对档案信息化管理几个问题的思考.pdf

ManagementtObserver 管理观察 总第 486 期 刘丽梅 对档案信息化管理几个问题的思考 （ 梨树县畜牧兽医培训中心，吉林梨树136500） 摘要：开展档案信息化管理以来，我们取得了以往不曾有过的好成果。 本文从档 案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化及档案信息的网络化 总结了在开展档案信息化管理建设中取得经验体会。 关键词：档案信息化管理服务 近年来,各地基层单位也明确把各基 层站所的档案信息化和办公自动化纳入 信息化建设的总格局,为各基层的公文传 输和档案管理配备了专业设备、 专业软 件,开展了人员的操作培训,开发了办公自 动化和档案管理模块的信息系统,档案管 理工作更是多次获得上级单位的表彰。 由 于各领导对档案管理工作的高度重视,理 念不断创新,使得对档案信息化的认识深 入人心,基层单位档案信息化建设得到了 前所未有的发展。 1.档案信息化有利于保护珍贵的档案 原件 将各站所的各类档案进行信息化手 段处理后， 可以有效地保护档案原件，避 免档案原件被过多地直接使用，或过多借 阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到 保护档案原件的目的；可以有效地降低和 避免重要资料丢失的风险。 例如，我单位 1979-1990 年文书档案已按市档案局要求 移交至该部门保存，而我单位需查找该年 份内容档案时就要到市档案局借阅，期间 浪费不少人力和时间，实现档案数字化加 工后，就不存在这种问题了，所有档案全 文在线，时实调阅，利用方便快捷。 再如， 各培训站点建设和发展过程中，不同时期 的历史资料，包括历史文字资料和照片资 料等重要、 珍贵资料进行信息化处理，应 用计算机对原件进行电子扫描，之后以电 子文件的形式进行收藏、管理和使用。 2.档案管理应用系统建设已见成效 目前，我单位的文书档案归档软件采 用神夹软件，采用 B/S 构架，实行文书档 案的网络化目录级管理；培训档案归档采 用我处自行管理的业务办工软件，有效地 提高了归档效率。 网络化的档案管理应用 体系，为深入应用、档案信息资源开发打 下了良好的应用基础。 2.1 制定了较为完善的规章制度。 为 了加强院档案信息化工作，先后制订并实 施了我单位归档暂行规定等文件制度，保 证了档案信息化工作持续、健康、稳步的 向前发展。 2.2 形成了全员参与的工作局面。 档 案归档软件的开发和应用，改变过去少数 人参与归档的局面，使档案信息化成为全 员参与的工作。 2.3 形成了与技术部门相互依托的衔 接机制。 我培训中心档案部门和其他培训 机构部门通过多年合作，基本实现了所有 档案的查阅、 部分档案的文件的归档整 理。 积累了大量的电子信息，也积累了电 子档案生成、整理、移交、归档、利用等实 践经验，为实现档案管理的高效优质运行 提供了技术保障。 3.我觉得档案信息安全还有待完善 要加强对计算机档案管理系统的管 理，确保档案数据库安全；加强对电子文件 归档工作的监督和指导，保证归档电子文件 的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案 专用服务器，实行物理隔离。 要有数据异地 备份。在利用档案信息资源和信息化处理过 程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密 的发生。当前档案信息化建设的重点应放在 电子文件的管理上。 国家档案局发布 全国 档案信息化建设实施纲要后，各地都在 加快档案信息化建设的进程。 4.培养人才，提高档案队伍素质 信息化时代，一切竞争，最终都反映 在人才的竞争上。 知识经济时代的档案工 作需要大量 “ 专”与 “ 博”相结合的 “ 通才”。 这种专是跨学科的 “ 多专”，而不是过去的 “ 专一”； 这种博是随现代化科技发展的 “ 动态广博”，而不是过去传统不变的 “ 知 识广博”。 这样的人才有着更强的适应性 和更好的稳定性， 才能适应解决复杂性、 综合性和跨学科的档案工作问题的需要。 因此， 档案部门必须加大人才培养力度， 为提高档案人员工作素质创造良好环境。 一是档案部门在进行培训前，应做好需求 调研，按需设计内容，将培训课程内容与 工作相结合，也就是说，培训应该是因需 产生的。 二是制定科学系统的培训计划， 注重提高教学者层次，注重教学、自学、研 讨和实践的有机结合。 三是增加档案工作 者之间、 相关专业工作者之间的交流，为 他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识 面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术 的方法，更新知识储备。 四是应加大培训 内容中计算机知识的比例，强化与图书馆 学、情报学的联系，重视网络知识的运用， 注重信息能力、技术应用的培养，适当增 加档案现代化管理课程的课时。 5.进一步改革档案信息服务方式 信息时代，传统的服务方式已经不能 适应档案事业发展需要。 档案部门迫切需 要运用当今高新技术和知识开发档案信 息资源，创新档案信息服务方式，为经济 和社会发展服务。一是计算机管理服务。这 种服务在一些档案部门已基本实现了，如档 案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都 已应用和推广。目前市场上各种档案计算机 管理系统很多，国家档案部门应制定统一的 标准和规范，避免重复开发，并规范市场管 理；二是缩微技术服务。 目前不少地方档案 馆通过缩微设备， 对一些珍贵的档案保护， 取得了一定的成效；一些大型国有企业在科 技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇 多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服 务。 由于光盘具有存贮容量大、处理速度快 的特点， 可广泛用国防于档案信息全文检 索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网 络服务。 充分利用现代通讯技术，如通讯 卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布 出去，使利用者在不同地域、不同时空利 用档案；五是公共信息网络服务。 档案信息化管理是档案工作适应社会 信息化发展的必然趋势，是全