论企业人事档案管理的发展与完善.pdf

File Management 档案管理 P.206 摘要：人事档案是企业员工的经历、 政治思想、 工作能力、 平时表现和职位调动的记录文件。 之所以要建立企业人事档案， 是因为它能够更真实、 全面地反应一个人的真实履历， 对于人才 的评价和管理具有深远的意义。 然而， 随着时间的迁移， 过多的 人员数量和频繁的职位调动给人事档案管理带来了许多挑战。 只 有在充分掌握人事档案管理本质的情况下 ， 结合社会发展的需要 对人事档案管理加以改进和完善， 才能让其发挥应有的作用。 关键词：企业； 人事档案管理； 问题； 发展； 完善 一、 当前企业人事档案管理中存在的问题 随着社会的发展与进步， 我国的档案管理工作在近些年取 得了明显的进步， 管理的效率和水平大大提高， 但由于种种因素 的制约， 目前我国的企业人事档案总体上依旧沿袭了计划经济时 代所特有的管理方式， 现有管理制度依然存在很多弊端。 首先， 我国人事档案是由政府认可的具有档案管理能力的企业或上级 主管部门负责管理， 所以可以进行档案查询工作的人员多数是 企业的领导层或者是人事部门的相关负责人员。 这一缺陷的直 接体现是， 许多在职员工都不清楚相伴一生的职工档案里装的 是什么材料， 更不要提去查阅自己的在职档案记录了。 所以， 提 高档案管理的透明度对提高我国人事档案管理的执行力十分重 要， 是当前工作中首要解决的问题。 随着我国改革开放的不断深入， 市场经济已经取代计划经 济， 现有的人事档案管理制度暴露出越来越多的问题， 主要体现 在以下几个方面： 其一， 单一的企业人事档案管理方式已经不再 适应我国企业中职工形式多样化的现状； 其二， 陈旧、 呆板的企 业人事档案管理制度与现有企业灵活多变的用人方式不相协调； 其三， 社会的发展、 工作性质和种类的扩充， 现有企业人事档案 管理的内容已经不够完善。 二、 企业人事档案管理的完善策略 1.提高对档案管理重要性的认识。随着社会分工的不断细 化以及现有工作的不断扩充， 为了适应新的经济发展形势和企 业现状， 必须要提高对人事档案管理重要性的认识。 因为人事档 案本身是最真实的历史和最具说服力的佐证， 它的内容真实地 反映了一个人的经历、 品德及成长过程。 企业人事档案管理工作 具有如下价值： 第一， 起着推动企业发展的作用， 在管理企业人 事的同时加快了企业发展的步伐； 第二， 通过企业人事档案管理 的完善能够提高企业的核心竞争力； 第三， 是企业人力资源管理 的重要手段和重要组成部分。 2.完善人事档案管理制度。现有人事档案管理制度存在许多 问题， 要想提高我国企业人事档案管理的效率就必须不断完善 管理制度。 首先， 应该明确进行档案管理工作的具体部门， 避免 出现多头管理的状况， 以提升档案管理工作的有效性。 其次， 将 封闭的档案管理模式开放化， 这样一方面可以加强人们对档案 管理的认识， 另一方面可以有效监督档案管理工作的正常开展。 最后， 为了适应我国现有的企业人事现状， 应该设立相应的人事 档案分理处， 专职进行企业人事档案的管理工作。 此外， 为了将 管理工作最优化， 应该将人事档案管理工作与人员使用分离开 来， 以便于实现最优化管理。 3.提高档案管理人员的业务素质。除了完善的管理制度， 要 想高效地进行企业人事档案管理工作还需要拥有高素质的档案 管理人员。 虽然现在管理工作都有相关技术或系统进行辅助， 但是操作主体始终是人， 如果档案管理人员专业素养不够， 势 必会造成人事档案管理工作出现差错， 影响人事档案管理工作 的质量。 在培训档案管理人员时应该注意从理论和实际着手， 一 方面要从理论上加强档案管理人员对工作性质和工作内容的认 识， 另一方面应该培养相关人员具体操作的业务能力。 4.加强档案管理的信息化建设。我国现有的人事档案管理 效率较低， 为了提升人事档案管理工作的质量， 应该在管理工作 中加入信息化元素。 档案管理的信息化建设具有重要意义， 它不 仅可以提高档案管理的速度， 同时它还提升了档案管理的准确 性。 在将企业人员的信息录至计算机的同时， 需要对不同人员的 档案信息进行分类以方便管理。 另外， 为了更有效地进行人事档 案管理工作， 有关人力资源的电子网络的建立十分必要。 通过计 算机强大的存储功能可以对企业不同人员的录用、 调用及时做 出详细记录， 还能集中管理各个部门的人事档案， 大大提高了管 理的效率。 综上所述， 符合我国国情的企业人事档案管理工作应该趋 向信息化、 动态管理之路。 只有提升档案管理的信息化水平才 能提高管理工作的效率， 加强档案的动态化管理才能最大限度 地提高管理工作的有效性。 所以， 完善的制度、 高素质的档案管 理人员和高效率的工作手段是出色完成档案管理工作的可靠保 证。 参考文献 1黄丹妮.我国企业人事档案管理研究J.广西民族大学,2007(4) 2鲁