数字时代声像档案管理策略.pdf

管理观察 Management Observer 总第 600 期 第 1 期 2016 年 1 月 上旬出版 69 数字时代声像档案管理策略 仲亚红 ( 云南省广播电视局信息中心云南，云南 昆明 6 5 0 0 3 1 ) 摘要：随着科学技术的不断发展，声像档案管理的重要性日益凸显。数字技术的发展给声像档案管理带 来了很大的机遇与挑战。与此同时，传统的声像档案越来越不适应时代的发展要求。本文首先介绍了传 统声像档案管理存在的问题，在此基础上分析了数字技术对声像档案管理产生的影响，最终提出实现声 像档案管理数字化的办法与措施。 关键词：数字时代 声像档案 管理 策略 声像档案在发展过程中，产生了多种类型，常见的 有磁带、唱片、录像带，以及照片等。数字化技术极大 地促进了新型数字化档案的发展，这种档案管理不需要 胶片、 磁带作为载体， 从而打破了载体、 档案类型的局限， 相比传统的声像管理模式，具有很大的优势作用，发展 前景更加广阔。本文以数字化技术在声像管理中的应用 为立足点，提出具体的办法与措施，希望在声像档案管 理的发展中起到参考作用。 一、传统声像档案管理存在的问题 声像档案的类别比较多，因此在管理的过程中首先要 进行分类，然后根据不同的载体，采取不同的办法。比如： 影像档案在管理过程中，包括采集文字与动画，工作量非 常大，而且需要在防磁柜中保存。照片档案在管理中，只 要采集底片、简单的文字、照片就可以完成，工作量少， 只要做好防潮、防火工作就可以。由于档案的载体不同， 因此传统的声像档案管理方式还存在着一定的问题。 （一）需要大量的人力资源 声像档案的种类比较多，而且在管理、保存过程中 需要完成八道工序。其中，每一道工序的内容都很烦琐， 而且需要重复作业，对劳动力的需要量非常大。一旦投 入的劳动力增加之后， 就需要支付大量的工资。 除此之外， 这些不同的载体在材质上有很大的差异性，从而加强了 对复合型人才的需要。从上面论述可以看出，完成对声 像档案的管理不仅要花费大量的人力资源，而且工作时 间久，导致成本过高。 （二）资金投入大 声像档案区别于传统的文书档案，同时由于载体的 不同，所以具有一定的特殊性。另外，声像档案在储存 空间上存在一定的差异性， 为了提高管理的质量与效率， 需要购置专门的储存设备。尤其是一些媒体单位，对声 像档案的管理要求更高，通常为了储存重要的档案、资 料，需要购买更专业的保管设备，以及保管场所，来满 足档案管理的需要。在这种情况下，就会加大投资成本， 阻碍声像档案管理的发展，而且还会给企业的建设产生 一定的影响。 （三）限制了声像档案管理理论发展 声像档案管理在介质、储存上存在一定的差异性， 而且工作量大，程序复杂，导致很多单位对声像档案管 理并不重视。主要表现为：管理理念陈旧、管理方式简 单，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于传统 声像档案管理模式，没有一整套标准的规范，而且管理 办法比较多，不利于声像档案管理的理论发展，并最终 制约了声像档案管理发展的速度。 二、数字化技术对声像档案管理产生的影响 传统的声像档案管理工作量大，人力财力成本高， 工序烦琐，管理的效果不尽如人意，因此具有很大的局 限性。同时，由于很多单位并不重视声像档案管理，导 致管理人员缺乏工作动力，给声像档案管理造成了很大 的障碍。当前，数字化技术的飞速发展给声像档案管理 带来了前所未有的发展机遇与挑战。主要表现为：首先， 数字化载体大量涌入，与传统的胶片、磁带载体相比较， 具有更大的优势。其次，在数字化技术的冲击下，声像 档案管理人员的竞争意识有所加强，这加速了传统声像 管理与数字化技术的转换，比如：采用扫描仪、计算机 70 政府治理与公共管理 完成照片档案的存储。再如，在管理录音档案时利用数 字技术实现转录。在信息化时代，将数字技术应用到声 像管理中已经成为时代发展的必然趋势与潮流。实践证 明，在计算机环境下，使声像档案在采集、管理，保管 中更加高效化、科学化、合理化是完全可行的。这样， 不仅突破了传统声像档案管理的局限性，而且进一步深 化了声像档案管理方面的知识与理论。可见，数字化技 术的发展，不仅给声像档案管理带来了挑战，同时带来 了发展的机遇。 三、数字时代声像档案管理的办法与措施 传统声像档案管理储存的方法比较陈旧，而且档案 入库之后，基本上没有保护措施。如果单位需要获取这 些资料时，往往检索非常困难，需要消耗大量的时间。 除此之外，很多声像档案由于储存的时间太久，导致磁 带、胶片报废，从而不能利用，不利于工作的顺利开展。 采用数字化技术之后，可以将这些图片、文字、视频资 料进行转录、 编码， 储存在计算机平台中， 不仅检索方便， 而且储存的价值更高。由此可见，数字化技术拓展了声 像档案管理发展的空间。 下面结合实际的档案管理经验， 对数字时代声像档案管理的办法与措施进行讨论。 （一）数字化采集 在声像档案管理中，利用数字化技术可以实现对传统 材料的采集。比如：在管理照片档案时，可以利用扫描仪、 计算机硬件设施，将照片全部输入到电脑中，并对所有的 资料进行编码、保存。同时，对于数码胶片类型的声像档 案，完全可以利用互联网技术，在网上采集，然后将所有 的声像档案进行分类，从而实现数字化采集。数字化采集 不仅便于管理、保存，而且提高了资源的利用价值。 （二）采用相同标准，进行编码 为了满足使用者的需求，快速找出目标资源，需要 对所有的声像档案进行编码，同时在编码的过程中，应 该采取同样的标准。比如：在管理视频类型的档案时， 不但要系统录制每个节目，场景，镜头，而且应该对该 视频的编导、制片人，以及主要演员的资料进行编目。 为了保证使用者能够快速的检索出信息，需要采用一致 的标准。另外，档案管理的价值主要是方便使用，所以 编目的工作非常重要。由于声像档案管理编目的工作量 非常大、工序复杂，需要花费大量的时间，所以必须按 照统一的标准来进行，并提高管理人员的责任意识。只 有这样才能提高编目的质量与水平，从而为使用者提供 更加便捷的服务。 （三）建设在线数据库 在信息环境下，为了加强交流、服务的目的，必须 最大限度上满足资源的共享。因此，在声像档案管理中， 有必要建立完善的在线数据库。为了管理、检索的方便， 需要对全部的声像档案进行分类。 根据声像档案的特点， 可以将其分为 3 个种类，分别为图片、视频，以及音频。 其次，分析单位的主要职能以及创建的时间，完成在线 数据库的建立。比如：针对高校教学的特点，以及学生 的发展情况，可以将高校在线数据库分为三个类别：高 校教学数据库、教研在线数据库、学生在线数据库等。 为了使数据库的利用价值更高，在建设过程中，应该以 单位的实际情况为参考依据。有的单位由于行业原因， 需要对大量的声像档案进行管理，工作量比较大，再加 上声像管理的工序本来就比较复杂，烦琐，增加了管理 的难度。所以，要求单位在建设在线数据库的过程中， 必须掌握实际的情况， 同时严格遵循管理的标准与原则。 只有这样，才能提高数字化管理的规范性、科学性，从 而实现资源共享的目的。 （四）选择性的设置在线声像档案 在声像档案管理的过程中，由于资源占据的空间非 常大，需要大量的存储空间。因此，可以通过建设在线 声像档案的办法来节省存储空间。具体的办法为：把所 有的磁盘数据分为两个类型， 一个是近线数据流磁带库， 一个是离线数据流磁带库。同时，分析数据库的利用率。 按照利用率的多少再进行分别储存。该模式在应用的过 程中具有很大的优势。 具体为 ： 在声像档案管理的过程中， 增强了存储空间的利用率，减轻了空间的压力，缓解了 数据库空间利用的压力。实践证明，建设在线数据库没 有安全方面的风险，而且效果比较突出，是声像档案管 理的有效手段，值得推广。 参考文献： 1 秦美峰 . 数字时代声像档案管理策略新探 J. 网友世界，