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文件级档案的整理,文件级档案的整理,国家档案局 归档文件整理规则 青岛市档案局 归档文件整理规程 （文件级）,依据：,文件级档案的整理,概 念 1、文件材料：,指企事业单位在生产、经营和管理活动中 形成的各种形式和载体的记录。包括各种文书、 图表、图纸、照片、影片、录音、录像等。 其中不但有文字材料，而且还包括非文字材料。,2、文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以文件为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。 3 、案卷级和文件级两种管理模式的差异,文件级档案的整理,提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。,文件级档案的整理,一、文件归档 1、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营以及产权 变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活 动的，具有依据和参考作用的文件材料。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,提示： 各单位应根据本单位的主要职能活动情况，制定本单位的文件材料归档范围。,档案工作指南 18-92,文件级档案的整理,制定本单位文件材料 归档范围可参照：,2、归档要求,文件级档案的整理,质量： （1）字迹清晰，材料耐久； （2）归档的文件应为原件或具有凭证作用； （3）归档的文件应齐全、完整、准确。,齐全 是指文件材料不同的版本、 稿次要全； 完整 是指反映同一问题或方面的 文件材料收集要全面； 准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。,文件级档案的整理,数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、 利用频繁的和有特殊需要的可适当 增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸 质文件一并归档。,文件级档案的整理,时间： （1）管理、学籍、教学类文件一般应在办理完毕后,教学年度结束时归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；,文件级档案的整理,（3）外购设备或引进项目的文件 在开箱验收或项目接收后登记归档； （4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存；,文件级档案的整理,（5）下列文件应随时归档： A变更、补充的文件； B基建、设备的维修文件； C产品、设备更换的新零部件文件； D机构变动和职工调动、离岗等留在 部门或个人手中的文件； E本单位人员外出参加公务活动形成 的文件； F 照片、实物、音像类档案。,文件级档案的整理,提示： 在文件材料的归档问题上， 要注意避免两种倾向： 一是自制自销 二是有文必档,二、分类 参见课件2：青岛市中小学校档案分类编号办法解释,文件级档案的整理,三、组件,文字文件： 一般一份文件为一件 必要时也可按问题特征组件,将归档的文件组成档案基本保管单位,图样文件： 一套为一件或数件,一套图样文件数量多时，可按结构、 专业、工序、性质、名称等特征分别 组成数件,文件级档案的整理,数件：,文件级档案的整理,四、整理,1检查齐全完整度，编写页号,a、以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。 b、两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编号。,2加盖并填写档号章： 在每份归档文件材料的首页右上角空白处加盖档号章，并按已确定该文件材料的档号填写有关内容。,档号章式样,文件级档案的整理,GL20021-016,16,提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,1、固定归档文件 工具： （1）三角袋 （2）不锈钢装钉 （3）塑料拉杆,四、档案装盒,三角袋式样： 底边=210mm 直角边=260mm,文件级档案的整理,文件级档案的整理,2、将已固定的归档文件材料 按档号顺序（小号在前， 大号在后）装入档案盒， 装满为止。,3、填写备考表,文件级档案的整理,（1）说明： 填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式 不同，并另行保存的档案保管单位的档号（互见号）。 （2）整理人： 档案整理人员签名。 （3）检查人： 归档文件质量审核人（各部门、项目负责人 或档案管理人员）签名。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,4、填写档案盒脊背：,类目号：盒内归档文件分类号 年度号：盒内文件形成年度代号 保管期限号：盒内文件保管期限代号 部门（内容）：盒内文件的处理 部门或主要内容。 起止件号：盒内文件的起止顺序号。,5、在档案盒正面加盖立档单位横排印章 位置： 档案盒正面上方中央 印章离档案盒上端约10厘米,文件级档案的整理,提 示 不同类别、不同年度、不同保管期限、不同项目的归档文件材料不应放入同一档案盒。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,六、填写档案分类目录,序号,日期,位置,序号： 填写档案在大类中的排列顺序号,日期： 用八位阿拉伯数字分上下两排填写,位置： 填写档案存放位置的代号,文件级档案的整理,提 示 文件级档案整理的具体方法、档案装具与用表格式请按照档案工作指南中有关规定执行。,文件级档案的整理,建 议 采用文件级档案整理方法的单位 请使用微机管理档案,文件级档案的整