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公共管理176 管理观察 2 0 1 3年 1 0月中旬出版 道归结到办公室进行管理，将多方管理变成专一管理，并指 派专人负责监督各部门上交的文件资料，以防造成文件散乱 或长期积压的状况，从头抓起，保证文件资料的保密性及完 整性，为提升医院文书档案管理的效率打好基础。 4加强档案管理人员的专业素养，定期进行培训 档案管理人员的专业素养同医院文书档案的管理水准 紧密相连。医院应当通过一些相关方式提升档案管理人员的 综合素质，例如可以通过定期为管理人员进行专业的培训、 可以进行一些业务方面的交流活动、可以通过现场观摩的方 式进行学习，用类似此类的活动来提高档案管理人员的专业 素养及管理业务的操作能力。档案管理人员要来掌握文件收 集、归档的范围，并及时做好回收的工作。医院还应当针对 档案管理人员进行定期的计算机培训，通过培训学会新的管 理方面的技术，进而提升文书档案信息化管理的能力。 结束语：综上所述，医院文书档案管理的工作属于系统 类工作，应当从观念上、制度上、管理上、服务上不断进行 改革，使其符合时代趋势，突出医院文书档案管理工作的特 色，以此实现社会的进步、医院的发展。 参考文献： 1 姬忠起，邓忠印 . 浅析新形势下医院档案工作的开发利 用 J. 山东档案 .2009.（01） 2 王兆学 . 关于加强医院档案管理工作的几点思考 J. 黑龙江科技信息 .2010.（09） （作者单位：四平市口腔医院；吉林 四平 136001） 一、胜任力的起源与内涵 胜任力 (competency) 概念最早出现于上世纪 70 年代，哈 佛大学的著名心理学家 McClelland 对美国选拔国外服务信息 官 (foreign information service officer)的研究。1973年， McClelland （1973） 发表了 测量胜任特征而不是智力 的文章， 指出传统的性向测试和知识测试不能够预测候选人未来的工作 绩效， 真正的影响因素是一些更加潜在的特征， 例如 “动机” 、“团 队影响力”等。据此他将胜任力定义为：能够区分在特定的工 作岗位和组织环境中绩效水平的个人特征。自从 McClelland 提 出这一概念开始，胜任力的研究便成为学术领域的热点，国内 外学者对胜任力的界定层出不穷。 当前学术界对胜任力内涵主要有两种不同观点，一个 注重个人特征，另一观点注重个人行为。前者强调从个体的 特征角度来研究胜任力。例如，Boyatizis R.E（1994）指 出，胜任力是个体的潜在特征，可能是动机、特质、技能、 自我形象或社会角色方面，或者他所运用的知识体。类似的， Spencer（1994）认为胜任力是个体的内在特征，这些内在 特征是与其在工作或者职位上的绩效表现相关的，同时也可 以据此来预测、反映其行为及绩效表现的好坏。此外，他还 管理胜任力模型研究初探 杨媛媛 1 万洁菲2 方宜亮2 将胜任力分成了五个层次，由低到高分为动机、特质、自我 概念、 知识和技能， 并提出了胜任力冰山模型 （如下图所示） 。 图：胜任力冰山模型 而行为观则将胜任力看作是个体的相关行为。目前，英 国的人力资源实践中普遍接受此观点，认为胜任特征是“保 证一个人胜任工作的、外显行为的维度”，比如，“努力取 得结果”、“深刻理解”等。持此观点的 Fletcher（1993） 就曾指出，胜任力是具体的、可观察的、能证实的 , 并能可 10中黑白.indd 1762013-11-29 14:41:33 公共管理 177 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 2 0期 靠地合乎逻辑地归为一类的行为。 此外，Jorgen Sandberg（2000）在研究中强调，工作 胜任力不是指个人所有的知识和技能，而是在工作中所使用 的知识和技能等。 总结起来，胜任力的内涵通常包括以下四个特征： （1）胜任力与高绩效相关，对工作绩效有预测作用； （2）个体的胜任力水平通过其可观察的、可测评的行 为表现反映出来。这些行为表现是特定情境下对知识、技能、 态度、动机等的具体运用； （3）胜任力不是独立于工作情境之外的，它与工作要 求及岗位要求密切相关； （4）胜任力要素与程度随工作和环境的变化而变化， 具有动态性。 与胜任力的概念界定相对应，胜任力的识别通常也有两 种方法，分别是从人的特征角度和从行为的角度对胜任力进 行识别。第一种方法是静态驱动的识别方式，找出绩效优秀 者的特征即找到了对应的胜任力。第二种方法则是动态驱动 的识别方式，它意味着胜任力可以通过可观察、可测量的行 为来度量， 而运用该方法的识别结果就体现为胜任力模型 （王 家奇、汤舒俊等，2009）。 二、胜任力模型的研究 1. 胜任力模型的概念 胜任力模型是为达成某一职位目标所需要的知识、技能 和特质的结合以及取得优秀绩效所需的关键行为等一系列不 同胜任力要素的组合。 2. 构建胜任力模型的方法 （1）行为事件访谈法 (Behavioral Event Interview) 行为事件访谈法在各类构建胜任力模型的方法中最经典也 普遍。具体过程，首先是访问者对被访者进行访谈，多用开放 式的问答来回顾过去的行为，如让被访者列出其在工作岗位上 经历的最成功和最失败的几件事，其中需详细地描述整个事件 的前因后果以及自己当时的感受，与此同时访谈者将记录被访 者所说内容。接着对收集来的报告中的内容进行分析，提取、 记录各种胜任特征在每份报告里出现的频次，然后对优秀组和 普通组的要素指标发生频次以及相关程度统计指标进行比较， 估计各类胜任力的大致权重，从而得出绩效优秀者与绩效一般 者之间的差异，确定该职位的胜任力模型。 （2）问卷调查法 问卷调查法是一种应用比较广泛的方法，通常与其他方法 结合使用。具体步骤包括，首先研究者根据行为事件访谈法和 文献阅读法等方法初步提炼出职位的胜任特征；再依据这些特 征编制相应的调查问卷；发放、回收之后对所收集到的问卷数 据运用现代统计分析技术，使用相关统计软件进行处理和分析。 （3）专家小组讨论法 专家小组讨论法是召集对某一职位工作有深入研究的专家 通过面对面交流、头脑风暴法等进行探究讨论，集中各位专家 的智慧，构建胜任力模型的方法。其通常用于建立初步的胜任 力模型，以及论证调查问卷编制的有效性，且不单独使用。 （4）文献分析法 文献分析法是通过搜集文献，借鉴领域中前人的研究， 分析职位胜任特征，据此初步构建胜任力模型的方法。 （5）直接观察法 直接观察法是通过观察特定职位上的员工的工作内容 和工作情景，获取资料信息的方法。通常作为其他常用方法 的辅助，用于前期初步了解职位的胜任力特征。 3. 胜任力模型的验证方法 胜任力模型建立后，模型构建的工作并没有结束，往往 还需要在之后的一段时间里通过绩效考评，验证模型效度。 以下有三种常用方法： （1）再次在所研究岗位中选取绩效优秀组与绩效普通 组，并将两组作为第二样本，再次使用相同的方法，如行为 事件访谈法等收集数据，建立模型，分析新的模型中的胜任 力要素是否能够区分第二个校标样本； （2）编制量表，选取较大规模的样本进行测试，将回 收的量表资料进行统计分析，考察量表结构是否与原模型吻 合（李明斐、卢小君，2004）； （3）运用前期已建立的胜任力模型对员工进行选拔、培训， 然后持续跟踪这些人，调查他们在未来的工作中是否表现得更加 出色，以检验胜任力模型的效度（仲理峰、时勘,2003）。 4. 构建胜任力模型的步骤 据此，我们总结出常用的建立胜任特征模型具体步骤 （王家奇、汤舒俊等，2009）： （1）确定绩效标准“硬”指标和“软”指标 通常采用工作分析法和专家小组讨论法相结合来确定。 （2）选取效标样本 根据已确定的绩效标准，划分绩效优秀组和普通组，并 分别从两组中随机抽取一定数量的员工进行调查。 （3）数据收集 收集数据的主要方法有行为事件访谈 （BEI） 、 问卷调查、 专家小组、360评定、胜任特征模型数据库专家系统和直 接观察等。一般情况下，同时运用几种方法才能保证数据收 集的信度和效度。 （4）分析数据、建立模型 通过对所得到的数据进行分析，鉴别出能区分优秀者和 普通者的胜任特征。这一步具体包括假设产生、主题分析或 概念形成等环节。 10中黑白.indd 1772013-11-29 14:41:34 公共管理178 管理观察 2 0 1 3年 1 0月中旬出版 （5）验证模型 这一步骤虽常被企业运用时忽略，但却十分必要。 （6）应用胜任力模型 将验证后的模型运用到人力资源管理实践中。 三、国内管理胜任力模型研究现状 1. 企业管理者胜任力模型研究 我国对胜任力的实证研究源于上世纪九十年代，目前仍 不够系统全面，许多研究结论尚且缺乏充分的科学性和可操 作性，且以企业管理者的胜任力研究居多，而对干部、公务 员这类管理者的研究较少。 时勘、王继承等人（2002）采用行为事件访谈技术对我国 通信业高层管理者的胜任力进行了实证研究，构建了包含影响 力、信息寻求、组织承诺、成就欲、团队领导、人际洞察力、 主动性、服务思想、自信和培养他人这些胜任特征在内的管理 者胜任力模型。这一研究表明东、西方高层管理者的胜任力模 型具有类似性，这也是首次在国内研究领域中验证了胜任力模 型能够更加全面地区分出优秀管理干部和普通管理干部。 仲理峰、时勘（2002）通过对家族企业高层管理者的行 为事件访谈，建立了我国家族企业高层管理者胜任力模型， 其中包括威权导向、仁慈关怀、捕捉机遇、信息寻求、组织 意识、影响他人等 11 项特征。而威权导向、仁慈关怀是又 我国家族企业高层管理者独有的胜任力特征。 王重鸣、陈民科（2002）则运用基于胜任力的职位分析 编制了管理综合素质评价量表，调查了两百余名中高层管理 者， 并采用结构方程模型构建出企业高级管理者胜任力模型。 研究认为， 管理胜任力由管理素质和管理技能两大模块组成， 但由于管理者的层次不同，其在每一模块中的具体管理胜任 力要素是存在差异的。 2. 公务员胜任力模型研究 2000 年以来，我国政府和学术领域对国家公务员素质 模型的建立愈加重视。2004 年国家人事部颁布国家公务 员通用能力标准框架，将公务员的通用素质分为九类，如 政治鉴别能力、依法行政能力、公共服务能力、调查研究能 力、学习能力、应变能力、人际沟通能力等等。虽然整体框 架较为笼统，缺乏一定的针对性，但也为后来专家学者建立 公务员胜任力模型提供了重要的依据。 浙江大学方永平（2002）在“行政处级干部的管理能力 结构”的研究中，通过行为事件访谈法了解省级行政处级干 部的主要职责及关键能力等，初步构建能力框架后，提出了 行政处级干部管理能力模型假设，并编制问卷，对两百余名 行政处级干部进行问卷调查，通过统计分析，得出他们的管 理胜任力结构由五个维度构成：思想政治素质、绩效意识、 关系管理、创新目标以及组织控制。 赵耀（2005）根据对国家机关工作职位的分析和研究， 在借鉴企业人力资源管理专业人员胜任力结构的基础上形成 了中央国家机关人事干部胜任力模型初步假设，后通过与该 领域的专家及中央国家机关从事人事工作的局级领导干部的 访谈，对模型进行修正，并设计调查问卷，通过数据收集和 分析最终构建出中央国家机关人事干部胜任力模型，该模型 分为五个维度，分别是个人素质、人际交往、完成任务、机 关业务能力和管理能力。 此外，针对大连市直机关处级领导职务公务员，大连理 工大学李明斐等人（2006）采用实证研究方法建立了相应的 公务员胜任力模型。且该模型由基本道德素质、岗位知识、 自我学习、培养他人、沟通协调、决策、判断、服务、执法 这九个维度构成（李明斐等，2006）。 而在基层领导干部胜任力模型研究中，胡月星、王振华 （2009） 通过传统研究方法构建出包含沟通协调和执行能力、 自律性、爱岗敬业性、识人和用人能力和决策能力等在内的 干部胜任力模型。 四、构建胜任力模型的意义 二十一世纪以来，经济全球化的脚步逐渐加快，在激烈 竞争的背景下，各国家、各单位无论是国家公务员、企业管 理者还是普通员工，他们素质的高低以及能力的强弱，都关 系到能否提高一个国家的综合国力以及国际竞争力。当下已 有许多学者从不同视角构建了诸多胜任力模型，用于招聘、 培训、考核、薪酬管理等；日后，胜任力的研究也必将成为 人力资源管理中的主流实践活动。 参考文献： 1 冯明、尹明鑫 . 胜任力模型构建方法综述 J. 科技管 理研究 ,2007(9) 2 刘凤英、李孝民 . 胜任力模型构建方法研究综述 J. 中国商贸 ,2012(3) 3 仲理峰、时勘 . 胜任特征研究的新进展 J. 南开管理 评论 ,2003(2) 4 王重鸣、陈民科 . 管理胜任力特征分析 : 结构方程模型 检验 J. 心理科学 , 2002 5李明斐、 卢小君.胜任力与胜任力模型构建方法研究J, 大连理工大学学报 ,2004(3) 6王家奇、舒俊等.胜任力模型研究综述J,经济管理,2008 7 时勘、王继承、李超平 . 企业高层管理者胜任特征评价 的研究 J. 心理学报 ,2002(3) 8 方永平 . 行政处级干部的管理能力结构及其特征分析 D. 杭州 : 浙江大学 ,2002 9 赵耀 . 对中央国家机关人事干部胜任力的实证分析 J. 10中黑白.indd 1782013-11-29 14:41:34 公共管理 179 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 2 0期 伴随着经济和信息化时代的不断发展，办公室档案文书 管理工作也面临着新的挑战，如何提高办公室档案文书管理 工作成为办公室管理方面的热点话题。 应该跟上时代的步伐， 与时俱进，进行模式和技术的改革，实现信息化办公室档案 文书的管理。本文通过对办公室档案文书管理工作的特点进 行分析，采取有效的措施实现档案文书管理工作的改革，从 根本上提升办公室档案文书的管理水平。 对于单位来说，办公室是一个重要组成部分，主要作用 是进行各种文件和政策的的上传下达和事件处理，同时起到 协调和沟通的效果。所以办公室档案文书管理工作具有重要 的作用，对档案文书的管理水平高低影响着单位整体的管理 水平。因此，只有积极开展办公室档案文书管理的创新工作， 提高办公室档案文书管理工作的效率和质量，对于单位长远 工作发展具有重要的意义。 一、办公室档案文书管理具备的特点 在办公室的档案文书管理工作者，具有以下几个比较突 出的特点：档案文书工作，主要进行资料的收集和保管工 作。办公室档案文书形成于办公室文书工作也用于办公室 的档案文书管理工作。办公室档案文书种类繁多并且内容 比较复杂。针对这三个特点进行具体分析。 1. 办公室档案文书对资料的收集和保管工作。通过档案 管理工作能够将历史的资料和信息进行记载，保存真实的数 据，为以后资料的借鉴和引用起到重要的作用。档案的管理 具有很好的安全性和完整性，主要针对发生的人事和事件的 过程进行记载，以及相关文件和资料进行管理。通过纸质以 及实质性材料作为记录的载体，然后进行人工分类存入档案 谈如何提升办公室档案文书管理工作 周 宏 室， 在管理中的主要环节有收集、 编册、 管理、 保存以及借阅。 2.文书的档案形成与文书工作， 也应用在文书工作中。 在进行文书的管理工作中，主要包括以下几方面的内容： 文件的搜集；文件分等级；文件的运转；文件的催办； 文件的承办工作以及整理和归档等末期工作。通过文书档 案的形成为基础，进行档案的收集、整理、保管以及检索和 使用等。档案的形成来源于文书，也应用于文书，所以文书 档案的质量会直接影响档案的质量。 3. 档案文书的种类比较复杂。由于档案比较