试论档案管理数字化建设中的若干问题.pdf

管理观察 Management Observer 总第 585 期 第 22 期 2015 年 8 月 上旬出版 61 近年来，数字化管理系统已经在档案信息管理中普 遍开展应用，数字化管理系统应用大大提高了档案信息 管理的工作质量和效率，但我们也不能忽视在档案数字 化系统管理的过程中还存有一些问题和需要改进的方面， 只有不断完善，才能更好发挥数字化优势，服务于档案 管理者和用户信息阅读使用。 一、档案管理数字化建设的含义及意义 （一）档案管理数字化建设的含义 档案数字化建设指的是运用扫描技术、电脑技术、 数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存 储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的过 程。它以大数据的形式存储、以互联网的形式连接，运 用计算机系统统一管理，形成一个规范有序的系统档案 信息库，快捷准确地给人们提供所需要的档案信息，从 真正意义上实现资源共享。 （二）档案管理数字化建设的意义 档案管理的最终目的是满足用户需求，传统档案服 务习惯于通过纸质材料、图片材料和声像材料等向客户 提供档案信息，而随着互联网技术的发展，人们逐渐习 惯于通过互联网获取资源信息，据此英国曼彻斯特大学 对未来档案用户类型和用户需求走向做了论述：未来， 中国将有越来越多的档案网站在线用户，档案服务将由 实体档案馆逐渐向数字化档案馆转变，人们也将通过数 字化、智能化、信息化的形式更加便捷地获取档案信息。 管理数字化有利于实现档案信息资源共享。对于已 经习惯于将互联网作为主要资源信息获取渠道的现代人 而言，如果少了数字化档案作为支持，他们将无法检索、 搜集、下载档案信息，其档案信息需求也不能得到满足。 毋庸置疑，未来用户的档案信息需求将由实体化向内容 化转变，由纸质型材料向电子型材料转变，从到馆查阅 方式向互联网检索方式转变。只有顺应趋势，重新定位 档案用户及用户需求，才能不断提升服务水平，发挥档 案信息的价值，档案管理数字化建设已经是当下信息资 源共享发展的必然要求。 管理数字化有利于完善档案管理、增强档案的保存 性。档案在中国已经有数千年的历史，其记录载体经历 了从甲骨、竹筏、贝叶、丝帛到纸张的过渡，如今又迅 速被光盘、磁带所取代，形成了电子档案。电子档案的 出现， 不但提高了管理质量和效率， 还有效缓解了阅览室、 馆藏库房紧张的状况，增强了档案的保存性。传统档案 管理职能以保管和利用为主，而信息化时代档案管理职 能正在向信息搜集、管理和服务转变。传统的管理模式 显然无法适应信息化时代下档案的管理要求，只有创新 档案的搜集、整理、保管手段，进行合理化的资源配置， 才能有效管理，为用户提供更优质的综合性服务。 管理数字化有利于提高档案可利用性。传统档案内容 枯燥单一，只有专业研究学者才会去阅读利用，而对于信 息化时代下的网络用户来说，馆藏资料作用不大。据国家 档案局 19942003 年的统计数据显示，馆藏档案利用率 不足 10%，档案信息利用本质的复杂化是产生此局面的主 要原因，对此，可以依靠转变档案信息的形态和载体性质 来解决。另外，由于互联网用户对信息内容层次和个性化 试论档案管理数字化建设中的若干问题 朱建兴 （温州职业技术学院，浙江 温州 3 2 5 0 3 5 ） 摘要：随着互联网技术的发展，人们日常办公逐渐向着智能化、自动化发展，信息资源变得复杂多样化， 作为信息资源的重要组成部分，档案信息管理亦面临新的问题，旧的档案管理模式落伍，亟须向数字化 管理转变。本文详细分析了档案管理数字化建设的现状和问题，并探讨改进策略，以期加快推进档案管 理数字化建设进程。 关键词：档案管理 数字化 建设 国家治理与政府效能 62 服务的需求不断提高，能否提供经过筛选、整合、优化后 的个性化信息是衡量档案管理优劣的一项指标，故档案 信息化建设成为个性化档案信息服务的基础。 二、档案管理数字化建设的现状问题 目前，我国在档案数字化管理中进行了诸多有益探 索和实践，并取得了一定成绩，用户在档案信息检索阅 读上越来越便捷， 档案信息使用率也不断提高， 与此同时， 我们也不可回避其中存在的一些问题。 （一）档案数字化程度较低 我国档案信息数字化管理仍旧处于初级阶段，数字 化管理的潜能和优势还没有开发出来。目前，国内普遍 采用计算机管理档案， 但大多数都是基于目录级的管理， 文档材料本身仍然没有实现数字化的转变，档案的查阅 和管理依旧使用传统的方法，并没有实现真正意义上的 数字化管理。另外，我国尚未建立一个实现数据交换的 机读目录档案系统，档案信息系统的开发和网络建设没 有统一标准，各行其是，层次高低不一，服务性、关联 性较差，很难实现档案信息资源共享。 （二）档案管理数字化建设中的软件设备和硬件设备准 备不充分 现实中，很多单位硬件设备陈旧，缺乏扫描仪、数 据备份等基础工具，计算机型号、规格也不统一。档案 软件信息管理功能和通用性较差，缺乏一个既可以进行 文件检索又可以进行信息管理的软件系统，导致档案信 息无法互调，从而难以高效完成档案管理工作，这也是 档案管理数字化建设的一大制约因素。 （三）数字化档案文件的安全管理问题 数字化档案管理具有操作方便、传递快捷等优势， 但其安全管理却仍有很多问题，如人为破坏、病毒攻击、 信息干扰，储存传输中的信息失控等都可以造成电子档 案信息的丢失或污染，档案内容真实性很难保证。同时， 电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护 工作增加了很多困难， 故应加强安全技术的开发和应用， 如防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。 （四）档案信息管理人员素质和专业水平普遍不高 档案数字化管理是一项对专业技术要求较高的工作， 档案信息管理人员不但要具备档案管理方面的专业知识， 还需要掌握计算机、互联网、大数据等方面的高新技术， 如图像处理、文件扫描、音视频转化等。目前来看，档 案信息管理人员素质和专业水平普遍不高，复合型人才 奇缺，档案数字化管理的软硬件设施不齐全，有效开展 档案数字化管理工作， 仍需要培养档案管理的专业队伍。 （五）制度不健全，缺少统一规范化标准 由于历史原因，我国档案阅览室和馆藏档案业务基 础差、 案卷质量低， 档案种类繁多且著录细则缺乏相容性， 档案自动化工作仅局限于某一个系统和馆藏。档案信息 化管理工作的开展无章可循。档案信息化管理亟须建设 一项通用的标准，这样才能保障档案信息资源的共建共 享。如统一档案信息化管理技术标准、明确档案管理部 门职责和工作程序等。 三、档案管理数字化建设的改进策略 （一）强化档案管理者数字化意识 档案管理的工作方式和互联网时代的要求之间还有 很多矛盾，而解决矛盾的关键就是加快档案管理数字化 建设，为档案管理工作提供高科技的软硬件设备，提高 档案管理者的数字化意识。 档案数字化管理是一个长期性的系统化工程，是档 案管理者（主体）运用信息化工具（介质）不断作用于 档案信息管理（客体）的过程，这一过程需要主体、介 质和客体的三方面的信息化统一，而不论是档案信息资 源的搜集、整理、利用还是信息化工具的使用，都离不 开管理者这一主体。加快档案数字化建设的关键，是提 高档案管理者的素质，而提高管理者素质的第一要素就 是提高其数字化意识。 （二）提高档案管理人员整体素质 推进档案数字化管理的关键是人才。人才培养可以 从以下几个方面入手：第一，培养责任心和奉献精神。 有针对性地开展政治思想教育工作，帮助档案管理人员 牢固树立正确的人生观、价值观，使其具有较强的事业 心和爱岗敬业精神；第二， 强化服务意识， 提高服务水平。 传统观念认为档案管理只是简单的接收、搜集、整理、 保管工作，然而档案管理要立足社会，必须端正意识， 倡导主动服务；第三， 加强专业理论学习， 提高业务素质。 定期开展进修学习活动，及时掌握计算机新技术，与时 俱进，不断适应客户日益增长的服务需求；第四，利用 现代化管理技术和手段，实现档案管理规范化。通过计 算机管理实现规范化，这是提高档案管理工作效率的重 要方法。随着信息技术的不断成熟，计算机逐渐被应用 （下转第 6 5 页） 国家治理与政府效能 65 四、目标管理的实施 在开展目标管理过程中，实施是非常重要的，直接 决定管理的效果。在目标管理实施的过程中，首先，强 化员工的教育，形成一定的规范化要求。目标管理强调 对人的尊重和自觉意识的引导，在实施的过程中需要强 化对员工的教育，引导员工全面了解组织的总体目标， 具备一定的组织归属感和责任意识，能正确地处理好组 织与个人的关系，顾全大局，能为组织的长远发展贡献 自己的力量。其次，提升管理层素质，优化目标管理的 过程。在开展目标管理的同时，管理层是核心，所以管 理层相关人员一定要对组织的发展了如指掌，做到心中 有数，懂得一些管理的艺术，能动员组织人员参与管理， 并且尊重下级，善于沟通，做到奖惩分明，权责明确， 树立好榜样。最后，妥善管理目标管理产生的各种信息， 并对信息进行有效收集、加工、处理，以便优化管理过 程，提升管理质量。管理过程中，各目标的负责人要树 立高度的责任心，做到权责明确。另外，推行目标管理， 要进行全员培训。通过全员培训实现员工的认知与组织 战略目标体系一致，让管理人员掌握具体的目标分解， 从而保障目标分解的有效落实。及时做好检查和评估， 使目标管理进入下一轮的良性循环过程。 参考文献： 1 林锦娜 . 应用目标管理理论提升绩效的研究以某事业 单位为例 D. 南方医科大学 ,2013. 2 霍胜男 . 企业目标管理的基本问题研究 J. 企业经济， 2013（3）. 3 孙丽艳 . 企业目标管理实施方法及案例研究 D. 东北大 学 ,2005. 到档案管理工作中，这对档案管理人员提出了更高的要 求，他们不仅要在意识上转变创新，更要加强新技术和 新方法的学习应用，善于利用现代化工具做好档案管理 工作。 （三）完善健全档案管理体制 集中统一规范是所有社会化大生产所必需的管理方 式，档案数字化管理这一信息化系统也同样需要。管理 人员和高新技术设备的结合是数字化系统建设的方针， 即档案管理人员直接使用微机开展工作，这也是研究数 字化系统管理过程中必须考虑的原则之一。档案数字化 管理系统的体制，必要考虑集中管理和使用方便两个因 素。从管理制度上规范业务的技术标准、软件和硬件的 选用，将各专业及各层次的办公数字化都纳入统一的系 统当中，执行集中管理，杜绝因各行其是或自建系统而 造成的信息分割和资源浪费现象的发生。 总而言之，科学技术的进步让传统的档案管理工作 有了新的定义，档案管理数字化建设是顺应时代发展的 新要求、新举措，对于档案管理机构来说信息化时代的 到来是机遇也是挑战，这要求相关机构必须按照现阶段 的工作任务、工作环境和工作要求来不断调整自己的管 理方式，加快推进档案管理工作的数字化进程，以搭建 更为科学、高效的档案管理体系。 参考文献： 1 全东虎 .