人力资源管理中人事档案管理创新策略探究.pdf

File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.311 平， 实际管理程度与个人的决定了与执行力是相关的。 现阶段我国专业档 案管理人员很多对于专业的人事档案管理知识与方法没有进过系统的专 业培训， 其工作经验也不够丰富， 对于专业的信息技术知识掌握不够， 不 能够适应信息化时代人事档案模式。 3.信息化管理标准不明确 信息化的人事档案管制模式需要针对性的明确目标， 才能确保改革的 方向。 对于人事档案管理制度需要根据时代特征建立正确的管理标准， 只 有明确了具体的标准， 才能保证在全国范围内进行的信息化管理制度的建 设是统一的标准的， 避免各地有各地的标准， 建设的结果五花八门不够统 一， 不能够进行全国性的统一管理。 同时， 针对相关工作人员的管理制度不 够明确， 就会伤害那些努力工作同志的工作积极性， 造成社会不公平现象 的发生， 影响工作环境与工作效率。 三、 在新阶段人事档案管理信息化建设的重要策略 1.进一步完善信息化建设的基本思想 信息化建设如今倍受瞩目， 人事档案管理也应该顺应时代变化进行信 息化管理。 采用信息化管理其优点在于通过对互联网信息技术的学习和利 用， 使人事档案管理做到信息即时更改传输， 操作方便高效， 信息处于动态 变化中， 以此方法能够更好的完善人事档案管理工作。 所以， 非常有必要学 习档案信息化建设的主要思想和理论， 明白人事档案管理信息化的目的及 影响， 因此， 相关工作人员必须具备较高的专业水平和工作素养。 第一， 要有一颗向上的心， 保持不断学习的状态， 做事有创造力， 利用 新知识、 新技术改善工作中的不足。 第二， 培养和加强他们对工作的认知， 使得该工作可以有组织有系统 的进行， 首先以大局为重， 各方面考虑周全， 以人为根本， 部署好每项工 作， 让管理人员发挥主动能动性， 利用自身优势， 积极完成工作。 第三， 档案信息化建设并不是一项短期工作， 需要根据现实情况， 一 步一步探索， 通过实际工作发现问题， 不断摸索学习提升实际应用能力， 从 信息化管理的主要工作内容跟信息系统维护等多方面出发， 对出现的各种 情况及时处理， 保证这项工作以良好状态运作下去。 2.采用一体化管理 实现人事档案管理的信息化， 必须重视建设过程的管理， 采用科学先 进的方法管理电子人事档案， 保证其人事资料是全面准确， 有价值的， 并且 确保其安全不泄漏， 信息资料能够快速、 高效、 有保障的得到传递。 利用网 络和计算机技术作为支撑， 信息化建设完成后可以应用到人事档案管理的 方方面面， 包括建立档案、 档案的分类保管、 信息资料查询、 档案传递等， 能够使管理工作中档案的建立、 接收、 派发、 保存、 使用、 查询等实现一体 化， 信息化管理可让档案管理工作更加高效便捷。 3.加快人事档案管理软件的研发 信息化的人事档案管理的平台的搭建对于信息化建设是非常重要的 组成部分， 而信息化的管理平台就是具体的信息化认识档案管理软件。 加 快相关管理软件的开发进程， 建立系统的人事档案管理网络系统的建设和 利用， 在硬件与软件方面提高软件系统的综合适应能力。 同时， 将人事档 案管理软件与实际的人事档案数据库进行联系， 推进人事档案信息化普及 的力度。 在实际的运行与操作过程中， 增加对相关操作人员的实际培训与 理论学习。 注重管理软件的实际操作能力与人性化考虑安排， 在保证管理 软件基本的人事档案管理功能的基础上， 注意人事档案信息安全性与保密 性， 将人事档案电子化操作的进程不断完善。 4.加强相关信息之间的沟通 将人事档案资源之间建立充分的信息沟通与联系是非常重要的， 对 相应的管理部门与直接企业都是具有直接关系的。 针对相应的问题， 建立 通畅的信息沟通与交流渠道， 增加其相互沟通协调， 保障相关档案信息的 完整性与正确性， 针对具体的建立档案管理数据库， 丰富数据库内容的建 设， 完善相关资源与信息的保障， 提高资源沟通的水平， 加快信息化与网络 化建设的步伐。 在社会改革开发、 经济全球化、 信息技术飞速发展的阶段， 计算机早 已经进入千家万户， 信息技术已经在社会生活的各个领域得到应用。 在新 的人事档案管理模式中， 计算机技术的引进推动了人事档案管理向信息化 转变的速度， 大大提高了人事档案收集、 处理与管理的工作效率。 在实际 的人事档案管理操作中， 将新的技术与方案逐步与开发， 不断将人事档案 管理工作更加系统化、 完善化， 使其在新时期发挥更大的积极作用。 参考文献 1 吴长虹 , 陈琦 . 新时期医院人事档案管理信息化建设探究 J. 信息化 建设 ,2016(2):193-193 2 刘 佳 宁 . 人事 档 案 管 理 信 息化 建 设 的 策 略 探 讨 J. 办 公室 业 务 ,2012(11):105-106 3 程 培 英 . 高 校 人 事 档 案 信 息 化 管 理 策 略 探 究 J. 办 公 室 业 务 ,2014(15):169-171 作者简介 胡艳华， 1982， 女， 湖北省公安县， 经济师， 本科， 从事工作： 办公室行 政事务、 人事档案管理、 计算机和单位网站相关事务。 摘要：现代机关事业单位以及企业中的管理工作更加倾向于人的 管理， 尤其是作为现代管理核心的人力资源管理工作更是也到了相关 部门、 企业的重视。 人事档案是人力资源管理工作的重要部分， 也是 企业信息化、 数据的表现形式， 其发挥着自己的重要作用。 但是在目前 情况下 ， 相关单位的人力资源管理当中存在着或多或少的问题， 这些都 在一定程度上影响了 单位的发展。 本文主要针对现代有关单位人力资 源的管理工作当中存在的人事档案问题进行研究， 探索更加实际有效 的管理方式。 关键词：人力资源管理 人事档案管理 创新 问题 人事档案管理在现代管理当中占据非常重要的位置， 管理工作在很大 程度上也是管人的工作， 只有完善人事档案的管理工作才可以在一定程度 上提升企业的管理水平以及现代化水平。 但是， 随着人力资源管理的深入 发展， 人事档案的管理工作却慢慢的淡出人们的视野， 其作用逐渐的被人 人力资源管理中人事档案管理创新策略探究 艾莉雯 武汉药品医疗器械检验所 File management 档案管理 P.312 们所忽视。 无论是企业、 政府机关、 公共管理部门等都存在一定程度的问 题， 所以， 探索新的人力资源管理方式在现代企业管理管理之中显得十分 的重要。 一、 人事档案的重要性 1.提供基本信息 人事档案是相关单位了解员工的重要重要手段， 人事档案承载着大量 员工的基本信息， 而且单位通过人事档案可以对员工的家庭背景、 工作情 况、 教育背景等有个初步的了解， 可以掌握员工的个性、 性格， 了解了这些 之后， 可以有针对性的给员工安排合适的岗位， 或者是有针对性的提升员 工的素质等。 2.优化人员配置 人事档案是员工个人性格、 个人能力以及经历的很好展现， 只有通过人 事档案， 管理者才可以较好的获取以及掌握员工的信息， 才可以把员工放 到适合的岗位上， 才可以实现人员的优化配置， 实现经济效益的最大化。 3.为长远的战略规划作出参考 只有通过对人事档案的详细分析， 管理者才可以获得真实的员工信 息， 才可以了解单位对人才的需求， 才可以掌握发展的动向， 从而制定有 利于发展的战略计划。 二、 目前我国人事档案管理工作中出现的一些问题 1.政府机关以及事业单位 在政府机关以及事业单位之中人事档案管理工作存在的主要问题有： （1） 人事档案管理工作内容过于片面。 人事档案不仅仅需要记录员工 的基本信息、 家庭背景、 工作经历等自然情况， 而且还需要记录员工的才 能、 品格、 工作成绩等后天情况， 但是政府机关以及事业单位中的人事档案 大多缺乏后者， 有的单位的人事档案仅仅记录员工的姓名、 生日、 出生地等 情况， 而完全没有员工的工作能力、 业绩表现等。 所以， 这种档案完全不能 够成为选人以及用人的参考。 （2） 人事管理的方法方式落后。 最近几年， 随着科技的发展， 电子技 术在办公系统中的应用越来越普遍。 许多单位已经跟上潮流的发展步伐， 开始进入电子化、 数据化管理的新时代， 但是仍有一些部门管理的手段陈 旧、 方式落后， 使得档案的收集以及整理工作出现问题， 档案分散甚至丢 失的情况时有发生， 这些都大大降低了企业工作的效率。 （3） 部分单位对于档案管理工作重视不足。 传统的机关事业单位的 档案管理工作仅仅流于形式， 员工的档案也是纸质的呈现， 归档之后便不 再更新， 甚至于档案与员工的实际情况相差甚远。 这些都是管理者的重视 程度不足造成的， 档案管理并没有发挥实际的价值， 而只是流于形式。 2. 中小企业 在中小企业的人事档案管理工作中存在的问题主要有： 部分人事档案 没有反映实际情况。 与政府机关以及事业单位比起来， 人事档案失真是中 小企业非常容易出现的问题。 尤其是最近几年科学技术的发展， 电子信息 技术的广泛应用为学历造假、 身份造假、 工作经历造价等提供了条件， 中小 企业中个人信息失真的情况屡屡出现。 对于这种现象， 原因有如下的几个 方面： 首先是造假者没有本着实事求是的原则， 没有意识到造假是个违反 法律的事情。 其次， 中小企业的人事档案管理工作也出现了问题， 审查工作 出现了问题， 部分的管理者个人素质有限， 面对一些信息无法辨别真假， 企 业的管理者也没有正确的渠道来有效地鉴别信息， 从而只能被动的接受信 息。 这些问题不仅导致了企业对员工的评估产生偏差， 而且还有可能给企 业带来一些不必要的损失。 人事档案丢失的现象频繁发生。 不仅仅失真的 现象频繁发生， 而且档案缺失的问题也广泛存在。 随着市场经济的出现， 人员进入了广泛的自由流动， 这不仅打破了终身雇佣制， 而且激发了市场 的活力， 使得资源得到优化配置。 用工期限的缩短使得管理者更加不重视 人事档案的管理。 三、 人力资源管理工作当中人事档案管理的创新策略 1.提升管理者对于人事档案管理工作的重视程度 经过如上几个部分的分析， 我们可以发现， 不同的单位、 部门人事档 案管理出现的问题都是管理者重视不足导致的， 意识、 观念形态的问题是 根本性的问题， 管理者应该将其提高到战略层面的高度上。 比如我们在人 事档案中记录员工的绩效、 员工的奖惩、 员工的晋升等都是十分必要的， 管理者通过这些有价值的信息可以很好地了解员工的个人特点、 素质素养 等， 从而可以根据这些情况作出综合分析判断， 选择对员工进行培训等， 从而提升员工的工作能力。 2.强化人事档案的时效性以及真实性 在人事档案的整理中， 过去我们通常是采用传统的做法， 采用手写的 方式来进行， 所以其间隔的时间相对较长， 这样就及其容易产生失真的问 题。 为了改善这种情况， 如今我们采用电子化的管理方式， 有效地缩短档 案整理的时间， 时时的进行更新， 把员工最近的个人表现、 绩效考核等内 容记录下来， 对档案记录的范围进行合理的拓展， 做好信息的分类以及补 充， 使得人事档案的信息可以实现及时的更新。 同时， 还应该加强对于人事 档案真实性的鉴定工作， 要及时的对人事档案的内容进行清查， 删除一些 无效的信息， 保证员工人事档案是员工情况的真实反映。 3.人事档案管理手段的现代化创新 在进行人事档案的管理的时候采用传统的手工手段进行不仅降低了 工作的效率， 而且也降低了时效性， 而先进的技术手段不仅实现了真正的 自动化、 网络化以及一体化的管理， 还有效地保证了人事档案的真实性。 纸张式的人事档案不仅不客观， 而且导致了资源的浪费、 空间的浪费， 电子 化的人事档案则是绿色、 环保的体现。 随着计算机网络应用的普及， 人事 档案的管理也实现了电子化、 数据化， 企业通过搭建一体化的平台， 资源 共享， 使得人力资源的管理更加的方便快捷。 总之， 人力资源的管理工作在现代机关事业单位及企业的管理当中非 常的重要， 而人事档案的管理又是人力资源管理的重要一环， 所以， 管理 者应该提高对于人力资源管理的重视程度， 从根本上意识到人事档案是人 才社会化活动的有效载体， 是企业任用人才有效标准。 人事档案在选拔人 才以及任用人才方面发挥了巨大的作用， 为机关事业及企业的发展带来了 动力。 尤其是在市场竞争日益激烈的今天， 管理者必须转变传统的人事档 案管理观念， 将人事档案管理放到机关事业单位及企业发展的前端， 提升 服务职能， 为人力资源的开发以及管理奠定基础， 激发机关事业单位及企 业活力， 促进机关事业单位及现代企业持续创新发展。 参考文献 1 王博 . 高校人事档案管理工作的实践意义与创新策略初探 J. 现代交 际 ,2015(10):113-113,112 2 赵耀 . 事业单位人事档案管理工作的创新思考 J. 决策与信息（下旬 刊） ,2016(3):272-272 3 谭 淑 文