期限。 6 . 6 泄露标底或透漏可能影响公平竞争的其他信息 定期组织对管理人员开展职业道德教育；涉及标底等保密信息的，与 相关管理人员签订保密承诺书；审计监察处进行全过程监督，强化责任追 究机制。 6 . 7 未按照招投标文件订立合同或订立背离