关于物资的信息化管理的研究.pdf

企业管理48 管理观察 2 0 1 3年 7月上旬刊 1. 前言 目前，我国已是较成熟的市场经济体制，更随着经济全球化的 深入发展，市场竞争日趋激烈，市场信息瞬息万变。有时物资的价 格一天一个价或一天几个价，有的某规格型号的物资材料这里价格 便宜另外一个地方却紧缺。作为企业管理者可根据市场的供求信息 进行物资的营销和生产决策。现在，随着计算机网络和软件技术不 断发展，带动了物资管理工作的信息化。再加上，现今大部分企业 的各种物资材料资源的使用不断上升，占企业生产成本的比重也不 断上升，更加凸显出现代信息化物资管理工作的重要性。企业由原 有人工记录方式逐渐转变成为计算机记录，各种原始数据、资料记 录在本企业的管理系统（办公平台）上，供各级管理者查询、参考 和决策。这种良性的发展，不但使企业的物资与资源得到更好配置， 同时，也使得企业的领导对企业的生产作出科学的决策。因此，在 企业中需要更好地应用现代信息化技术对物资材料的购、销、生产、 储存等各个环节进行相关的管理工作。 2. 物资管理信息化现状 2.1 信息化技术应用程度较低 很多企业没有建立或虽建立了企业网站，网站的信息不全或不 及时更新，同时，企业网站只是进行本单位的文宣、产品信息等内 容，不涉及工作管理。而在实际的生产环节中，很多企业每天都有 大量的原材料物资和生产的产品进出，虽然很多企业各部门都配置 关于物资的信息化管理的研究 彭光利 【摘 要】当前，我国的信息化技术发展迅速，已逐步迈入信息社会。企业已可通过现代信息技术，对企业的日常生产和各 方面的工作进行信息化管理，并储存相关的信息数据。这不仅使管理者、员工对企业的生产发展能有及时了解，更可使各级管理 者对企业的人力和物力及其他资源进行合理配置， 使企业获得可能的最大利润。 本文主要对企业物资管理对现代信息化技术的应用， 进行了探讨与分析，并对其工作的优点进行了研究。 【关键词】现代信息化 物资管理 管理软件 了办公计算机，但由于种种原因各部门的计算机相互之间，没有形 成网络或没有开发相关的办公系统（办公平台），计算机就只是在 互联网上进行简单的信息查询和打印单据、报表的工具而已，并未 实现真正意义上的信息化。 2.2 物资管理系统支持决策功能不完善 企业的物资报表、历史资料静态存储和查询是旧有物资管理的主 要功能之一，但它信息量有限，时效性差，不能及时发现存在的问题 或存在隐患，对企业领导的生产决策，提供不了及时、广泛的信息数 据。在企业物资管理中，非程序性和临时性决策 , 在实际工作中都要 涉及到， 而决策过程却需要在短期内完成。 信息化管理具有信息量大、 时效性及时等特点，具有较多的决策支持功能。企业领导可根据信息 化管理系统，使企业物资管理从经验管理走向科学管理。 3. 旧有物资管理工作的主要弊端 3.1 时效性差 在旧有的物资管理中，由于每一个物资的流动环节都需要物资 管理的工作人员，对其进行手动的记录在案。而这些记录在案的物 资账簿（台账），不仅厚重不利于管理，而且每月发生的情况还往 往在下月初才反映出来，它不能及时反馈出管理工作中出现的问题 或漏洞。这已不适应当代企业的生产和发展。 3.2 库存物资资金占用量大 因为旧有的物资管理工作时效性差， 库存物资就不可能很合理， 3.3 依靠群众，群策群防 不论什么工作，离开了群众，没有群众的支持是不可能干出成 效的，而且注定是要失败的。维护企业内部稳定要贯彻依靠群众、 相信群策、走群众路线，群策群防的方针。要大力宣传维护企业内 部稳定工作的重要意义，提高广大员工对维护企业内部稳定工作的 重要意义的认识，得到员工的充分理解和支持。要让员工明白，维 护企业内部稳定是自身利益的需要；企业利益的需要；国家利益的 需要。使全体职工积极支持和自觉参与维护企业内部稳定工作。群 众的眼睛是雪亮的，他们对主要生产装置、重要部位、要害部位最 熟悉、最清楚、最明白；对不稳定因素识别最直接、最全面、最广 泛。企业维稳工作只有和群众相结合，把重点防护和群策群防相结 合，各种不稳定的隐患问题才能得到及时排查、及时发现、及时处 理，把企业内部不稳定的隐患消灭在萌芽状态。 结论：企业是国民经济的细胞，特别是能源交通等关系到国计 民生的国有大中型企业是国民经济的支柱产业，担负着经济、社会 双重责任，如果发生内乱，扰乱企业正常的生产工作秩序，甚至停 工停产，将会给国民经济和社会安定造成重大影响和损失。所以维 护企业稳定关系到社会安定，具有特别重要的意义，是每个企业对 社会应尽的责任和义务。各级内部治安保卫部门和保卫干部要明确 自己肩负的光荣责任和使命，忠实履行自己的职责，为企业内部和 谐稳定，持续健康发展，创造良好的治安环境，促进全社会和谐稳 定和企业经济效益的提高。 （作者单位：重庆天然气净化总厂垫江分厂；重庆 长寿 401220） 7上内文.indd 482013-7-26 15:29:59 企业管理49 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 1 0期 可能出现库存物资过大，占用企业周转资金较多的情况。 3.3 使企业的效益低，阻碍企业的发展 因旧有的物资管理工作时效性差，不能及时反映出管理工作中 出现的问题或漏洞，致使企业可能受到不必要的损失或发现不了管 理中存在的深层次的问题，从而使企业的效益低下，甚至发展受阻。 4. 实现物资管理信息化的措施方法 4.1 利用网络工具实施信息化 这种方式，是仅仅通过计算机和互网络，进行简单的物资信息 市场调查，如物资的规格型号、价格、有哪些供应商（销售商）等 信息的查询，提供给领导参考。同时，利用计算机对本单位的物资 相关信息、资料、数据进行存储和传送。 这是一种较低层次的物资管理信息化方式。 4.2 建立完善的企业物资管理信息系统（操作平台） 企业可通过互联网， 建立企业内部管理的物资信息化管理系统， 根据本单位的实际情况，开发相应的软件，在管理系统（办公平台） 中进行物资的各项日常管理工作。 物资管理系统应主要针对企业的物资的购买、 入库验收、 领用、 库存等工作进行管理 , 完成企业对物资日常业务管理工作 , 全面反 映物资的采购情况、领用情况、损耗情况。同时借助功能强大的查 询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息 , 为企业的 决策提供了正确的数据 , 帮助企业更有效、更全面地管理物资。具 体建立物资信息系统可分以下几个模块完成： 4.2.1 计划管理模块 目的是可以随时制定采购计划 , 保证按要求到货入库。对于年 度、月度等定期生产计划，可以由本系统按程序生成采购计划，进 行相关的审批和备案；管理人员按计划进行物资的购买、验收、入 库、领用等工作。各生产部门不定期的临时性购买计划则可根据实 际需要将物资的品名、型号、数量等编制采购计划 , 并在系统（平 台）中进行相关审批和备案。 4.2.2 供应商管理模块 对供应商按区域化或类别进行分类管理 , 通过建立供应商信息 档案 , 提供最新的供应商信息 , 将供应商的各种基础信息包括供应 商的供应能力、信誉度等内容进行信息储存和更新。 4.2.3 采购合同管理模块 对企业的一般采购、 议标采购和招标采购进行相关的合同管理， 记录下所签订的采购（销售）合同在形成合同及履行过程中的所有 相关信息：采购价格的市场调查、合格供方的统计、招标书的审定 会签、评标记录、采购合同的会签、采购合同的审批、采购合同的 履约评审情况等相关信息。 4.3 仓库管理模块 对物资的入库和出库和库存进行相关的管理工作。对到货的入 库物资，按类别进行点验、验收工作；对出库的物资（产品），进 行领料、发料工作，采用计算机出单据的方法 , 对出、入库的单据 自动生成打印；同时进行每笔入库、出库物资的信息储存。这样随 时可供管理决策人员查询入库、出库及库存的具体情况。每月底， 系统还可自动打印库存物资盘存表等资料。 4.4 物资耗用报销、报表模块 根据出库领料的领料单（出库单）信息，每月电脑自动生成物 资的耗用报销表和其他相关报表。减少管理人员的工作量。 4.5 定额模块 在该模块里， 设物资理论耗用数量 （耗用定额） 项， 该项里面的数据， 由生产部门根据当月的实际生产数量来确定。企业管理者可根据理论 数量（定额数量）和实际数量的对比，进行精细化管理，挖潜堵漏。 4.6 账务管理模块 根据物资的入库验收（验收单）和出库发料（出库单）信息， 电脑在管理系统（平台）中自动生成物资明细帐的入库、出库的记 帐工作。同时，也根据自动生成的物资月报耗用销表，电脑自动对 物资分类账、总账的借贷进行记帐工作。减少管理人员的工作量。 这种信息化管理系统，是一种比较高级、智能化的物资信息化 管理方式。 5. 信息化物资管理的效果评价分析 随着我国企业的信息化物资管理工作取得的迅猛发展，其在企 业的管理工作与经济效益方面的作用也日趋完善。其主要取得了以 下几个方面的效果： 5.1 数据、信息的及时性和完整性。由于从物资的采购计划到 物资入库、出库到耗用，整个一条线的各项管理工作都在系统或平 台上进行，具有管理的完整性，任何环节上可能的失误或漏洞都在 系统或平台上有反映。同时，由于各项物资管理业务都在系统或平 台上进行，对相关的信息和数据都进行了储存和留痕，这样，方便 各级管理者随时进行查阅、审查，为管理者提供依据。 5.2 工作量的简便性。信息化物资管理的应用不但大大地减轻 了物资管理工作人员的日常工作量，还提高了物资管理人员的工作 效率。在物资管理的基础工作方面，现代信息化物资管理相对旧手 工记账、入库与出库的记录及纸质报表相比，其具备更强的工作便 捷性。除物资的采购计划、入库、出库的单据需电脑进行输入和打 印外，其他各种报表、账务等，均可电脑自动生成。 5.3 物资信息管理的准确性。使用现代信息化物资管理方法， 不但能够最大程度的增加物资管理人员的工作效率，还能不断提高 物资信息管理的准确性。由于传统方式很多工作是人工手工 , 这就 增加了出错的几率。而现代信息化物资管理方式，人工只输入最原 始的基础信息、数据，其他数据则由系统和（办公平台）自动生成。 5.4 现代信息化物资管理工作具备更强的管理性。企业所使用的 现代信息化物资管理工作系统，物资的管理工作基本都在系统或平台 上进行，信息和数据可随时查询，使得管理者可以清晰地了解到每一 个物资在每个环节的具体情况，提高、强化了企业物资的管理工作。 6. 结束语 当今企业，进行信息化管理是必然趋势，物资管理也亦然。企 业如要顺利的开展信息化物资管理工作，首先，要提高本企业员工 的计算机和网络知识，使之能熟练使用管理操作系统（平台）；其 次，企业上至最