新形势下单位人事档案信息化管理浅谈.pdf

File management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.299HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.299 人事档案是对个人经历、 工作业绩、 家庭情况等方面的记载， 是较为 完整的个人信息的存储库， 是单位选拔人才、 个人晋级晋升等人力资源管理 与开发的重要依据。 随着人事制度改革不断深入， 传统的纸质人事档案管 理已不能满足新形势下人事管理的高效化要求。 人事档案的信息化管理， 已成为人事档案管理研究的新课题。 一、 人事档案管理的现状和问题 1.人事档案基础工作投入不足， 单位重视度有待提高。目前， 对人 事档案管理工作有些单位还不够重视， 认为人事管理出不了大效益， 没必 要投入太多， 致使档案的基础工作薄弱， 人事档案管理制度形同虚设， 制约 了人事档案功能的最大发挥。 2.档案管理人员业务素质不高， 专业化信息化程度低。人事档案管 理队伍中， 有的年龄偏大， 有的属照顾性调入， 没有经过专业培训， 业务素 质较低； 老一代管理人员传统思想严重， 对档案信息化缺乏必要认识， 不懂 信息技术， 而年轻人员虽懂得信息技术， 但对档案管理的基础知识、 原则和 流程等却懂得不多， 复合型人才少， 导致人事档案信息化管理难以开展。 3.管理手段落后， 管理方法有待创新。在信息技术飞速发展的今天， 很多单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上， 虽然 配备了计算机， 也仅局限于打印档案目录， 不能进行人事信息的查询和检 索， 没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制， 跟不上时代发展 对档案工作管理的要求， 致使档案管理效率不高， 档案利用率低。 4.缺乏统一标准和规范。目前， 许多单位在建设档案信息化过程中， 往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统， 却忽视档案信息资 源标准规范化建设。 如计算机等设备型号各异， 档次参差不齐， 档案信息 的分类编码标准不完善、 不统一等等， 都制约着信息交流的范围和程度， 影响着档案信息化建设的步伐。 5.人事档案信息化管理制度不健全。人事档案信息化管理上仍照搬 套用原有制度， 没有根据工作的发展以及信息化的要求， 制定完善、 符合 实际需要的信息化档案管理制度， 致使人事档案信息化管理工作缺少规 范， 容易出现各种纰漏， 可能出现信息被窃取、 服务器被黑客和病毒攻击 等问题。 二、 新形势下人事档案信息化管理的意义 1.极大提升人事档案管理工作的效率。实行人事档案信息化管理 后， 可以依据信息化技术对人事档案进行信息采集、 确认、 生成、 归档、 利 用， 以完整的信息化流程实现对人事档案的实时化和网络化管理， 实现了 数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享， 即时查询， 既可避免 手工抄写失误,又将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来， 更好地 收集和编研档案， 提高了工作效率。 2.有利于对人事纸质档案的保护 。传统档案大多是纸质材料， 是最 原始的证明材料， 经常查询， 增加磨损， 影响保存寿命。 实行信息化管理 后， 档案信息可以从数据库中直接查询， 减少与纸质档案的直接接触， 有 利于对原始档案的保护。 3.促进单位用工管理水平的发展。人事档案信息化管理， 可以将人 事信息及时、 高效地运用于单位日常运作中， 使管理者能实时掌握本单位 的人力资源情况， 便于更好地优化人员配置， 促进发展； 还可有效提升人 事档案管理质量， 可便利为职工办理各种手续， 如根据个人人事档案办理 社会保险和医疗报销手续， 在进行工资调整和计算工龄时提供准确、 有效 的证明材料等。 三、 人事档案信息化管理对策 1.强化对人事档案信息化管理重要性的认识。人事档案管理信息化 建设的成功开展， 单位重视是一个必不可少的条件。 单位领导和工作人员 都要正确认识新形势下人事档案信息化管理工作的重要地位和作用， 转变 传统观念， 紧跟时代潮流， 充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理， 使人事档案管理工作更加规范、 高效， 促进单位管理的科学化和现代化。 2.加大对档案管理信息化系统建设的投入， 加快档案管理现代化 基础设施建设。信息化基础设施是人事档案信息化管理的基础和前提， 关系着档案信息化建设的成败和整体水平。 在充分认识人事档案信息化管 理重要意义的基础上, 要加大对档案信息化建设的投入， 配备必要的硬件 和软件设施， 为人事档案信息化管理提供硬件、 技术保障， 使人事档案管 理工作真正实现现代化和信息化。 3.加强信息化培训， 提升人事档案管理人员的综合素质。人事档案 信息化建设， 人才是关键。 应尽快建立起一支以管理型人才为基础， 复合型 人才为重点， 高科技专门人才为骨干的人事档案管理队伍， 以满足档案管 理信息化建设的需要。 在一时难以引进新型人才的形势下， 要加强对现职人 员的培训， 分期分批参加有关信息化管理知识的培训， 开展多种形式的技术 交流， 并大胆启用现有技术骨干， 给他们压担子， 使他们在实践中成长， 成 为既熟悉传统业务知识、 又懂信息技术的双重知识结构的复合型人才。 4.加强人事档案信息资源建设和日常维护 。人事档案信息化管理的 核心问题是档案信息资源建设， 如果没有可提供利用的人事档案信息资源 为基础， 档案信息化的速度与效率均无从谈起。 档案信息资源建设的主要 内容是建立人事电子档案， 在保管好纸质档案的基础上， 对人事档案资料 按照类别， 逐页扫描， 全部录入计算机， 实现人事档案的电子化。 在录入 数据库的基础上， 建立每个人的个人档案信息平台， 以姓名、 岗位、 身份证 号、 本人照片等重要信息作为检索， 以人事档案的目录作为条目链接。 同 时， 个人的基本情况、 人事变动、 工作调动、 考核、 奖惩、 教育、 成果等数据 资料也要通过计算机及时进行更新， 实现人员信息日常管理的动态化和科 学化， 达到人员信息数据新、 资料全、 准确无误的工作标准， 为单位日常人 力资源管理提供高效及时的服务。 5.建立健全人事档案信息化管理制度， 使人事档案信息化管理更 加科学、 规范、 合理。任何一项工作的持续开展， 都离不开制度的保障。 人事档案信息化管理也是如此。 由于缺乏完善的人事档案信息化管理制 度， 致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题， 如人事档案 信息胡乱编入、 档案信息的存储和保管没有统一方式， 易使人事档案信息 丢失， 在检索、 调用时出现困难。 因而在信息化建设的过程中必须结合单位 人事档案信息化管理的实际情况制定相应的规章制度， 使人事档案信息化 管理工作有章可循、 有据可依， 促使档案管理工作规范化、 制度化， 确保人 事档案信息化管理的各个环节顺畅， 更具实效和活力。 6.加强人事档案的保密和安全工作， 确保档案信息化管理有效运 行。信息技术为档案的管理提供了高效、 快捷的手段和方法， 但也给档案 管理带来安全隐患。 人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用 安全。 在管理中， 要高度重视安全保密工作， 牢固树立安全保密意识， 一定 新形势下单位人事档案信息化管理浅谈 陶俊秀 荣成人事考试中心 File management 档案管理 P.300 摘要：随着现代科学技术的进步 ， 实现档案管理现代化已是必然 的发展趋势。 因此， 每一位档案工作者都要有紧迫感， 努力学习和掌 握现代科学知识， 把档案管理提升到一个全新的水平。 本文对此进行 了论述。 关键词：档案 虚拟化 缩微化 数字化 信息化 网络化 档案是社会发展的 “记录仪” ， 是社会信息的 “储存库” 。 档案管理实 现计算机化是大势所趋。 作为档案工作者， 必须认清档案管理现代化的趋 向， 努力学习微机使用、 管理知识， 以实现档案管理规范化。 一、 档案管理将实现无纸化、 虚拟化 随着计算机技术的普及和网络的不断延伸， 无纸化办公将变为现实， 传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。 无纸化办公和自 动化已成为当今的发展趋势。 文件可以通过网上收发， 报告可以通过网上 传输， 这样既简化了文件收发过程中的手续， 又使文件的传递更加安全、 快捷。 这是科技发展给办公自动化带来的变革， 同时也给传统的档案管理 工作提出了新的挑战。 档案资源共享是档案管理的目的， 而支持档案资源的是一定量的档案 馆藏， 虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏， 丰富档案资源。 如果把全世界的档案信息都并入互联网， 从一定意义上说， 档案资源可以 无限扩大， 远至大洋彼岸， 近到同城邻里， 都可以在极短的时间里查到你 所需要的信息资料， 从根本上解决了传统档案管理的难题， 而且具有占地 小、 容量大、 投入少、 管理简便、 查阅方便等优点。 二、 档案管理将实现缩微化、 数字化 缩微摄影技术和数码影像技术的应用， 为档案管理实现数字化提供 了有力支持。 所谓档案信息数字化， 就是通过计算机、 扫描仪等现代电子 技术将馆藏档案资料转化为电子文件。 缩微摄影技术是把大量的纸质文件 缩微在很小的缩微品上并制成电子文件， 数码影像是通过数码相机和光磁 转换实现对影像的高清晰处理， 其共同的特点都是以计算机进行识别、 存 储和管理的电子文件。 实行档案信息数字化后， 可通过计算机进行智能化 检索， 检索速度快、 范围广 ， 这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的 压力， 克服了档案管理过程中的诸多矛盾。 特别是缩微技术、 数码技术与 计算机的结合应用， 对档案管理中的照片、 图片出现的退色、 渗化和消褪， 能有效地进行技术处理， 使原始面貌还原， 有利于影像长期保存和准确复 制， 有利于计算机查阅照片案卷。 图文并茂， 声像俱全， 这是档案管理发展 的必然趋势。 三、 档案管理将实现信息化、 网络化 当今社会是一个信息社会， 计算机技术和网络技术的普及应用， 使 地球变得越来越小， 信息空间越来越大， 没有 “国界” ， 没有距离， “足不 出户知大小” 已成为现实。 这不仅提高了整个社会的办事效率， 而且也密 切了整个社会的联系。 这就为实现档案管理信息化、 网络化提供了客观 的条件。 目前， 从中央到地方， 从机关到企业已普遍建立了计算机局域网， 其 中， 为了加强文件资料的保密， 有些部门规定不准接入互联网， 有的甚至是 单机操作， 与网络实行物理隔离。 但随着计算机技术和网络技术的发展， 如密码技术的深化、 语音识别、 指纹识别技术的应用， 将使文件资料的安 全保密性大大提高。 而对电子文件资料真伪的识别， 也随着电子文件签署 技术的应用， 给收文部门和单位建立了信任。 这一技术的发展应用， 为档 案管理过程中对电子文件真实性、 可靠性的认定提供了技术保证。 网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。 一是传播速度 快， 二是传播范围广 ， 三是传播不走样， 四是传播成本低， 这已被全世界广 泛认同。 档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。 因此， 档案管理实 现信息化、 网络化的目标已为期不远。 四、 档案管理将实现多元化、 智能化 随着新技术的发展， 档案资源的载体已呈现多样化， 除传统的纸质、 图片、 胶卷等载体外， 已出现了光盘、 磁盘等为载体的电子文件和数码音像 制品。 多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化， 传统的档案管理模式和 检索方式已不能适应形势发展的要求， 因此， 档案管理设备必须首先实现 现代化。 计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用， 将使档案的管 理模式实现自动化、 智能化。 在新的管理模式下， 将实现文档一体化， 所 有的档案信息都会被计算机自动接收， 并按照设定的程序自动地进行分类 归档。 实现档案管理自动化、 智能化， 不仅使传统的靠手工整理、 靠体力搬 运、 靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史， 使广大档案工作者从大量繁杂 的脑力和体力劳动中彻底解脱出来， 而且能有效地发挥档案信息服务社会 的功能， 展现档案的自身价值， 提高档案工作者的社会地位。 五、 档案管理将实现社会化、 市场化 其一， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案 “共存共享” 的实现。 档 案资料是社会发展的 “记录仪” ， 有着 “鉴往知来” 、 服务当代、 惠及后世 的重要价值， 是不能再生的信息资源。 实行档案资源市场化管理， 能有效 地增强人们保护档案的意识， 完善档案共享机制， 实现档案的真正价值。 其二， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案的开发利用。 档案信息 资源是反映历史的一面“镜子” ， 其有效地开发利用， 有助于人们“鉴古 知今” 。 其三， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案事业的健康发展。 一方 面档案数据库需得到社会的支持， 将社会各行各业的档案信息汇拢起来， 不断充实和丰富库存资源； 另一方面， 社会各界也需要得到档案数据库的 支持， 为其提供方方面面原始的详实资料。 二者的相互依赖的关系， 为档 案资源实行市场化管理提供了客观条件， 可以为解决档案经费不足的困难 档案管理的现代化趋向 王丽 荣成人事考试中心 要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究， 在对各种信息资料的密级 进行严格界定的基础上， 正确运