归档文件材料的收集与管理.pdfVIP

ManagementtObserver 管理观察 总第 490 期 孙明 归档文件材料的收集与管理 （ 通榆县委组织部，吉林通榆137200） 摘要：归档文件材料的收集是指依据一定的收集范围,通过一定的方法将机关单 位各部门和个人手中有价值的文件集中起来,以供归档整理工作利用的过程。 关键词：归档文件收集管理 文件材料的收集工作是档案工作的 起点和基础,一个单位的归档文件是否齐 全完整,根本的因素取决于文件材料的收 集是否齐全。 只有及时地、有针对性地收 集各类文件材料,才能避免文件的散失,才 能真实、全面地反映本单位的历史全貌和 活动规律,也才能保证本单位档案的齐全 完整。 因此,我们一定要认真做好文件材 料的收集工作,半点也不能马虎。 文件材 料的收集工作,应该由文书工作人员负责, 在收集过程中充分发挥主观能动性,采取 各种有效措施,多渠道地把应该归档的文 件全部收集起来。 1.机关归档文件材料收集工作的意义 1.1 做好归档文件材料的收集工作是 维护本单位历史真实面貌的必要手段。 机 关档案是本单位从事党务、行政、政工、业 务、群团等各项工作活动，直接形成的对 国家和社会具有保存价值的各种文字、图 表、音像等不同形式的真实记录，是历史 面貌的真实反映。 机关和乡镇档案室按照 档案法和国家、省、市关于档案工作管 理办法的规定和要求，及时接收应归档的 文件材料和各种载体的归档材料，并通过 各种途径和方法， 把散存在本机关各股 室、各内部机构或工作人员个人手中的以 及散失在社会上的重要文件材料收集拢 来，进行规范化的管理，补充本单位档案 室的室藏档案， 才能使本单位的各个门 类、各种载体的档案达到齐全完整，全面 记述和反映一个单位每年所抓的工作与 活动；才能维护本单位党、政、群 （ 工青妇） 等组织的历史的真实面貌。 1.2 归档文件材料收集工作是本单位 档案室工作的起点，是综合档案室开展其 它各项业务工作的前提。 有了归档的公 文、材料、统计报表、名册、照片、录音、录 像带、荣誉实物和各种专门档案 （ 会计档 案、基本建设、设备管理、科技档案及本部 门、本行业的专门档案等），档案的整理、 编目、鉴定、保管、统计、编研和提供利用 工作才具备物质对象；离开了归档文件材 料的来源，档案工作就成了 “ 无米之炊”； 而且，收集工作的质量，直接影响着其它 业务工作的开展，决定着其它业务工作质 量的优劣；如果归档的文件材料不齐全完 整，那么整理工作中就难以保持文件之间 的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判 断档案的保存价值， 正确划分保管期限； 在利用工作中就更难满足本机关和社会 各方面利用档案的需要。 1.3 做好归档文件材料收集工作是贯 彻集中统一管理原则和推动档案工作发展 的重要措施。 只有通过细致的收集工作，才 可能把本单位的全部归档文件材料集中到 综合档案室，实现规范化的整理和集中统一 管理，避免档案管理 “ 各自为政”、分散保管 的现象发生，使机关档案工作管理的基本原 则落到实处。 同时，使机关和各乡镇档案室 的室藏档案得到丰富， 以便于集中人力、物 力、财力，不断更新和添置档案保管与保护 设施， 改善机关档案室保管保护条件，加 快机关档案工作现代化管理的进程。 2.立卷归档要求和管理方法 2.1 文件材料应该收集齐全完整 （ 1）正常收集。 将上年度预立卷类目 夹 （ 盒）中的文件材料取出，进行检查、调 整和分类并确认部门应归档的文件材料 收集齐全后，再立卷归档。 (2)补充收集。 按部门收发文登记 簿，检查文件是否短缺；请部门领导、主 管人员和经办人员彻底清理文件并将有 保存价值的文件材料理顺分类后交给文 档人员；检查归档文件材料的定稿与打 印稿、主件与附件、请示与批复、来文与复 文及相关材料是否都收集齐全。 (3)检查行文手续是否完备。检查归档 文件材料(包括定稿)是否署有单位全称和 行文日期， 是否加盖公章或个人签名，以 及其它应有手续是否完备。 2.2 文件材料分类清楚、组卷合理、排 列有序、标题拟写正确 (1)分类。教学评估档案的文件材料应 按照我校 部门本科教学工作水平评估任 务书内容次序进行分类。 其它档案应按 照文件材料的形成规律和特点保持文件 的历史联系，区分不同价值 （ 永久、长期和 短期）进行分类。 (2)组卷。应运用以问题特征为主的 方法组卷，如无法按问题特征组卷，则可 按作者特征、地区特征、名称特征或通讯 者特征进行组卷。 组卷以薄卷为主，即 一个相关问题立一卷或一件相关事件立 一卷或一个相关业务立一卷。 厚度一般不 超过一公分。 (3)排列。组卷后卷内文件材料的内在 联系和前后秩序不应混乱，每卷案卷内文 件材料的排列要保持它们之间的历史联 系，按照文件材料的重要程度、事情的来龙 去脉有条理、有秩序的排列。 具体方法:如 卷内只有一个问题一个作者，按时间顺序排 列；如卷内只有一个作者几个问题，先按 问题后按时间排列；如卷内一个问题几个 作者，按作者地位排列；如卷内有几个问 题几个作者，按问题、作者、时间排列或按作 者、问题、时间排列；排列还要做到重要文 件在前，一般文件在后；批文在前，请示在 后；正文在前，定稿在后；结果 （ 结论）材料在 前，过程材料在后。 (4)拟写标题。组卷后的案卷标题拟写 要做到结构完整 （ 包括作者、内容、名称三 要素）， 用简练的文字准确的概括出案卷 的内容、字数一般不超过 50 个字。 2.3 归档案卷装订结实美观 装订后的案卷应尽量整齐， 且无金 属、无压字、无脱落现象。 方法：装订前 应去掉文件材料上的所有金属物；检查 每份文件材料是否留有装订线位置，对未 留装订线位置或装订线位置上有字迹的 文件材料应补贴加边；残破的文