办公室5S管理标准ppt课件.pptx

1,办公室5S管理标准,一、概述 二、管理标准,2,一、概述,办公室的总体要求 1、整理：1）办公桌台面上只放置与工作相关的物品；2）工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误；3）办公桌面、地面干净整洁，无纸屑、杂物等；4）文件夹明确标识，整齐放置；5）标识牌悬挂端正，位置正确；6）私人物品放在抽屉，不得有贵重物品；7）电脑、电器的线路都统一束好，不杂乱无章悬挂或抛落在地上。 2、整顿：1）标识与实际摆放、实物一致；2）文件、记录的存放按照不同内容分开存放并标明，档案柜内贴有标签；3）办公椅摆放整齐，不用时推回桌洞内与桌面平齐；4）保持通道畅通，不堆放杂物。 3、清扫：1）桌面、地面无灰尘、无垃圾纸屑等杂物；2）墙角、电脑下方每周定期清扫一次，保持干净；3）地面上沾染的赃物及时清洗干净。 4、清洁：1）桌面物品都是必需品，文具文件摆放整齐，传真机、复印机内纸张齐备，并准备废纸箱；2）电源、线路、开关、插座、电器等使用正常，没有异常现象；3）办公区域内干净整洁，无垃圾。 5、素养：1）按公司规定着工装；2）接听电话或接待来宾时保持礼仪；3）上班时间不进食、不看报纸、不做与工作无关的事情；4）遵守公司各项规章制度。,3,二、管理标准,（一）办公桌区域划分 （二）办公桌面：文件架、文件夹、笔筒、水杯、电话、台历、电脑、显示器、键盘鼠标、座位名牌、办公椅、抽屉、废纸篓、地面通道； （三）档案室、档案柜、文件柜； （四）打印机、传真机、碎纸机； （五）文化休闲区 （六）公告栏、绿植、消防器材 （七）更衣室 （八）素质素养,4,二、5S整顿前后对比,整顿后,整顿前,1、通过5S的清洁、清理、整顿，使办公桌面只留存工作相关的物品，目视整洁、美观，方便取用，提高整体工作效率。,5,二、管理标准：办公桌区域划分,标准图片,不合格图片,1、桌面除定位摆放文件架、电脑、电话、笔筒、台历、水杯外，不允许放置其他杂物或私人物品。 2、电脑摆放在办公桌中轴线上，靠近屏风位置，其余物品以电脑为中心在两旁有序摆放。 3、本标准以屏风靠左手边围挡的卡位做示例，屏风右手边围挡的卡位可依照本标准进行各位置对应摆放。,办公桌面没有划分专门区域将物品定位摆放,6,二、管理标准：办公桌台面区域划分展示,1、办公桌面区域划分为：文件架、笔筒、水杯、电话、台历、显示器、键盘。,7,二、管理标准：办公桌底区域划分展示,1、办公桌底区域划分为：废纸篓、电脑主机。,8,二、管理标准：办公桌面,标准图片,不合格图片,1、桌面物品整齐、有序摆放。桌面只允许放置电脑显示器、电话机、水杯、笔筒、文件架、台历各一个。还可适当放置小型盆景或绿植一盆。 重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、工作联络单）等一律入柜；其他纸件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上。 2、桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。 3、 办公桌下不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志、箱子等。,桌面物品摆放凌乱，屏风乱张贴，有较多私人物品,9,二、管理标准：办公桌面-文件架、文件夹,标准图片,不合格图片,1、文件架要统一颜色，黑色/蓝色，以3层为标准配备。 2、文件架由上往下每格标示待办事项、紧急事项、已处理事项。每格放置2-3个颜色统一的文件夹，所有资料须夹入文件夹中，不可散落放在文件架上 。 3、文件架摆放在桌面左上角，紧靠屏风并沿桌面边缘放置。 4、不允许文件底架格里面放置书籍、杂志、信件等非文件夹资料。,文件散落堆放,文件未装入文件夹中，内中资料透明可见,10,二、管理标准：办公桌面-笔筒,标准图片,不合格图片,1、笔筒形状、大小要统一，紧靠文件架右侧且靠屏风放置。 2、笔筒内放置的物件包括：笔、涂改液、橡皮、剪刀、美工刀、胶水等长形文具。其他文具如回形针、长尾夹、订书针等放入笔筒的小格子里。 3、文具放置遵循方便、易取用、清洁、安全的原则，笔要加套笔盖，剪刀刀尖朝下，美工刀刀片不可超出刀头范围，胶水不外漏。,笔筒摆放位置错误，笔筒内文具种类小，订书机没有放入笔筒内,11,二、管理标准：办公桌面-水杯,标准图片,不合格图片,1、水杯紧靠笔筒右侧靠屏风放置。 2、水杯底座保持干燥，无水渍污染桌面。 3、每天上班前需清洗水杯，下班前需将水杯清空。,水杯摆放位置错误，没有加盖,12,二、管理标准：办公桌面-电话,标准图片,不合格图片,1、电话机定位放置在水杯右侧，台历左侧，左手随时能够接起的位置。 2、话机机身保持干净，不乱贴乱画。 3、本机号码可用统一标签标注在话筒顶端，方便他人使用。 4、接听和拨打电话时要遵循电话礼仪。通话时间不宜过长，通话声音要轻，避免影响他人办公。,话机摆放位置错误,话筒顶端未张贴本机号码,13,二、管理标准：办公桌面-台历,标准图片,不合格图片,1、台历放置在电话机右侧，电脑显示屏（或笔记本电脑）左侧，原则上统一使用公司的宣传台历。 2、台历翻至当月页面。 3、不允许在台历上面乱涂乱画，如需标记，需整齐划一。,台历上乱涂乱画,14,二、管理标准：办公桌面-电脑,标准图片,不合格图片,1、电脑开机桌面要求简洁、清晰，不允许将办公文档及办公文件夹等资料存放在电脑开机桌面。 2、电脑显示器（或笔记本电脑）要放置在桌面最中央位置，其余要求摆放的办公用品摆放以电脑显示器为中心。 3、电脑主机放置在主机托盘上，摆放在办公桌下方，不允许主机上堆放物品。 4、电脑需设置开机密码，专人专用，使用过程中遵守公司相关资讯守则。,办公文档资料存放在电脑桌面,主机摆放在泡沫箱上，走线凌乱，固定资产标签信息不明，张贴位置不规范,15,二、管理标准：办公桌面-显示器,标准图片,不合格图片,1、显示器直接摆放在办公桌面上，底座不允许垫放任何物品。 2、显示器应该摆在人身体的正前方、视线稍下方，亮度合适，显示清晰，不闪不晃。 3、显示器和人之间的距离，应该根据其对角线长度来计算，大约是对角线长度的2倍。如果显示器对角线长35厘米，那眼睛和显示器之间的距离应不少于60厘米；如果对角线长38厘米以上，那眼睛和它的距离应不少于70厘米。,显示器底座垫书本，目视距离太近,16,二、管理标准：办公桌面-键盘、鼠标,标准图片,不合格图片,1、键盘放置在办公桌卡位专门的键盘托上，键盘高度最好略低于坐着时手肘部高度，而且在身体正前方，使肘部弯曲可以达到90度。 2、使用鼠标时，支撑下臂的桌面面积最好能有510cm2，使人感觉舒适。使用完毕后统一将鼠标放回显示器底座的右手边，鼠标电源线折回显示器底座旁。 3、椅子和桌边的距离应该控制在510cm。,键盘没有放在桌面下方键盘托的位置,鼠标使用完毕后没有归位,鼠标,17,二、管理标准：办公桌面-座位名牌,标准图片,不合格图片,1、每个卡位悬挂办公人员名牌，按照公司统一VI格式，明确办公人员的姓名，减少不必要的问讯和打扰。 2、名牌悬挂在办公桌前屏风最外侧紧靠边缘的位置。 3、名牌框架里面不允许夹放名片、卡片、纸条等无关的物品。,设置了座位名牌但没有办公人员的信息,名牌摆放位置错误，里面插放电话名片等杂物,18,二、管理标准：办公椅,标准图片,不合格图片,1、 保持干净整洁，椅背上不允许挂衣服或背包等。 2、 摆放整齐，离开超过半小时以上办公椅要推回紧靠办公桌、摆放在座位下方。 3、 不用的折叠椅应折起整齐地放在不影响走路的地方。,人离开后办公椅没有推回归位,椅背上搭挂衣服,19,二、管理标准：抽屉,标准图片,不合格图片,1、每个卡位只配备一个3层办公柜，内中物品分层放置。 2、最上方第一格放置重要文件、/票据、笔记本，外侧小隔间可以放置少量文具；中间一格放置文件，最下方一格放置私人物品或大件物品。 3、抽屉内的物品要摆放整齐，所有文件资料用同款同色的文件夹装好，不允许散落堆放。 4、抽屉内物品要进行定期清理，下班离开前要锁好。,物品没有分类进行摆放,文件资料没有纳入文件夹内，散落可见,20,二、管理标准：废纸篓,标准图片,不合格图片,1、废纸篓必须套罩垃圾袋，放置在办公桌下方左边内侧，不得放在过道上。 2、桌底下不得堆积杂物，如纸箱、样品、手提袋等。 3、废纸篓内垃圾不得超过2/3，每天定时清理，保持干净无异味。,废纸篓摆放在过道,废纸篓摆放在座椅后，影响出入,21,二、管理标准：地面、通道,标准图片,不合格图片,1、 计算机电源线、网络线、电话线等用扎带每隔10-15mm捆扎整齐。 2、 桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。 3、原则上公共通道不予许摆放纸箱、物品等， 如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方便。,线路走线凌乱，没有统一捆扎,过道堆放杂物,22,二、管理标准：档案室,标准图片,不合格图片,1、设立独立可上锁的房间或区域用于存放档案。门口张贴标识牌，附上档案管理员、联系电话。 2、每个档案柜应张贴统一标签，包含信息：柜号，档案名称，目录号，归档年度、责任人。 3、档案室内禁止存放易燃易爆危险品及其他杂物，应配备合格的消防器材定位放置。 4、档案室做到人走灯灭、门锁窗闭。未经允许，无关人员不得随便进入档案室。 5、档案室相关制度上墙张贴，包括：档案保管保密制度、档案借阅利用制度、档案工作人员岗位职责、档案管理架构图等。,档案柜上方堆放杂物,档案柜没有上锁，随意敞开,相关制度没有上墙,走道堆放杂物，卫生状况差,23,二、管理标准：档案柜、文件柜,标准图片,不合格图片,1、档案柜统一标准样式，每个档案柜应张贴统一标签,标识内容有部门、编号、责任人。 2、所有档案应放入档案盒内保存，档案盒分类排放，排列整齐。 3、文档保存规范，内中物品、文件等摆放整齐，标志明确，便于查找。 4、柜内靠近左上角张贴档案目录。,档案柜内资料摆放凌乱,档案柜上方堆放杂物，柜内堆放杂物，柜体没有上锁，没有统一标签,档案盒标签样式、字体、命名规则不统一,档案柜没有张贴统一标签,24,二、管理标准：打印机、传真机、碎纸机,标准图片,不合格图片,1、打印机、传真机、碎纸机等定位摆放，并张贴管理标识，标有机器名称、责任部门、责任人等信息。 2、节约用纸，纸张存放整齐。设置区域区分一手纸、二手纸，废纸篓。 3、 及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。 4、 不允许用传真机复印大量文件（单张或紧急时候可特殊对待）。,纸张没有分类且堆放凌乱,机器间隙堆放垃圾、废纸,没有定位摆放、没有管理标签,25,二、管理标准：文化休闲区,标准图片,不合格图片,1、休闲区桌椅摆放整齐，人离开后椅子要推回紧靠桌子边沿放齐。 2、休闲区域内保持干净整洁，地面无垃圾。 3、文化区设置书架用于摆放书籍，各种书籍杂志分类摆放，并张贴相应标识标明书名。,杂志没有分类摆放，没有标签,椅子摆放不整齐,26,二、管理标准：公告栏,不合格图片,1、公告栏用于张贴通知发文，以及重要提醒。 2、严禁乱涂乱画，书写字迹需整齐规范。 3、通知过期3天后需及时撤下。,张贴不统一美观,标准图片,27,二、管理标准：绿植摆放,标准图片,不合格图片,1、办公室区域内绿植摆放遵循美观大方的原则，由专业公司设计方案。 2、绿植定期养护，无枯枝黄叶。 3、员工办公桌上可允许摆放一个小型盆栽或绿植，花盆直径不超过10CM为宜。,办公桌上摆放绿植过大,叶片枯黄,28,二、管理标准：消防器材,标准图片,不合格图片,1、消防器材的配置种类、数量、品种符合国家规要求,配置地点做到有明显标志,专人管理。 2、消防器材的位置要符合灭火要求,做到便于取用,不能随便改变与挪用、损坏。 3、定期检查消防器材的使用情况。,消防器材没有定位摆放，没有管理标签,29,二、管理标准：更衣室,标准图片,不合格图片,1、更衣室实行一人一柜，由公司统一分配并加贴标签，发放钥匙，仅供本人使用，不得私自调换或借他人所用。 2、自觉维护更衣室卫生，严禁在更衣室内乱贴乱画，不得在更衣室内晾晒衣服和堆放杂物，不得将个人物品置于柜外。鞋子放置在统一的鞋架上，不得放入衣柜中。墙面不得悬挂个人衣物。 3、不得在更衣柜内存放违禁物品或易燃易爆物品、贵重物品或钱物等。 4、使用完毕需将柜子锁上，门关上。,衣柜顶上堆放杂物,墙上乱打钉，没有统一悬挂衣服,过道堆放杂物,衣柜上没有标签，敞开未上锁，内中物品凌乱,门上没有标志牌，使用完毕没有关门,3