基于大数据的高校人事档案管理转型.pdf

File management 档案管理File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.175P.174 基于大数据的高校人事档案管理转型 彭艳 衡阳师范学院人事处 摘要：大数据技术为高校人事档案信息化管理带来了机遇和挑 战。 高校人事档案管理部门要注重人事档案信息化、 构建大数据平台， 注重人事档案数据化、 确立大数据理念， 注重人事档案安全性、 规避 大数据风险。 关键词：大数据 人事档案 转型 大数据时代的来临， 使人类社会生活的方方面面发生了革命性的变 化， 也正在有形无形地影响着人们的行为习惯、 思维方式以及工作模式。 众所周知， 高校人事档案管理是典型的、 基于数据收集、 整理和分析的工 作， 大数据时代的到来， 无疑为我们的工作带来了挑战和变革， 当然也为 我们带来了新视角和新方法。 就现状而言， 国内高等院校人事档案管理基 本上是以档案的收集、 整理、 保存为主， 在管理理念、 思维习惯、 行为方式 乃至工作模式都远未达到大数据时代对数据管理的要求。 在高度信息化的 现代社会， 如何利用大数据理念来提升当前高校人事档案管理水平， 转型 高校人事档案管理模式， 是高校档案工作者面临的新课题。 一、 注重人事档案信息化， 构建大数据平台 目前， 在高校人事档案管理中， 人事档案信息化的不全面、 不系统和 远落后于时代是人们常常诟病的一个主要问题。 正如大数据的研究专家指 出， 大数据不仅仅是数据的体量大， 更重要的是认识数据的思维要变化、 收集数据和分析数据的思维也要变化。 高校人事档案信息化建设的关键在于准确可靠的、 数字化的原始数 据， 这就要求人事档案管理人员在收集整理档案材料时， 要以高度认真负 责的态度审核和鉴别有关材料的真实性、 准确性和完整性。 在核定好有关 材料信息的准确无误后， 要以二级单位或职能部门建立好基础数据库， 并 录入所有人员的基本状态数据， 如， 职工代号、 姓名、 性别、 民族、 籍贯、 出 生和入职日期、 政治面貌、 学历学位、 职务职称等。 档案管理人员在录入这 些基本数据后， 应继续根据人事档案分类编目的统一要求及标准， 分门别 类地数字化档案材料的名称、 形成时间、 份数及页码等。 这样在查询时， 便 可以很快地定位想要查询的内容， 并可在索引中清晰地掌握被查询人员的 档案全貌。 当然， 基于部门或职能部门的基础数据库还应互连、 互通， 以便 基础数据的及时更新和共享。 如， 组织部门的职务职级任免、 年度绩效考 核等， 人事部门的职称评聘、 师资培训等， 劳资财务部门的工资变动、 社保 办理等， 只有各部门和单位将人事档案材料及时归档、 录入、 更新， 人事档 案部门才能统一审核、 入库， 并最终达到更替及时、 数据准确、 信息共享。 档案管理人员素质胜任、 管理科学是高校人事档案信息化的关键。 因 此， 高校人事档案主管部门在配备人员时， 要对岗位人员的学历层次、 专业 知识、 年龄结构等方面提出工作胜任要求， 并培训在岗工作人员的信息化 知识、 网络技术知识和大数据知识， 切实提升大数据背景下档案管理人员 的服务、 管理、 适应的素质和能力。 二、 注重人事档案数据化， 确立大数据理念 对于大数据， 麦肯锡全球研究所给出了大家比较认可的定义， 即一种 规模大到在获取、 存储、 管理、 分析方面大大超出了传统数据库软件工具能 力范围的数据集合， 具有海量的数据规模、 快速的数据流转、 多样的数据 类型和价值密度低四大特征。 转而言之， 大数据变革了我们对世界的思维 方式， 如从样本思维、 精确思维、 因果思维过渡到总体思维、 容错思维、 相 关思维。 大数据的理念使得原本完全独立的基础数据库间有了联系和交 汇， 通过这些关联重聚的数据就变成了更为丰富多样的信息资源。 也就是 说， 大数据的关键作用在于赋予信息内容及信息关系以新的内涵和意义。 为此， 高校人事档案管理工作需要将人事档案信息数据化， 而不仅仅是数 字化。 数据化与数字化之间内涵差距较大。 数字化是指将模拟数据变换为 以0与1表示的二进制码； 而数据化则是指将现象转变为可量化分析对象的 过程。 高校人事档案信息通过数据化， 才能被检索、 比较、 统计、 判断、 预 测， 进而有效地体现出数据的潜在价值。 在高校人事档案管理中， 管理者常常需要做各种各样的人事信息统计 和判断， 这就需要有一个虚拟系统能够把分布在不同基础数据库中的原始 数据按照设定的要求进行描述和统计， 大数据的理念给高校人事档案管理 带来了革新性的理念。 就我所在的地方本科院校而言， 学校经常会对人事信息进行各类统 计， 这些数据需要从多个二级单位、 职能部门的数据库中获取。 然而， 这里 甚为关键问题的是， 这些不同的基础数据库中的信息资源是否是及时更 新， 是否是完全同步， 并且是否可共享。 例如， 现在要统计全校副职称在各 岗位定级中的薪酬情况和年龄分段情况， 这其中需要涉及的信息包括： 从 师资信息管理系统中获取某某副教授是某级岗位信息， 从档案信息管理系 统中获得该副教授的年龄情况， 从劳资信息管理系统中获取该副教授的工 资信息， 实际操作上非常复杂繁琐。 然而， 如果这些基础性数据库的数据 是关联的、 同步的、 共享的， 那么此种情况统计工作就非常容易且简单快 捷高效。 倘若该同志刚刚评上了正教授， 师资信息管理系统予以了体现， 但 劳资信息管理中该教授的工资却没有兑现， 很明显会造成人事信息统计数 据的错误。 基于大数据理念， 建立在人事档案数量化的人事管理系统完全 可以有效避免此类低级错误， 达成真正现实意义上的资源共享。 三、 注重人事档案安全性， 规避大数据风险 由于当前还处于迈向大数据时代的初期， 其应用方式和规模与现实 要求还存在较大的距离。 因此， 我们在充分利用大数据进行高校人事档案 管理的转型时， 也应充分认识到大数据运行的局限性， 尤其是目前的数据 化技术还存在许多未知风险。 一是要规避人事档案大数据分析与判断的潜在风险。 即不能盲目提升 大数据技术的作用却没有真正把握数据化资料的真谛， 也不能盲目信任大 数据技术的力量而忽视其自身的局限性， 我们必须清醒地意识到大数据技 术仅是提供了某种可能的解决方案或关系， 而不是直接的或标准的答案和 结果。 在实际工作中， 人事档案管理者必须针对人事档案信息化、 数据化过 程中可能存在的偏差或干扰建立必要的数据失效风险预警机制， 以消除或 最大程度地降低人事档案数据资源的无效分析和误判风险。 二是要规避人事档案数据资源的流失和泄露风险。 由于采集者无法预 知所集约的人事档案信息未来的使用环境和应用目的， 人事档案信息化、 数据化后， 如何确保数据信息既能有效运用， 又能确保不泄密和流失， 已 成为高校人事档案部门信息资源开发利用工作中极为关键的现实问题。 这 可能既是人事档案领域发展的机遇， 也可能是引发信息灾难的陷阱。 因此， 我们要建立信息隐私权的保护机制， 对特殊信息数据进行必要 的模糊处置， 对有关个人信息关键数据再利用的行为， 设置必要的数字化 限制技术。 高校人事档案部门作为信息数据采集管理者应按照有关政策法 律， 要确立信息安全管理制度， 依法担负人事信息安全监管责任。 作者简介 彭艳， 1974， 女， 经济师， 学士， 主要从事人力资源管理研究。 医院基建档案管理思考 甄玲 李璐 刘吉羊 雷蕾 湖北省孝感市中心医院 摘要：目前， 随着我国医疗事业的发展， 医院各项工作管理水平不 断提高， 医院基建档案的管理工作， 也取得了 一定的成绩。 在医院全面 发展的阶段， 其规模不断扩大， 基本建设的速度也在加快， 医院基建 档案管理工作成为主要的问题之一。 如何结合医院的实际发展情况， 深入分析医院基建档案管理工作的有效措施， 是确保医院稳定、 持续 发展的关键所在。 本文分析了医院基建档案管理方面的相关内容， 旨 在进行医院基建档案管理工作的过程中 ， 抓住档案管理工作的重点， 并配备专业人员实施科学的管理。 关键词：医院 基建 档案 管理 在医院发展的过程中， 医院基建档案管理工作， 主要是指医院综合档 案管理工作中的一项重要内容， 其主要记载了医院工程项目建设过程中产 生的各类资料， 并通过文字、 表格、 照片或者录像的形式载体， 形成一定 的资料保留下来。 随着社会经济的发展， 医院的发展规模及速度都越老越 快， 为了促进医院的良性发展， 在开展实际工作中， 重视医院基建档案管 理策略研究， 是非常重要的一个问题。 因此， 在医院发展的过程中， 深入分 析医院基建档案管理工作及其相对应的策略， 对于医院未来的发展， 具有 极其重要的意义。 一、 医院基建档案管理的重要性 众所周知， 档案在社会发展的各项实践活动中， 是最为真实的记录， 是社会发展中的一种宝贵财富， 也是人类历史文化中的珍贵遗产。 医院基 建档案管理作为档案管理工作的组成部分， 是医院发展中不可或缺的一部 分内容。 医院基建档案真实的记录了医院建设活动的第一手资料， 是对医 院项目建设、 维修、 维护等过程的一种真实疾苦， 对于医院未来的发展具 有重要的意义。 在医院的发展规划中， 必须重视医院基建档案管理策略的 探究， 进一步推进医院基建档案管理工作的顺利开展。 因此， 在医院发展 的过程中， 医院基建档案管理具有一定的关键影响力。 二、 医院基建档案管理的策略 在实际工作中， 为了进一步促进医院工作管理水平的提高， 结合医院 基建档案管理工作中存在的问题， 深入分析问题产生的原因， 并积极的制 定有效的管理策略， 能够有效的促进医院基建档案管理水平的提高。 这一 工作成果， 也会对人们的社会生活产生积极的影响。 因此， 结合医院基建 档案管理工作的实际状况， 分析医院基建档案管理策略， 具有一定的现实 意义。 1.领导重视， 全员参与。在医院基建档案管理工作中， 领导重视， 全 员参与是医院基建档案管理的策略中非常重要的一点内容。 领导重视， 全 员参与， 主要是要提高医院领导对医院基建档案管理工作的重视程度， 有 效的动员所有的医院工作人员都参与到医院基建档案管理工作中， 为促进 医院的发展共同努力。 其次， 在领导重视医院基建档案管理的基础上， 也 有利于医院基建档案管理策略的顺利实施， 尽快完善医院基建档案管理 方面存在的问题。 2.建立健全基建档案管理制度。在实际工作中， 建立健全基建档案 管理制度， 是医院基建档案管理的策略中相对重要的内容。 在进行医院 基建档案管理工作的过程中， 结合医院基建档案管理中存在的具体问题， 进一步建立健全基建档案管理制度， 可以从制度层面确保建立健全基建 档案管理策略顺利的事实， 不断提高建立健全基建档案管理效率。 其次， 通过建立健全基建档案管理制度， 可以有效的完善传统基建档案管理制 度中存在的缺陷， 在最短的时间内， 全面的发展医院基建档案管理工作。 因此， 建立健全基建档案管理制度， 对于医院的整体发展都会发挥积极的 促进作用。 3.加强基建档案的电子化水平。在医院基建档案管理的策略研究 中， 加强基建档案的电子化水平， 是在信息时代发展中， 确保医院基建档案 管理工作保持先进性的基本工作。 通过加强基建档案的电子化水平， 进一 步提高医院基建档案管理的信息化水平， 从而实现医院基建档案管理的目 标， 是医院管理工作中应重视的探究内容。 因此， 在医院的实际发展工作 中， 重视医院基建档案管理工作， 还应加强基建档案的电子化水平， 使之 更加符合社会发展的步伐。 综上所述， 随着我国社会经济的快速发展， 医院的发展空间逐渐变 大。 在医院的发展过程中， 只有结合医院自身发展的实际状况， 重视医院 基建档案管理工作的相关研究， 并制定有效的管理策略， 才能从整体上确 保医院发展的先进性及竞争性。 医院基建档案管理工作， 是医院实施战略 性发展计划的重要基础。 因此， 在医院的实际工作中， 重视医院基建档案 管理工作的研究， 积极的制定合理的发展策略， 能够从根本上促进医院获 得更好的发展机遇。 参考文献 1 高 华 . 对 医 院 基 建 档 案 管 理 工 作 的 思 考 J . 兰 台 世 界,2013(z6):119-120 2王清艳,史鸿清,史喜真等.新医改下做好医院基建档案管理工作的几点 思考J.山西职工医学院学报,2012 3刘京艳.关于提高医院基建档案管理人员素质的几点思考J.中国药物 经济学,2013(5):163-164 4 胡 明 华 . 对 医 院 基 建