试析高校人事档案管理中的不足与解决方法.pdf

File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.203HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.203 试析高校人事档案管理中的不足与解决方法 胡杰军 湖北工业职业技术学院 摘要：本文主要对高校人事档案管理工作中存在的问题进 行分析， 并提出了相对应的解决策略， 希望有助于解决高校的人 事档案管理工作中存在的问题。 关键词：高校 人事档案 信息化 对策 一、 高校人事档案管理存在的问题 1.相关部门的管理人员和工作人员对人事档案管理的信息 化建设不重视。进入二十一世纪， 高校内的人员流动相对更加复 杂， 如果不能相应地加强人事档案管理工作， 就无法跟上高校发 展的潮流。 然而我们不得不面对的现实是仍有相当一部分的高 校领导人没有意识到人事档案管理的重要性， 导致高校对人事档 案管理投入的金钱和精力以及人员配置等方面都存在不足， 人 事档案管理的信息化水平普遍不高。 这在很大程度上造成了高 校内人事管理工作的困难。 因此必须加强相关部门对于人事档案 管理的重视， 并及时为高校的人事管理部门配置足够资源。 2.一些人事档案的管理操作手段仍然以手动操作为主， 信息 化管理不到位， 没有很好地适应形势的发展。随着人员流动性 的迅速增加， 传统的手工操作人事档案管理方式已经跟不上现 代人事管理发展的要求。 档案的管理是一项非常复杂且繁琐的 工作， 其中档案的采集、 录入、 编码、 入库、 检索等诸多流程中存 在大量重复的工作， 如果仅凭手工操作， 难免出现纰漏。 没有完 善的信息化基础建设系统来协助进行档案工作， 经常就会造成 劳动人员因为工作疲劳产生疏漏， 降低档案的质量， 影响档案的 提取和利用效率。 3.纸质档案无法适应现今的人事档案规模。现在高校的教 学规模正在不断扩大， 高校扩招行为也比较普遍， 高校无论是在 教师的档案管理还是学生的档案管理上档案的信息量也越来越 大， 单纯的纸质档案的档案利用方式已经不能适应现在人事发 展的速度， 传统的人事档案管理方式给现代高校的人事管理工 作造成了很大困扰。 新人入校、 人员调动、 退休毕业等情况的交 织使人事管理工作越来越复杂， 而纸质档案查询时动作费力， 查 询速度慢， 效率低， 档案得不到很好的效果发挥。 4.缺乏展业的档案管理人才是长久以来一直存在的问题。 随着高校档案管理工作的深入进行， 人们可以发现大部分负责 档案管理的工作人员缺乏对档案管理的专业知识， 在工作中仅 凭个人经验操作。 同时， 人事档案管理的设备、 预算、 人员都相 对匮乏， 造成管理工作的短板。 档案管理工作上不去不但影响档 案的利用率， 而且对于高校的整体发展都有一定的阻碍作用。 人 事管理工作做不好， 就无法对人员的升职调动做出及时反映， 使 员工的工作积极性受到打击， 进取心被大大削弱。 同时随着人事 档案管理工作的日益繁杂， 如果始终维持原先的管理模式， 就很 有可能导致纠纷产生。 二、 信息化背景下改进高校人事档案管理的对策 1.只有相关部门提高对人事档案管理的重视， 高校领导人和 工作人员才能重视这项工作。高校作为事业单位， 其很多的发展 举措都必须上下统筹一致才能够真正发挥效用， 为了使高校的人 事档案管理信息化更快、 更好的进行， 需要不断分析当今的高校 人事发展的趋势， 深入思考现今在高校人事档案管理工作中存在 的漏洞， 再综合分析和思考的结果， 集思广益， 根据高校的实际人 事规模和经济规模制定有针对性的人事档案信息化管理计划。 2.加大信息化档案管理人才的培养力度。人事档案管理工 作看似简单， 其实极富技术性， 同样需要操作人员具备一定的专 业技能。 其一， 对老员工进行相关技能的培训， 同时加强关于新 仪器设备的使用技能培训和对档案管理的专业知识的培训。 必 须在科学化的基础上建立信息化， 这样才能有序地发挥信息化 的重要作用， 对于提高高校人事档案管理的水平有着巨大的支 撑作用。 其二， 增加对具备专业计算机操作水平的人才的录用。 同样高校的发展也离不开各个专业的人才的建设， 在培训本身 的档案管理人员的基础上， 需要招募一些专业水准高、 观念入 时的年轻人， 来更新人事档案管理信息化工作团队的血液。 这样 做一方面可以使矛盾的双方进行沟通， 取长补短， 互利共赢。 另 一方面也达成了高校人事档案管理工作的传承， 并拉近人事管 理人员与被管理人员的距离。 随着改革的不断深入， 人事档案管 理的人才年轻化、 专业化肯定会逐步加强， 因此出于长远的考虑 这样的设置还能够对高校的人事档案管理的稳定性有很大的好 处和帮助。 3.加大人事档案管理工作的硬件投入， 完善相应的信息化 设备。相对于传统的人事档案管理工作， 信息化档案管理解放了 大批劳动力， 减少了 人力成本， 相对地增加了硬件成本。 在两方面 同时进行的情况下， 实际降低了成本。 建设高校人事档案管理信 息化是一项长远的发展规划， 其对于档案资源的收集形式、 档案 的管理水平、 档案的利用效率、 人员的数量要求等方面有很