大型活动后勤保障方案

1 / 20 大型活动后勤保障方案 后勤保障内容： 1. 食宿保障 2. 交通保障 3. 安全保洁保障 4. 外联保障 5. 供电保障 6. 医疗保障 7. 消防保障 8. 天气应急预案 9. 财务保障 10. 物料采购保障 一：食宿保障 会展期间的餐饮需求分为三项： 1.公司员工就餐原则安排公司食堂提供。 2.展会现场参展商及观展人员就餐安排快餐企业在会展期间现场提 供，费用由需求者自付。 3.展会特邀嘉宾及公共活动就餐安排在东方花园酒店具体根据各部门需要提前预定。 餐饮安排由当天明确的组织人员统一标准上报，统一2 / 20 安排。会展结束后统一结账。若有特殊情况由后勤活动总负责人亲自安排。以上所有情况须由对接人员全程参与迎送安排。 住宿安排： 1. 活动邀请贵宾住宿安排在中兴路建设路口佳田大酒店。 2. 普通宾客安排在建设东路上上城小区门口京皇快捷酒店。 时间安排： 4 月 10 日安排与酒店，饭店负责人联系，定下酒店、饭店。 实施管理细则： 住宿细则： 1.提前沟通酒店负责人，预留足够的房源，保证来的所有人员都能快速的住到房间。 2.住宿安排须由明确的公司邀请人员统一组织。住宿登记和房卡的发放及退房事宜。若有特殊情况由后勤活动住宿负责人亲自安排。以上所有情况须由对接人员全程参与迎送安排 住宿负责人：杨总（暂定） 餐饮细则： 1.安排展会期间嘉宾餐饮，做到都有备桌。月 23 日安排食堂备好展会期间公司员工就餐食材、及食堂工作人员展会期间不能调休。保障员工吃饭问题。 3.如有特殊需要续提前上报后勤负责人，按需领取备用 金，由上报者（第一负责人）安排。事后做好财务报销工作。 4.需要就餐3 / 20 的，提前给后勤负责人告知，统一安排。就餐标准定为三个档次： 3000 元、 2000 元、 1000 元、 5.酒水安排，统一由财务按需发放，登记领取。酒水安排公司招待酒（古井八年）6.具体展会期间住宿、餐饮的上述所有细则在 2 月 16 日下发到每个展会工作人员手中。保证上述工作的按章、规范、有序进行。 餐饮负责人：杨总 二：交通保障 交通保障分为展会公共交通和宾客用车、内部人员展会期间常规用车、展会期间紧急车辆调度。 1. 公共交通安排，租赁 15 辆大巴在市区循环放松。 路线规划： 一路由南环路 -开源路 -神马大道 -展会现场。 5辆 二路由建设西路天惠公司 -建设路 -开发一路 -展会现场。 7 辆 三路由四矿口 -平安大道 -光明路 -矿工路 -诚朴路 -建设路 -开发二路 -展会现场， 5 辆。 2. 贵宾车辆。公司奔驰商务一辆、别克商务一辆。配备展会期间专属司机全体 24 小时候命。（必要时可安排住在宾客住宿酒店） 3. 内部人员常规用车，公司员工车辆， 张小兵帝豪车，李国志比亚迪车。两台。供展会期间公司人员用车。 4 / 20 4. 展会期间紧急供调配车辆，另增派一辆车（待定具体车辆）、公司通勤中巴车、上述所有的车辆在执行完任务之后统一在展会等待安排下次任务。 5. 所有车辆司机在任务执行完毕，需向后勤车辆负责人汇报。在展会待命。所有车辆调配需由后勤车辆负责人统一调配。 车辆安排细则： 1.大巴车辆在 4 月 1 日订车完毕。 2.大巴车在展会日从早上 7 点循环到晚上 7 点。 3.每辆车配备专职司机。每个司机领取 2000 元油费备用金。事后按财务流程报销。 时间安排： 4 月 1 日 5 月 4 日 车辆负责人：邵洪涛 三：安全保洁保障及恶劣天气应急预案 原则上找物业公司全程合作， 安全保障工作原则： 分白天和晚上： 白天：由现场车辆停放督导，门口保卫。展区巡视保卫组成 夜晚安保：每两个展位配置一名保卫人员，门口督导和安全巡视督导员。 展会期间配备保安总队长对安保工作全面负责。（安保工作可由我公司出一人兼任） 5 / 20 保洁工作 : 公共区域保洁做到每 200 平米一个保洁人员。白 天全体巡回保洁。 保安保洁工作找物业公司合作。全权交由物业来做。我公司出专人监督。 天气应急： 1.雨天：现场配备雨伞等雨具供嘉宾使用、现场准备一些雨布。防止一些易受潮物品的遮盖，个参展商自行解决防雨问题。需要礼仪公司搭建展台等的，礼仪公司自行解决防雨问题。其余由我公司准备。 2.大风天气：现场准备洒水设备，防止漫天尘土的飞扬。（此项可由物业公司保洁来做） 3.大雪冰雹天气，根据平顶山地区气候，五一不会产生此天气状况。 时间安排： 2 月 20 日。敲定物业合作公司。具体方案 由物业公司在 3 月 1 日审核并出具。 人员安排：张小兵（暂定） 四：外联保障 须由专人负责对项目所属区域的涉及到的职能部门的沟通，和对区域政府领导的邀请参与展会开幕等。 时间安排： 3 月 1 日 5 月 4 日 人员安排：李总（李鸿才） 五：供电保障 1.由公司电工史工全程负责电力供应。如若人手不足6 / 20 可由外部临时聘用人员。 2.电路供给到各个展位、各个活动区域一个电源，各个展位的具体用电由其单位自行安排。 3.舞台搭建有礼仪公司搭建的由礼仪公司解决其他用电问 题。4.我公司自己搭建组织的由史工负责解决。 时间安排： 4 月 1 日 5 月 4 日 人员安排：史学堂 六：医疗保障 方案一：寻找合作的医疗企业，同意其在展会现场宣传。让其派驻两名医护人员在现场处理突发的紧急事故。 方案二：采取付费的方式让医院派驻医护人员。 时间安排： 4 月 1 日 5 月 4 日 人员安排：张小兵 七：消防保障 1. 租赁灭火设备在现场，每个展位配备一台手提式干粉灭火器。展会现场配备多个手推式干粉灭火器。展位内的干粉 灭火器交由各个商家保管签字。公共大型干粉灭火器由现场保安保管。 2. 由于项目旁就是消防支队，消防措施。事先如果可以给消防支队打个招呼。共同防患消防隐患。 时间安排： 4 月 1 日 5 月 4 日 人员安排：张小兵 十：物料采购 7 / 20 1.物料采购，根据各单位提前上报、确定到货日期，统一采购。 2.采购原则本着节约原则。 3.超过 1万元单次的采购需报经总经理批示后方可采购 负责人：张小兵 八：财务保障 1. 财务预支 10 万备 用金当做此次会展后勤处预留金。事后走财务流程报账。 2. 展会期间如若备用金不够用，可事先预支。事后走财务流程报销。 3. 财务人员预留足够金额备用金。以备需要。 时间安排： 2 月 20 日 5 月 5 日 人员安排：谭小红 综述，以上所有细则，在 2016 年 2 月 16 日下发到个位同事手中，人手一份。在具体执行中，按照此细则具体落实。 2 第三届 IT 文化节后勤保障方案 一、活动背景： 随着前两届 IT 文化节在天津理工大学的完美举行，IT 文化节让更多的 大学生领略到 IT 行业对于当今社会的重要性，也让越来越多的 IT 技术走入到大学中，逐渐成为了我校的校园大型活动的一个亮点。在即将举行的第三届 IT8 / 20 文化节中，我们不仅需要更多更优秀的 IT 爱好者给予技术上的支持，还需要在幕后保障后勤供给的合作小组给以更加细致的工作。 二、活动时间： 整个 IT 文化节活动期间（ 2016 年 *月 *日 2016 年*月 *日） 三、活动负责： 后勤作为各项活动的基础保障工作，需要相对较为细致的同学给予维护。对于这项工作，生活部作为学院主管后勤仓库的部门，有 一定的管理后勤经验，所以后勤保障工作主要由生活部来给予担任。 活动主要负责人：学生会主席郝嘉磊、生活部部长李岩 其他成员：生活部全体干事 四、负责的工作： 1.宣传材料的派发、张贴与维护 (包括宣传单、海报、条幅 ) 2.活动所需物品的准备和管理 3.场地的布置及活动现场的秩序维护 4.提供额外的应急劳动力 五、活动具体内容： 在 IT 文化节开始前，先将生活部的 23 名干事分成9 / 20 四组： 第一组，负责宣传材料的派发、张贴与维护， 共计 5人； 第二组，负责活动所需物品的准备和管理，共计 6 人； 第三组，负责场地的布置及活动现场的秩序维护，共计 6 人； 第四组，负责供应文化节随时需要的额外劳动力，共计 6 人。 每组设定一名组长，为该项活动的总负责人。 （一）宣传材料的派发、张贴与维护 (包括宣传单、海报、条幅 )： 1、传单的发送： 协助宣传部在预计时间，地点发放传单；（时间，地点，方式参见宣传方案） 2、海报的张贴和维护： 协助宣传部在预计时间，地点发放传单，依据宣传方案 ，第一组人员按时到达预计地点进行海报查看工作，发现损坏的，遗失的及时向宣传部汇报，用最短的时间将海报补好；（时间，地点，方式参见宣传方案） 条幅的摆设：第一组人员在每次活动前一个小时到达会场，悬挂条幅。 （二）活动所需物品的准备和管理： 1、采购工作： 第二组成员需在 IT 文化节开始前第三周和各活动部门的负责人联系，拿到所需物品清单（需要该组负责人签字），同时也需要向财务部管理人员凭借清单索要相应的资10 / 20 金。在购买物品时，要货比三家，买到性价比最高的物品，并且开取发票。还需要根据 活动的同一性，应变式的购买矿泉水，应急食物等生活必需品；以及特定活动需要的特殊物品，例如：竞赛时的抢答器、答题板、记分牌，定向越野需要的指北针、无线电装置，坦克大赛的接线板等等。如果条件允许，可以给到场的嘉宾购买带有天津理工大学标识的纪念品，以便进行更多更好的合作。 2、物品管理： 活动开始前，每一次采购完毕后，第二组人员应当将购买物品归类，搬入到仓库保存；活动进行当天，第二组人员应当将本次活动需要的物品提前 12 小时带入活动场中，并且将备用物品归类，以便应急时期能迅速使用；活动结束后， 第二组人员将本次活动使用过的消耗品、一次性用品清除，将可循环使用或可继续使用的物品归类放入仓库，以备今后使用。若人员不够，可及时向第四组成员寻求帮助。 （三）场地的布置及活动现场的秩序维护： 1、场地的布置： 第三组成员需要在各活动前 12 小时到达会场，与第二组成员接应，清点物品与清单，第三组负责人进行签字确认。在该项活动中，第三组成员听候活动负责人的命令，进行活动前的最后准备，如打扫卫生，联系专业人员调制电子设备，摆放矿泉水，标记领导、嘉宾、参赛队员、观众的位11 / 20 置等。 2、活动现场秩序维护： 选取 2 人担任礼仪（包括迎宾、颁奖、给领导服务的工作），迎宾时做好引导工作，颁奖、服务时，要面带微笑，体贴周到；选取 4 人担任机动人员，佩戴工作证，负责入场时引导座位、开场时看官前后门、散场时有秩序的疏散工作。若人员不够，可及时向第四组成员寻求帮助。 （四）额外劳动力的提供： 由于 IT 文化节规模较大，而且计划并不是完美无缺，所以特别定出生活部第四组为应急小组，以便在活动期间，提供人手不够、应急劳动、紧急为工作人员传送饮用水、传送零食等帮助。因为生活部的一大 任务是：竭尽全力的配合其他部门做好幕后工作，生活部力争达到用最短的时间奉献出个活动部门最需要的劳动力。 3 第七届全国城市运动会乒乓球竞委会后勤保障工作方案 “七城会”乒乓球比赛将定于 2016 年 10 月 14 日10 月 24 日在我市举行。为了搞好接待工作，特制定本方案。 一、总体要求 全体接待工作人员要认真领会省、市领导对抓好“七城会”乒乓球比赛接待工作的指示精神，以高度的政治责任，精湛的业务技能，扎实的工作作风，努力做好各项后勤接待工作，让每位宾客和运动员高兴而来满意而归，按照 “零失12 / 20 误、零差错、零投诉”的总原则，确保乒乓球比赛取得圆满成功。总体要求：接待热情、服务周到、安排细致、确保安全。 二、工作任务 1、负责与会代表、嘉宾的食宿，对指定接待单位提出住宿餐饮标准。确定大会食品及食品原料定点生产供应企业，落实食品安全监管措施，确保饮食卫生安全性。 2、负责比赛期间的交通工作。调度好车辆，做好与会代表、嘉宾的接送站工作和返程票的征订。 3、安排专职人员负责贵宾的接送和接待工作。 4、负责安排运动员报到，协助有关单位人员按标准统一收费 。 5、负责监督指导入住酒店（北湖宾馆、春龙宾馆等）完善硬件设施，规范服务行为。 6、落实所需志愿者人数，协助志愿者的指导培训。 7、承办筹委会领导交办的其他工作，支持配合其他部室工作。 三、组织机构 处长 汤卫东，负责比赛筹备、举办期间接待工作的组织协调，负责比赛举办期间所有来宾食、宿、行的总体安排，安排大型宴请活动，处理临时突发情况；负责落实筹委13 / 20 会领导交办的其他事宜。 副处长 市交通运输局副局长 樊国华（ 市旅游局副局长 邓黎明 （ 市接待办副主任 曾 卓 （ 市 接 待 办 副 主 任 、 北 湖 宾 馆 总 经 理 黄 立 新（ 南昌铁路局新余站 李北京（ 市食品药品监督管理局 何伟华（ 市体育中心办公室主任 张 亮 （ 下设机构及职责： 1、办公室：负责确定大会食品及食品原料定点生产供应企业；做好与医疗防疫 保障处的对接工作，确保食品卫生安全性；监督指导入住宾馆完善硬件设施，规范服务行为；负责入住宾馆员工任务分工，责任到个人；负责比赛期间北湖宾馆的供水、供电、供气、电话、通信保障；负责定期对北湖宾馆进行检查、指导、服务工作；负责接待过程中必需物品的采购工作；负责收集后勤接待处工作人员的制证信息并报竞赛委员会办公室统一上报制证。 曾卓兼任组长，黄立新、钟文琼、潘美英任副组长，其它成员由组长在本单位自行抽调。 2、接待组：负责比赛筹备、举办期间贵宾的接待工14 / 20 作；负责来宾食宿总体划分，安排大型宴请活动；负责落 实运动员的接待工作，制定住宿餐饮标准及领导交办的其他工作。何志崇兼任组长，刘韬、付春艳兼任副组长。内设贵宾接待小组（食宿听湖楼）、运动员接待小组（食宿天湖楼）。 3、志愿者服务组：负责与会人员的接送；安排运动员报到，协助竞赛委员会办公室派出的财务人员按标准统一收费，汇总运动员报到情况；负责嘉宾在余的活动引领及运动员参赛时往返赛场及驻地的引领、发放比赛期间餐券等。协助相关部门财务人员按标准统一收费。由张亮兼任组长，团市委选派一人兼任副组长，由志愿者处选派 20 名志愿者。 4、交通组：市交通运 输局与公交公司负责落实比赛期间交通工具的选征、调配、管理，并制订用车时间、班次安排表、行车路线；负责大会报到期间火车站、汽车站等地迎接点的设立；交通组在宾馆报到处旁设立返程票预定处（建议报到处由火车站一名工作人员、志愿者两名、所在宾馆营销部人员一名组成），负责与会人员离余返程票的征订工作及其它领导交办的其他工作。由樊国华兼任组长，李北京、市交警支队席华平兼任副组长，其它成员由组长在本单位自行抽调。 5、宾招旅游协调组：负责审定接待宾馆（除北湖宾馆外，另审定 10 家宾馆用于接待来观看比赛客人），监督指导接待单位改善硬件设施，规范服务行为；负责运动会期间15 / 20 来宾的旅游观光事宜；负责定期对城运会指定的接待单位进行检查、指导、服务工作及其它领导交办的其他工作。由邓黎明兼任组长，城管执法局选派一人兼任副组长，其它成员由组长在本单位自行抽调。 另：建议所有人员自九月一日起在侯湖楼统一办公。 四、接待方式 根据“七城会”乒乓球比赛的要求和新余的实际情况，比赛的接待工作采取统分结合的方式进行。 1、统：即统一组织指挥，统一质量标准，统一服务要求，统一培训人员，统一调配车 辆，统一安排住宿，统一制定食谱。 2、分：即分对象，分任务，分部门（部室），分职责，分口接送来宾，分头安排食宿，分别组织活动，包干到部门（部室），责任到人头。 五、票证管理 （一）个人证件 各处室工作人员证件，由办公室负责衔接办理。 （二）车辆通行证 1、领导及随行人员、观摩嘉宾来余外地车辆的通行证，由接待组、交通组负责与大会安全保卫处衔接办理。 16 / 20 2、指定接待单位工作用车、接送站用车的车辆通行证，由交通组与大会安全保卫处衔接办 理。 六、来宾接送 （一）站点设置 从运动会规定报到之日起至运动会结束日，分别在新余火车站、汽车站统一设立来宾接（送）工作站。由市交通运输局及公交公司安排车辆，志愿者服务组安排志愿者迎接来宾。 （二）接送站工作 1、根据职责分工，贵宾接站工作由接待组负责接待，并按规定礼仪迎接、欢送（方案另发）。 2、根据比赛与会代表报到时间的不同，由志愿者服务组责接待工作，并做好迎送工作。 3、设置绿色通道。为保证来宾进（出）站的快捷方便，在 新余市火车站、新余市长途汽车站开辟来宾专用绿色通道。 4、迎宾引道。根据竞委会规定，根据来宾的级别，确定是否安排警车接送。 七、来宾食宿 来宾的食宿安排由后勤保障处接待处统一安排。由接17 / 20 待员、宾馆负责人具体负责。 （一）来宾住宿 1、所有来宾一律根据后勤保障处安排，到指定接待单位住宿，缴纳规定的费用，超过规定住宿天数的，费用全部自理。 2、未经后勤保障处许可，不得擅自接待比赛之外的客人。 3、大会在编人员提前到会或延期离会的住宿 由后勤保障处安排，费用自理。 4、大会超编人员的住宿由后勤保障处安排，费用自理。 5、住宿安排，贵宾及裁判员住北湖宾馆听湖楼。其余与会代表及工作人员住北湖宾馆天湖楼或春龙国际大酒店。 （二）来宾用餐 1、来宾一律凭餐券就餐，定点使用。 2、除重要贵宾接待另行安排外，来宾就餐一律采用自助餐方式。 3、宾馆必须按后勤保障处统一编制的食谱供餐，并在餐厅标明食品名称，设置自助调味台。 4、关心照顾好临时伤病人员，作好病号饭。 18 / 20 八、交通用车 （一）车辆配置 1、贵宾用车由接待处根据实际人数安排合适车辆。 2、与会代表（包括运动员、裁判员、教练等）用车，使用交通处配备的中巴车。 3、观摩旅游人员用车，由交通处协调统一安排观摩车辆，费用由观摩人员自理。 （二）车辆使用和管理 1、接待所需车辆由交通处统一征租、调度 2、所有接待用车都必须办理保险手续。 3、比赛期所抽调的各类接待车辆必须保证车貌整洁、车况良好，所抽车辆报到前必须