对职业院校人事档案收集归档工作管理的思考.pdfVIP

File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.135 对职业院校人事档案收集归档工作管理的思考 李艳 吴秀林 百色职业学院 摘要：随着人事制度改革力度的不断加大， 人事档案对职业 院校的改革与建设尤显重要。 本文着重探讨职业院校人事档案收 集和归档工作中存在的问题及其对策， 以期提高人事档案的质量 和利用水平， 为学校的发展提供更优质服务。 关键词：职业院校 人事档案 收集归档 思考 一、 职业院校人事档案收集归档工作的现状 1.对人事档案管理的重要性缺乏理解与重视。一些院校领 导、 部门及教职工对人事档案管理工作认识存在误区， 许多人普 遍认为人事档案管理工作就是整理、 装盒保管好就行了 ， 没有把 它作为学校的一项重要工作而纳入到议事日程， 认为与学校的教 学科研成果没有关联， 也不能创造出经济效益， 致使职业院校人 事档案在日常工作中成了 “说起来重要， 用起来必要， 忙起来不 要” 的无足轻重的事情， 认为平时只要能应付检查就可以。 认识 上的不足导致许多人对人事档案的收集和归档缺乏应有的理解 与重视。 2.人事档案管理的相关制度欠缺。有些院校缺乏系统、 健全 的规章制度， 对档案的收集、 归档时间、 归档范围、 归档要求等 未做出具体的规定， 有的虽然制定了制度， 但形同虚设， 在工作中 无法落实， 制约了档案管理工作发展的制度化、 规范化。 3.人事档案管理人员偏少 ， 专业水平有待提高。随着招生规 模的扩大， 师资队伍也随之壮大， 教职工人事档案数量增多， 个人 材料进档频繁， 工作量增大。 但由于重视不够， 一些院校很少设 置有专职的人事档案管理人员， 即使有也往往是没有接受过系统 的专业培训。 管理人员的偏少和专业素养的欠缺， 导致人事档案 收集不完整， 归档不及时， 档案内容不够规范化、 科学化， 影响了 人事档案的建设和管理水平的提高。 4.人事档案电子信息化建设滞后。目前部分职业院校的人事 档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上， 没有与时 俱进地实现人事档案的电子信息化。 档案室的电脑仅局限于打印 档案目录， 无法进行人事信息的查询和检索， 电子信息化水平较 低， 档案管理工作无法跟上时代和学校发展的步伐。 5.人才的流动使人档分离现象增多。随着现代社会人才流 动的增加， 一些单位在招聘人员时， 对人事档案没有具体的要求， 导致弃档现象增多， 加上一些不规范、 不合理的流动， 人才流动 与档案转递不同步， 造成人档分离， 甚至出现死档。 这些问题的 出现， 势必影响到人事档案的延续性。 二、 加强职业院校人事档案收集归档的对策 1.强化教职工的档案意识。更新思想观念， 强化教职工的档 案意识， 是做好人事档案工作的前提和保障。 针对目前教职工人 事档案意识淡漠的现状， 必须更新思想观念， 进一步加大档案宣 传力度， 提高大家的档案意识， 使院校人事档案的收集和归档工 作能及时有效地开展。 2.完善人事档案管理制度。人事档案的收集归档工作琐碎而 繁杂， 需要有一定的制度来制约， 只有不断完善人事档案管理制 度， 加强人事档案材料收集、 归档和转进转出档案的管理， 才能 保证人事档案的收集和归档做到及时、 完整、 科学准确。 3.打造高素质的人事档案管理人才队伍。现代化的档案管 理工作不仅要精通专业知识， 还要熟悉相关的计算机和管理知 识。 抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关 键。 因此， 一方面学校应加强人事档案管理人才队伍的专业培 训， 吸纳各方人才， 以提高学校人事档案的管理水平。 另一方面 在职的人事档案管理人员也应增强责任心， 认真审核收集档案 材料， 及时追补缺漏材料， 不断补充新的资料， 杜绝伪造的人事 档案材料入档。 档案人员主动与校内各部门联系， 保证归档材料 齐全完整。 同时注意科研材料的收集， 确保人事档案的真实性、 动态性、 完整性和科学性。 而且应积极主动学习档案学、 管理学 和计算机方面的知识， 提高自己的综合素质， 努力提高学校的档 案管理水平。 4.推进人事档案管理信息化建设。利用计算机等先进设备 来管理人事档案， 可有效提高档案管理效率。 因此， 人事档案的 收集和归档应改变过去单纯纸质档案的传统管理方式， 利用电脑 进行人事档案的动态管理， 建立人事档案数据库系统， 实现人事 档案数据化、 信息化。 5.规范流动人员人事档案管理。要解决人档分离这个问题， 关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新的 长态机制， 规范对人才流动模式的管理， 利用计算机技术对流动 人员人事档案进行管理， 建立人才业绩跟踪系统， 始终保持流动 人员人事档案内容具有延续性。 如此才有助于人才流动与档案转 递的同步， 避免人档分离。 总之， 职业院校全员应提高人事档案认识， 人事档案部门应 完善管理制度， 加强人事档案管理人才队伍建设， 积极推进人事 档案管理信息化建设， 把人事档案管理工作融入日常工作， 才能 使职业院校人事档案管理工作与时俱进， 提高职业