谈如何提升办公室档案文书管理工作.pdf

公共管理 179 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 2 0期 伴随着经济和信息化时代的不断发展，办公室档案文书 管理工作也面临着新的挑战，如何提高办公室档案文书管理 工作成为办公室管理方面的热点话题。 应该跟上时代的步伐， 与时俱进，进行模式和技术的改革，实现信息化办公室档案 文书的管理。本文通过对办公室档案文书管理工作的特点进 行分析，采取有效的措施实现档案文书管理工作的改革，从 根本上提升办公室档案文书的管理水平。 对于单位来说，办公室是一个重要组成部分，主要作用 是进行各种文件和政策的的上传下达和事件处理，同时起到 协调和沟通的效果。所以办公室档案文书管理工作具有重要 的作用，对档案文书的管理水平高低影响着单位整体的管理 水平。因此，只有积极开展办公室档案文书管理的创新工作， 提高办公室档案文书管理工作的效率和质量，对于单位长远 工作发展具有重要的意义。 一、办公室档案文书管理具备的特点 在办公室的档案文书管理工作者，具有以下几个比较突 出的特点：档案文书工作，主要进行资料的收集和保管工 作。办公室档案文书形成于办公室文书工作也用于办公室 的档案文书管理工作。办公室档案文书种类繁多并且内容 比较复杂。针对这三个特点进行具体分析。 1. 办公室档案文书对资料的收集和保管工作。通过档案 管理工作能够将历史的资料和信息进行记载，保存真实的数 据，为以后资料的借鉴和引用起到重要的作用。档案的管理 具有很好的安全性和完整性，主要针对发生的人事和事件的 过程进行记载，以及相关文件和资料进行管理。通过纸质以 及实质性材料作为记录的载体，然后进行人工分类存入档案 谈如何提升办公室档案文书管理工作 周 宏 室， 在管理中的主要环节有收集、 编册、 管理、 保存以及借阅。 2.文书的档案形成与文书工作， 也应用在文书工作中。 在进行文书的管理工作中，主要包括以下几方面的内容： 文件的搜集；文件分等级；文件的运转；文件的催办； 文件的承办工作以及整理和归档等末期工作。通过文书档 案的形成为基础，进行档案的收集、整理、保管以及检索和 使用等。档案的形成来源于文书，也应用于文书，所以文书 档案的质量会直接影响档案的质量。 3. 档案文书的种类比较复杂。由于档案比较多，并且 内容丰富多彩，正因为档案文书具有这样的特点，因此想要 进行真实并且全面的记录单位的工作，需要进行科技档案、 行政管理、会计档案以及特种载体档案等各方面的工作。文 书档案也具有多样性的特点，其中包含上级相关的红头文件 等，同时也包含单位相关的协议书、责任书、合同等资料。 二、提升办公室档案文书管理的对策 在办公室档案文书管理工作中，只有不断提升办公室档案 文书的管理水平才能确保办公室各项业务的效率和质量，在对 办公室档案文书管理中，文书处理工作使一项重要的工作，文 书处理工作的质量和效率影响着办公室工作的顺利开展。由于 办公室的档案文书工作种类比较多，管理起来也比较复杂，所 以在办公室档案文书管理中具有一定的难度。为了提高档案文 书管理工作的质量和效率，必须严格规范管理体制，结合先进 的信息技术，采用计算机技术进行工作和管理，提高工作人员 的整体素质，具体从以下几个方面开展管理对策。 1. 建立规范化的档案文书管理体系。在目前的办公室 档案文书管理中，档案的管理和文件的管理分别属于两个部 人口与经济 ,2005 10 李明斐 . 公务员胜任力模型的构建与检验研究 D. 大 连 : 大连理工大学 ,2006 作者简介： 杨媛媛（1978），女，解放军后勤学院，工程师，研 究方向为后勤管理等。 万洁菲（1994），女，北京林业大学经济管理学院人 力资源管理专业本科生 . 方宜亮（1985），男，北京林业大学经济管理学院， 研究方向为人力资源管理、行政管理。 （作者单位：1. 解放军后勤学院，北京 100858；2. 北 京林业大学经济管理学院，北京 100083） 10中黑白.indd 1792013-11-29 14:41:34 公共管理180 管理观察 2 0 1 3年 1 0月中旬出版 一、引言 血清标本库在西方发达国家已经开始了建设研究工作，比 如英国于 2010 年完成了 50 万人的大型 Biobank 建设项目。在 国内，常州市在2004年已建成了一个标准化血清样本库，泰州 也建立了以重大传染病为主题的血清样本库，浙江慈溪市业已 于 2006 年建成了公共卫生血清资源库，此外还有一些设在医院 的小型血清样本库 1,2。苏州市于 2012 年正式开始大型血清标 本库的建设工作。为了做好血清标本库的管理工作，我们按照 血清标本库建设的各项工作流程、工作制度、质控和管理要求 自行开发建设了血清标本库管理系统，并与健康档案有机集合 在一起。该系统将采集来的血液样本进行分离储存和管理，并 血清标本库信息系统的建设和应用 朱 杰 孙忠保 提供样本的基本信息，便于以后的研究和利用。 二、系统总体设计 1. 设计原则 该系统按照统一标准、统一规范、统一编码标准的要求 进行实施，数据规范、接口标准按照国家和行业相关规范要 求。设计充分考虑到与其他系统尤其是健康档案区域平台的 信息关联，设计好相互之间的信息接口。 系统建设充分利用信息化技术，采用严格的身份认证机 制，并在卫生专网进行数据传输，保证数据访问的安全性。 在规范各项工作的同时，注重系统的可操作性和便捷性，提 高工作质量和效率。 门，因此在管理起来存在许多问题，不利于档案文书的管理， 也很难进行文件的前期管理。所以应该建立新的档案文书管 理体系，规范化管理，将文件管理的前期工作归为档案管理 工作者，确保文件的有形成和处理，并方便查阅，使这些工 作形成一个统一的整体，方便进行管理。在办公室档案文书 的管理中，建立规范的管理程序，细化管理流程，使之更具 有操作性。并严格执行相关规定，严格遵守审核与签发制度， 避免出现滥发文件以及发生无效文件的现象。 2.提高档案文书的收集能力。 在办公室档案文书的管理中， 资料的收集工作是管理的基础，所以必须提高办公室档案文书 的收集能力， 才能提升档案文书管理水平， 具体措施有以下几种 ： 对档案文书进行分类收集和保存，确保格式规范，分类清晰 整齐，并进行妥善保管。对收文和行文的程序进行规范。 对资料进行目录编号，入库的档案应尽可能齐全完整。特别要 注意凡在办公室活动中直接形成的具有保存价值的公文、材料、 电报、簿册、图表、会议文件、声像照片等均应在工作结束后， 由综合科立卷，交档案部门集中统一管理。 3. 提高工作人员的专业素质。对办公室档案文书的进 出工作加强控制力度。将文书处理工作作为基础，规范工作 程序，建立完善的收发文件程序，提高管理人员的整体素质， 提高管理人员的工作效率和工作质量，引进信息化管理技术 对技术人员的素质提高有很大的帮助。另外在日常工作中， 要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，在工作实践 中逐步提高自己的理论水平。 三、结束语 总之，办公室的日常工作比较复杂，所以导致档案文书 管理工作的内容也比较复杂， 应该积极采用现代化信息技术， 提高办公室档案文书管理工作，对于办公室档案文书的管理 工作也应该跟上时代的步伐，与时俱进，进行模式和技术的 改革，实现信息化办公室档案文书的管理。同时加强管理人 员的素质提升，提高档案文书管理制度，从而促进办公室整 体业务的效率和质量，提高业务水平。 参考文献： 1 柳青 , 董娟 , 林雪 . 信息时代档案管理工作面临的问题 及对策 J. 中国成人教育 . 2005(04) 2 杨静 . 怎样加强档案工