论云存储环境下的人事档案管理.pdf

File management 档案管理 P.244 摘要：随着信息化时代的到来， 科学技术飞速发展， 云计算技术 也获得了较大的发展， 给目前的人事档案管理工作带来了发展机遇， 促进了人事档案管理理念的更新以及服务方式的改进， 推动了人事档 案管理工作的高效进行。 基于此， 本文以 “云存储环境下的人事档案管 理” 为主要研究对象， 分析了 云存储应用于人事档案管理的意义及存在 的问题， 探讨了相关的管理策略， 以供参考。 关键词：云存储 人事档案管理 意义 问题 策略 信息化时代的到来， 使得大量信息产生， 如何保存越发庞大的数据 信息资源成为人们关注的焦点。 基于此， 云存储技术得到开发与利用， 有效 缓解了数据信息存储量过大的压力。 云存储具有高速度、 大容量、 易搜索 等特点， 相较于传统存储方式而言， 其设备数量更多， 分布区域更广 。 这些 设备由网络连接起来， 并通过计算机技术实现协同式工作， 实现了管理的 一体化。 同时， 云存储突破了单机存储的容量、 空间及地域限制， 能使用户 更加自由、 便捷地获取数据资源， 满足了用户的现实需求。 本文探讨云存储 在人事档案管理工作中的应用， 对于提高人事档案管理工作之效率和水平 皆具积极意义。 一、 云存储应用于人事档案管理的意义 目前， 我国人事档案存储工作仍以手工操作为主， 需要消耗大量的时 间及人力， 且档案的统一、 精准、 完整化管理难以实现。 传统方式下人事 档案管理工作的查询、 处理能力较差， 难以满足信息快速调取的要求， 也 不能有效实现人事档案信息的开发利用， 无法提供高质量的人力资源服 务。 云存储技术的应用， 使得档案管理工作变得便捷、 高效， 能快速为人 力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务， 大大提升了服务的质量 和效率。 此外， 人事档案采用云存储的管理模式， 不仅能有效避免无档、 弃档、 “死” 档等情况的发生， 还能减少档案管理人员的工作量， 避免纸质 档案遭受磨损与破坏， 同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性， 杜 绝档案资料损坏、 内容遗失等现象。 再者， 人事档案作为各部门选用人才 的重要参考依据， 做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项 重要内容， 而云存储在档案管理工作中的有效应用， 能使该项服务工作的 质量得以提高， 有利于人事档案的充分利用， 更好地发挥人事档案管理的 工作职能。 二、 云存储应用于人事档案管理存在的问题 云存储虽然是一项先进的技术， 具有广阔的应用前景， 但在目前的人 事档案管理应用中还存在着一些问题， 需要引起相关人员的重视， 主要表 现如下： 1.信息安全问题。云存储以互联网为依托， 受到互联网各方因素的制 约， 最主要的是受到网络安全问题的影响。 虽然云存储服务会采用各种方 法防范网络安全问题， 但网络攻击花样繁多、 层出不穷， 且电脑病毒不断更 新、 变化， 严重威胁着网络安全， 一旦网络安全出现问题， 则会给人事档案 管理工作带来麻烦， 甚至出现档案信息被篡改、 删除、 泄露等情况。 这就需 要相关工作人员加强技术培训， 确保云存储信息的安全。 2.访问限制问题。目前， 人们对人事档案的重视程度越来越高， 对其 的利用开发也逐渐增加， 这就使得个人档案信息被不断调阅与查询， 难免 会出现信息泄露、 隐私被偷窥、 权益被侵犯等问题。 虽然云存储在人事档 案管理服务方面设置了访问权限， 增加了访问密码保障， 但云存储加密技 术还没有形成规范、 系统的管理体系， 如何有效防止越权访问、 非法访问， 实现用户检索活动的智能记录， 还需要进一步完善相关技术。 可见， 云存 储在人事档案管理中既具有查询、 利用便捷的便利， 也存在访问限制方面 的问题， 需不断探索， 提升其效能。 3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步， 人事档案信息化程度也 不断提升， 档案数据的同步更新与备份问题日益突显。 云存储环境下的人 事档案信息同步更新还存在着多种问题， 面临着多种挑战， 不仅因网络限 制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行， 降低了服务 效率， 而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到 影响。 此外， 云存储属于共享平台， 人事档案更新还涉及多个部门或机构， 因而， 单一方式难以保障档案的同步更新， 这就需要改进云存储的应用系 统， 加强系统研究。 三、 基于云存储的人事档案管理策略分析 1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理， 提升其应 用实效， 就需建立完善的管理体系。 一方面需建立以人事部门为主体、 档案部门为业务指导的管理体制， 对于规模较大的人事档案管理部门， 可建立专属的 “云档案” 管理系统， 而小型人事档案管理机构则可依托 大型人事档案管理部门构建 “云档案” 体系， 实现资源的共享， 降低管 理服务的成本。 另一方面需制定相应的制度规范， 以使工作人员在人事 档案管理工作中能照章应用、 有据可依。 对此， 既要加强档案法 事 业单位人事管理条例的学习与运用， 又可根据本部门的工作特点以及 云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法， 以优化人事档案管理 工作。 此外， 利用云存储实现资源共享， 还应提升管理人员工作意识， 以防重要信息被泄露， 亦要便捷信息提取路径， 实现管理的科学化、 智 能化。 2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人 事档案管理中的应用， 还需要加大技术研究力度， 不仅应加强云存储管理 的理论研究， 还需依据人事档案管理之特点， 开发与之适宜的应用技术和 服务方案， 实现管理的优化。 一方面， 应健全云存储加密技术， 对于数据传 输的安全问题， 可采取128位数据加密技术进行数据的加密， 此外还应设 置访问权限， 强化网络安全管理； 另一方面， 应加大技术开发投入力度， 完善云存储管理服务体系。 为实现资源的快速搜索， 对各服务接口可采 取Web2.0技术， 并使用SOAP协议， 以实现各终端及操作系统的兼容。 另 外， 还可参照国际元数据要素规范标准 （ISO/IEC 11179） 建立数字档案 资源管理平台， 实现资源的共享及访问管理， 最大限度满足人事档案的查 询、 开发和利用。 3.加强技术培训， 提升管理人员综合素养。云存储既是一项应用 技术， 更是一种新式管理理念， 这就需要相关工作人员不仅要掌握这一先 进技术， 学习相关知识， 还需要更新管理理念， 强化云存储管理之服务意 识。 一方面， 相关部门领导需对人事档案管理人员加强技术培训， 定期开 展理论学习和实践学习， 使之熟悉云存储相关理论知识， 熟练掌握云存储 有关的设备设施及软件的应用， 研究云存储管理的最新动态， 并从实际工 作出发， 探索人事档案管理与云存储之间的最佳契合点， 实现管理和服务 水平的有效提升； 另一方面， 应使人事档案管理工作人员更新观念， 明确 自身职责， 转变服务理念， 从传统的档案管理工作中走出来， 适应 “云档 案” 信息导航员角色的转变， 以良好的服务满足用户对人事档案信息的个 论云存储环境下的人事档案管理 刘春泽 山西省水利建设开发中心 File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.245 摘要：本文结合个人的工作实际和其它档案管理工作者提出的观 点， 就如何进行档案管理工作的电子化和规范化， 提出 了 几点建议， 即 应当对档案进行规范化管理， 制定和落实管理制度， 提供档案资料的 电子化程度， 才能适应新形势下的档案管理工作和发展要求。 关键词：新形势 档案管理工作 规范化 电子化 一、 前言 几年来， 我在县民政局从事低保工作， 整理完善低保档案， 在档案管 理工作的规范化、 电子化上进行了有益的尝试， 体会颇深， 有了一些新的见 解和认知， 与大家进行共同探讨。 城乡居民最低生活保障， 简称低保， 包括城镇低保和农村低保。 低 保政策是一项对低于当地最低生活标准的城乡贫困人口实行差额补贴的 社会救助制度， 也是一项很重要的惠民政策， 它是保证贫困群众的生存 之本。 贫困对象向户口所在地即村委会 （或社区居委会） 提出书面申请和身 份证等相关材料， 村委会 （或社区居委会） 通过开会评议,评选出符合条件 的对象上交乡镇民政所 （或社区办） ， 调查核实该户情况是否属实后上交 我们低保股， 统一入户调查并在村级政务公开栏公示7天无异议， 才可享受 低保待遇。 二、 档案管理工作的规范化电子化策略 1.保证信息资料健全 低保档案包括城乡居民最低生活申请表和审批表、 身份证和户口本 复印件， 均一式三份， 由县、 乡 （或社区办） 、 村委会 （或社区居委会） 三 级分别保管， 政务公开栏公示照片和收入证明等相关材料一份由我们低 保股保管。 城乡最低生活保障申请表、 审批表， 身份证和户口本复印件公示照片 缺一不可， 且申请表、 审批表需填写低保对象的户主信息， 如姓名、 性别、 身份证号码、 家庭住址、 家庭成员的详细信息、 有无劳动能力、 家庭收入、 住房情况和土地等， 审批表上除填写低保户信息外， 还有村级委员会 （或 社区委员会） 主管领导签字盖章， 乡镇民政所 （或社区办） 主管领导签字 盖章。 2.加强低保档案的规范化管理 低保户的申请表和审批表均由黑色碳素笔手写， 字迹工整， 文字周正， 大小写要区分。 低保金按月发放， 且我们低保股已于2008年底实行社会化 发放。 我县共13个乡镇， 232个村， 我们低保股已更换成新铁皮柜， 实行每 乡一档案柜， 每户一档案袋， 以村委会 （社区居委会） 为单位附上索引， 明 显标志编号。 且我们低保股已安装防盗门窗， 以保障低保档案的安全， 并设 定出专人专岗来管理档案。 为了进一步加强低保档案规范化管理， 笔者认 为应当建立和完善纳入档案管理体系的领导负责制、 综合计划制以及目标 管理制和部门及个人考核制。 在单位内部， 分工职责一定要明确； 在目标管 理以及考核实施细则、 目标管理考核结果以及任务分解表中， 应当体现出 档案管理工作的重要性； 在制定综合计划时， 应当充分考虑低保档案以及 软硬件客观要求， 确保档案管理设施的齐全、 资金充足。 3.低保档案的电子化 我县人口众多， 纸质档案翻阅起来费时费力， 我们低保股也在全面进 行全县几千低保户档案的电子化， 包含低保户的姓名、 性别、 身份证号码、 家庭成员信息等。 这样也为查找单个低保户信息大大节省了时间， 提高了 效率， 且为低保档案又上了一份保险。 建立统一的低保档案管理制度， 以 做实做细低保档案为抓手， 在纸质档案的基础上， 不断完善电子档案信息 内容， 并将每月城乡低保对象与现有低保户档案进行比对， 对不符合条件 的低保对象坚决予以取消， 对新增的对象及时进行调整， 将低保信息系统 里的数据进行清查复审， 全力做到电子档案与城乡最低生活保障信息保持 一致。 4.低保档案的动态管理 低保户并不是永久性不变， 而是动态管理， 每个月有条件好转的或去 世的低保对象进行删减， 对条件不好的贫困对象予以增加进来， 随之县乡 村三级的低保档案也要相应增减。 档案管理工作加强流程管理。 档案是由 文件材料转化而来的， 档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质 量控制， 对档案工作管理质量的提高具有重要意义。 档案作为一种特殊的 “产品” ， 其设计、 开发以及利用全过程， 都应当符合质量要求。 档案管理 工作的规范化和电子化， 要求从文件形成的具体环节入手， 对齐进行动态 化管理。 从某种意义上讲， 档案管理中的问题， 虽然比较容易解决， 但是文 件材料的形成办理问题， 却是比较棘手的。 比如， 有些问题当时得到了补 救， 但是文件材料的原始凭证以及依据作用等都会丧失， 档案就会失去了 保存价值。 加强流程管理， 控制好产品的各个过程， 才能保证归档文件的 有效性， 档案工作规范化管理才可持续性改进。 总而言之， 档案管理工作的模式的改变与机制的改进， 并非一蹴而就 的， 需要合理的规划， 从思想观念、 制度以及人员和技术管理等方面着手， 形成合力， 才能使档案管理工作真正地实现规范化、 电子化。 参考文献 1 陈文天.浅析新形势下档案管理工作的规范化 J 城建档案， 2015 （10） 浅析新形势下档案管理工作的规范化电子化 李颖 蠡县民政局 性化需求。 综上所述， 目前云存储技术应用于人事档案管理虽然还存在诸多的问 题， 需要加大技术研究， 以加快完善， 但云存储的应用毫无疑问